logo logo
Meine Produkte: Bitte melden Sie sich an, um Ihre Produkte zu sehen. Anmelden
Menu Menu
MyIww MyIww
Jetzt testen

·Fachbeitrag ·Kfz-Kosten

Elektronisches Fahrtenbuch für den Apotheken-Pkw: Vorsicht bei der Auswahl!

von StB Björn Ziegler, Kanzlei LZS Steuerberater, Würzburg

| Das Fahrtenbuch für den Apotheken-Pkw steht beim Finanzamt ganz oben auf der Prüfliste. Ist es nicht nahezu perfekt geführt, war die ganze Arbeit umsonst und es droht eine Steuernachzahlung. Umso verlockender sind da die elektronischen Fahrtenbücher, die teils sogar GPS-gestützte Fahrtenerfassung anbieten und so fehlenden Fahrten und Rechenfehlern vorbeugen. Dieser Beitrag zeigt, worauf es ankommt, damit Ihnen die Technik im Rahmen einer Betriebsprüfung keinen teuren Strich durch die Rechnung macht. |

Hohe Anforderungen des Fiskus an das Fahrtenbuch

Die Finanzverwaltung stellt mit Rückendeckung des Bundesfinanzhofs sehr hohe Anforderungen an jedes Fahrtenbuch, egal ob manuell oder elektronisch geführt. Inhaltlich muss es zu jeder Apothekenfahrt enthalten:

 

  • Datum
  • Kilometerstand am Ende der Fahrt
  • Anlass der Fahrt/Reisezweck
  • Ziel mit vollständiger Adresse (nicht nur Straßenname)
  • Erfassung aller Umwegfahrten für Einkäufe etc.

 

Die formalen Anforderungen sind beim händisch geführten Fahrtenbuch hoch. Es muss lückenlos und zeitnah geführt werden und auch in gebundener Form vorliegen. Eine lose Zettelsammlung genügt nicht.

Was muss ein elektronisches Fahrtenbuch leisten?

Ein elektronisches Fahrtenbuch scheint da leichter zu organisieren zu sein und bietet darüber hinaus gegebenenfalls zusätzlichen Komfort. Von der Excel-Tabelle über spezielle Fahrtenbuch-Software bis hin zu Systemen, die per GPS ein Fahrtenprotokoll erstellen, ist alles am Markt erhältlich. Die GPS-Protokolle können gegebenenfalls per Schlüssel oder Smartphone-App ausgelesen werden.

 

Die Finanzverwaltung hat allerdings auch bei digitalen Fahrtenbüchern ganz genaue Vorstellungen, was diese dokumentieren müssen. Insbesondere muss jede Änderung von Daten in der Fahrtenbuch-Datei selbst dokumentiert und auf der Auswertung erkennbar sein. Ein Urteil des Finanzgerichts Baden-Württemberg vom 14. Oktober 2014 (Az. 11 K 737/11, Abruf-Nr. 144640) zum Fall eines Apothekers zeigt anschaulich die Details. Im Entscheidungsfall nutzte der Kläger eine Fahrtenbuch-Software, die ein „finanzamtstaugliches“ elektronisches Fahrtenbuch versprach. Nachdem der Betriebsprüfer beim Abgleich von Fahrtenbuch und Belegen keine inhaltlichen Fehler in den Fahrtenbüchern finden konnte, prüfte er die Software. Er testete, ob das Fahrtenbuch nachträglich geändert werden konnte, ohne dass dies erkennbar ist. Dabei stellte er fest, dass das Fahrtenbuch nach Excel exportiert, dort bearbeitet und anschließend wieder importiert werden konnte. Der Apotheker hielt dem entgegen, dass es für jede erfasste Fahrt eine Buchungs-ID-Nummer gab, die eine solche Manipulation erkennbar gemacht hätte. Das war technisch wohl richtig, jedoch genügte es trotzdem nicht.

 

Die Finanzrichter störte, dass die Buchungs-ID weder auf der normalen Bildschirmansicht des Programms noch auf dem Fahrtenbuch-Ausdruck angezeigt wurde. Die Nachprüfbarkeit war daher nicht ausreichend gegeben und das vermeintlich finanzamtssichere Fahrtenbuch wäre schon deshalb verworfen worden. Erschwerend kam jedoch hinzu, dass die Fahrtenbuch-Software nicht aufzeichnete, wann die Fahrten im Programm erfasst wurden. Damit konnte das Finanzgericht nicht prüfen, ob das Fahrtenbuch „zeitnah“ geführt wurde, und verwarf es endgültig. Dass man einem manuell geführten Fahrtenbuch ebenfalls nicht ansieht, ob es zeitnah oder nachträglich geführt wurde, hilft da leider nicht.

 

PRAXISHINWEIS | Die Finanzverwaltung akzeptiert es, wenn Sie bei einem System mit automatischer Fahrtenerfassung per GPS den Reisezweck innerhalb von sieben Tagen nacherfassen. Auch hier muss aber im System erkennbar sein, wer diesen Eintrag vornimmt und wann. Die kritische Haltung der Finanzverwaltung gegenüber Fahrtenbüchern lässt vermuten, dass es nicht genügt, wenn auch die Fahrten erst mit Verspätung im Programm erfasst werden.

 

Bemerkenswert ist die Feststellung des Prüfers, dass die Buchungs-ID im Streitfall durch eine „Neuinstallation“ des Programms zurückgesetzt werden könnte und dann ein manipulierter Datenimport nicht auffiele. Man darf sich durchaus die Frage stellen, ob diese Prüfung noch verhältnismäßig ist. Sie lässt jedoch den Schluss zu, dass Ihre Software im Zweifelsfall auch gegen Veränderungen durch technisch versierte Anwender wasserdicht sein muss, um vom Finanzamt anerkannt zu werden. Im Zweifelsfall entscheidet in der Prüfung schon die Versionsnummer derselben Software über das Bestehen oder Nichtbestehen.

Es gibt keine vom Finanzamt zertifizierte Software

Es gibt kein Zertifikat oder Ähnliches, das die Finanzverwaltung für sichere Software vergibt, da der technische Wandel hierfür viel zu schnell verläuft. Ein TÜV-Zertifikat ist in diesem Zusammenhang also nichts wert.

 

 

FAZIT | Ob das Finanzamt ein elektronisches Fahrtenbuch anerkennt, hängt ganz wesentlich davon ab, dass die erzeugte Datei und die Ausdrucke zweifelsfrei erkennen lassen, wann Daten von wem erfasst und ob sie nachträglich verändert wurden. Die Anforderungen sind insoweit noch höher als an das manuelle Fahrtenbuch. Bei korrekter Handhabung können Sie den technischen Komfort von GPS und Co. nutzen. Kommt es zum Datenverlust durch Unfall, Computer-Crash etc., dürfte dies - wie schon bisher bei einem Verlust des herkömmlichen Fahrtenbuchs auf Papier - zu Ihren Lasten gehen.

 

Quelle: Ausgabe 08 / 2015 | Seite 17 | ID 43479609