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01.10.2008 |Umsatzsteuer

Umsatzsteuer bei der Überlassung von Berufskleidung an ArbeitnehmerInnen

Viele Arbeitgeber überlassen ihren Mitarbeitern Arbeitskleidung gegen ein geringes Entgelt oder ganz unentgeltlich. Dies ist lohnsteuer- und umsatzsteuerfrei möglich. Zwei aktuelle Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) geben Anlass, die „Firmenpolitik“ der ApothekerInnen im Hinblick auf die verbilligte Überlassung von (typischer) Berufskleidung zu überdenken. 

Die neuen Grundsätze

Nach der neuen BFH-Rechtsprechung gelten für die Überlassung von Arbeitskleidung die folgenden Grundsätze: 

 

  • Die Überlassung der Kleidung ist nicht umsatzsteuerbar, wenn sie unentgeltlich erfolgt und wenn es sich um typische Berufskleidung handelt, deren private Nutzung nahezu ausgeschlossen ist (R 12 Abs. 4 Nr. 4 Umsatzsteuer-Richtlinien [UStR]).

 

 

Im Umkehrschluss bedeutet das: Der Arbeitgeber muss nicht die in der Regel höhere „Mindestbemessungsgrundlage“ nach § 10 Abs. 5 Nr. 2 Umsatzsteuergesetz (UStG) anwenden. Die Mindestbemessungsgrundlage wären die mit Vorsteuer belas-teten Aufwendungen des Arbeitgebers für die Berufskleidung (insbesondere für Anschaffung und Reinigung).

 

  • Überlässt der Arbeitgeber Kleidung, die eher private Bedürfnisse der Mitarbeiter befriedigt als betriebliche Erfordernisse erfüllt, fällt Umsatzsteuer auf Basis der Mindestbemessungsgrundlage an. Und zwar unabhängig davon, ob die Kleidung unentgeltlich oder verbilligt überlassen worden ist.

Auswirkungen der BFH-Rechtsprechung auf die Praxis

Die BFH-Urteile verschaffen Sicherheit bei der verbilligten Überlassung von typischer Berufskleidung. Fest steht nunmehr: Arbeitgeber müssen Umsatzsteuer nur aus den geleisteten Zahlungen ihrer Arbeitnehmer abführen; die Mindestbemessungsgrundlage kommt nicht zum Zug. 

 

 

Gleichzeitig wirft das Urteil die Frage auf, ob es unter umsatzsteuerlichen Gesichtspunkten überhaupt sinnvoll ist, dass Arbeitnehmer „Zuzahlungen“ zur typischen Berufskleidung leisten. Denn die „Zuzahlungen“ unterliegen immer der Umsatzsteuer - eine unentgeltliche Überlassung wäre dagegen umsatzsteuerfrei. 

Anforderungen an „berufstypische Kleidung“

Umsatzsteuer sparen lässt sich nur, wenn mit der Gestellung der Arbeitskleidung eigene betriebliche Erfordernisse des Arbeitgebers erfüllt werden und dies auch belegt werden kann. Dabei muss folgende Hürde überwunden werden: Kleidung gehört generell zum privaten Bereich der Arbeitnehmer. Diese private Zuordnung wird nur ausnahmsweise von den betrieblichen Bedürfnissen überlagert. Das ist aber bei typischer Arbeitskleidung wie den „weißen Kitteln“ für das Team einer Apotheke an sich der Fall.  

 

Dabei kommt es aber auch darauf an, wie individuell die Kleidung im Hinblick auf die Form, Farbe, Logos, Werbeaufschriften oder ähnliches auf die Apotheke zugeschnitten ist. Anders herum gesagt: Je weniger das Outfit geeignet ist, auch im privaten Bereich getragen zu werden, desto mehr spricht das für das betriebliche Bedürfnis (dazu „Apotheker Berater“ Nr. 7/2005, S. 9; zur Lohnsteuer: BFH, Urteil vom 22.6.2006, Az: VI R 21/05, Abruf-Nr: 062875). ApothekerInnen können also ihren Mitarbeitern/innen für die Arbeit in der Apotheke gleichartige weiße oder farbige Pullunder, Strickjacken, Blusen, Hemden, Halstücher usw. kostenlos zur Verfügung stellen. Die Anbringung eines Apothekenlogos ist nicht erforderlich.  

Einkommensteuerliche Aspekte

Für typische Berufskleidung, die ApothekerInnen ihren Mitarbeitern/innen unentgeltlich überlassen, brauchen die Arbeitnehmer/Innen keine Lohnsteuer zu zahlen (§ 3 Nr. 31 Einkommensteuergesetz, R 20 Abs. 1 S. 1 LStR 2005 und R 3.31 Abs. 1 S. 1 LStR 2005). Auch dies setzt voraus, dass eine private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist (R 20 Abs. 1 S. 3 LStR 2005 und R 3.31 Abs. 1 S. 3 LStR 2008). Wird die Berufskleidung verbilligt überlassen, können die MitarbeiterInnen ihren Anteil als Werbungskosten geltend machen. ApothekerInnen selbst können ihre Aufwendungen (Anschaffung und Reinigung) in vollem Umfang als Betriebsausgaben absetzen; andererseits sind Zuzahlungen an sie wie bei der Umsatzsteuer Betriebseinnahmen. 

Vorsicht bei nicht berufstypischer Kleidung

Zuletzt noch ein wichtiger Hinweis: Wird nicht berufstypische Kleidung überlassen, können ApothekerInnen auch mit einem geringen Entgelt die Anwendung der umsatzsteuerlichen Mindestbemessungsgrundlage nicht verhindern. Die überlassenen Kleidungsstücke sollten deshalb zum Beispiel weder besonders exklusiv noch teuer sein. 

 

Quelle: Ausgabe 10 / 2008 | Seite 13 | ID 121664