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Kanzleimanagement

Der „erfolgreiche“ Kanzleiinhaber: Der Steuerberater sollte sich auf die Managementaufgaben konzentrieren

von RA FASteuerrecht Prof. Dr. Helmut Graf, Professor für Betriebswirtschaft (Univ. SERSI, Schweiz)

Der Strukturwandel im rechts- und steuerberatendenBerufsstand zwingt den Kanzleiinhaber dazu, sich verstärktzielgerichtet mit Fragen der Unternehmensstrategie und desKanzleimanagements auseinander zusetzen. Es stellt sich also die Frage:„Was unterscheidet erfolgreiche Freiberuflerkanzleien von wenigererfolgreichen?“. Einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren ist eszu erkennen, welches die wahren Aufgaben des Kanzleiinhabers sind. Aufdiese „Chefsachen“ sollte der Steuerberater sich dannvollständig konzentrieren und sich nicht im Tagesgeschäft„aufreiben“. Welche Aufgaben dabei wirklich wichtig sindund in welcher Reihenfolge der Kanzleiinhaber diese angehen sollte,wird im nachfolgenden Beitrag aufgezeigt.

Das Aufgabenspektrum des Kanzleiinhabers

Der Kanzleiinhaber ist in einer Person Manager,Lotse und Stratege seiner Kanzlei. Das  Gesamtaufgabenspektrumseiner Führungstätigkeit umfaßt dabei neben den sogenannten „Durchführungsaufgaben“ und der Koordinationder Fortbildung seiner Mitarbeiter als seinem „Kapital“insbesondere die Managementaufgaben. Die Managementaufgaben des Kanzleiinhabers wiederum lassen sich unterteilen in:

  1. Entwicklung und Definition von Zielen und Strategien für die Fortentwicklung der Freiberuflerkanzlei,
  2. Auswahl, Führung, Motivation und Training der Mitarbeiter,
  3. Planung, Kontrolle und Organisation,
  4. Verteilung, Überwachung und Endkontrolle der Aufträge,
  5. Anbahnung und Pflege wertvoller Mandantenkontakte.

Wichtige Rahmenbedingungen für Ihre „Kanzleistrategie“

Wenn Sie die „richtige“ Strategiefür Ihre Kanzlei entwickeln wollen, müssen Sie zunächstdie Einflussfaktoren kennen, die sich auf die Entwicklung undDefinition von Zielen und Strategien einer Freiberuflerkanzleiauswirken. Bestehende Determinanten im Kanzlei-Zielfindungsprozess sindsowohl persönliche Einflussfaktoren (persönliche Lebensziele,Gesundheit, Familie, etc.) als auch interne (Unternehmensstruktur) undexterne Einflußfaktoren (Markt, Branche; z.B. Anzahl derKanzleien vor Ort und deren Tätigkeits- undInteressenschwerpunkte). Einen Überblick über möglicheinterne und externe Einflussfaktoren geben die nachfolgendenChecklisten:

Checkliste 1: Interne Einflussfaktoren

1. Standort und Wettbewerbssituation vor Ort
2. Rechtsform des Unternehmens
3. Mandantenstruktur
4. Dienstleistungsangebot
5. Kostenstruktur der Dienstleistungserstellung
6. Ertragssituation des Unternehmens
7. Personalsituation
8. Qualifikation der Mitarbeiter
9. Infrastruktur der Kanzlei

Checkliste 2: Externe Einflussfaktoren

1. Veränderungen am Beratungsmarkt
2. Veränderungen der Beratungsnachfrage
3. Veränderungen im Beratungsangebot
4. Veränderung der Beratungserwartung
5. Organisatorische Aspekte.

  • Ausgangspunkt jeder erfolgreichen Tätigkeit ist, dass Sie eine klare Vorstellung entwickeln:„Was will ich erreichen?“. Überlegen Sie sich IhreZiele und streben Sie diese an. Hilfreich ist hierbei, Ihre Ziele zuvisualisieren und dadurch Ihre Vorstellungskraft zu stärken. Indieser Funktion sind Sie der Leader Ihrer Kanzlei.
  • Die Position Mandantenbindungenaufbauen beschreibt den Kanzleiinhaber als Beziehungsmanager. Sie sindin dieser Position für Akquiese der entsprechenden Mandanten zurAbdeckung des Arbeitspotenzials in der Kanzlei zuständig.
  • Innovationen umsetzen bedeutet, dassSie in Beziehung zu anderen Kanzleien und Berufsträgern neueGeschäftsfelder und Tätigkeiten entwickeln. Dazu ist esnotwendig, Ideen konsequent zu verfolgen und für denKanzleiarbeitsbereich umzusetzen. Bedenken sie, dass aus vielen„Geschäftsideen“ (z.B. zunächst anvisierte„neue Tätigkeitsfelder“ wie Insolvenzberatung, privateVermögensplanung, Existenzgründungsberatung etc.) letztlichnur eine erfolgsversprechende übrig bleiben kann.

