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·Fachbeitrag ·Wissenswertes rund um die Auftragserteilung

Vom Erstkontakt bis zum lukrativen Dauermandat

von RA Hans-Günther Gilgan, Münster und Gerd Otterbach, Netphen

| Ein Interessent kontaktiert Ihre Kanzlei und fragt nach einer Beratung. Sofort stellen sich viele Fragen: Kann meine Kanzlei diesen erfüllen? Ist der Interessent liquide? Welches Haftungsrisiko gehe ich mit Übernahme des Mandats ein? Lässt sich mit dem Auftrag ein Deckungsbeitrag für die Kosten der Kanzlei erzielen? Diese und weitere Fragen sind im Einzelfall zu beantworten. Im Folgenden wird dargestellt, wie man vom ersten Kontakt zum Abschluss des Steuerberatungsvertrags gelangt und welche Maßnahmen sich danach empfehlen. |

1. Maßnahmen vor Vertragsschluss

Bevor der Steuerberater einen Auftrag annimmt, sollte er sich über das potenzielle Mandat informieren und davon überzeugen, dass damit ein Deckungsbeitrag für die Kosten der Kanzlei erwirtschaftet werden kann. Zudem ist es wichtig, zu wissen, ob das künftige Mandat krisengefährdet ist. Sollte dies der Fall sein, ist unbedingt an den Abschluss eines Bargeschäfts zu denken, um eine spätere Honoraranfechtung und -rückforderung durch den Insolvenzverwalter zu vermeiden.

 

1.1 Informationen über potenziellen Mandanten

Sobald eine schriftliche oder telefonische Mandatsanfrage vorliegt, sollten Informationen über den potenziellen Mandanten eingeholt werden, um sich ein Bild zu verschaffen, mit wem man es künftig im Zweifel zu tun bekommt. Folgende Quellen eignen sich dafür besonders:

 

1.1.1 Webpräsenz

Die einfachste Möglichkeit ist, nach einer möglichen Internetpräsenz zu suchen. Dort sollten sich Informationen zu bestimmten Sachverhalten, der Dienstleistung oder eines Produkts finden. Besonders wichtig sind dabei die Informationen über den Firmeninhaber (Vita, soziales Engagement z. B. durch Spenden oder Mitgliedschaften in gemeinnützigen Organisationen etc.). Bilder wirken dabei unterstützend, insbesondere Fotos des Inhabers und ggf. der Mitarbeiter. Auch Hinweise zur Struktur, Rechtsform usw. des Unternehmens sind wichtige Informationen für den Steuerberater.

 

1.1.2 Wirtschaftsauskünfte einholen

Wichtig können auch Auskünfte von Wirtschaftsauskunfteien sein, z. B. Creditreform, Schufa oder Bürgel. Schließlich ist auch eine öffentliche Einsichtnahme in das Schuldnerverzeichnis möglich (www.vollstreckungsportal.de). Hier kann der Steuerberater feststellen, ob der potenzielle Mandant in Vollstreckungsmaßnahmen verwickelt ist und somit der Ausgleich des später zu zahlenden Honorars evtl. gefährdet und daher der Abschluss eines Bargeschäfts ratsam ist.

 

1.1.3 Einsicht in das elektronische Handelsregister

Die Einsichtnahme in das Handelsregister sowie in die zum Handelsregister eingereichten Dokumente ist jedem zu Informationszwecken gestattet,§ 9 HGB. Allerdings sind nicht alle Firmen im Handelsregister verzeichnet: Ausgenommen sind Kleingewerbetreibende, die zwar ein Gewerbe ausüben, aber keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb benötigen. Unabhängig von der Größe einer Kanzlei oder Praxis sind auch Selbstständige in freien Berufen (Rechtsanwalt, Arzt, Steuerberater etc.) nicht zwingend im Handelsregister eingetragen.

 

1.1.4 Einsicht in das Unternehmensregister

Ebenfalls eine gute Informationsquelle ist das Unternehmensregister. Über das Unternehmensregister haben Sie Zugriff auf

 

  • das elektronische Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister. Folgende Registerinhalte der Registergerichte stehen zur Verfügung:
    • Registereintragungen,
    • zu den Registern eingereichte Dokumente
  • Bekanntmachungen der Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister
  • Veröffentlichungen aus dem Bundesanzeiger
  • beim Bundesanzeiger hinterlegte Bilanzen
  • unternehmensrelevante Mitteilungen der Wertpapieremittenten
  • Bekanntmachungen der Insolvenzgerichte.

 

Durch die Nutzung vorstehender Informationsquellen kann sich der Steuerberater relativ gut auf den ersten Besuch des potenziellen Mandanten in der Kanzlei vorbereiten.

 

1.2 Der Erstkontakt

In der Regel findet der erste Kontakt mit dem neuen Mandanten per Telefon statt. Bereits hier gilt: Geschäfte werden zwischen Menschen gemacht. Versetzen Sie sich in die Rolle des potenziellen Neumandanten. Er ist zunächst ein wenig nervös, denn er weiß ja nicht, was ihn erwartet. Entweder er wurde in der Vergangenheit noch nie steuerlich betreut und springt sozusagen ins kalte Wasser oder er will seinen derzeitigen Steuerberater wechseln, weil er unzufrieden ist.

 

Mit diesem Gefühl im Bauch ruft er nun an. Das Gespräch landet gewöhnlich im Sekretariat oder beim Mitarbeiter. Und jetzt passiert es: Der Mandant entscheidet in den ersten sieben Sekunden, ob die Chemie stimmt oder eben nicht, mithin, ob er einer Zusammenarbeit mit Ihrer Kanzlei positiv oder negativ gegenüber gestimmt ist.

 

Wissenschaftliche Studien haben mehrfach bewiesen, dass der Mandant im Anfangsstadium des Kennenlernens eine zukünftige Zusammenarbeit zu mehr als 85 % am Sympathiefaktor ausmacht, nur zu weniger als 15 % am fachlichen Wissen. Sie sollten daher nicht nur sich selbst, sondern auch die (entscheidenden) Mitarbeiter auf diese Situationen vorbereiten und schulen, beispielsweise mittels eines Kommunikationstrainings.

 

Sie sollten bereits in diesem Anfangsstadium der Mandatsaufnahme die notwendigen Prozessschritte definieren. Beispielsweise: Welche Abfragen werden gemacht? Geht das Gespräch sofort an den Chef? Welche Daten werden wann und wie erfasst?

 

1.3 Risikobewertung

Sie können dem Mandanten nur vor den Kopf schauen. Daher wird weiter unten 1.6 auf eine Risikobewertung des neuen Mandats genauer eingegangen. Dennoch sollten Sie intern kommunizieren, wann gewisse Abfragen hierzu gemacht werden sollten. Es ist von Vorteil, gewisse „KO-Kriterien“ bereits im Vorfeld abzuklopfen. Vielleicht macht es Sinn, den Mandanten gar nicht erst zum Erstgespräch einzuladen.

 

  • Nehmen Sie überhaupt derzeit Neumandate an? Wenn ja welche (nicht)?
  • Haben Sie überhaupt die notwendigen Ressourcen?
  • Gibt es branchenspezifische Vorbehalte?
  • etc.

 

Klären Sie daher diese Themen im Rahmen der Gesamtstrategie kanzleiintern im Vorfeld. Dies kann Ärger und Zeit sparen.

 

1.4 Der erste Besuch in der Kanzlei

Auch hier gilt: Der erste Eindruck hat keine zweite Chance. Es gilt also, dem Mandanten schon bei seinem ersten Besuch in der Kanzlei einen möglichst positiven Eindruck zu vermitteln und darauf basierend ein Vertrauensverhältnis zu entwickeln.

 

1.4.1 Empfang

Dazu zählt zunächst ein ansprechender Empfangsbereich. Sodann sollte der Neumandant unter Auswertung der über ihn gewonnenen Informationen (z. B. aus dem Internet) höflich empfangen werden. Die Wartezeit sollte so kurz wie möglich und angenehm gestaltet sein.

 

Im Vorfeld ist es wichtig, notwendige Stammdaten des Mandanten zu erfragen. Die wichtigsten Daten haben Sie bereits mit erster telefonischer Kontaktaufnahme aufgenommen. Ebenso haben Sie besprochen, welche Unterlagen der Mandant notwendigerweise mitbringt. Nun benötigen Sie weitere Informationen. Legen Sie auch hier den Prozess fest: Wer erfasst wann welche Daten?

 

  • Erhält der Mandant im Vorfeld einen Aufnahmebogen per Mail oder Post?
  • Werden die Daten wie beim Arzt vor dem Erstgespräch vor Ort erfasst?
  • Werden die Daten erst nach dem Erstgespräch aus den zur Verfügung gestellten Unterlagen erfasst?

 

Beginnen sollte der Steuerberater mit einem „Small-Talk“, um eine positive Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Auch die Frage: „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?“ sollte standardmäßig gestellt werden. Das ermöglicht dem Steuerberater, die Wirksamkeit getroffener Marketingmaßnahmen zu evaluieren.

 

Mandanten legen größten Wert darauf, dass sich der Steuerberater Zeit für sie nimmt und sich intensiv mit ihrer persönlichen Situation und ihrem persönlichen Beratungsbedarf auseinandersetzt.

 

1.4.2 Vorstellung der Kanzlei

Zur Vorbereitung des Mandatsverhältnisses empfiehlt sich die Vorstellung der Kanzlei, und zwar sowohl hinsichtlich der Leistungspalette als auch des Personals.

 

1.4.2.1 Darstellung der Leistungspalette

Für Mandanten ist die Leistung des Steuerberaters grundsätzlich eine „Black-Box“. Deshalb sollte ihm anhand z. B. eines Leistungskatalogs oder einer Praxisbroschüre erklärt werden, welches Leistungsspektrum die Kanzlei abdeckt. Hilfreich sind auch Darstellungen von Prozessabläufen, damit dem Mandanten auch die Umfänglichkeit der Arbeiten verständlich wird. Mit dieser Maßnahme wird gleichzeitig die Akzeptanz des später dafür zu zahlenden Honorars erhöht.

 

1.4.2.2 Vorstellung des Personals

Wichtig ist auch, dem neuen Mandanten die in der Kanzlei tätigen Mitarbeiter vorzustellen, insbesondere diejenigen, die das Mandat künftig betreuen sollen. Mandant und Mitarbeiter müssen sich verstehen und einander vertrauen.

