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24.06.2010 |Arbeitszeitgestaltung

Zehn goldene Regeln für mehr Zeitsouveränität in der Steuerberatungskanzlei

von Stéphane Etrillard, Düsseldorf

Das tägliche Arbeitsaufkommen und auch die persönliche Form sind alles andere als konstant. In der Dynamik des Tagesgeschehens scheint es oft, als käme wieder einmal alles zusammen. Die Unterlagen für Mandant A müssen fertig werden, während Mandant B anruft und in einer dringenden Angelegenheit um Unterstützung bittet. Gleichzeitig wollen Sie einen wichtigen Termin vorbereiten, und nebenan warten bereits die Kollegen zum wöchentlichen Meeting auf Sie. Schließlich haben Sie gerade noch Zeit, das Allernotwendigste halbwegs in den Griff zu bekommen. Wer es hier nicht schafft, rasch eine Änderung einzuleiten, riskiert geschäftliche Rückschläge und gesundheitliche Belastungen. Obendrein führt ein schlechtes oder nicht vorhandenes Zeitmanagement zu Einbußen bei der persönlichen Souveränität und beschädigt so die eigene Reputation. Es gibt also genug Gründe, sich mit dem effektiven Umgang mit Zeit zu beschäftigen. 

Schritt für Schritt zu einem guten Zeitmanagement

Der erste Schritt zu mehr Zeitsouveränität lautet: Übernehmen Sie die Verantwortung für sich und das eigene Handeln, anstatt auf widrige Umstände zu verweisen und immer neue Ausreden anzuführen. Machen Sie sich bewusst, dass es allein in Ihrer Zuständigkeit liegt, Ihre Zeiteinteilung, Ihr Arbeitspensum und sich selbst zu organisieren. Dabei helfen Ihnen die zehn „goldenen“ Regeln für ein gutes Zeitmanagement: 

 

  • Machen Sie jetzt den ersten Schritt, räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf!

 

  • Ordnen Sie Ihre Aufgaben in vier Kategorien:
  • unerledigt (noch zu bearbeiten)
  • erledigt (Ablage)
  • Pending (Wiedervorlage)
  • Müll (vertikale Ablage)

 

  • Sortieren Sie die unerledigten Aufgaben nach Prioritäten und planen Sie dementsprechend die Bearbeitung:
  • Priorität A: Die Aufgaben sind wichtig und dringend
  • Priorität B: wichtig, aber nicht dringend
  • Priorität C: dringend, aber nicht wichtig
  • ohne Priorität (Müll): weder wichtig noch dringend

 

Oder bestimmen Sie die Prioritäten anhand folgender Fragen:
  • Was muss getan werden? = Aufgaben mit der Priorität A
  • Was soll getan werden? = Aufgaben mit der Priorität B
  • Was kann getan werden? = Aufgaben mit der Priorität C

 

  • Den Stapel „Pending“ - die „schwebenden“ Aufgaben - können Sie in vier Bereiche unterteilen:
  • innerhalb einer Woche zu erledigen (es fehlen Informationen, sonst hätten Sie es sofort erledigt/Aufgaben ohne besondere Priorität)
  • innerhalb von zwei Wochen zu erledigen
  • innerhalb eines Monats zu erledigen
  • innerhalb von drei Monaten zu erledigen

 

  • Reservieren Sie sich Phasen, in denen Sie nicht gestört werden, damit Sie wichtige Aufgaben mit der Priorität A konzentriert erledigen können. Erklären Sie auch Ihren Mitarbeitern, warum Sie in dieser Zeit ungestört sein möchten und dass Sie dann auch für Mandanten nicht zu erreichen sind. Richten Sie sich diese störungsfreien Arbeitsphasen für die Tageszeit ein, in der Sie am leistungsfähigsten sind.

 

  • Genießen Sie das gute Gefühl, einen strukturierten Arbeitstag und einen aufgeräumten Schreibtisch vor sich zu haben. Erkennen Sie selbst an, dass Sie einen wichtigen Schritt erfolgreich absolviert haben.

 

  • Ziehen Sie regelmäßig Bilanz, damit Sie den Überblick behalten und Ihre Planung auf ihre Wirksamkeit überprüfen können. Wenn Sie hinter Ihrer Planung zurück sind, gehen die unerledigten Aufgaben in die Planung des nächsten Tages oder der nächsten Woche ein.

 

  • Bleiben Sie bei der Planung flexibel, um auf Unvorhergesehenes oder veränderte Prioritäten reagieren zu können. Planen Sie Pufferzeit mit ein.

 

  • Suchen Sie gezielt nach Störfaktoren und Zeitfressern, damit Sie etwas dagegen unternehmen können.

 

  • Um Ihre Arbeit effektiv erledigen zu können, brauchen Sie nicht nur genug Zeit, sondern auch ausreichend Energie. Denken Sie deshalb daran, auch Ihre Energiereserven regelmäßig wieder aufzutanken.

 

Bitte denken Sie bei der Umsetzung immer daran: Eine To-do-Liste und ein Terminplan können noch so ausgefeilt sein. Wenn sie nicht mit einem durchdachten Zeitmanagement einhergehen, sind sie völlig wertlos und schwächen Ihre Souveränität. Souverän mit der zur Verfügung stehenden Zeit umzugehen, heißt vor allem, sich nicht von Zeitdruck beherrschen zu lassen. Gerade die Dringlichkeit von Aufgaben und Verpflichtungen verleitet manche Menschen dazu, die eigenen Grenzen zu überschreiten - denn Dringlichkeit vermittelt das Gefühl von etwas Bedeutungsvollem. Überlegen Sie immer zweimal, welche Bedeutung dringende Aufgaben haben und ob sie es wert sind, einen gut strukturierten Ablauf durcheinander zu wirbeln.  

