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·Fachbeitrag ·Kanzleiorganisation

So sichern Sie die Kanzlei für Krisenzeiten

von RA Hans-Günther Gilgan, Münster, www.gilgan.de und StB Jürgen Derlath, Münster

| Nach der Krise ist offenbar vor der Krise: Bankenkrise 2008, SARS 2012 und Corona-Pandemie 2020. Da es auch in Zukunft zu solchen oder ähnlichen Krisen kommen wird, sollten Sie jetzt überlegen, welche der Maßnahmen auch über das Ende der Krise hinaus für den Alltag sinnvoll sind und zugleich auch einen Grundschutz gegen künftige, vergleichbare Krisen darstellen. Hierzu hilft ‒ wer hätte das gedacht? ‒ ein Blick ins Berufsrecht, das an dieser Stelle eine bemerkenswerte Risikoorientierung aufweist. |

 

  • In der Krise betroffene berufsrechtliche Grundpflichten

In einer Krisensituation kann es zur Kollision mit folgenden berufsrechtlichen Grundpflichten kommen:

 

  • Angemessene Erreichbarkeit in der beruflichen Niederlassung: Steuerberater sind nach § 34 StBerG verpflichtet, eine berufliche Niederlassung zu unterhalten und an dieser nach § 10 Abs. 2 BOStB für Mandanten, Behörden und Gerichte angemessen erreichbar zu sein (Kanzleipflicht). Anderenfalls haben sie einen allgemeinen Vertreter zu bestellen (§ 69 StBerG). Im Rahmen der gewissenhaften Berufsausübung müssen sie u.a. die dafür notwendigen organisatorischen Voraussetzungen gewährleisten (§ 4 Abs. 1 BOStB).

 

  • Unverzügliche Auftragsrückgabe: Steuerberater sind verpflichtet, einen Auftrag unverzüglich zurückzugeben, wenn die Durchführung nach den Grundsätzen pflichtgemäßer Berufsausübung nicht möglich ist.

 

  • Erfordernis der Fortbildung: Sie sind im Übrigen verpflichtet, sich in dem Umfang fortzubilden, wie dies zur Sicherung und Weiterentwicklung der führ ihre berufliche Tätigkeit erforderlichen Sachkunde notwendig ist (§ 4 Abs. 3 BOStB).

 

  • Fachliche Aufsicht über nicht berufsangehörige Mitarbeiter: Diese Mitarbeiter dürfen nach § 17 BOStB u.a. nur beschäftigt werden, wenn sie unter der fachlichen Aufsicht und beruflichen Verantwortung des Steuerberaters tätig werden.

 

  • Verschwiegenheitspflicht: Schließlich spielt auch die Verschwiegenheitspflicht nach §§ 57 Abs. 1 StBerG, 5 BOStB eine Rolle. Sie kann unter Umständen mit Meldepflichten z. B. nach dem IfSG kollidieren.
 

Der GAU ‒ die Verhinderung des Kanzleiinhabers

Für Berufsausübungsgemeinschaften stellt das ein geringeres Problem dar als für den Einzelsteuerberater. Fällt er aus, können

  • keine Rechnungen geschrieben werden mit der Folge zunehmender Liquiditätslücken;
  • keine Schriftsätze unterschrieben werden, sodass u.U. Fristversäumnisse drohen;
  • die Mandanten ihn nicht persönlich erreichen mit der Folge, dass dem Steuerberater Beratungsfehler vorgeworfen werden können;
  • die fachlichen Aufsichtspflichten (§ 276 BGB) nicht erfüllt werden mit der Folge, dass Haftungsansprüche drohen, wenn der Fehler in der vertreterlosen Zeit geschieht.

 

PRAXISTIPP | Unabhängig von Krisen wie Corona ist der Steuerberater nach § 69 StBerG verpflichtet, einen allgemeinen Vertreter zu bestellen, wenn er länger als einen Monat daran gehindert ist, seinen Beruf auszuüben (s.a. Gilgan, Vertretung im Verhinderungsfall, KP 19, 123). Ferner ist daran zu denken, den Ausfall der Kanzlei zu versichern.

 

Lästig aber machbar ‒ Auswirkungen auf Kanzleiprozesse

Gesundheitsgefährdungen können außer zur Verhinderung auch zu Kontakteinschränkungen des Steuerberaters und/oder seiner Mitarbeiter führen.