 

1.5 Klärung des Auftragsumfangs und der Auftragsgrundlagen

Was Gegenstand des Auftrags ist, hat entscheidende Bedeutung für das Honorar, aber auch für die Haftungsfrage.

 

1.5.1 Ermittlung der Wünsche und Vorstellungen des Mandanten

Das Beratungsgespräch sollte mit einer Art „Anamnese“ wie z. B. beim Arztbesuch beginnen, in deren Verlauf die Vorstellungen und Erwartungen des Mandanten festzustellen sind. Dabei sollten Sie ganz „menschliche“ Dinge aufnehmen und dokumentieren. Insbesondere, wenn der Mandant den Steuerberater wechselt; das hat (wahre oder vorgeschobene) Gründe. In jedem Fall möchte der Mandant bei Ihnen nicht mehr „enttäuschts“ werden. Dies bietet Ihnen die Gelegenheit, Ihre Prozesse darauf einzustellen.

 

PRAXISHINWEIS | Beleuchten Sie nach einer gewissen Zeit, z. B. drei Monate nach Mandatsaufnahme, ob Sie die Erwartungen erfüllt haben. Das zeigt Professionalität und der Mandant spürt, dass Sie aktiv sind und sich um das Wohl der Geschäftsbeziehung zu ihm sorgen.

 

Beachten Sie | Beratungspflichten treffen den Steuerberater grundsätzlich nur innerhalb der Grenzen des Steuerberatungsvertrags (OLG Karlsruhe 22.12.94, 18a U 12/94, Stbg 95, 210). Sie richten sich nach dem Vertragsinhalt und dem konkreten Sachverhalt (BGH 17.3.05, IX ZR 106/04, AnwBl 05, 506). Nur in den hierdurch gezogenen Grenzen hat der Steuerberater seinen Auftraggeber - auch ungefragt - über die bei der Bearbeitung auftauchenden steuerrechtlichen Fragen zu belehren sowie - als vertragliche Nebenpflicht - auf drohende Fehlentscheidungen des Auftraggebers, die für ihn offen zutage liegen oder auf den ersten Blick offensichtlich sind, hinzuweisen.

 

Ohne entsprechende Beauftragung ist der Steuerberater daher z. B. nicht verpflichtet, von sich aus eine spezielle steuerrechtliche oder betriebswirtschaftliche Beratung oder eine rechtliche Prüfung vorzunehmen (OLG Brandenburg 15.7.14, 6 U 21/13, openJur 14, 14454). Darauf aufbauend sind die entsprechenden Informationen vom Mandanten einzuholen inkl. der entsprechenden Dokumente.

 

Steuerberater dürfen ihre Beratung auf die vom Mandanten erteilten Auskünfte und überlassenen Unterlagen stützen und diese als sachlich richtig zugrunde legen (BGH 15.1.85, VI ZR 65/83, BB 1985 S. 1941). Wenn aber steuerliche Vorschriften nicht eingehalten wurden, ist der Steuerberater verpflichtet, den Auftraggeber zur Vervollständigung anzuhalten. Unklarheiten muss er durch Rückfragen und Erörterungen mit dem Auftraggeber klären (OLG Düsseldorf 28.8.07, I-23 U 146/06, openJur 2011, 56257).

 

1.5.2 Besprechung der Abrechnungsgrundlagen

Über das Honorar und dessen Bestimmungsfaktoren ist zwingend vor Auftragsannahme zu sprechen. Wird ein solches Gespräch nicht geführt und die Gebühr erst nach Erledigung der Angelegenheit bzw. Beendigung des Auftrags berechnet, riskiert der Steuerberater Einwendungen gegen das berechnete Honorar, z. B., dass über die Entgeltlichkeit der erbrachten vereinbaren Tätigkeiten nicht gesprochen worden sei und man der Meinung war, diese seien gebührenfrei.

 

Außerdem nimmt sich der Steuerberater die Möglichkeit, die Reaktion des Mandanten auf die Honorarfrage wahrzunehmen und bei Bedarf näher zu hinterfragen.

 

1.5.2.1 Abrechnung nach StBVV

Zählen die beauftragten Leistungen zu den sog. Vorbehaltsaufgaben nach § 33 StBerG (Beratung/Vertretung in Steuersachen, Hilfeleistung bei der Erfüllung ihrer steuerlichen Pflichten und in Steuerstrafsachen/Bußgeldsachen wegen einer Steuerordnungswidrigkeit sowie Hilfe bei der Erfüllung von steuergesetzlichen Buchführungspflichten, insbesondere Aufstellung/Beurteilung von Steuerbilanzen), so gilt StBVV kraft Gesetzes, muss also zwingend angewendet und nicht extra vertraglich vereinbart werden.

 

Für vereinbare Tätigkeiten (§ 57 Abs. 3 StBerG) gilt die StBVV hingegen nicht kraft Gesetzes, kann aber als Abrechnungsgrundlage vereinbart werden. Deshalb sollte das Honorar bei Übernahme von vereinbaren Tätigkeiten nach § 57 Abs. 3 StBerG immer vor Aufnahme der Tätigkeit angesprochen und vereinbart werden, um Streit über die Vergütungspflicht im Nachhinein zu verhindern.

 

1.5.2.2 Abrechnung nach Vereinbarung

Möglich sind neben der Abrechnung der Einzelvergütungen nach §§ 21 bis 46 StBVV auch Honorarvereinbarungen nach §§ 4 und 14 StBVV. Sofern sich Honorarvereinbarungen innerhalb der berufsrechtlichen Grenzen halten, sind auch freie Vereinbarungen außerhalb des Anwendungsbereichs der §§ 4 und 14 StBVV möglich. In der amtlichen Begründung zur StBGebV heißt es:

 

„Die Gebührenverordnung schließt Abweichungen von den vorgesehenen Gebühren zivil- und preisrechtlich nicht aus; dies gilt sowohl für Gebührenüber- als auch Gebührenunterschreitungen. Die berufsrechtlichen Grenzen einer Unter- oder Überschreitung aufzuzeigen und deren Einhaltung zu überwachen, gehört im Rahmen der gesetzlichen Ermächtigungen zu den Aufgaben der beruflichen Selbstverwaltungskörperschaften.“ (BR-Drs 419/81, S. 46). So auch BGH 21.9.00, IX ZR 437/99, openJur 2010, 7839. Für „freie VereinbarungenE“ gilt keine Form. Auch eine mündliche Vereinbarung ist danach wirksam.

 

Daher kann z. B. auch eine Zeitgebühr anstelle einer Wertgebühr vereinbart werden. Dann muss der Steuerberater jedoch darauf achten, dass der Zeitaufwand hinreichend dokumentiert ist, da er im Falle der gerichtlichen Geltendmachung seines Honorars darlegungs- und beweisverpflichtet ist mit der Folge, dass er jedweden Anspruch verliert, wenn er dieser Darlegungs- und Beweislast nicht genügt (AG Düsseldorf 25.9.07, 48 C 10774/03, www.dejure.org.de).

 

Anders als bei unwirksamen Vereinbarungen nach §§ 4 oder 14 StBVV kann der Steuerberater nämlich nicht mehr nach der StBVV abrechnen, weil er diese ja durch die Vereinbarung gerade ausgeschlossen hat. Deshalb steht derjenige, der seiner Darlegungs- und Beweislast im Hinblick auf den Zeitnachweis i. R. d. getroffenen Vereinbarung nicht genügt schlechter als derjenige, der eine unwirksame Vergütungsvereinbarung getroffen hat. Dieser kann immerhin dann nach der StBVV abrechnen und so seinen Anspruch bis zur Höhe des Honorars, das er in den unwirksamen Vereinbarungen nach §§ 4 und 14 StBVV gefordert hat, retten.

 

1.6 Prüfung Haftungsrisiko

Die Feststellung des Haftungsrisikos korrespondiert eng mit der Versicherungssumme der Berufshaftpflichtversicherung. Sie ist anzupassen, wenn sich ein höheres Haftungsrisiko ergibt (zur Ermittlung des Haftungsrisikos s. auch Gilgan, Steuerberatung 2020, Rz. 1321 ff). In Betracht kommen kann auch eine schriftliche Haftungsbegrenzungsvereinbarung nach § 67a Abs. 1 Nr. 1 StBerG.

 

Zur Bestimmung der exponierten Mandate wird eine offene und transparente Kommunikation mit dem Vermögensschaden-Haftpflichtversicherer benötigt. Diese Beratung und Diskussion sollte der Steuerberater aktiv suchen.

 

Bei den überwiegenden „Normalmandaten“ spielt die Haftungssumme dagegen eine eher untergeordnete Rolle, da diese Mandate vom Risikopotenzial her in der Regel unterhalb der standardisierten Pflichtendeckung liegen.

 

1.7 Frage nach dem Vorberater

Wichtig ist auch der Kontakt zu einem möglichen Vorberater. Im Rahmen der Datenübertragung und Herausgabe der Unterlagen lässt sich so leicht feststellen, ob der „neue“ Mandant dem Vorberater noch Honorar schuldig ist und dieser sich deswegen auf sein Zurückbehaltungsrecht beruft. Allerdings benötigt man hierzu grundsätzlich die Zustimmung des Mandanten.

 

FAZIT | Vor Mandatsannahme ist es wichtig, sich über den Mandanten zu erkundigen. Der Umfang des zu erteilenden Auftrags ist zu ermitteln, mitgebrachte Unterlagen sind unter diesem Aspekt zu prüfen. Es könnte sein, dass sich daraus ein erweiterter Auftrag ableitet. Schließlich muss entschieden werden, ob das Mandat im Hinblick auf die für die Sachbearbeitung erforderliche personelle und fachliche Kompetenz und das Haftungsrisiko angenommen werden kann.

 

2. Maßnahmen bei Vertragsschluss

Nachdem der Steuerberater Informationen über den Auftraggeber und den Auftragsinhalt eingeholt hat, geht es nun an die konkrete vertragliche Fixierung der gegenseitigen Rechte und Pflichten. Dies sollte idealerweise anhand des später zu verwendenden Auftragsformulars umgesetzt werden.

