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Kanzleiorganisation

So verhindern Sie Regreßfälle bei der Fristenwahrung

von Ass. jur. Wolfgang Späth, Sünzhausen

Unter den alljährlich denBerufshaftpflichtversicherern gemeldeten Regreßfällen bildendie Fristversäumungsfälle die größte Gruppe.Gerade hier ist ein besonders großer Ärger vorprogrammiert:Ein formaler Fehler reicht aus, um in Regreß genommen zu werden,in der Sache selbst wird nicht entschieden.

Wer es hierzu nicht kommen lassen will, sollteFristenversäumnisse durch eine professionelle Kanzleiorganisationund -führung so gut wie möglich ausschließen. Dernachfolgende Beitrag hilft Ihnen dabei.

Umfang der Fristenwahrungspflicht

Zu Ihren selbstverständlichen Pflichten alsSteuerberater gehört die Wahrung der Fristen, wenn Sie von IhremMandanten rechtzeitig und vollständig beauftragt worden sind. Siemüssen ein Büro unterhalten, dessen Organisation (1.),Personal (2.) und Ausstattung (3.) nach menschlichem Ermessen diesachgemäße Fristenkontrolle gewährleistet. Im einzelnen:

1. Die richtigen Anordnungen treffen

Als Steuerberater müssen Sie die richtigenorganisatorischen Vorkehrungen und Anordnungen zur Fristenwahrungtreffen. Die verschiedenen Bekanntgabe- undZustellungsmöglichkeiten mit ihren unterschiedlichenRechtswirkungen für den jeweiligen Fristbeginn zwingen zueingehenden Anweisungen an das Personal, wie bei derBekanntgabe/Zustellung zu verfahren ist.

1.1 Wichtige Grundregeln für Ihre Mitarbeiter

Folgende Grundregeln müssen Ihre Mitarbeiter beachten:

  • Jede Frist muß in den Fristenkalender eingetragen werden.
  • In der Handakte ist anschließend zu vermerken, daß dieEintragung der Frist erfolgt ist. Dieser Vermerk muß vomSteuerberater abgezeichnet werden.
  • Rechtsmittel- und Rechtsmittelbegründungsfristen müssenso notiert werden, daß sie sich von gewöhnlichenWiedervorlagefristen deutlich abheben. Ein bestimmtes Verfahren istinsoweit weder vorgeschrieben noch allgemein üblich. Siekönnen z.B. einen Kalender mit besonderen Spalten fürRechtsmittelfristen verwenden oder bestimmte Fristen farblichkennzeichnen (BGH, 21.12.88, VIII ZR 84/88, VersR 89, 378 = NJW 89,2393 ff.).
  • In den Fristenkalender muß eine Vorfrist eingetragen werden.
  • Das Fristenkontrollbuch muß täglich kontrolliert werden.
  • Es muß eine Postausgangskontrolle vorgenommen werden. Hierzugehören: Kontrolle der Unterschrift, Adressierung und Frankierung.Die Führung eines Postausgangsbuches ist unerläßlich.
  • Fristen dürfen im Fristenkalender erst gestrichen werden,wenn das fristwahrende Schreiben unterschrieben, im Umschlag verpacktsowie frankiert ist und im Postkorb liegt.

1.2 Besonderheiten bei mündlichen Anordnungen beachten

Sie müssen bei Fristsachen nicht allesschriftlich verfügen, grundsätzlich reichen auchmündliche Anordnungen aus. Dies gilt nicht nur fürallgemeine, sondern auch für spezielle Anweisungen.

Beispiele: Anweisungen in Anwesenheit des Mitarbeiters

Ein Steuerberater bittet eine Angestellte, ihnnach der Rückkehr zu fragen, ob er den mitgenommenen Schriftsatzbeim Finanzgericht abgegeben hat. Diese Vorkehrung reicht zur Sicherungder Fristwahrung aus. Dem Steuerberater ist keinOrganisationsverschulden zuzurechnen (BGH, 21.12.88, VIII ZB 35/88, NJW89, 1158).  

Ein Steuerberater hat seiner Angestellten ein Schreiben mit derausdrücklichen Weisung übergeben, es nicht mit derallgemeinen Post, sondern bereits am Vormittag desselben Tagesgesondert zur Post zu bringen. Der Berater ist nicht verpflichtet, sichdurch Nachfragen davon zu überzeugen, daß die Weisung auchbefolgt worden ist (BGH, 21.12.88, III ZB 16/88, n.v.).