 

  • Kleines ABC der Auswirkungen und möglicher Alternativen

Arbeitsabläufe: Nach § 34 Abs. 1 StBerG besteht für den Steuerberater Kanzleipflicht, damit er für Mandanten erreichbar ist. Davon sind insbesondere die Bereiche Beratung, Fristen und Posteingang betroffen.

 

Beratung: Soweit in der Kanzlei keine persönlichen Beratungen vorgenommen werden können, stellt die Videokonferenz eine gute Ausweichalternative dar.

 

Fortbildung: Weitere Einschränkungen ergeben sich im Bereich der Präsenzseminare. Fallen sie wie in Corona-Zeiten dem Kontaktverbot zum Opfer, wird dadurch die Fortbildungspflicht nicht suspendiert, sie ist nur auf andere Weise zu erfüllen, in zunehmendem Umfang auch durch Teilnahme an Online-Seminaren. Warum nicht auch nach Corona? Online-Seminare zeichnen sich u.a. dadurch aus, dass sie jederzeit „on demand“ verfügbar sind und damit kein Zwang besteht, sich zu einer bestimmten Zeit an einen bestimmten Ort begeben zu müssen. Ganz nebenbei wird die Umwelt es danken. Die eingesparten Zeiten wirken sich durch eingesparte Fahrtkosten und zugleich durch eine entsprechende Wertschöpfung aus, da die unproduktiven Fahrzeiten sich nun in produktive Zeiten wandeln.

 

Fristen: Der Posteingang muss insbesondere auch deshalb gesichtet werden, um sich ergebende Fristen zu notieren. Von daher bietet es sich an, den Posteingang möglichst weitgehend digital zu gestalten und den Fristenkalender elektronisch zu führen.

 

Kanzleibesetzung: Die Kanzlei ist nicht mehr „voll besetzt“, gleichwohl müssen die Prozesse reibungslos funktionieren. Das kann z.B. dadurch geschehen, dass ein Schichtbetrieb eingerichtet wird. Wer mit seiner Kanzlei umzieht kann aber auch vorbeugend darauf achten, dass die neuen Räumlichkeiten nicht als Großraumbüro zugeschnitten sind. Optimal wäre es natürlich, wenn jeder Mitarbeiter ein eigenes ‒ von den anderen abgeschlossenes Büro bekäme.

Lassen die Räumlichkeiten keinen Schichtbetrieb zu, ist das Homeoffice die einzige Alternative. Die Ortsverschiedenheit der Mitarbeiter erfordert dann Ablaufbeschreibungen der internen und der externen Kommunikation. Natürlich müssen auch die technischen Voraussetzungen geschaffen werden. Deshalb ist zu überlegen, welche Vorteile es mit sich bringt, diese unter dem Eindruck von Corona geschaffenen „Ausweichlösungen“ künftig zu Standardlösungen zu machen.

 

Dafür sprechen:

  • Fahrzeiten zum und vom Arbeitsplatz entfallen.
  • Der Bedarf an Büroräumen ließe sich reduzieren.
  • Die Mitarbeiterzufriedenheit könnte positiv beeinflusst werden
  • etc.

 

Kontaktbeschränkungen: Beschränkungen der Gruppenzahl und Mindestabstandsregeln sind heute noch gang und gäbe. Sie sind unmittelbare Folge der ausgesprochenen Kontaktverbote oder gar Quarantäneregelungen. Sie lassen sich z. B. für Teams online durch Videoplattformen in Verbindung mit kollaborativen Arbeitsplattformen umgehen.

 

Posteingang: Zur Vermeidung von Haftungsansprüchen ist auf jeden Fall der Posteingang zu überwachen. Das gilt nicht nur für den Briefeingang, sondern für die elektronische Kommunikation per E-Mails, WhatsApp u.ä. Wer das besondere elektronische Postfach (beA) nutzt, ist ebenfalls zur täglichen Überprüfung von Eingängen verpflichtet. Sollten einzelne Arbeitsbereiche aus der Kanzlei ausgegliedert und in das Homeoffice des/der Mitarbeiter/in verlegt worden sein, sind den Mandanten die geänderten Kontaktdaten bekannt zu machen.

 

Unabdingbar ‒ Sicherung der Kanzleiliquidität

Corona hat gezeigt, wie dünn die Finanzdecke der Unternehmen ist und welche Beträge aufgewendet werden müssen, um sie am Leben zu halten. Steuerberater sind insoweit mehrfach betroffen:

 

  • Außenstände aus der Vorkrisenzeit: Steuerberater schieben nicht selten Außenstände von ein bis drei Monatsumsätzen vor sich her. Es liegt auf der Hand, dass diese sich in Krisenzeiten noch schwerer realisieren lassen als unter normalen Verhältnissen. Das lässt sich leicht dadurch vermeiden, dass Außenstände auf ein Minimum reduziert werden, z.B. dadurch, dass die Honoraransprüche an eine berufsständische Verrechnungsstelle abgetreten werden. Diese zahlt dann innerhalb von drei Tagen nach Rechnungsstellung den Rechnungsbetrag aus.

