24.06.2008 | Checkliste

Die Fristenkontrolle – Das „A und O“ eines erfolgreichen Risikomanagements

von RA Jürgen Gemmer, Fachanwalt für Steuerrecht, Braunschweig

Nach einer Fehlerstatistik eines großen deutschen Vermögensschadenhaftpflichtversicherers sind rund 18 v.H. der Haftpflichtschäden auf Fristversäumnis zurückzuführen. Diese beträchtliche Fehlerquelle spiegelt sich in der Anzahl der gerichtlichen Entscheidungen wieder. Dabei geht es stets um die Frage, ob die Versäumung einer Frist verschuldet war oder nicht. Ist Letzteres der Fall, kann Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand gewährt werden. Allerdings liegen die Chancen für einen erfolgreichen Antrag auf Wiedereinsetzung bei Fristversäumnis nach meiner Einschätzung zwischen 5 und 10 v.H.  

Diese geringe Erfolgsquote ist der Tatsache geschuldet, dass die von der höchstrichterlichen Rechtsprechung geforderten Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Fristenkontrolle nicht immer ausreichend bei der Büroorganisation umgesetzt werden. Die folgende Checkliste soll Ihnen helfen, eine rechtssichere Organisation in der Fristenkontrolle zu schaffen. Die Anforderungen im Einzelnen: 

1. Checkliste „ordnungsgemäße Fristenkontrolle“

1.Grundvoraussetzung für eine funktionierende Fristenkontrolle ist eine nachweisbar perfekt organisierte Posteingangsbearbeitung. Hierbei ist wie folgt zu verfahren:

• Postbearbeitung muss an einem ungestörten Arbeitsplatz erfolgen (keine Telefonanrufe!);

• Finanzamts- und Finanzgerichtspost immer von anderer Post separieren;

• bei der Finanzamts-/Finanzgerichtspost immer prüfen, ob Datum des Schreibens erheblich vom aktuellen abweicht (ggf. Briefumschlag aufbewahren);

• prüfen, ob Post per Einschreiben/Rückschein oder Empfangsbekenntnis zugestellt wurde oder mit Normalpost versandt wurde;

• Post mit Eingangsstempel versehen.

2.In einem zweiten Schritt folgt nun die Fristenberechnung und -notierung. Hier gilt Folgendes:

• Alle Aufgaben, die der Fristwahrung dienen, können durch zuverlässige Angestellte erfolgen (siehe BGH, NJW 98, 1526).

• Auf eingegangenem Schriftstück sind Zustellungsdatum, Vorfrist und Fristende zu notieren.

• Im Fristenkalender sind Zustellungsdatum, Vorfrist und Fristende ebenfalls zu notieren (siehe BGH, NJW 04, 688).

• Auf dem Schriftstück vermerken, dass Frist notiert wurde und mit Handzeichen durch den mit der Fristennotierung beauftragten Sachbearbeiter versehen lassen.

• Wird ein Schriftstück mit Empfangsbekenntnis zugestellt, darf dieses erst unterzeichnet werden, wenn neben dem Zustellungsdatum auch die Eintragung des Fristendes in Handakte und Fristenkontrollbuch erfolgt sind (siehe BGH, FamRZ 04, 1551).

• Besondere Sorgfalt ist auch bei der Streichung von Fristen geboten. Hierzu muss der Praxisinhaber die mit der Fristenkontrolle beauftragten Angestellten anweisen, dass Fristen im Kalender nicht schon bei Anfertigung beispielsweise eines Einspruchschriftsatzes, sondern erst nach dessen Bereitstellung für die Mitnahme zur Post zu löschen sind. Geht es um die Streichung und Neueintragung einer verlängerten Frist, so ist die generelle Anweisung notwendig, dass erst die neue Frist einzutragen ist, bevor die ursprüngliche gestrichen wird.

3.Grundregeln bei der Postausgangskontrolle:

• Diese kann ebenfalls durch zuverlässige Angestellte erfolgen.

• Vorhandensein der Unterschrift unter dem Schriftsatz muss überprüft werden.

• erst wenn Postausgang im Postausgangsbuch vermerkt ist, darf die Frist im Fristenkontrollbuch gelöscht werden.

• Anweisung an zuverlässige Angestellte, dass eine abendliche Kontrolle darüber zu erfolgen hat, ob Fristen erledigt und das Postausgangsfach leer ist.

Beachte: Der Eintrag des Fristendes im Fristenkalender kann seinen Sicherungszweck nur erfüllen, wenn er erst gelöscht wird, wenn die fristgebundene Handlung tatsächlich erfolgt ist. Vor diesem Hintergrund verlangt die Rechtsprechung, dass die Frist erst gestrichen werden darf, wenn die Sache zumindest postversandfertig gemacht und die Absendung sichergestellt ist. Postversandfertig im Sinne der Rechtsprechung bedeutet, dass der Schriftsatz nicht nur fertig gestellt und unterschrieben ist, sondern auch kuvertiert und – sofern er per Post befördert werden soll – auch frankiert ist. Weiterhin muss sichergestellt sein, dass der Schriftsatz auch tatsächlich abgesandt wird.

