01.05.2006 | Verbesserungsprozesse in der Kanzlei

Das interne Audit – Unverzichtbares Instrumentzur Qualitätssicherung in der StB-Kanzlei

von Gerd Jürgen Merz, Kanzleiberater, Stein-Bockenheim

Der Vorstand des Deutschen Steuerberaterverbandes hat im November 2005 beschlossen, ein DStV-Qualitätssiegel für Steuerberater einzuführen. Es handelt sich um ein freiwilliges Siegel, das die Kanzlei erhält, die sich erfolgreich einem Audit zur Qualitätssicherung stellt. Die Mindestanforderungen finden Sie im Internet unter www.dstv.de/archiv/qualitaetssiegel.pdf. Der Begriff „Qualitätssicherung“ im steuerberatenden Berufsstand ist somit in aller Munde. Dabei sollte es aber vorrangig weder um Diplome, Zertifikate oder Siegel gehen, noch um die prämienreduzierende Eingruppierung in einen speziellen Haftpflicht-Tarif. Vielmehr steht ein auf die jeweilige Kanzlei zugeschnittenes System im Vordergrund, welches in der Lage ist, die Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu sichern. Kein anderes Verfahren ist in der Lage, innerhalb kurzer Zeit ein derartiges Nutzenpotenzial für die Kanzlei zu erschließen, wie ein professionell durchgeführtes internes Audit.

1. Notwendigkeit eines internen Audits

Qualitätssicherung in der Steuerberatung bildet keinen Selbstzweck, sondern ist notwendige Voraussetzung für die Zukunft einer jeden Kanzlei. Dabei muss ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess in Gang gesetzt werden, um den zunehmenden Anforderungen im Kanzleialltag gerecht werden zu können:

Umsetzung der vielen Steuerrechtsänderungen und der Rechtsprechung;

steigender Kostendruck,

Veränderungen und Aufrüstungen in der EDV,

gestiegene Ansprüche an Fortbildung und Sicherstellung von Qualitätsstandards.

Beispiel

Aus dem täglichen Leben einer Kanzlei: Wieder einmal hat sich der Fertigstellungstermin eines Jahresabschlusses verzögert und wieder einmal lag es daran, dass die Buchhaltung nicht vollständig war. Man hat sich nicht an gebetsmühlenartig besprochene Vereinbarungen gehalten. Auf einer schon seit vielen Jahren eingesetzten Checkliste wurden Tätigkeiten als erledigt abgehakt, ohne sie tatsächlich ausgeführt zu haben. Abstimmungen wurden nur teilweise vorgenommen, notwendige Dokumente wurden nicht unterjährig gesammelt, usw. Ärger und Missstimmungen sind das Resultat. Es kommt zu Schuldzuweisungen. Letztlich muss jeder unnötige Energien aufwenden, um mit den zwischenmenschlichen Reibungen klar zu kommen.

Fehler, Mängel, Schwachstellen und Abweichungen von vereinbarten Standards können nur einen Zweck haben: Sie dienen dazu, daraus zu lernen, Ursachen festzustellen, zu beseitigen und es beim nächsten Mal besser zu machen. Doch keine Kanzlei läuft automatisch, nur weil man die Mitarbeiter irgendwann einmal mit Organisationsanweisungen, Checklisten und Formularen – alles durchaus nützliche Instrumente – auf Standards eingeschworen hat. Mit Hilfe eines internen Audits können aber in der gesamten Kanzlei eindeutige Leistungsverbesserungen erreicht und Reibungsverluste reduziert werden.