Schwierigkeiten bei der Verfolgung langfristiger Ziele

Viele Zielsetzungen geraten nicht etwa infolge von Bequemlichkeit oder mangelndem Willen ins Stocken, sondern wegen eines ganz anderen Phänomens: Je größer der zeitliche Abstand zu einem Ereignis ist, umso weniger Bedeutung hat dieses Ereignis für uns. In unserer Wahrnehmung steigt die Wichtigkeit eines Ereignisses, je näher es rückt - folglich sinkt die Motivation, an langfristigen Zielen zu arbeiten, und sie werden zugunsten der kurzfristigen Vorhaben leichtfertig aufgeben. So erscheint es uns nicht selten bedeutender, eine nahe liegende, aber eher unbedeutende Aufgabe zu erledigen - wie zum Beispiel die Anschaffung einer neuen Kaffeemaschine fürs Büro -, als an einer langfristigen Strategie zu arbeiten und beispielsweise ein neues Steuerfachgebiet zu erschließen. Und häufig merken wir erst im Nachhinein, dass auch die Summe der vielen kleinen Ereignisse, denen wir Vorrang gegeben haben, den Verlust des einen langfristigen Ziels nicht aufwiegt. Nur ist es dann oft schon zu spät. 

Tipps zur Stärkung des Durchhaltevermögens

  • Führen Sie sich immer wieder die Vorteile des erreichten Ziels vor Augen, und schauen Sie nicht nur auf die akuten Ereignisse.
  • Welche kurzfristigen Erfolge verleiten Sie möglicherweise dazu, langfristige Aufgaben abzubrechen? Haben Ihnen diese Erfolge im Vergleich zum Verlust des langfristigen Ziels nachhaltige Vorteile eingebracht?
  • Unterteilen Sie alle großen Projekte in kleine, überschaubare Teilstücke, um immer wieder erreichbare Nahziele zu haben und Zwischenerfolge feiern zu können.
  • Verstehen Sie die Planung als Vorstufe zur tatsächlichen Aufgabe. Die eigentliche Arbeit muss jetzt erst noch getan werden.
  • Sagen Sie sich selbst und anderen gegenüber auch einmal „Nein“, damit Ihnen nicht unaufhörlich kurzfristige Aufgaben in die Quere kommen, oder delegieren Sie Arbeiten.
  • Fangen Sie immer pünktlich an und planen Sie realistisch.
  • Fangen Sie in der Mitte an, wenn es mit dem Anfang nicht klappt.

 

Ein weiterer wichtiger Baustein des Zeitmanagements sind die sogenannten „Zeitfresser“. Dabei handelt es sich häufig eher um Kleinigkeiten, die jedoch wichtige Zeitressourcen vernichten und in der Summe zu einem echten Problem heranwachsen können. Überprüfen Sie anhand der folgenden Aufzählung, welche Zeitfresser Ihren Arbeitsalltag beeinträchtigen. 

Die zehn häufigsten Zeitfresser

  • unnötige und ausufernde Besprechungen/Meetings
  • unklare Aufgabenstellungen
  • unnötiges oder ineffektives Telefonieren
  • allzu gesprächige Mitarbeiter oder Kollegen
  • Aufschieben von Aufgaben und anschließende „Hau-Ruck-Aktionen“
  • nicht „Nein“ sagen können
  • Ablenkungen
  • ergebnislose Diskussionen und Prinzipienstreitereien
  • schlechtes Aufgabenmanagement und eine unrealistische Zeiteinteilung
  • Überperfektionismus

 

Wenn Sie den Zeitdieben das Handwerk legen und obendrein noch Strategien anwenden, um die eigenen Aufgaben effizienter zu gestalten und Ihre Zeit bewusst einzuteilen, können Sie - und das ist keine Übertreibung! - künftig in sechs Stunden mehr bewältigen als zuvor in acht Stunden. Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei, neue Energie freizusetzen, die Sie für ganz persönliche Zielsetzungen nutzen können. 

 

Checkliste für mehr Effizienz

  • Ich kann meinen Mitarbeitern vertrauen und einen Teil meiner Auf-gaben übergeben.
  • Ich entscheide frühzeitig, welche Aufgaben ich an Mitarbeiter delegiere.
  • Umfangreiche Aufgaben werden mit klaren Zuständigkeiten und Zeitvorgaben an mehrere Mitarbeiter verteilt.
  • Ich achte auf eine funktionierende Kommunikation mit den Mitarbeitern.
  • Ich vergewissere mich, dass die Mitarbeiter meine Aufgabenstellungen verstanden haben.
  • Für wiederkehrende Aufgaben lege ich Vorlagen - zum Beispiel Textbausteine - an, um Arbeitsergebnisse mehrfach nutzen zu können.
  • Ich fasse Aufgaben gleicher Art zusammen.
  • Eine angefangene Aufgabe bringe ich zu Ende, bevor ich mit der nächsten beginne.
  • Ich achte darauf, möglichst nicht mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten, sondern mich auf eine Tätigkeit vollständig zu konzentrieren.
  • Unangenehme Aufgaben verschiebe ich nicht.
 

Quelle: Ausgabe 07 / 2010 | Seite 127 | ID 136501