4.Zu beachtende Besonderheiten bei Ausgangskontrolle von fristgebundenen Schriftsätzen, die per Telefax übermittelt werden:

• Mit der Übersendung eines fristgebundenen Schriftsatzes per Telefax muss so rechtzeitig begonnen werden, dass unter normalen Umständen noch der gesamte Schriftsatz vor 24.00 Uhrvollständig übermittelt wird (siehe BGH, NJW-RR, 01, 916).

• Es muss ein Verzeichnis zur Verfügung stehen, in dem die wichtigsten Anschriften und Telefax-nummern der Gerichte notiert sind (siehe BGH, NJW, 04, 516).

• Das Sendeprotokoll muss daraufhin überprüft werden, ob die richtige Telefaxnummer eingegeben wurde und ob die auf dem Sendebericht genannte Zahl der übermittelten Seiten mit der Seitenzahl des Schriftsatzes übereinstimmt (BGH, VersR, 98, 996).

• Bei fristgebundenen Faxen stets bei Adressat anrufen und nach Eingang des Faxes fragen. Vermerk auf Sendebericht über Anruf mit Informationen über Gesprächsteilnehmer und Inhalt des Gesprächs durchführen. Zusätzlich Datum, Uhrzeit vermerken und Unterschrift des Angestellten, der das Telefonat geführt hat.

5.Soweit mit der Fristenkontrolle zuverlässige Mitarbeiter betraut sind, gilt der Grundsatz: Regelmäßige und sorgfältige Überwachung des Personals. Hierbei ist folgendes Kontrollschema anzuwenden:

• Langjährig in der Funktion beschäftigtes Personal kann durch Stichproben kontrolliert werden. Kontrolle etwa einmal monatlich.

• Bei neuen Mitarbeitern sind Stichproben nicht ausreichend. Hier muss die Überprüfung regelmäßig und kurzfristig erfolgen.

Die Anforderungen an die Organisationspflicht insbesondere in Bezug auf fristgebundene Schriftsätze darf allerdings auch nicht überspannt werden. Dies hat der BGH in seinem Beschluss vom 9.4.08, AZ I ZB 101/06 (Abruf-Nr. 081581) klargestellt.

Dieser Entscheidung lag zugrunde, dass ein fristwahrender Schriftsatz, der per Telefax am Tage des Fristendes übermittelt werden sollte, vom zuverlässig arbeitenden Büropersonal nicht übermittelt wurde. Das OLG hatte dem Rechtsanwalt ein Organisationsverschulden deshalb angelastet, weil dieser die Ausführung der erteilten Weisung (Übermittlung per Telefax) nicht konkret überwacht oder kontrolliert hatte. Dieser Rechtsansicht ist der BGH entgegen getreten. Danach ist eine konkrete Überwachung oder Kontrolle, ob die erteilten Weisungen ausgeführt werden, nicht erforderlich und stellt kein Organisationsverschulden des Berufsträgers dar. Diese Entscheidung gilt im gleichen Maße auch für die Organisationspflichten eines Steuerberaters.

6.Ein EDV gestützter Fristenkalender ist zulässig. Allerdings muss durch hinreichende Kontrolle sichergestellt sein, dass Eingabefehler oder Datenverluste rechtzeitig erkannt und minimiert werden. Dies kann z.B. durch regelmäßig kontrollierende Ausdrucke geschehen. Eine reine Datensicherung genügt nicht.

Praxishinweis: Ein papiergebundener Fristenkalender verursacht weniger Überwachungsaufwand als ein EDV gestützter Fristenkalender. Daher ist Papierform nach wie vor empfehlenswert.

2. Handlungsempfehlung bei Fristversäumnis

Sollte es doch trotz aller Vorsichtsmaßnahmen zu einer Fristversäumung gekommen sein, muss ein Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand gemäß § 110 AO gegenüber der Finanzbehörde bzw. gemäß § 155 FGG i.V.m. § 230 ff. ZPO gegenüber dem Finanzgericht erfolgen. Dann ist vorzutragen, dass es sich um ein Büroversehen gehandelt hat, das einer zuverlässigen und erfahrenen Bürokraft unterlaufen ist. Hierzu gehört stets ein umfassender Sachvortrag zu folgenden Punkten: 

• Durch welche Maßnahmen hat der Berufsangehörige sichergestellt, dass in seinem Büro die Fristen entsprechend seinen Anordnungen notiert und kontrolliert werden.

• Wann und wie hat der Berufsangehörige seine Bürokräfte entsprechend belehrt und wie hat er die Einhaltung dieser Belehrungen überwacht (siehe hierzu Beschluss des BFH 14.5.07, BFH/NV 07, 1684 mit weiteren Nachweisen zur ständigen Rechtsprechung des BFH zu diesem Themenkomplex).

Nach einer Fehlerstatistik eines großen deutschen Vermögensschadenhaftpflichtversicherers sind rund 18 v.H. der Haftpflichtschäden auf Fristversäumnis zurückzuführen. Diese beträchtliche Fehlerquelle spiegelt sich in der Anzahl der gerichtlichen Entscheidungen wieder. Dabei geht es stets um die Frage, ob die Versäumung einer Frist verschuldet war oder nicht. Ist Letzteres der Fall, kann Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand gewährt werden. Allerdings liegen die Chancen für einen erfolgreichen Antrag auf Wiedereinsetzung bei Fristversäumnis nach meiner Einschätzung zwischen 5 und 10 v.H.