Beispiel

Auf Grund der Kenntnisse aus der laufendenFinanzbuchhaltung und aus betriebswirtschaftlichen Auswertungenfür den Mandanten fällt dem Steuerberater dasGeschäftsfeld der „Betriebswirtschaftlichen Beratung“oder auch der „Beratung in Vermögensangelegenheiten“direkt in den Schoß. Er muss lediglich die Möglichkeitenerkennen und sich die notwendigen Kenntnisse fachlich angeeignet haben,um auch diese Beratung anbieten zu können.

  • Bei den Schulungsaktivitäten istder Kanzleiinhaber gleichzeitig Coach, Trainer und Mentor derMitarbeiter. Hier wird der fachliche Grundstein für dieerfolgreiche Tätigkeit gelegt. Gut ausgebildete Mitarbeiterkönnen schneller, besser und kompetenter Mandanten gegenüberauftreten. Gleichzeitig ist hier aber die Frage der Motivation und desTeamverständnisses angesprochen. Nur eine„Hackordnung“ zu haben reicht nicht aus, wichtiger ist diefachliche Kompetenz im Team einzuordnen.
  • Als Organisator der Kanzlei sind dievielfältigen Manageraufgaben angesprochen, die sich aus demlaufenden Betrieb einer Freiberuflerkanzlei ergeben und demTagesgeschäft zuzuordnen sind. Hier ist es nur wichtig, durchgeordnete Standards Zeitfresser zu vermeiden und jede delegierbare Aufgabe an Mitarbeiter abzugeben.
  • Unter Qualitätsstandards schaffenversteht man, die Kosten in das entsprechende Verhältnis zumUmsatz zu setzen. In anderen Branchen werdenKostensenkungsmaßnahmen meist im Personalbereichdurchgeführt. Dem steht jedoch bei Steuerberatern der Wettbewerbum gute Mitarbeiter entgegen, so dass effiziente Kosteneinsparungen indiesem Bereich nur begrenzt realisierbar sind. Nicht aus dem Augeverloren werden soll daher ein verhältnismäßigesKostendesign in den anderen Kostenarten. Somit bedeutetQualitätsstandards zu schaffen nichts anderes, als dieAbläufe so effizient zu gestalten, dass keine Reibungsverlusteauftreten. Die Folge: Die Arbeit kann schneller, fehlerfrei undeffizienter geleistet werden. Dadurch ist der Umsatz des einzelnenMitarbeiters höher und die Reklamationsnacharbeit geringer.
  • Erst an siebter und letzter Stelle steht die eigene fachliche Tätigkeit des Kanzleiinhabers. Der Grund: Diese Tätigkeit ist am einfachsten delegierbar.

Als verbindenden Schritt ist die praktische Umsetzungaller Aufgaben des Kanzleiinhabers zu nennen. Hierunter ist zuverstehen, dass Sie als Kanzleiinhaber ausschließlich und alleinedafür verantwortlich sind, was in welcher Geschwindigkeit von denVorgaben und Zielen in der Kanzlei umgesetzt wird. Dazu folgendeArbeitshilfe:

Daraus ergibt sich abschließend folgender Leitsatz für den erfolgreichen Kanzleiinhaber:

Merksatz

Als Kanzleiinhaber arbeite ich möglichst viel Zeit an meiner Kanzlei und möglichst wenig inmeiner Kanzlei. Denn wenn ich an meiner Kanzlei arbeite, schaffe ichChancen und arbeite an meinem Erfolg von Morgen. Arbeite ich jedoch inmeiner Kanzlei, dann erledige ich Tagesarbeit. Das Fazit: Immer dann,wenn Sie fachlich selbst in der Kanzlei arbeiten, sind Sie nur sovielwert, wie sie einem anderen für die Erledigung dieser Arbeitzahlen müssten!

Quelle: Kanzleiführung professionell - Ausgabe 12/2001, Seite 189

Quelle: Ausgabe 12 / 2001 | Seite 189 | ID 104341