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·Fachbeitrag ·Betriebsprüfung

Frist für alte Registrierkassen läuft Ende 2016 ab: Das sollten Apotheker jetzt beachten

von StB Elmar Lipp, Dr. Schmidt und Partner, Koblenz/Dresden/München/Oberhausen

| EDV-Registrierkassen ohne Einzelaufzeichnungen und ohne Datenexportmöglichkeit dürfen ohne gewisse zusätzliche Voraussetzungen nur noch bis Ende 2016 eingesetzt werden. Stellen Sie deshalb jetzt die Weichen, um allen Anforderungen der Finanzverwaltung und des Bundesfinanzministeriums (BMF) gerecht zu werden. |

Nichtbeanstandungsregelung bis 31. Dezember 2016

Die Finanzverwaltung und das BMF traktieren die Apothekerschaft seit etlichen Jahren mit immer neuen Vorschriften für die Aufzeichnung und Aufbewahrung von digitalen Unterlagen bei Bargeschäften. Hierunter fällt auch das BMF-Schreiben vom 26. November 2010 (Az. IV A 4 - S 0316/08/10004-07, Abruf-Nr. 104135). Danach müssen Unterlagen, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (in der Regel zehn Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Das gilt insbesondere für die steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen, die unveränderbar und vollständig aufzubewahren sind.

 

In dem Schreiben hat das BMF eine Nichtbeanstandungsregelung erlassen: Bei Geräten, die bauartbedingt den in dem Schreiben geforderten Anforderungen nicht oder nur teilweise genügen, wird es nicht beanstandet, wenn diese bis längstens zum 31. Dezember 2016 weiter eingesetzt werden. Diese Regelung gilt es nun genauer zu betrachten.

Warenwirtschaftssystem mit elektronischem Kassensystem

Im weitaus überwiegenden Teil der Apotheken wird ein Warenwirtschaftssystem genutzt, an das ein elektronisches Kassensystem angeschlossen ist. Diese Systeme erfüllen in der Regel bereits seit Langem die erforderlichen Voraussetzungen, sodass hier kein Handlungsbedarf besteht.

 

PRAXISHINWEIS | Wer EDV-Kassensysteme nutzt, sollte sich sicherheitshalber mit dem Systemanbieter in Verbindung setzen und sich rückversichern, dass die erforderlichen Voraussetzungen tatsächlich erfüllt werden.

 

Registrierkassen

Insbesondere in kleineren Apotheken werden vereinzelt noch Registrierkassen verwendet, die nicht mit der Warenwirtschaft verknüpft sind. Genau diese Fälle sind von dem Schreiben betroffen. Hier muss der Apotheker aktiv werden.

 

Klären Sie beim Kassenhersteller oder dem Vertriebspartner, ob die Registrierkasse sämtliche Einzelvorgänge digital aufzeichnet, über einen Zeitraum von zehn Jahren speichert und die Vorgänge (z. B. für eine Betriebsprüfung) auslesbar sowie maschinell auswertbar sind. Ist das nicht der Fall, muss geprüft werden, ob diese Anforderungen durch eine Software-Anpassung und/oder Speichererweiterung erfüllt werden können. Sollte dies nicht möglich sein, kann die Registrierkasse dennoch weiter genutzt werden. Es müssen jedoch hinsichtlich der Aufbewahrung von Tagesendsummenbons zwingend die folgenden Voraussetzungen erfüllt werden:

 

  • Die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen - insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. der Artikelpreise), die Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Trainingsspeichern u. Ä. sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten sowie Speicherinhalten) - sind aufzubewahren.

 

  • Die mithilfe von Registrierkassen erstellten Rechnungen sind aufzubewahren.

 

  • Die Tagesendsummenbons sind mit Ausdruck
    • des Nullstellungszählers (fortlaufende Z-Nummer zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte),
    • der Stornobuchungen (Managerstornos und Nach-Stornobuchungen),
    • der Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit),
    • aller weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon
  • aufzubewahren.

 

Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische oder programmierte Kontrollen sicherzustellen.

 

FAZIT | Es lässt sich festhalten, dass die Finanzverwaltung und das BMF alles daransetzen, die Aufzeichnung und Aufbewahrung der sogenannten Einzelkassenzeile zu erzwingen und für ihre Zwecke (z. B. bei Betriebs- oder Steuerfahndungsprüfungen) nutzbar zu machen. Letztendlich gelingt dies jedoch nur bedingt, da der Einsatz von Registrierkassen, die dies technisch nicht können, nach wie vor erlaubt bleibt - wenn auch unter strengen Vorgaben.

 

Wer solche Registrierkassen weiterhin einsetzt, sollte sich jedoch fragen, ob dies aus betriebswirtschaftlicher Sicht noch sinnvoll ist. Diese lassen nämlich im Gegensatz zu modernen EDV-Kassensystemen keinerlei Auswertungs- und Überprüfungsmöglichkeiten zu. Und das weder für den Apotheker noch für das Finanzamt. EDV-Registrierkassen mit Einzelaufzeichnungen und Datenexportmöglichkeit sowie PC-Kassensysteme sind bereits für unter 1.000 Euro erhältlich.

 
Quelle: Ausgabe 09 / 2016 | Seite 19 | ID 44194956