Beauftragen Sie nach der Prüfung derRechtsfrage eine Bürokraft mündlich mit der Eintragung einerFrist, so müssen Sie organisatorische Vorkehrungen dafürtreffen, daß die Frist korrekt eingetragen wird.

Beispiele: Anweisungen per Telefon oder Diktat

Der Steuerberater weist seine Mitarbeiterintelefonisch an, die Rechtsmittelbegründungsfrist in denFristenkalender einzutragen. Der Berater muß sich dann durchsofortige Rückfrage versichern, ob das Datum zutreffend verstandenund notiert wurde (z.B. „Welches Datum haben Sieeingetragen?“). Hierdurch wird eine entscheidende Fehlerquelleausgeschlossen (BVerwG, 30.7.97, 11 B 23/97, NJW 97, 3390).

Ein Steuerberater weist seine Mitarbeiterin im Diktat an, einebestimmte Rechtsmittelfrist in den Fristenkalender einzutragen. DerBerater muß dann durch deutliche Hinweise z.B. durch einenAufkleber oder farbliche Markierungen auf der Akte und derDiktierkassette darauf hinweisen, daß das Diktat eine imFristenkalender einzutragende Rechtsmittelfrist betrifft (BGH, I ZB5/95, NJW 94, 2831).

Achtung: Die nurmündliche Anweisung genügt allerdings nur, wenn kein zweiterMitarbeiter anwesend ist. Bei Erteilung der Weisung in Gegenwart einerweiteren Kanzleikraft besteht nämlich die Gefahr, daß sichder eine Mitarbeiter auf den anderen verläßt (BGH, VIII ZB35/88, NJW 89, 1158).

Die mündliche Anweisung reicht auch nichtaus, wenn zu befürchten ist, daß der Mitarbeiter der Weisungz.B. wegen Arbeitüberlastung nicht nachkommt oder diesevergißt.

1.3 Mit schriftlichen Anweisungen auf Nummer Sicher gehen

Wer den Gefahren mündlicher Anweisungen undUnwägbarkeiten der späteren Beurteilung durch das Gerichtentgehen will, sollte Anordnungen in Zusammenhang mit Fristensachenstets nur schriftlich erteilen.

Aber auch schriftliche Anweisungen sind keine Garantie dafür, nicht in Regreß genommen zu werden:

Beispiel

Ein Steuerberater legt eine Fristsache auf denTisch seiner Mitarbeiterin. An die Akte heftet er mit einerBüroklammer einen Zettel mit folgender Anweisung: „Bittelegen Sie die Akte während meines Urlaubs Herrn ... zur weiterenBearbeitung vor.“ Die Vorlage unterbleibt, weil der Zettelabgefallen war. Den Steuerberater trifft in diesem Fall einOrganisationsverschulden, weil er den Zugang der Bearbeitungsanweisungnicht sichergestellt hat. Der Berater hätte damit rechnenmüssen, daß die mit einer Büroklammer angebrachteBearbeitungsanweisung leicht verlorengehen kann (BGH, VI ZB 12/88, HFR90, 46; BGH, VII ZB 19/98, JZ 99, 316).

2. Sie müssen das richtige Personal bei der Fristenkontrolle einsetzen

Trifft den Berater kein Organisationsverschulden,kann er bei einer von seinen Mitarbeitern verschuldetenFristversäumnis „Wiedereinsetzung in den vorherigenStand“ beantragen. Die Fristversäumnis wirkt sich dann nichtnegativ aus, der Regreß kann so vermieden werden. Bei Fristsachendürfen Sie deshalb nur geschultes und zuverlässiges Personaleinsetzen. Aus der Rechtsprechung lassen sich dabei mehrere„Qualitätsstufen“ ablesen.

2.1 „Einfache Verrichtungen“ setzen Zuverlässigkeit voraus

Für „einfache Verrichtungen“,z.B. die Beförderung der Ausgangspost zum Finanzamt, zumFinanzgericht oder zur Post, ist keine Gehilfenprüfung oder andere„gehobene Ausbildung“ erforderlich (BGH, 26.2.86, VersR 86,702; BGH, 13.1.88, NJW 88, 2045). Dasselbe gilt für die Absendungeines Telefaxes (BGH, VII ZB 22/93, GI 94, 38). Auch die in der Kanzleiarbeitende Ehefrau oder der Sohn können mit der Beförderungvon fristwahrenden Schreiben selbst am letzten Fristtag beauftragtwerden, wenn sie über den drohenden Fristablauf unterrrichtet sind(BGH 15.5.85, VersR 85, 668). Zusätzliche Kontroll- oderSicherungsmaßnahmen sind nicht erforderlich (BGH, VI ZB 22/90,NJW 91, 1179).

