16.12.2010 | BMF-Schreiben

Neue Regelungen zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Das BMF hat mit einem aktuellen Schreiben (BMF 26.11.10, IV A 4 - S-0316/08/10004-07, Abruf-Nr. 104135) neue Regelungen zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften erlassen. Danach gelten für die Aufbewahrung der mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern (im Folgenden: Geräte) erfassten Geschäftsvorfälle einige Besonderheiten.  

Das BMF-Schreiben sieht u.a. eine gesetzliche Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung von Geschäftsvorfällen vor, die mit Geräten i.S. dieses Schreibens in Verbindung stehen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i.S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Auch ist ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.  

Ausführlich geht das Schreiben auf die Voraussetzungen bei Taxametern und Wegstreckenzählern ein. Etwaige Mandanten sollten über die Neuregelung umgehen unterrichtet werden.