 

2.1 Identifizierung des Vertragspartners nach § 3 GwG

Nach § 2 Abs. 1 Nr. 8 GwG sind Steuerberater verpflichtet, ihre Mandanten zu identifizieren, d. h., deren Identität durch Erheben von Angaben festzustellen, § 1 GwG. Dabei müssen sie bestimmte Auflagen und Aufgaben beachten und erfüllen (z. B. §§ 3, 4, 8 GwG). Sie besteht z. B. bei jeder Begründung einer auf Dauer angelegten Geschäftsbeziehung. Auf Dauer angelegt ist aber nur der Steuerberatungsvertrag als Dienstvertrag. Für Werkverträge gilt die Identifizierungspflicht nach GwG demnach nicht.

 

Durch das „Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“ (BGBl I 16, S. 1679 ff.) gewinnt die Identifizierung des Mandanten erheblich an Bedeutung. Nach dem neu eingeführten § 87d Abs. 2 AO sind Steuerberater z. B. verpflichtet, sich vor Übermittlung der Daten an das Finanzamt, wie der Jahressteuererklärung, Gewissheit über Person und Anschrift des Mandanten zu verschaffen. Missachtet der Steuerberater diese Pflichten vorsätzlich oder grob fahrlässig, haftet er, soweit durch die Datenübermittlung eine Steuerverkürzung oder ein zu Unrecht erlangter Steuervorteil des Mandanten eintritt (§ 72a Abs. 2 AO).

 

2.2 Ausschluss einer Interessenkollision

Mehrere Auftraggeber dürfen nach § 6 Abs. 1 und 2 BOStB durch den Steuerberater vertreten und beraten werden, sofern ein gemeinsamer Auftrag erteilt wurde. Bestehen gegensätzliche Interessen, darf der Steuerberater nicht tätig werden. Übt der Berater seine Tätigkeit sowohl in selbstständiger Tätigkeit, in einer Angestelltenposition oder in freier Mitarbeit aus, muss er nach § 8 BOStB sicherstellen, dass die Erfüllung der Berufspflichten nicht behindert wird.

 

2.3 Fristen

Die Unterlagen des Mandanten sind sorgfältig dahingehend zu prüfen, ob sie Fristen enthalten. Diese sind zu notieren und zu prüfen, ob sich daraus Handlungspflichten und/oder Haftungsrisiken ergeben. Immerhin resultieren ca. 20 % aller gemeldeten Schäden aus Fristversäumnissen.

 

2.4 Festlegung Auftragsumfang

Die Bestimmung des Auftragsumfangs und -inhalts ist haftungs- und gebührenrechtlich von zentraler Bedeutung. Nicht selten scheitern Steuerberater bei der gerichtlichen Durchsetzung von Honoraren bereits am Nachweis einer entsprechenden Beauftragung. Daher sollten die wichtigsten Auftragsinhalte explizit beschrieben werden, am besten mit der Möglichkeit, diese durch Ankreuzen zu markieren.

 

Auch gegenüber Haftungsansprüchen lässt sich mithilfe des schriftlichen Auftrags leicht nachweisen, womit der Steuerberater beauftragt war und womit nicht.

 

Am besten wird der Auftragsumfang anhand des Steuerberatungsvertrags aufgenommen, der später durch Unterschrift der Vertragsparteien Verbindlichkeit für beide erlangt. Er ist deshalb möglichst präzise zu formulieren. Ein ausführliches Vertragsmuster findet sich unter www.stbdirekt.de unter StBdirekt-Nr. 015875.

 

2.5 Festlegung des Honorars

Für die Abrechnung von Vorbehaltsaufgaben gilt die StBVV kraft Gesetzes. Ob die danach zu berechnenden Gebühren zu einem positiven Deckungsbeitrag führen, lässt sich durch eine Vorkalkulation feststellen.

 

2.5.1 Vorkalkulation

Mithilfe der Vorkalkulation ist es möglich, die Umsätze in den einzelnen Geschäftsfeldern und den Kanzleiumsatz insgesamt als Plangrößen zu ermitteln und den Gemeinkostenzuschlag sowie den Zuschlag für kalkulatorische Kosten auf die produktiven Personalkosten in einer einfachen excelgestützten Rechnung relativ genau zu ermitteln und so ein Planungs- und Kontrollinstrument zu implementieren (Gilgan/Hrsg., Steuerberatung 2020, Rz. 1088). Lässt sich dieser Wert mit den gesetzlichen Gebühren nicht erreichen, sollte der Auftrag abgelehnt oder auf Grundlage einer Honorarvereinbarung angenommen werden.

 

2.5.2 Honorarvereinbarungen

Ergibt sich im Rahmen der Vorkalkulation, dass der Auftrag zu den gesetzlichen Gebühren keinen Deckungsbeitrag liefert, besteht z. B. die Möglichkeit, Honorarvereinbarungen abzuschließen. Hier ist zunächst § 4 StBVV zu nennen, der es ermöglicht, die gesetzlichen Höchstgebühren zu überschreiten. Neben den Formvorschriften ist die ab Juni 2016 geltende Hinweispflicht nach § 4 Abs. 4 StBVV zu beachten. Danach müssen Steuerberater in Textform darauf hinweisen, dass unter den in § 4 Abs. 3 StBVV genannten Bedingungen ausnahmsweise auch geringere Gebühren vereinbart werden können. Fehlt ein entsprechender Hinweis oder kann er nicht nachgewiesen werden, wäre die Vereinbarung unwirksam und der Steuerberater könnte nur die gesetzlichen Gebühren verlangen. Das Erfolgshonorar nach § 9a StBerG wäre ebenfalls zu prüfen.

 

Eine Pauschalhonorarvereinbarung nach § 14 StBVV eignet sich hier nicht, da sie nicht der Abrechnung einer höheren Gebühr dient, sondern der Abrechnungsvereinfachung der gesetzlichen Gebühren.

 

Es kann auch eine niedrigere als die gesetzliche Vergütung vereinbart werden, wenn sie in einem angemessenen Verhältnis zu der Leistung, der Verantwortung und dem Haftungsrisiko des Steuerberaters steht (§ 4 Abs. 3 StBVV).

 

2.6 Auftragsannahme/Auftragsablehnung

Die Annahme von Mandaten muss durch einen Steuerberater oder einen sozietätsfähigen Berufsträger erfolgen, § 3 Abs. 2 BOStB. Das gehört zur Eigenverantwortlichkeit der Berufsausübung nach § 57 Abs. 1 StBerG und korrespondiert mit den Regeln des Qualitätsmanagements, wonach die Auftragsannahme zu den der Kanzleileitung obliegenden Managementprozessen zählt. Besonders brisant ist dies vor dem Hintergrund des § 63 StBerG, wonach die Auftragsablehnung unverzüglich zu erklären ist. Bei einer schuldhaften Verzögerung dieser Erklärung macht sich der Steuerberater schadenersatzpflichtig.

 

2.6.1 Auftragsdokumentation

Vielfach ist nicht streitig, ob ein Steuerberatungsvertrag zustande gekommen ist, sondern vielmehr, welchen Inhalt er hat (s. oben 1.5). Das ist haftungsrechtlich insofern von Bedeutung, als die Beratung nur im Rahmen des Auftrags geschuldet wird (sog. beschränktes Mandat). Ist der Auftrag nicht dokumentiert, können schnell Unklarheiten über den Auftragsumfang entstehen. Kommt es zu Streitigkeiten über das Honorar, obliegt dem Steuerberater die Darlegungs- und Beweislast, wann und in welchem Umfang eine Beratung und Belehrung des Mandanten stattgefunden hat. Da die Beratungen oftmals schon längere Zeit zurückliegen, ist es dem Steuerberater ohne Dokumentation in der Regel nur sehr schwer möglich, der ihm obliegenden Darlegungs- und Beweislast im Haftpflichtprozess nachzukommen.

 

Der Steuerberatungsvertrag ist gleichzeitig auch Rechtsgrundlage für den Honoraranspruch. Lässt sich der Auftrag nicht nachweisen, ist der Honorar-anspruch nicht durchsetzbar. Denn auch für das Bestehen des Honoraranspruchs trägt der Steuerberater die Darlegungs- und Beweislast.

 

2.6.2 Verwendung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Ab dem 1.2.17 müssen auch Steuerberater die Allgemeine Geschäftsbedingungen verwenden, den Verbraucher gem. § 36 Abs. 1 VSBG leicht zugänglich, klar und verständlich

 

  • 1. davon in Kenntnis setzen, inwieweit er bereit ist oder verpflichtet ist, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen, und

 

  • 2. auf die zuständige Verbraucherschlichtungsstelle hinzuweisen, wenn sich der Unternehmer zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle verpflichtet hat oder wenn er aufgrund von Rechtsvorschriften zur Teilnahme verpflichtet ist. Der Hinweis muss Angaben zu Anschrift und Webseite der Verbraucherschlichtungsstelle sowie eine Erklärung des Unternehmers, an einem Streitbeilegungsverfahren vor dieser Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen, enthalten. Zuständig ist in diesem Fall die Allgemeine Verbraucherschlichtungsstelle des Zentrums für Schlichtung e. V., Straßburger Straße 8, 77694 Kehl (www.verbraucher-schlichter.de).

 

Von dieser Informationspflicht nach Absatz 1 Nummer 1 ausgenommen ist ein Unternehmer, der am 31. Dezember des vorangegangenen Jahres zehn oder weniger Personen beschäftigt hat.

 

Unabhängig von dieser allgemeinen Informationspflicht besteht nach dem Gesetz eine weitere Hinweispflicht für den Unternehmer, wenn mit einem Verbraucher im konkreten Fall eine Streitigkeit bereits entstanden ist (§ 37 VSBG). Das bedeutet, dass Steuerberater ihre Mandanten bei Eintritt des Streitfalls in Textform (§ 126b BGB) darüber unterrichten müssen, an welche Verbraucherschlichtungsstelle (s. o.) sie sich wenden können. Bei fehlender Bereitschaft zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren müssen Steuerberater die Mandanten auch hier entsprechend in Textform darüber informieren, dass sie zu einem solchen Verfahren weder bereit noch verpflichtet sind. Auch diese Informationspflicht gilt ab 1.2.17.

 

Die Informationspflicht nach § 36 Abs. 1 VDBG gilt auch, wenn der Steuerberater eine Homepage betreibt.