Beispiele: Beauftragung von zuverlässigen „Verrichtungsgehilfen“

Der Sohn eines Beraters arbeitet bereitsseit sechs Monaten als Aushilfskraft in der Kanzlei seines Vaters. Erwill abends ins Kino gehen, soll aber vorher noch eine Fristsache inden Nachtbriefkasten des FG einwerfen. Da er zu spätlosfährt, geht er zuerst ins Kino und vergißtanschließend, den Brief einzuwerfen. Dazu der BGH: Der Beratermuß sich das Verschulden seines Sohnes nicht zurechnen lassen,wenn ihm die Bedeutung der Fristsachen bekannt ist und er bislangzuverlässig gearbeitet hat (BGH, VI ZB 22/90, NJW 91,1179).   

Die Ehefrau eines Beraters nahm die Ausgangspost in einer offenenTüte auf dem Rücksitz ihres Autos mit, um sie zum Finanzamtzu bringen. Als sie vor einer Ampel abbremsen mußte, sind zweiBriefe aus der Tüte herausgefallen, darunter befand sich auch eineFristsache. Der Berater muß sich hier die fehlende Sorgfaltseiner Ehefrau nicht zurechnen lassen. Sie wußte, daß sichFristsachen in der Ausgangspost befanden und war sich der Bedeutung vonFristsachen bewußt. Eine andere Beurteilung wäre nur inBetracht gekommen, wenn der Berater gesehen und ohne warnenden Hinweiszugelassen hätte, daß seine Ehefrau die Post in eineroffenen Tüte mitnahm (BGH, VIII ZB 1/86, HFR 87, 424).

2.2 Fälle (noch) nicht zuverlässig erprobter Mitarbeiter

Nicht ausreichend ist dagegen die Beauftragungeiner erst seit zehn Tagen – wenn auch als Sekretärin– beschäftigten Mitarbeiterin (Facharbeiterin fürSchreibtechnik, BGH, I ZB 15/95, NJW 96, 319). Außerdem geltenz.B. bei noch nicht als zuverlässig erprobten Kanzleikräftenund bei „externen“ Personen, die nur gelegentlich um dieBeförderung gebeten werden, Beschränkungen in der Auswahl derBeförderungspersonen. Sie müssen gesondert auf ihreZuverlässigkeit geprüft und auf die Bedeutung der zuwahrenden Frist hingewiesen sowie um ordnungsgemäßeErledigung nachdrücklich gebeten werden.

Notfalls müssen Sie sich nach Meinung derGerichte auch danach erkundigen, ob der Bote die notwendigeOrtskenntnis besitzt, z.B. um Verwechslungen des Briefkastens desFinanzgerichts mit demjenigen einer anderen, im gleichen Hauseuntergebrachten Behörde, zu vermeiden. Daneben müssen indiesen Fällen verstärkte Kontrollen erfolgen, z.B.müssen solche Personen unverzüglich befragt werden, ob, wannund wie sie die Beförderung zum Finanzamt oder Finanzgerichtbewerkstelligen konnten.

2.3 Erhöhte Anforderungen bei Fristenberechnung und -kontrolle

Die Fristenberechnung und -kontrolle darf nach derRechtsprechung nur gut ausgebildetem und sorgfältigüberwachtem Personal (= höhere Qualifizierungsstufe)überlassen werden (BGH, 12.2.65, VersR 65, 498; BGH, 24.10.84,VersR 85, 140). Aus diesen Gründen darf eine Gehilfin, die erstkurze Zeit nach Beendigung ihrer Ausbildung in ihrer ersten Anstellungnach der Ablegung der Gehilfenprüfung tätig ist, nicht mitden Aufgaben einer „ersten Bürokraft“ – und dazugehören auch die „gehobeneren“Bürotätigkeiten zur Fristenwahrung wie Fristberechnung,Eintragungen (und Löschungen) im Fristenkalender undähnliches – betraut werden (BGH, 11.6.86, VersR 86, 1083).

