logo logo
Meine Produkte: Bitte melden Sie sich an, um Ihre Produkte zu sehen. Anmelden
Menu Menu
MyIww MyIww
Jetzt testen

·Fachbeitrag ·Buchführung

Neue Anweisungen zur Behandlung von elektronischen Rechnungen/Lieferscheinen

| Immer häufiger erhalten Apotheken von ihren Pharma-Großhändlern elektronische Rechnungen. Die Rechnungen und Lieferscheine gehen elektronisch ein und müssen ebenso erfasst werden. Das Bayrische Landesamt für Steuern (BayLfSt) hat sich zu den sich daraus ergebenden Auswirkungen für Apotheken aktuell in zwei Verwaltungsanweisungen geäußert (BayLfSt, 13. Februar 2012, Az: S 0316.1.1-5/1 St42 und S 0317.1.1-5/1 St42). |

 

Kontierungsvermerke auf elektronischen Rechnungen

Elektronische Belege müssen auf einem Datenträger so gespeichert werden, dass sie nicht mehr verändert werden können. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind (erforderliche) Hinweise auf Ablage und Buchungsdatum auf diesen Rechnungen/Lieferscheinen nicht möglich, weil der Originalzustand erhalten werden muss. Ebenfalls ist die Reihenfolge der Buchungen zu dokumentieren.

 

PRAXISHINWEIS | Um den Verwaltungsanweisungen zu genügen, ergänzen Sie die elektronische Rechnung/den Lieferschein mit einem Datensatz, der die notwendigen Kontierungsvermerke enthält (Ablage, Buchungsdatum, Konto in der Buchführung). Verbinden Sie die elektronische Rechnung/den Lieferschein mit Ihrer ergänzenden Datei und stellen Sie sicher, dass beide Datenquellen nicht mehr getrennt werden können. Das Bundesministerium für Finanzen hält diese Regelung für ordnungsgemäß.

 

Archivierung von Rechnungen und Lieferscheinen auf CD

Das BayLfSt ist von Apotheken gefragt worden, ob sie auf die Aufbewahrung von Lieferscheinen der Pharma-Großhändler verzichten können, wenn diese anhand ihrer eigenen Unterlagen Archivierungs-CDs erstellen und den Apotheken überlassen. Die oberste bayrische Finanzbehörde hat dies abgelehnt. Sie vertritt die Auffassung, dass Apotheken allein mit der Aufbewahrung der mit den Daten des Lieferanten erstellten Archivierungs-CD ihren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht nachkommen. Aufzubewahrende Unterlage im Sinne des § 147 Abs. 2 Abgabenordnung (AO) ist der Lieferschein, den die Apotheke zeitnah mit der Lieferung erhält. Dies gilt unabhängig davon, ob auf dem Lieferschein tatsächlich Buchungsvermerke angebracht worden sind. Die Archivierungs-CD gibt nämlich nicht die Originale der aufbewahrungspflichtigen Apotheke wieder, sondern nur Unterlagen eines Dritten, des Großhändlers.

 

Weiterführender Hinweis

  • Seit dem 1. Juli 2011 werden Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich behandelt. Da die gesetzliche Regelung bei elektronischen Rechnungen allerdings einige Fragen offenlässt, wartet man in der Praxis seit geraumer Zeit auf ein Anwendungsschreiben der Verwaltung. Dieses liegt nun zumindest im Entwurf (www.iww.de/sl128) vor und wurde an die Verbände zur Stellungnahme weitergeleitet.
Quelle: Ausgabe 05 / 2012 | Seite 17 | ID 32894420