 

Die neuen Vorgaben sind als Marktregeln anzusehen (§ 2 Abs. 2 Nr. 12 Unterlassungsklagengesetz (UklaG)). Mitbewerber oder Verbraucherschutzverbände können bei Verstößen gegen diese Informationspflicht berechtigt sein, eine Abmahnung gegen den Steuerberater auszusprechen (§ 2 Abs. 1 UklaG). Eine solche Abmahnung ist neben einem Anspruch des Abmahners auf die Abgabe einer Unterlassungserklärung regelmäßig mit Kosten verbunden. Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich, die neuen Vorgaben zügig und fachgerecht umzusetzen.

 

Andererseits führt die Durchführung der außergerichtlichen Streitbeilegung bei Honorarstreitigkeiten zur Hemmung der Verjährung, § 204 Abs. 1 Nr. 4 BGB. Danach wird die Verjährung gehemmt durch die Veranlassung der Bekanntgabe eines Antrags, mit dem der Anspruch geltend gemacht wird, bei einer staatlichen oder staatlich anerkannten Streitbeilegungsstelle oder anderen Streitbeilegungsstelle, wenn das Verfahren im Einvernehmen mit dem Antragsgegner betrieben wird. Die Verjährung wird schon durch den Eingang des Antrags bei der Streitbeilegungsstelle gehemmt, wenn der Antrag demnächst bekannt gegeben wird.

 

Schließlich dürfte im Streit des Steuerberaters mit einem Verbraucher bei unterlassenem Hinweis fraglich sein, ob der Steuerberater sich auf eine eintretende Verjährung berufen darf, denn ein Nebeneffekt der Schlichtung ist auch die Hemmung der Verjährungsfristen für den Verbraucher.

 

2.6.3 Steuerberatungsvertrag unterschreiben

Der Steuerberatungsvertrag muss vom Mandanten unterschrieben sein, damit er Verbindlichkeit erlangt. Bei Abschluss des Steuerberatungsvertrags mit Ehegatten und Minderjährigen ist besonders darauf zu achten, dass sämtliche Vertretungsberechtigte der Auftragserteilung persönlich zustimmen, mindestens aber deren Vollmachten vorliegen.

 

2.6.3.1 Eheleute

Soweit Eheleute gemeinsam veranlagt werden, führt das nach der Rechtsprechung nicht dazu, dass auch der Ehegatte, der gegenüber dem Steuerberater nicht tätig geworden ist, dessen Auftraggeber wird (AG Neuss 21.8.98, 39 C 282/96, StB 99, 61 f). Anderer Ansicht ist allerdings das OLG Düsseldorf 26.11.04, I-23 U 101/04, INF 05, 93, das hinsichtlich der Anwendbarkeit des§ 1357 BGB auf den Auftragsinhalt abstellt. Gehe es um den Auftrag zur Erstellung einer Einkommensteuererklärung bei zusammen veranlagten Eheleuten, liege ein Geschäft zur Deckung des Lebensbedarfs der Familie vor. In einer Erbschaftssache soll hingegen kein Geschäft des täglichen Lebens vorliegen, da hier unter Umständen widerstreitende Interessen der Ehegatten vorliegen können (OLG Düsseldorf 6.6.91, 13 U 3/91, GI 92, 167).

 

Auch die Annahme einer Duldungs- oder Anscheinsvollmacht scheidet aus.

 

2.6.3.2 Minderjährige

Minderjährige werden grundsätzlich von beiden Elternteilen gemeinsam vertreten. Der Steuerberatungsvertrag kann nicht als „Geschäft von minderer Bedeutung“ angesehen werden mit der Folge, dass die Alleinvertretungsmöglichkeit des Minderjährigen durch nur einen Elternteil nicht möglich ist (AG Ibbenbüren 10.5.02, 3 C 252/01, n. v.).

 

2.7 Haftungsbegrenzung vereinbaren

Haben die Risiko- und Haftungsprüfung (s. o. 1.3 und 1.6) Handlungsbedarf ergeben, sind Maßnahmen der Haftungsbegrenzung zu treffen. Dabei kann die Haftung gem. § 67a Abs. 1 Nr. 2 StBerG durch Allgemeine Geschäftsbedingungen auf das Vierfache der Mindestversicherungssumme begrenzt werden. Eine weitere Möglichkeit ist die Haftungsbegrenzung durch Individualvereinbarung nach § 67a Abs. 1 Nr. 1 StBerG, der Abschluss einer Excedentenversicherung oder eine Einzelobjektdeckung (Einzelheiten siehe Sonderdruck „Wirksame Vereinbarung von Haftungsbeschränkungen im Rahmen des Steuerberatungsvertrages“, s. www.iww.de/kp/downloads).

 

2.8 Regelungen zum Datenschutz vereinbaren

Nicht zuletzt aufgrund des zunehmenden Austauschs per Mail ist es datenschutzrechtlich geboten, im Rahmen einer gesonderten Vereinbarung die Vorgehensweise des Informationsaustauschs zu definieren und ein gegenseitiges Einverständnis des so definierten Procederes einzuholen. Unter Umständen finden in Ihrem Hause externe Qualitätskontrollen z. B. im Rahmen eines zertifizierten Managementsystems statt. Holen Sie sich die schriftliche Freigabe ein, dass der Auditor die Unterlagen des Mandanten einsehen darf.

 

Es ist zu empfehlen, diese Regelungen gesondert mit dem Mandanten zu fixieren. Nehmen Sie die Gelegenheit wahr, in diesem Zuge Ihre datenschutzrechtlich relevanten Prozesse insgesamt auf den Prüfstand zu stellen.

 

FAZIT |

  • Zur Vermeidung der steuerlichen Haftung ist der Mandant zunächst zu identifizieren. Auch eine Interessenkollision sollte ausgeschlossen werden können.
  • Schließlich ist der Auftragsumfang festzulegen. Sodann sind Dokumente, Informationen und Auskünfte vom Mandanten anzufordern und ggf. laufende Fristen zu prüfen.
  • Das Honorar ist auf der Grundlage einer Vorkalkulation zu besprechen und zu dokumentieren.
  • Bei der Unterschrift des Auftrags ist die gesetzliche Vertretung zu beachten, ggf. sind Vollmachten einzuholen.
  • Legen Sie die Prozesse fest, indem Sie diese schriftlich definieren, ganz nach dem Motto: Schreibe auf, was Du tust und tu das, was Du aufgeschrieben hast.
  • Da Sie es mit zahlreichen Dokumentationen zu tun haben (Dienstleistungskatalog, Vollmacht(en), allgemeine Auftragsbedingungen, Datenschutzerklärung, …) empfiehlt es sich, die Dokumentationen stets parat und vorbereitet zu haben. In manchen Kanzleien finden sich sogenannte „Begrüßungsordner oder -mappen“.
 

3. Maßnahmen nach Vertragsschluss

Mit Übernahme des Auftrags steht der Steuerberater in der Pflicht, den Mandanten zu beraten.

 

3.1 Beratung

Der Auftraggeber kann von seinem Steuerberater erwarten, dass er vor dem Hintergrund seiner konkreten wirtschaftlichen Lage und seiner wirtschaftlichen Aktivitäten beraten wird und nicht nur anhand der abstrakten Gesetzestexte ohne Bezug zum konkreten Sachverhalt (LG Braunschweig 23.5.12, 5 O 1332/11[96], DStR 13, 1404). Der Steuerberater muss den Auftraggeber aber lediglich im Rahmen des erteilten Auftrags umfassend beraten und ungefragt über alle steuerlich bedeutsamen Einzelheiten und deren Folgen belehren (s. o. 1.5.1).

 

3.1.1 Ungefragte Belehrung

Der Steuerberater muss den Auftraggeber ungefragt über alle steuerlich bedeutsamen Einzelheiten und deren Folgen belehren (BGH 16.10.03, IX ZR 167/02, NJW-RR 04, 1210; BGH 19.5.09, IX ZR 43/08, DB 09, 1642). Die Belehrungspflicht entsteht, sobald konkrete Umstände erkennbar sind, nach denen dem Auftraggeber eine rechtliche oder tatsächliche Situation nicht bewusst ist und daraus ein Vermögensschaden droht (BGH 18.12.97, IX ZR 153/96, NJW 98, 1486). Der Steuerberater muss den Mandanten auf drohende Fehlentscheidungen hinweisen, soweit die für ihn offen zutage liegen oder auf den ersten Blick offensichtlich sind.

 

Eine Pflicht, den Auftraggeber zur Beachtung der Beratung/Belehrung zu drängen, trifft den Steuerberater allerdings nicht (BGH 11.5.95, IX ZR 130/94, NJW 95, 2842 und BGH 22.9.05, IX ZR 205/01, NJW-RR 06, 195). Der Steuerberater muss den Auftraggeber also nicht wiederholt dazu auffordern, doch die sachgerechten Maßnahmen zu ergreifen. Es bleibt stets der freien Entscheidung des Auftraggebers überlassen, ob er den Vorschlägen seines Steuerberaters folgt oder die ihm empfohlenen Maßnahmen unterlässt.

 

Ein erneuter Hinweis an den Mandanten muss aber dann gegeben werden, wenn sich die Umstände, die der ersten Beratung zugrunde lagen, inzwischen geändert haben.

 

3.1.2 Sicherster Weg

Steuerberater haben den Auftraggeber möglichst vor Schaden zu bewahren und den Umständen nach den sichersten Weg zu dem erstrebten steuerlichen Ziel aufzuzeigen sowie sachgerechte Vorschläge zu dessen Verwirklichung zu unterbreiten (vgl. BGH 26.1.95, IX ZR 10/94, WM 1995 S. 721). Kommen für den Auftraggeber mehrere Möglichkeiten mit unterschiedlichen Vor- und Nachteilen in Betracht, muss der Steuerberater die jeweils damit verbundenen Rechtsfolgen aufzeigen (BGH 16.10.03, IX ZR 167/02, NJW-RR 04, 1210).

 

3.2 Dokumentation der Beratung

Im Idealfall sollte es dem Steuerberater möglich sein, alle wesentlichen Beratungsgrundlagen aus der Mandantenakte nachvollziehen zu können. Dies wird aber aufgrund des damit verbundenen hohen zeitlichen Aufwands in der Kanzleipraxis nicht durchgängig praktiziert. Je nach Art und Umfang des „mandantenspezifischen Risikopotenzials“, dem sogenannten vertragstypischen Risiko, ist die umfangreiche Dokumentation dennoch unbedingt empfehlenswert, besonders wenn es um exponierte Risiken oder exponierte Mandate geht.

