25.04.2012 · Fachbeitrag · Buchführung

Neue Anweisungen zur Behandlung von elektronischen Rechnungen/Lieferscheinen

| Immer häufiger erhalten Apotheken von ihren Pharma-Großhändlern elektronische Rechnungen. Die Rechnungen und Lieferscheine gehen elektronisch ein und müssen ebenso erfasst werden. Das Bayrische Landesamt für Steuern (BayLfSt) hat sich zu den sich daraus ergebenden Auswirkungen für Apotheken aktuell in zwei Verwaltungsanweisungen geäußert (BayLfSt, 13. Februar 2012, Az: S 0316.1.1-5/1 St42 und S 0317.1.1- 5/1 St42 ). |

Kontierungsvermerke auf elektronischen Rechnungen

Elektronische Belege müssen auf einem Datenträger so gespeichert werden, dass sie nicht mehr verändert werden können. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind (erforderliche) Hinweise auf Ablage und Buchungsdatum auf diesen Rechnungen/Lieferscheinen nicht möglich, weil der Originalzustand erhalten werden muss. Ebenfalls ist die Reihenfolge der Buchungen zu dokumentieren.

PRAXISHINWEIS | Um den Verwaltungsanweisungen zu genügen, ergänzen Sie die elektronische Rechnung/den Lieferschein mit einem Datensatz, der die notwendigen Kontierungsvermerke enthält (Ablage, Buchungsdatum, Konto in der Buchführung). Verbinden Sie die elektronische Rechnung/den Lieferschein mit Ihrer ergänzenden Datei und stellen Sie sicher, dass beide Datenquellen nicht mehr getrennt werden können. Das Bundesministerium für Finanzen hält diese Regelung für ordnungsgemäß.