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02.12.2008 |Umsatzsteuer

Die nicht ordnungsgemäße Rechnung
gefährdet den Vorsteuerabzug

von Diplom-Finanzwirt (FH) Christian Freischlader, Steuerberater, Dr. Schmidt und Partner, Koblenz-Dresden-Oberhausen

In letzter Zeit tauchen vermehrt Fälle auf, in denen sich die Prüfer der Finanzverwaltung ausführlich mit dem ausgeprägten Formalismus der Vorschriften über eine ordnungsgemäße Rechnung nach §§ 14 ff. Umsatzsteuergesetz (UStG) auseinandersetzen. Dadurch erfolgen zum Teil erhebliche Vorsteuer-Rückforderungen durch die Finanzverwaltung. Dies ist zugleich mit viel Aufwand für die betroffenen ApothekerInnen verbunden, die sich um eine korrigierte Rechnung von dem leistenden Unternehmer kümmern müssen.  

Die gesetzlichen Vorgaben

Nach einigen Gesetzesänderungen in den vergangenen Jahren findet sich nun die zentrale gesetzliche Regelung zu den notwendigen Rechnungsinhalten in § 14 Abs. 4 UStG. Danach sind neun Rechnungs-Muss-Inhalte einzuhalten, um den Vorsteuerabzug zu erlangen. Eine ordnungsgemäße Rechnung muss also enthalten: 

 

1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

 

In der Rechnung sind jeweils der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers vollständig anzugeben. Umstritten ist, ob die Angabe des Firmennamens der Apotheke an sich ausreicht oder ob zusätzlich der vollständige Name des Apothekeninhabers angeführt sein muss. Aufgrund der eindeutigen Handelsregistereintragung sollte ersteres ausreichen. Verfügt der Leistungsempfänger über ein Postfach oder über eine Großkundenadresse, ist es ausreichend, wenn diese Daten anstelle der Anschrift angegeben werden. 

 

2. Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

 

Ob es sich bei der angegebenen Steuernummer um eine tatsächlich existierende Steuernummer handelt, kann in der Praxis kaum nachgeprüft werden. Anfragen an die Finanzverwaltung werden unter Hinweis auf das Steuergeheimnis nach § 30a Abgabenordnung nicht beantwortet. Nicht erforderlich ist, dass der Rechnungsaussteller die vom Finanzamt erteilte Steuernummer um zusätzliche Angaben (zum Beispiel Name oder Anschrift des Finanzamts, Finanzamtsnummer oder Länderschlüssel) ergänzt.  

 

Praxistipp: Einfache Bestätigungsabfragen der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer können über das Internet (www.bzst.bund.de) gestellt werden. Qualifizierte Bestätigungsabfragen über das Internet sind unter der Adresse http://evatr.bff-online.de/eVatR möglich. 

 

3. Das Ausstellungsdatum

 

4. Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)

 

Durch eine fortlaufende Rechnungsnummer soll sichergestellt werden, dass die vom leistenden Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Für die Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen oder eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben zu verwenden. Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es unschädlich, wenn vor dem 1. Januar 2004 geschlossene Verträge keine fortlaufende Nummer enthalten – diese müssen insofern nicht ergänzt werden. Bei ab dem 1. Januar 2004 geschlossenen Verträgen über Dauerleistungen ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (zum Beispiel Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine gesonderte fortlaufende Nummer erhalten.  

 

Praxistipp: Diese Regelung ist in der Tat so kurios, wie sie sich liest. Für den Leistungsempfänger ist nämlich weder auf den ersten noch zweiten Blick erkennbar oder nachprüfbar, ob es sich tatsächlich um eine fortlaufende Rechnungsnummer handelt. Solange die vorliegende Rechnung überhaupt eine Rechnungsnummer enthält, sollte dies ausreichen. Weitere Ermittlungen sind in keiner Weise zumutbar. 

 

5. Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung

 

Die Bezeichnung der Leistung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist. Handelsüblich ist jede im Geschäftsverkehr für einen Gegenstand allgemein verwendete Bezeichnung, zum Beispiel auch Markenartikelbezeichnungen. Für die vorgeschriebenen Angaben können Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbole verwendet werden, wenn ihre Bedeutung in der Rechnung oder in anderen Unterlagen eindeutig festgelegt ist. Die erforderlichen anderen Unterlagen müssen sowohl beim Aussteller als auch beim Empfänger der Rechnung vorhanden sein. Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung ist es zulässig, auf den vom leistenden Unternehmer erstellten Lieferschein Bezug zu nehmen. Gerade letzteres bedeutet eine erhebliche Erleichterung der täglich eingehenden Lieferungen seitens der Großhändler. In der Monats-Rechnung muss somit nicht jedes bezogene Präparat nochmals gesondert aufgeführt werden. 