 

In der Praxis hat sich der nachfolgend dargestellte „Dreistufenplan“ bei der Dokumentation bewahrt:

 

  • Stufe 1: die Aktennotiz
  • Diese wird nach dem Beratungsgespräch erstellt, mit Datum versehen und unterschrieben und in die Mandantenakte gelegt oder in der elektronischen Mandantenakte abgespeichert.

 

  • Stufe 2: das Bestätigungsschreiben
  • Der Berater fasst das Gespräch in einem Bestätigungsschreiben zusammen und schickt es seinem Mandanten möglichst zeitnah zu, damit der Mandant ggf. noch möglichst zeitnah dazu Stellung nehmen kann, bevor wesentliche Rechtshandlungen stattfinden.

 

  • Stufe 3: das Beratungsprotokoll
  • Ein solches Protokoll ist vom Mandanten gegenzuzeichnen und besitzt durch die Unterschrift des Mandanten volle Beweiskraft. Diese Form ist in Extrem- oder Ausnahmefällen empfehlenswert, wenn es in der Beratung um sehr hohe Gegenstandswerte, anspruchsvolle Steuergestaltungsberatung mit einem hohen Anteil an Rechtsunsicherheit geht oder aber wenn der Mandant der Empfehlung des Beraters nicht folgen will und beispielsweise auf einer aussichtslosen Klage oder Gestaltung besteht.

 

3.3 Dokumentation von Auftragsänderungen

Der Auftragsumfang des Steuerberaters unterliegt ständigen Veränderungen. Es kommen Aufgaben hinzu, andere können entfallen. Schließlich können sich auch die Rahmenbedingungen ändern und eine Auftragsanpassung erfordern. Deshalb ist es unumgänglich, diese Änderungen zu dokumentieren. Das erfolgt am besten in sog. Nachtragsvereinbarungen zum ursprünglich abgeschlossenen Auftrag. Nur so lässt sich der jeweilige Auftragsstatus eindeutig feststellen. Das hat besondere Bedeutung für Gebühren- und auch Haftungsprozesse.

 

3.4 Zeitnahe Rechnungserstellung

Als Dienstleister sind Steuerberater vorleistungspflichtig, können das Honorar grundsätzlich erst nach Beendigung der Angelegenheit bzw. Erledigung des Auftrags verlangen, § 7 StBVV (Fälligkeit). Allerdings kann der Steuerberater für die entstandenen und die voraussichtlich entstehenden Gebühren und Auslagen einen angemessenen Vorschuss fordern, § 8 StBVV, über den aber spätestens zum Zeitpunkt der Fälligkeit nach § 7 StBVV abzurechnen ist.

 

Die zeitnahe Rechnungsstellung hat besondere Bedeutung für ein evtl. Zurückbehaltungsrecht (s. 3.8.3) und die Verjährung von Rückforderungsansprüchen (s. 3.6.3). Abgesehen davon wirkt sich eine zeitnahe Erstellung und Einziehung der Rechnung positiv auf die Liquidität der Kanzlei aus. Auch sind frühzeitige Rückschlüsse auf die Zahlungsmoral des Auftraggebers möglich. Zeichnet sich eine Krise des Auftraggebers ab, können entsprechende Maßnahmen zeitig ergriffen werden, z. B. der Abschluss eines Bargeschäfts, Stundung oder Kündigung des Auftrags.

 

3.5 Nachkalkulation

Welche Arbeit ein Auftrag mit sich bringt, lässt sich zuverlässig erst nach Erledigung der einzelnen Angelegenheiten feststellen, also mit dem Ablauf des ersten Veranlagungsjahrs. Deshalb empfiehlt sich eine Nachkalkulation. Bei der Nachkalkulation handelt es sich um eine auf die Leistungseinheit bezogene Kalkulation, der die für die Leistungserbringung tatsächlich angefallenen Kosten (Ist-Kosten) zugrunde liegen. Ziel der Nachkalkulation ist es, Abweichungen zur Angebotskalkulation darzustellen und eine Kostenüberdeckung oder eine Kostenunterdeckung festzustellen. Außerdem hat die Nachkalkulation eine Kontrollfunktion.

 

3.6 Forderungsvoraussetzungen

Steuerberater lassen ihren Auftraggebern nicht selten zu lange Zeit, um das verdiente Honorar zu begleichen und sind so gesehen unfreiwillig deren Kreditgeber. Rechnungen werden entweder z. T. erst sehr spät geschrieben und/oder nicht konsequent verfolgt.

 

3.6.1 Fälligkeit

Fällig ist das Honorar, wenn der Auftrag erledigt oder die Angelegenheit beendigt ist, § 7 StBVV. Ohne Bedeutung für die Fälligkeit ist hingegen

 

  • wann der Steuerberater die Rechnung geschrieben hat,
  • ob ein vom Auftraggeber erwarteter oder geforderter Erfolg eingetreten ist, oder
  • der rechtskräftige Abschluss des Verfahrens, in dem der Berater tätig geworden ist.

 

3.6.2 Einforderbarkeit

Ordnungsgemäß i. S. d. § 9 Abs. 1 StBVV und damit einforderbar ist die Rechnung, wenn sie folgende Angaben enthält:

 

  • die Beträge der einzelnen Gebühren und Auslagen,
  • die Vorschüsse,
  • eine kurze Bezeichnung des jeweiligen Gebührentatbestands,
  • die Bezeichnung der Auslagen sowie
  • die angewandten Vorschriften der Gebührenverordnung und bei Wertgebühren auch den Gegenstandswert. Nach demselben Stundensatz berechnete Zeitgebühren können zusammengefasst werden.

 

Außerdem muss die Rechnung vom Steuerberater unterschrieben sein. Unschädlich hingegen ist es, wenn bei Wertgebühren der Zehntelsatz nicht angegeben wird. Auch die Angabe der angewendeten Tabelle wird nicht gefordert.

 

3.6.3 Folgen von Formfehlern

Hat der Mandant auf eine unwirksame Honorar- bzw. Pauschalhonorarvereinbarung gezahlt, sind die Vereinbarungen unwirksam mit der Folge, dass er das gezahlte Honorar nach § 812 BGB grundsätzlich zurückfordern kann. Allerdings kann der Steuerberater in diesem Fall die gesetzliche Gebühr berechnen, wobei die Gebühr in der Höhe durch das in der (unwirksamen) Pauschalhonorarvereinbarung geforderte Honorar begrenzt wird.

 

Die Erteilung von nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechenden Gebührenrechnungen führt aber nicht automatisch dazu, dass die Honorarzahlungen eines Auftraggebers bereits aufgrund dessen ohne Rechtsgrund erfolgt wären (OLG Düsseldorf 2.4.98, 13 U 86/96, GI 99, 39 ff.) Rechtsgrund für ein bereits gezahltes Honorar ist nämlich der Steuerberatungsvertrag und nicht eine formwirksame Berechnung (OLG Düsseldorf, a. a. O.).

 

Für Bereicherungsansprüche gilt eine regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahrs, in dem der Anspruch entstanden, also fällig geworden ist und in dem der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder grobfahrlässig nicht erlangt hat (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB).

 

Die für den Verjährungsbeginn erforderliche Kenntnis oder grobfahrlässige Unkenntnis von den anspruchsbegründenden Umständen setzt grundsätzlich keine zutreffende rechtliche Würdigung voraus. Aus Gründen der Rechtssicherheit und Billigkeit reicht vielmehr Kenntnis der den Rückforderungsanspruch begründenden tatsächlichen Umstände. Genau diese Kenntnis hat aber ein Mandant, dem eine prüfbare Schlussrechnung unter Angabe der gesetzlichen Gebührenvorschrift und der abgerechneten Gebühr vorliegt (BGH 19.3.08, III ZR 220/07, NJW-RR 08, 1237). Deshalb ist es ratsam, die Rechnung möglichst früh zu schreiben, um den Lauf der Verjährungsfrist für Rückforderungsansprüche so schnell wie möglich in Gang zu setzen.

 

3.7 Forderungsrealisierung

Forderungen können durch die Kanzlei selbst realisiert werden, es besteht aber auch die Möglichkeit, die Forderungen durch berufsständische Verrechnungsstellen einziehen zu lassen.

 

3.7.1 Forderungsrealisierung in Eigenregie

Klassischerweise managen Steuerberater ihre Forderungen noch überwiegend in Eigenregie. Dabei sollten sie die folgenden Aspekte grundsätzlich beachten.

 

3.7.1.1 Zahlungseingang kontrollieren

Es sollte sichergestellt sein, dass Zahlungstermine und Zahlungsbeträge im Rechnungswesen genauestens überwacht werden. Der Auftraggeber erwartet von seinem Berater zu Recht pünktliche und einwandfreie Dienstleistung. Im Gegenzug darf der Berater die Einhaltung der vereinbarten Zahlungsziele erwarten. Deshalb sollte er den Zahlungseingang regelmäßig anhand der Kontoauszüge kontrollieren.

 

Justieren Sie im Bedarfsfalle Ihren eigenen Prozess zur Verarbeitung Ihrer laufenden Kanzleibuchführung. In jedem Fall macht es Sinn, den Rhythmus auf mindestens wöchentlich einzustellen. Sind dann alle Forderungen und Zahlungen erfasst, lässt sich über das EDV-System aus der OPOS-Liste Debitoren rasch eine Fälligkeitsliste mit Fristigkeiten in Tagen erstellen.

 

3.7.1.2 Verzug des Auftraggebers (Unternehmer/Verbraucher)

Der Honoraranspruch ist eine Entgeltforderung. Ist der Auftraggeber ein Unternehmer, kommt eine Entgeltforderung spätestens in Verzug, wenn der Unternehmer nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet.

 

Handelt es sich beim Auftraggeber dagegen um einen Verbraucher, gilt dies nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist. Wenn der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung oder Zahlungsaufstellung unsicher ist, kommt der Schuldner, der nicht Verbraucher ist, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug, § 286 Abs. 3 BGB.

 

3.7.1.3 Verzinsung

Für Verbraucher ist eine Geldschuld nach § 288 Abs. 1 BGB während des Verzugs für das Jahr mit fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu verzinsen. Für Unternehmer beträgt der Zinssatz neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, § 288 Abs. 2 BGB. Aus einem anderen Rechtsgrund können höhere Zinsen verlangt werden. Der Anspruch auf Verzugszinsen kann nicht im Voraus beschränkt oder ausgeschlossen werden, § 288 Abs. 6 BGB. Steuerberater sollten nicht auf Verzugszinsen verzichten.