 

  • Honorareinbußen in der Krisenzeit: Kontaktverbote führen zu Einbrüchen von Geschäftstätigkeiten und damit zu Umsatzeinbußen mit der Folge geringerer Gegenstandswerte, die der Steuerberater z.B. für die Finanzbuchführung zu Grunde legen kann. In der Folge reduziert sich sein Umsatz entsprechend. Das kann ihn selbst in eine wirtschaftliche Krise bringen, denn die laufenden Kosten, insbesondere Gehälter und Sozialversicherung laufen weiter.

 

  • Honorareinbußen nach der Krisenzeit: Besonders krisenanfällige Branchen werden in erhöhtem Maße von Insolvenzen betroffen sein und dem Steuerberater als Auftraggeber verloren gehen. Erneut ist er von Umsatzeinbußen betroffen. Da der Markt relativ verteilt ist, lassen sich neue Mandate i. d. R. nur durch Akquise und im Rahmen eines Verdrängungswettbewerbs zulasten anderer Berufsangehöriger gewinnen.

 

Steuerberater müssen (noch) die Rechnungen persönlich unterschreiben. Stehen sie dafür krankheitsbedingt nicht zur Verfügung, liegt das Abrechnungswesen brach. Wenn überhaupt lassen sich Honorare nur noch durch Vorschüsse realisieren, die auch von nicht berufsangehörigen Mitarbeitern angefordert werden dürfen. Empfehlenswert ist es daher, sich grundsätzlich Lastschriftmandate erteilen zu lassen, um einen geregelten Zahlungseingang zu realisieren.

 

PRAXISTIPP | Eleganter ist natürlich der Weg über den Verzicht des Auftraggebers auf die Unterschrift des Steuerberaters, wie er explizit in der 5. Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen vorgesehen ist. Hat der Mandant schriftlich bestätigt, dass er künftig eine Rechnung in Textform akzeptiert, ist die Unterschrift des Steuerberaters obsolet. Das ist zwar nicht neu, denn auch bisher konnten Mandaten auf die Unterschrift verzichten, wenn dies im Steuerberatungsvertrag dokumentiert, also schriftlich erklärt worden war.

 

Ausnahmsweise mal nicht das Problem ‒ Verschwiegenheit

Im Hinblick auf die Verschwiegenheit kann es zu Kollisionen mit der Meldepflicht von Krankheiten nach § 6 Infektionsschutzgesetz (IfSG) kommen. Zwar gilt die berufsrechtliche Verschwiegenheit auch gegenüber Behörden und Gerichten, so dass eine Meldung von erkrankten Mandanten oder Mitarbeitern gegen die Verschwiegenheit verstoßen würde. Allerdings gilt die Verschwiegenheitspflicht dann nicht, wenn der Steuerberater davon entbunden wurde oder er sich gegen einen strafrechtlichen Vorwurf verteidigen muss.

 

Eine Entbindung von der Verschwiegenheit durch Mandanten oder Mitarbeiter scheint mir vorliegend aber nicht zwingend notwendig, weil der Steuerberater unabhängig davon zur Mitteilung verpflichtet ist. Täte er dies nicht, kann ihm entweder ein Vorwurf wegen einer Ordnungswidrigkeit nach § 73 IfSG gemacht oder wegen einer Straftat nach § 74 IfSG gemacht werden. Hier liegt ein Fall des rechtfertigenden Notstands nach § 34 StGB vor, weil der Steuerberater einerseits einer Handlungspflicht unterliegt, bei deren Erfüllung er andererseits gegen die Pflicht nach § 57 Abs. 1 StBerG verstoßen würde, die Erkrankung zu verschweigen und damit die Anzeige zu unterlassen.

 

FAZIT | So wie das Immunsystem aus der Erkrankung lernt, so sollten auch Sie aus den Herausforderungen der Krise lernen. Maßnahmen, die sich jetzt bewährt haben, sollten Sie beibehalten und weiter verbessern. Wie dieser Beitrag zeigt, sind viele dieser Alternativen digitaler Natur und damit per se ein Schritt in eine effizientere Zukunft.

 
Quelle: ID 46628865