Auch die Postausgangskontrolle – also dieletzte Kontrolle, bevor die Ausgangspost das Büroverläßt – wird nicht mehr als „einfacheVerrichtung“ gewertet, auch wenn diese Kontrolle nach festenorganisatorischen Regeln zu erfolgen hat (BGH, 21.2.83, VersR 83, 401;LG Kiel, 1.2.88, VersR 88, 754).

2.4 Bei Rechtsfragen keine Delegation auf Mitarbeiter

Erfordert die Bearbeitung der Fristsache dieKlärung einer Steuerrechtsfrage, dann müssen Sie alsSteuerberater diese Rechtsfragen selbst prüfen und durch geeigneteWeisungen dafür sorgen, daß die Bearbeitung dementsprechenderfolgt (OLG Oldenburg, 12 U 51/96, VersR 97, 1375).

Beispiel: Prozeßkostenhilfe im finanzgerichtlichen Verfahren

Ein Mandant ist nicht mehr in der Lage, dieProzeßkosten aufzubringen. Das Gericht bewilligt daher imfinanzgerichtlichen Verfahren Prozeßkostenhilfe (PKH). Die PKHkann formlos – sogar telefonisch – bewilligt werden. DerBerufsangehörige muß deshalb, weil es sich nicht um einen„Routinefall“ handelt, für diese Fälle anordnen,daß er von einem solchen Anruf unverzüglich unterrichtetwird, damit er die Fristberechnung selbst vornehmen kann.

Auch bei einer Zustellung gegen Empfangsbekenntnis müssen Sie dieFrist selbst berechnen und das Ergebnis in der Handakte vermerken, weilnur Sie bestimmen können und müssen, zu welchem Zeitpunkt Siedas Schriftstück (Urteil, Bescheid usw.) als zugestelltentgegengenommen haben (Voraussetzung des Fristbeginns nach derRechtsprechung).

2.5 Der Steuerberater muß die Frist pro Mandat einmal selbst berechnen

Jede der von Ihren Mitarbeitern berechnetenFristen müssen Sie im Laufe der Bearbeitung der Sache mindestenseinmal selbst nachrechnen (BGH 1.6.76, VersR 76, 962, 963). Dies giltauch dann, wenn Sie die routinemäßige Berechnung undKontrolle der gängigen Fristen einer zuverlässigen undsorgfältig überwachten Bürokraft übertragen haben.

3. Sie müssen die richtige Büroausstattung besitzen

Der Steuerberater kann die Fristenkontrolle perFristenkontrollbuch bzw. Fristenkalender oder per EDV vornehmen.Für die in der Kanzlei verwendete jeweilige Methode müssen

  • die Abläufe der Feststellung des Fristbeginns (abhängigvon der Art der Zustellung bzw. Bekanntgabe im Einzelfall), derBerechnung, Eintragung und Löschung der Frist und
  • die für den jeweiligen Arbeitsgang zuständigen Mitarbeiter mit Vertretungsregelung genau festgelegt werden.

Wird die Fristenkontrolle per EDVvorgenommen, muß der Berater durch geeignete technischeVorkehrungen dafür sorgen, daß Datenverluste durchBedienungs- oder Systemfehler ausgeschlossen werden (OLG München,2.5.89, Rbeistand 89, 139). Das verwendete System muß dieGewähr dafür bieten, daß Datenverluste – auchz.B. bei Durchführung eines Back-up – ausgeschlossen werden.Der Berater muß Datensicherungsdisketten anlegen, damit einirreparabler Datenverlust vermieden wird.

Kein Bonus für zertifizierte Kanzleien

Nach § 4 Abs. 3 BOStB kann die Einhaltung derfür eine gewissenhafte Berufsausübung erforderlichensachlichen, personellen und organisatorischen Voraussetzungen durcheine externe Prüfung (Zertifizierung) festgestellt werden. Es wirdallerdings keine Bewertung der Kanzlei, der Person des Kanzleiinhabersoder einzelner Mitarbeiter vorgenommen. Die Normen gehen daherbezüglich des Berufsangehörigen (nur) davon aus, daß eszu seinem Verantwortungsbereich der Leitung der Kanzlei gehört,Fehler zu vermeiden. Ein Bonus oder gar eine Haftungsfreistellung gibtes für zertifizierte Kanzleien nicht.

Quelle: Kanzleiführung professionell - Ausgabe 06/1999, Seite 81

Quelle: Ausgabe 06 / 1999 | Seite 81 | ID 104112