 

3.7.1.4 Pauschaler Schadenersatz

Der Gläubiger einer Entgeltforderung hat bei Verzug des Schuldners, wenn dieser kein Verbraucher ist, außerdem einen Anspruch auf Zahlung einer Pauschale in Höhe von 40 EUR, § 288 Abs. 5 BGB. Dies gilt auch, wenn es sich bei der Entgeltforderung um eine Abschlagszahlung oder sonstige Ratenzahlung handelt. Die Pauschale ist jedoch auf einen geschuldeten Schadenersatz anzurechnen, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist. Der Anspruch auf die Pauschale oder die Kosten der Rechtsverfolgung kann zwar im Voraus ausgeschlossen werden, ist im Zweifel aber grob unbillig und damit unwirksam, § 288 Abs. 6 BGB.

 

Der Anspruch auf pauschalen Schadenersatz wurde durch das „Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr und zur Änderung des Erneuerbaren-Energie-Gesetzes“ vom 22.7.14 mit Wirkung zum 23.7.14 eingeführt.

 

Steuerberater sollten mindestens in Fällen von unberechtigter bzw. unbegründeter Zahlungsverweigerung vom Schadenersatzanspruch Gebrauch machen. So lässt sich im Zweifel auch die Zahlungsmoral der Auftraggeber positiv beeinflussen.

 

3.7.1.5 Organisation des Mahnwesens

Steuerberater scheuen sich vielfach, ihre ausstehenden Honorare konsequent beizutreiben. Dahinter steht die Angst, Mandanten zu verlieren. Umgekehrt gilt aber: Fehlt ein effektives Mahnwesen oder werden die Zahlungsaufforderungen sehr zurückhaltend gehandhabt, geht das Honorar leicht endgültig verloren. Die Auftraggeber gewöhnen sich schnell an eine laxe Handhabung durch den Steuerberater und werden die Gläubiger, die ihre Forderungen hartnäckiger verfolgen, bevorzugt bedienen.

 

Bedenken Sie auch: Erkennt der Mandant, dass dieser Prozess bei Ihnen nicht geregelt und damit „sicherg“ ist, so hat er bewusst oder unbewusst den Eindruck, dass sich das in Ihrem Hause mit anderen Prozessen ebenso verhält, sog. „Qualitätsvermutungseffekt“. Deshalb sollte in den Verträgen und Rechnungen eindeutig geregelt werden, wann die Zahlungen fällig sind und welche Folgen die Nichtzahlung bei Fälligkeit hat. Die Rechnungen sollten auf Wiedervorlage gelegt werden, um rechtzeitig reagieren zu können.

 

Folgender Ablauf empfiehlt sich:

 

  • Zahlungserinnerung
  • erste, zweite und dritte Mahnung
  • Gerichtlicher Mahnbescheid
  • Vollstreckungsbescheid

 

Regeln Sie auch diesen Prozess in Ihrer Kanzlei und schaffen Sie hierfür die notwendigen Routinen. Ihre Kanzleisoftware bietet hierfür entsprechende Lösungen. Aus der oben beschriebenen Fälligkeitsliste lassen sich elegant die Mahnläufe generieren. Anschließend kann die Mahnliste vom Mitarbeiter vorbereitet und von Ihnen freigegeben werden.

 

Der Steuerberater sollte sein Vorgehen danach differenzieren, ob der Auftraggeber zahlungsunfähig oder zahlungsunwillig ist. Im Falle der Zahlungsunfähigkeit kann es angebracht sein, das Honorar zu stunden oder Ratenzahlung zu vereinbaren, notfalls aber auch die Empfehlung auszusprechen, einen Insolvenzantrag zu stellen.

 

Ist der Auftraggeber dagegen zahlungsfähig, aber zahlungsunwillig, ist für ein Entgegenkommen durch den Steuerberater kein Raum. Er sollte sein Honorar konsequent - notfalls auf dem Rechtsweg - geltend machen und durchsetzen.

 

3.7.2 Forderungsrealisierung durch berufsständische Verrechnungsstellen

Verrechnungsstellen gehören z. B. bei den Ärzten schon lange zu den Selbstverständlichkeiten des Alltags. Sie arbeiten nach dem Prinzip des Factorings. Auch Steuerberater können dieses Instrument nutzen.

 

Dabei wird die Forderung gegen den Auftraggeber an einen sog. Factor verkauft, von dem der Steuerberater innerhalb von ein bis zwei Tagen sofort den Rechnungsbetrag ausgezahlt erhält, bei manchem Anbieter gegen einen kleinen Einbehalt. Danach kümmert sich der Factor um die Beitreibung der Gebühren. Je nachdem, um welche Form des Factorings es sich handelt, können Forderungsausfälle fast gänzlich vermieden werden.

 

Besondere Beachtung verdient der Umstand, dass die Abtretung nicht der Zustimmung des Auftraggebers bedarf, wenn es sich bei dem Factor um einen Angehörigen der steuer- und rechtsberatenden Berufe oder von ihnen gebildete Berufsausübungsgemeinschaften (§§ 49b Abs. 4 BRAO, 64 Abs. 2 StBerG) handelt.

 

Dabei ist das echte Factoring der sicherste Weg, Forderungsausfälle zu vermeiden. Denn hierbei übernimmt der Factor das volle Forderungsausfallrisiko (Delkredererisiko). Es handelt sich um einen Forderungskauf. Allein das Veritätsrisiko verbleibt beim Steuerberater, d. h., er haftet für den tatsächlichen Bestand der Forderung, nicht jedoch für deren Einbringlichkeit (Bonität).

 

Beim unechten Factoring bleibt das Delkredererisiko beim Steuerberater. Kann der Factor die Forderung nicht realisieren, muss der Steuerberater die Forderung zurückkaufen. Insoweit handelt es sich um ein kreditähnliches Geschäft.

 

Der Steuerberater kann die Abtretung dem Auftraggeber anzeigen (offenes Factoring) oder dies unterlassen (stilles Factoring); dann bleibt ihm die Abtretung bis zu einem eventuellen Rechtsstreit verborgen.

 

Das Factoring bietet insbesondere folgende Vorteile:

 

 

 

 

  • Vorteile des Factorings
Finanzierung
Sicherheit
Dienstleistung
  • Vorzeitige Umwandlung von Forderungen vor Fälligkeit in Liquidität
  • Reduzierung der Kreditlinie bei Banken
  • Einsparung eines Zwischenfinanzierungsaufwands
  • Erhöhte Inanspruchnahme von Skonti bei Gläubigern
  • Angebot längerer Zahlungsziele an Auftraggeber, ohne dass dadurch Liquiditätsnachteile entstehen
  • Bonitätsprüfung der Auftraggeber durch den Factor
  • Übernahme des Forderungsausfallrisikos durch den Factor im Rahmen des echten Factorings
  • Übernahme der Debitorenbuchhaltung, des Forderungseinzugs, Mahn- und Inkassowesens sowie der gerichtlichen Durchsetzung durch den Factor
  • Überwachung des Forderungseingangs durch den Factor
  • Vereinbarung von Ratenzahlungen etc.
  • Gewinn an produktiver Zeit durch Auslagerung des Forderungsmanagements verbunden mit mehr Zeit für das Kerngeschäft
 

3.8 Forderungssicherung

Angesichts der Tatsache, dass Steuerberater grundsätzlich zur Vorleistung verpflichtet sind und ihre Gebühren meistens erst nach Fertigstellung der beauftragten Leistungen einfordern, kommt der Sicherung der Gebührenansprüche eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu. Folgende Maßnahmen sind besonders zu empfehlen:

 

3.8.1 Anforderung eines Vorschusses

Das Recht der Vorschussanforderung besteht nur bei gesetzlicher oder vereinbarter Anwendung der StBVV. Bei analoger Anwendung der StBVV entfällt das Recht der Vorschussanforderung.

 

Der Vorschuss kann bis zum Zeitpunkt gefordert werden, in dem die Fälligkeit (siehe 3.6.1) eintritt. Er kann demnach gefordert werden als Voraussetzung für die Auftragsannahme, nach Annahme des Auftrags oder je nach Arbeitsfortschritt des Auftrags. Wenn der Auftrag erledigt oder die Angelegenheit beendigt ist (§ 7 StBVV), kann ein Vorschuss nicht mehr angefordert werden. Stattdessen muss der Steuerberater die endgültige Berechnung vornehmen.

 

Die Höhe des Vorschusses muss „angemessen“ sein. Sie richtet sich nach der voraussichtlichen Höhe der Vergütung. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Gebühren bereits entstanden sind oder ob ihre Entstehung erst zu erwarten ist.

 

Die Vorschussanforderung ist im Gegensatz zur förmlichen Berechnung der Vergütung nach § 9 StBVV nicht formgebunden. Sie bedarf weder der Schriftform noch muss sie vom Steuerberater unterschrieben sein. Auch Nichtberufsangehörige wie z. B. Bürovorsteher oder sonstige nichtberufsangehörige Mitarbeiter des Steuerberaters können einen Vorschuss einfordern.

 

Wenn der Auftraggeber auf die Anforderung nicht zahlt, kann der Berater

  • die weitere Tätigkeit für den Auftraggeber einstellen, bis der Vorschuss eingeht oder
  • das Mandat kündigen.

 

Zeichnet sich ab, dass der Auftraggeber möglicherweise einen Insolvenzantrag stellen muss, ist es ratsam, bereits erbrachte Dienstleistungen nur Zug um Zug gegen Bezahlung des verdienten Honorars herauszugeben, sich also auf das Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB zu berufen.

 

Die Berufsangehörigen dürfen sich wegen ihrer Gebührenansprüche aus dem Vermögen des Auftraggebers nicht selbst befriedigen (§ 8 Abs. 3 BOStB). Sollte dies jedoch zuvor mit dem Auftraggeber so vereinbart worden sein, empfiehlt es sich aus Beweisgründen, diese Vereinbarung schriftlich zu fixieren. In einem solchen Fall ist der Berufsangehörige dann aber auch verpflichtet, seinem Auftraggeber über die Verwendung eines Honorarvorschusses eine Abrechnung zu erteilen. Auf jeden Fall muss der Steuerberater eine fällige und klagbare Gegenforderung haben (Maxl in Kuhls u. a., Kommentar zum Steuerberatungsgesetz, 3. Aufl. 2012, § 57, Rn. 151).

