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Kanzleiorganisation

Aufgabenbereiche „Finanzbuchhaltung“ und „Jahresabschluss“ organisatorisch eindeutig abgrenzen

von Kanzleiberater Dieter Haak, Brensbach

Es gibt immer wieder Ärger und Streit zwischen den Mitarbeitern über das Thema:

  • Was ist Aufgabe der Buchhaltung und
  • wo beginnt die Arbeit des Abschlussbearbeiters?

Die Grenze ist in der internen Organisationja auch beliebig. Wenn Sie solche Streitigkeiten in Ihrer Kanzlei schonim Vorfeld ausschließen wollen, müssen Sie dieAufgabenbereiche klar definieren und anhand von eindeutigen Checklistendokumentieren. Die Akzeptanz solcher Checklisten können Siedadurch erhöhen, dass die Mitarbeiter der einzelnenAufgabenbereiche bei deren Erstellung beteiligt werden. Wie eine solche„Organisationshilfe“ in der Praxis aussehen könnte,wird in diesem Beitrag aufgezeigt.

Die Ausgangslage

Die Abschlussersteller beschweren sich oftüber unkorrekte oder unvollständige Buchführungen. Nachdem Prinzip eines Qualitätsmanagementsystems ist die Zufriedenheitdes Kunden oberstes Gebot. Als Kunde in diesem Sinne sollte auch derMitarbeiter gelten, der die Arbeit eines Kollegen weiterführenmuss, das heißt, auch derjenige, der aus der Buchführungeinen Jahresabschluss zu erstellen hat. Denn wenn derAbschlussbearbeiter zufrieden mit der Buchführung ist, hat derBuchhalter Qualität geliefert und auch der Mandant wird letztlichzufrieden sein.

Grenzen der Aufgabenbereiche schriftlich festlegen

Eben aus diesem Grund ist es wichtig, die Grenzenabzustecken und festzuschreiben. Wenn bei Ihnen jederAbschlusssachbearbeiter auch die Buchführung fertigt, haben Siekein Problem. Ansonsten sollte schon eine schriftliche Arbeitsanweisungvorliegen.

In einer solchen Arbeitsanweisung sollten Sie unter anderem Folgendes festlegen:

  • Wer erfasst die Anlagenzugänge und -abgänge im Anlagenprogramm?
  • Wer bucht am Jahresende die korrekten Darlehenszinsen, wer stimmt die Darlehen ab?
  • Wann und wie werden die Rechnungsabgrenzungen gebucht?
  • Wer stimmt die Kassen- und Bankbestände ab?
  • Wer stimmt die Debitoren und Kreditoren ab?
  • Wer stimmt die „Sonstigen Forderungen“ und „Sonstigen Verbindlichkeiten“ ab?
  • Wer stimmt die Umsatzsteuerkonten ab?
  • Wer bucht den Eigenverbrauch?
  • Wer bucht die Bestandsveränderungen?

Die „richtige“ Vorgehensweise

Setzen Sie drei Mitarbeiter ein. Diese sollen eine Checkliste erarbeiten zum Thema:

„Was ist Aufgabe der Buchhaltung und was ist Aufgabe der Abschlussabteilung?“

Bei dieser Arbeitsgruppe muss mindestens einSachbearbeiter „Jahresabschluss“ dabei sein. Diebeigefügte Checkliste „Besonderheiten am Jahresende“diente bei mir als Abgrenzung zwischen der Buchhaltung und demJahresabschluss. Außerdem wurde eine Checkliste„Besonderheiten bei der Fibu am Jahresanfang“ eingesetzt.

Noch ein Hinweis: Dienachfolgenden Checklisten sollen nur anregen. Sie können nichteine selbstgefertigte Checkliste ersetzen. Nur die von IhrenMitarbeitern erarbeiteten Arbeitshilfen werden auch von ihnen anerkanntund genutzt werden.

Besonderheiten bei der Fibu am Jahresanfang

Besonderheiten bei der Fibu am Jahresende

Quelle: Kanzleiführung professionell - Ausgabe 11/2001, Seite 169

Quelle: Ausgabe 11 / 2001 | Seite 169 | ID 104332