 

Der Vorschuss kann insolvenzfest sein und vom Insolvenzverwalter grundsätzlich nicht angefochten werden, wenn

 

  • es sich um wiederkehrende Lastschriften aus Dauerschuldverhältnissen oder laufenden Geschäftsbeziehungen handelt und
    • die kontoführende Bank nach Ablauf einer angemessenen Überlegungsfrist (i. d. R. drei Banktage) die berechtigte Erwartung haben darf, dass auch die neuerliche Belastungsbuchung Bestand hat und
    • wenn sich diese innerhalb der Schwankungsbreite bereits zuvor genehmigter Lastschriftbuchungen bewegt oder diese nicht wesentlich über- oder unterschreitet und
  • wenn der Schuldner in Kenntnis erfolgter Abbuchungen durch liquiditätsschaffende Maßnahmen ausreichende Kontodeckung für weitere Kontodispositionen sicherstellt. Das ist insbesondere dann anzunehmen, wenn er das Konto aufgrund einer Absprache mit der Bank nur auf Guthabenbasis führen darf (BGH 3.4.12, IX ZR 39/11, NJW 12, 2507 ff).

 

3.8.2 Abschluss eines Bargeschäfts

Zahlungen des in Insolvenz geratenen Auftraggebers, die innerhalb des Zeitraums der Krise vor Eröffnung des Insolvenzverfahrens erfolgten, sind anfechtbar und werden regelmäßig gemäß §§ 129ff. InsO zur Insolvenzmasse zurückverlangt. Um seinen Honoraranspruch in dieser Zeit zu sichern, hat der Steuerberater die Möglichkeit, mit seinem Auftraggeber das nach § 142 InsO zulässige „Bargeschäft“ zu vereinbaren.

 

Ein Bargeschäft liegt vor, wenn gleichwertige Leistungen Zug um Zug ausgetauscht werden. Dem Vermögen des Insolvenzschuldners muss demnach durch sein Handeln sofort ein entsprechender Gegenwert zufließen. Es darf also zu keiner gläubigerbenachteiligenden Vermögensverschiebung kommen, sondern lediglich zu einer Vermögensumschichtung (Steder in Weisemann/Smid, Handbuch Unternehmensinsolvenz, 9, Rz. 55). Derartige Geschäfte zielen nämlich nicht auf die Sicherung oder Befriedigung einer bereits entstandenen, sondern auf die Sicherung oder Befriedigung einer künftigen Forderung ab. Eine Masseverkürzung wird so insgesamt verhindert.

 

3.8.3 Zurückbehaltungsrecht

Zahlt der Auftraggeber die vom Steuerberater geforderten Gebühren nicht, steht diesem ein Zurückbehaltungsrecht zu, wenn die Vergütung

 

  • fällig (§ 7 StBVV) und
  • einforderbar (§ 9 StBVV) ist (Gilgan, Forderungsmanagement für Steuerberater, Rn. 455).

 

Von besonderer Bedeutung ist dabei die Konnexität, d. h., es können nur diejenigen Unterlagen zurückbehalten werden, für die das Honorar konkret rückständig ist, z. B. dürfen die Buchführungsunterlagen nur für das Jahr zurückbehalten werden, für das das Honorar rückständig ist.

 

Deshalb sollte bei Mandatsbeendigung umgehend die Berechnung erstellt werden, da sie unabdingbare Voraussetzung für ein wirksames Zurückbehaltungsrecht ist (siehe auch Berufsrechtliches Handbuch der Steuerberaterkammern, Berufsrechtlicher Teil, Fach 5.2.5).

 

3.8.4 Schuldanerkenntnis

Die Honorarschuld des Auftraggebers lässt sich auch durch ein Schuldanerkenntnis absichern. Dabei ist zwischen dem deklaratorischen und dem konstitutiven Schuldanerkenntnis zu unterscheiden. Alle vertraglichen Schuldanerkenntnisse sowie Erklärungen und Verhaltensweisen eines Schuldners, die als Anerkennung seiner Verpflichtung ausgelegt werden können, führen zum Neubeginn der Verjährung gemäß § 212 BGB.

 

3.8.5 Verjährungsfristen beachten

Honoraransprüche der Steuerberater verjähren nach § 195 BGB n. F. in drei Jahren. Die Verjährung beginnt gem. § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in welchem

 

  • 1. der Anspruch entstanden ist und
  • 2. der Gläubiger von den den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen musste.

 

Vom Entstehen des Anspruchs im Sinne der Ziffer 1 ist das Entstehen der Gebühr zu unterscheiden. Die Gebühr entsteht gem. Gesetzesbegründung zu § 12 Abs. 4 StBVV, sobald der Steuerberater aufgrund des Auftrags irgendeine Tätigkeit vorgenommen hat. Der Anspruch im Sinne des § 199 Abs. 1 Ziffer 1 BGB ist aber erst entstanden, sobald er klageweise geltend gemacht werden kann. Vorausgesetzt wird also die Fälligkeit nach § 7 StBVV. Der Anspruch ist somit entstanden und fällig, sobald der Gläubiger, also der Steuerberater, die Rechnung hätte erteilen können.

 

 

 

 

  • Beispiel

Im Oktober 2014 hat der Steuerberater die Steuererklärung 2013, mit deren Bearbeitung er im Februar 2014 begonnen hat, fertiggestellt. Damit ist der Gebührenanspruch im Februar 2014 entstanden (§ 12 Abs. 4 StBVV) und im Oktober 2014 fällig geworden (§ 7 StBVV). Die Verjährung beginnt damit am 1.1.15 und endet am 31.12.17. Wann der Steuerberater die Rechnung erteilt, ist für die Verjährung unerheblich. Seine Gebühr kann er nur fordern, wenn die Rechnung in unverjährter Zeit erstellt und geltend gemacht wurde.

 

Die Anknüpfung des Verjährungsbeginns an die Fälligkeit soll verhindern, dass es der Steuerberater einseitig in der Hand hat, den Verjährungsbeginn durch eine zeitverzögerte Rechnungserstellung willkürlich hinauszuschieben.

 

3.9 ABC-Analyse

In jeder Kanzlei gibt es A-, B- und C-Mandate, aber nicht jede Kanzlei reagiert hierauf in der gebotenen Weise. A-Mandate fallen nicht auf, weil sie pünktlich zahlen und sich selten oder gar nicht beschweren. Zeitintensiv sind hingegen sog. C-Mandate, die ständig Rückfragen an den Steuerberater richten, ohne dass diese die dafür aufgewendete Zeit berechnen würden.

 

Schließlich gibt es immer noch zu viele Mandate, die das Honorar nicht, nur teilweise oder verspätet bezahlen und dadurch die Liquidität der Kanzlei negativ beeinflussen.

 

Oftmals ist es sogar so, dass Ihnen die C-Mandate die kostbare Zeit für die A-Mandate „stehlen“. Und das, obwohl Sie hier

 

  • mehr Geld verdienen könnten,
  • die Arbeit mehr Spaß macht und
  • zusätzliches Geschäft möglich wäre (bedenken Sie: Es ist leichter bei einem Bestandsmandanten einen zusätzlichen Auftrag zu generieren als ein neues Mandat zu bekommen).

 

Es sei der Gedanke erlaubt, ein neues Mandat nur anzunehmen, wenn man sich in gleichem Atemzug von zwei Mandanten trennt.

 

Bei der ABC-Analyse ist jedoch Vorsicht und vor allem Sorgfalt geboten. Denn die Kriterien zur Einordnung in die richtige Schublade sind vielfältig. Zum einen fallen nüchterne Zahlen wie Umsatz und Deckungsbeitrag des Mandates ins Gewicht, zum anderen jedoch auch weiche(re) Faktoren wie z. B. Zukunftsfähigkeit, Empfehlungsmoral, Freundlichkeit und eben Zahlungsverhalten des Mandanten.

  • Beispiel
Kategorie
Merkmale
Tipps zum richtigen Umgang
Quintessenz

A-Mandant

  • Die Bonitätsprüfung ergab keine Auffälligkeiten.
  • Der Mandant bezahlte die Rechnungen in der Vergangenheit stets pünktlich bzw. hat auf Mahnungen reagiert.

Behandeln Sie diesen Mandanten so zuvorkommend wie möglich, auch und gerade, wenn es kein Großunternehmen ist.

Je mehr dieser Mandanten Sie haben, desto besser!

B-Mandant

  • Die Bonitätsprüfung hat keine direkten Auffälligkeiten ergeben, der Mandant hat in seiner Branche aber keinen guten Ruf oder gibt Ihnen Anlass zum Misstrauen.
  • Der Mandant hat bereits häufiger versucht, Zahlungen hinauszuzögern.

Wenn eine Zahlung nicht pünktlich eingeht, sollten Sie umgehend reagieren und ihn anmahnen (schriftlich/mündlich), danach das persönliche Gespräch suchen. Machen Sie dem Mandanten freundlich aber unmissverständlich klar, dass Sie sein Zahlungsverhalten beobachten. Begleicht der Mandant seine Schulden auch nach der 2. Mahnung nicht, sollten Sie umgehend das Mahn- bzw. Klageverfahren einleiten.

Versuchen Sie, mit einem konsequenten und straffen Forderungsmanagement aus dem B-Mandanten einen A-Mandanten zu machen.

C-Mandant

  • Die Bonitätsprüfung gibt Anlass zur Annahme, dass der Mandant in finanziellen Schwierigkeiten steckt.
  • Der Mandant hat Honorarrückstände bei Ihnen.

Lassen Sie sich von Ausreden und Hinhaltetaktiken nicht beeindrucken. Führen Sie weitere Arbeiten für den Mandanten nur dann aus, wenn er seine alten Honorarrückstände abträgt bzw. Vorschuss leistet oder ein Bargeschäft mit Ihnen vereinbart.

Zögern Sie nicht, sich von diesen Mandanten zu trennen. Kein Mandant ist schlechter als der, für den Sie umsonst arbeiten!

 

(in Anlehnung an Rosche: „Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?“, 1. Aufl. 2007, S. 12)

PRAXISHINWEIS | Nehmen Sie die Mandanten (Spalte A) und die Kriterien (Spalten B-X) in einer Tabelle auf. Bewerten Sie Ihre Mandanten nach einem Punktesystem innerhalb der jeweiligen Kriterien (z. B. 1 - 6), gewichten Sie die Kriterien nach Ihrer Wertigkeit (z. B. Umsatz 40 %, DB 30 %, Zahlungsverhalten 20 % usw.) und finden Sie somit abschließend Ihre Gesamtnote mit Kategorisierung.

 

Beachten Sie | Legen Sie für jedes Mandat fest: Was ist konkret zu tun? Wer kümmert sich darum? Bis wann wird die Maßnahme umgesetzt? Wie ist der Status der Aktion (offen, in Bearbeitung, erledigt)! Denn Sie alle kennen das Phänomen: „Das müssten wir eigentlich mal tun…“. Mit diesem einfachen Werkzeug beschreiten Sie den Regelkreis: Planen, Umsetzen, Beurteilen, Handeln.

 

3.10 Auftragsplanung

In einer Steuerkanzlei werden überwiegend „Daueraufträge“ abgewickelt wie z. B. Finanz- und Lohnbuchhaltung, Jahresabschluss, Steuererklärungen und Prüfung von Steuerbescheiden. Die Planung dieser Aufträge ist nicht schwierig. Sie sind jeweils nur einmal anzulegen und den Perioden monatlich, vierteljährlich oder jährlich zuzuordnen. Die Fortschreibung erfolgt automatisch. Bei Einmalaufträgen wie steuerliche oder betriebswirtschaftliche Beratungen, Betriebsprüfungen, Erbschaftsteuererklärungen etc. sind jeweils neue Aufträge anzulegen.

 

Bei der Auftragsplanung sind die benötigten Zeiten und Aufwendungen sowie die erwarteten Erträge zu planen. Diese Planungen sollten Sie Ihren Mitarbeitern überlassen. Diese müssen hier Verantwortung zeigen und sich Gedanken machen über ihre Tätigkeiten.

 

Sie werden dann auch nachdenken müssen über das Kosten-Nutzen-Verhältnis. Geben Sie lediglich einen gewünschten Umsatz je Stunde vor, z. B. 100 EUR je Stunde, bei Auszubildenden entsprechend weniger. Treten bereits bei der Planung Missverhältnisse zwischen Aufwendungen und Erträgen auf, sollten Ihre Mitarbeiter Lösungsvorschläge erarbeiten und Ihnen diese vorlegen. Die Konsequenz: Entweder müssen höhere Gebühren durchgesetzt oder die Arbeitszeiten müssen - bei gleichbleibender Qualität - verringert werden. Ist beides nicht möglich, stellt sich die Frage, ob auf das Mandat verzichtet werden kann (s. 3.9 ABC-Analyse).

 

Durch die Auftragsplanung lässt sich der Auslastungsgrad der jeweiligen Mitarbeiter feststellen und die Frage beantworten, wer eventuell noch Aufträge übernehmen kann. Dabei müssen Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie Feiertage mit eingeplant werden. Außerdem ist davon auszugehen, dass je Mitarbeiter nur zwischen 70 % und 80 % ihrer Anwesenheit als abrechenbare Zeiten zur Verfügung stehen.

 

Eine gut geführte Auftragsverwaltung schafft Transparenz und vermittelt einen jederzeitigen Überblick, welcher Mitarbeiter an welcher Aufgabe arbeitet, wie weit die Bearbeitung vorangeschritten ist, was abgerechnet werden kann und was zeitlich außer Kontrolle gerät oder liegen bleibt und nicht zeitgerecht erledigt wird. Die Fortschreibung der Aufträge sollte natürlich vom Programm erfolgen.

 

Schließlich lässt sich eine über das Jahr gesehen relativ gleichmäßige Auslastung der Kanzlei mit dem Ziel erreichen, am Jahresende möglichst wenig Fristverlängerungsanträge stellen zu müssen. Außerdem liegt darin ein nicht zu unterschätzender Erziehungseffekt für eine rechtzeitige und vollständige Einreichung der für die Besteuerung relevanten Unterlagen durch die Mandanten, indem auf die Folgen einer Verspätung deutlich hingewiesen werden kann (z. B. Säumnis- und Verspätungszuschläge).

 

3.11 Potenzialanalyse

Nicht immer deckt der erteilte Auftrag den tatsächlichen Beratungsbedarf des Mandanten ab. Dieser lässt sich am besten durch die Potenzialanalyse ermitteln.

 

Die Potenzialanalyse ist eine Untersuchungsmethode, mit deren Hilfe noch ungenutzte Potenziale zur Erzielung von Wettbewerbsvorteilen aufgezeigt werden kann. Das gilt vor allem in Hinblick auf die allen seit Jahren bekannte Herausforderung: Die Implementierung mandantenorientierter, betriebswirtschaftlicher Beratungselemente. Doch wie soll das umgesetzt werden?

 

Der Lösungsansatz führt über ein einfach einzusetzendes Formular, welches für jeden Mandanten einzeln geführt wird (z. B. in Excel). Es ist so aufgebaut, dass in der linken ersten Spalte die möglichen Beratungsprodukte untereinander aufgelistet werden (z. B. Planungsrechnung, Vorsorgevollmacht…). In den rechts folgenden Spalten wird dann jeweils vermerkt, ob

 

  • aus Sicht der Kanzlei Potenziale beim Mandanten bestehen,
  • sich Potenziale aus Gesprächen mit dem Mandanten ergeben haben,
  • die Potenziale sofort angesprochen werden sollen oder eine Wiedervorlage angelegt wird,
  • gezielt Maßnahmen umzusetzen sind und
  • wer zuständig ist sowie
  • welchen Status die Maßnahmen haben (offen, in Bearbeitung, erledigt).

 

Im Vordergrund steht zunächst, die betriebswirtschaftlichen Beratungselemente überhaupt festzulegen und anschließend in das Formular aufzunehmen. Dabei können sich bereits die ersten Hürden auftun:

 

  • Welche und wie viele Elemente soll ich aufnehmen?
  • Was können wir als Kanzlei derzeit überhaupt leisten?
  • Wo wollen wir eigentlich genau hin?
  • Wer kann derzeit was leisten?
  • Stehen die Ressourcen überhaupt zur Verfügung?
  • Besteht hier überhaupt ein Markt?
  • Wie überzeugen wir den Mandanten vom Vorteil und vom Nutzen des Produktes?

 

Diese Fragestellungen sind innerhalb der Kanzleileitung und mit leitenden Angestellten zu erörtern. In der folgenden Anwendung ist es wichtig, die Mitarbeiter in den Prozess aktiv mit einzubinden und entsprechend im Vorfeld zu schulen.

 

Daher bietet sich eine zweigleisige Vorgehensweise an:

 

  • 1. Die Potenzialanalyse wird im Vorfeld einmalig für die Mandanten vorgenommen. Dazu wird für jeden Mandanten eine Aufzeichnung angefertigt, die den Ist-Zustand abbildet. Werden hier schon Potenziale erkannt, kann sofort ein Gespräch mit dem Mandanten geführt werden.
  • 2. Im Anschluss wird der ausgefüllte Bogen in einer zentralen Mandantenakte in Papierform oder ins DMS in elektronischer Form abgelegt. Zeigen sich unterjährig Potenziale für den Mandanten, so ist der jeweils prozessverantwortliche Mitarbeiter dafür zuständig, dieses Potenzial auf dem Bogen zu dokumentieren.

 

Im Rahmen der Vorbereitung auf das Jahresabschlussgespräch wird dann die Aufzeichnung für das Gespräch vorbereitet, um die unterjährig festgestellten Potenziale (erneut) beim Mandanten anzusprechen. Dabei gilt es, Überzeugungsarbeit zu leisten und den Mandanten von der Sinnhaftigkeit, mithin Vorteil und Nutzen der zusätzlichen Beratung zu überzeugen.

 

Nach Durchführung des Jahresabschlussgesprächs erfolgt das Einleiten von Folgeprozessen und gegebenenfalls Gegenzeichnung des Analysebogens bei Abneigung (eventuell wenn der Mandant explizit eine Sanierungsberatung für überflüssig hält).

 

Abschließend werden die gefertigten Aufzeichnungen an die Kanzleileitung weitergegeben zur kanzleiweiten, gesamtheitlichen Auswertung. Hier werden die Bögen „übereinandergelegt“ und ausgewertet, um herauszukristallisieren, bei welchen Beratungen angepackt werden soll.

 

Nun werden echte Produkte geschnürt und in den Dienstleistungskatalog aufgenommen. Hierzu ist eine Projektierung anzuraten. So wird dieses Werkzeug zu einer „runden Sache“.

 

FAZIT | Nach Vertragsschluss kommt es vor allem darauf an, möglichst fehlerfrei zu beraten und die Beratung zumindest in risikobehafteten Fällen hinreichend zu dokumentieren. Gleiches gilt für Änderungen im Auftragsumfang.

 

Im Interesse der Liquidität sollten abgeschlossene Arbeiten zeitnah abgerechnet und konsequent beigetrieben werden. Dabei kann sich der Forderungseinzug über berufsständische Verrechnungsstellen als hilfreich erweisen, da die Kanzlei im Bereich Eigenorganisation entlastet wird. Die dadurch freiwerdenden Zeiten können zur Steigerung der Wertschöpfung eingesetzt werden. Zugleich wirkt sich dies positiv auf die Zahlungsmoral der Auftraggeber aus und reduziert Forderungsrückstände und -ausfälle.

 

Zur Reduzierung von Forderungsausfällen sollte der Honoraranspruch durch geeignete Maßnahmen wie z. B. Vorschuss, Zurückbehaltungsrecht und Bargeschäft gesichert werden.

 

Gewinnoptimierung lässt sich z. B. durch Maßnahmen wie ABC-Analyse, Potenzialanalyse und Auftragsplanung erzielen. Schaffen Sie den Erfolgsgaranten zur Umsetzung der Maßnahmen: Legen Sie diese wichtigen Prozesse in Ihrem Unternehmen fest.

 

4. Prozessablauf

Nach dem Motto „ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte“ sind die jeweiligen Prozessschritte, die vor, bei und nach Auftragsschließung von Bedeutung sind, nachfolgend als Flussdiagramm dargestellt.

 

 

 

Quelle: Sonderausgabe 01 / 2017 | Seite 1 | ID 44537794