 

6. Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Abs. 5 S. 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt

 

Dies gilt selbst dann, wenn das Ausstellungsdatum der Rechnung mit dem Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung übereinstimmt. In diesen Fällen genügt jedoch eine Angabe wie zum Beispiel „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Die Rechnungsangaben können sich auch aus einem in dem Dokument, in dem Entgelt und Steuerbetrag angegeben sind, zu bezeichnenden Lieferschein ergeben. Sofern sich der erforderliche Leistungszeitpunkt aus dem Lieferschein ergeben soll, ist es erforderlich, dass der Lieferschein neben dem Lieferscheindatum eine gesonderte Angabe des Leistungsdatums enthält. Sofern das Leistungsdatum dem Lieferscheindatum entspricht, kann an Stelle der gesonderten Angabe des Leistungsdatums ein Hinweis in die Rechnung aufgenommen werden, dass das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum entspricht Besonderheiten bestehen bei der Vereinnahmung von Geld vor Ausführung der geschuldeten Leistung (zum Beispiel Anzahlungen). 

 

7. Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist

 

8. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

 

9. In den Fällen des § 14b Abs. 1 S. 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

 

§ 14b Abs. 1 S. 5 UStG bestimmt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Rechnungen für Nicht-Unternehmer von zwei Jahren, wenn eine umsatzsteuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück ausgeführt wurde. 

Prüfungs- und Korrekturaufwand der ApothekerInnen

Erst wenn alle diese neun genannten Punkte von einer dem Apothekeninhaber vorliegenden Eingangsrechnung erfüllt werden, ist es gesetzlich zulässig, den daraus resultierenden Vorsteueranspruch gemäß § 15 Abs. 1 UStG gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen und zum Ansatz zu bringen. Dies bedeutet einen erhöhten Aufmerksamkeitsbedarf bei der Prüfung der Eingangsrechnungen. Nicht nur die in Rechnung gestellten Leistungen sollten Sie aufmerksam prüfen, sondern auch die Formalien. Es geht hier um bares Geld. 

 

Wenn der Außenprüfer eine „falsche“ Rechnung entdeckt, streicht er sofort den vorgenommenen Vorsteuerabzug und es erfolgt eine Rückforderung der Finanzverwaltung. Zu allem Unmut sind zusätzlich noch Nachzahlungszinsen in Höhe von 6 Prozent pro Jahr nach Maßgabe des § 233a Abgabenordnung zu leisten. 

 

Jetzt liegt es am/an der ApothekerIn selbst, von dem leistenden Unternehmer eine korrigierte Rechnung anzufordern, um den Schaden wieder ausmerzen zu können und die Vorsteuer von der Finanzverwaltung wieder erstattet zu bekommen, allerdings ohne bereits gezahlte Zinsen. Die Vorsteuererstattung aufgrund einer vorgelegten, berichtigten Rechnung erfolgt nämlich erst zu dem Zeitpunkt und in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die korrekte Rechnung vorliegt. Eine rückwirkende Änderung des durch die Außenprüfung angepassten Jahres kann nicht erreicht werden. 

 

Praxistipp: Auf keinen Fall dürfen die fehlenden Angaben in einer Eingangsrechnung selbst nachgeholt bzw. korrigiert werden. Eine Änderung der Rechnung darf nur durch den Rechnungsaussteller selbst durchgeführt werden. Sofern der Leistungsempfänger Änderungen an der Rechnung vornimmt, kann dies als Urkundenfälschung angesehen werden und ein Strafverfahren nach sich ziehen. 

 

Beispiel

Apothekerin A hat im Januar 2005 eine neue Apothekeneinrichtung für 100.000 Euro zuzüglich 16.000 Euro Umsatzsteuer erworben. Bei der in 2008 durchgeführten Betriebsprüfung stellt der Prüfer fest, dass die Eingangsrechnung weder eine Steuer- noch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthält. Er streicht somit den geltend gemachten und ausbezahlten Vorsteueranspruch für das Jahr 2005 in Höhe von 16.000 Euro. Aufgrund des geänderten Bescheids sind im Dezember 2008 an die Finanzverwaltung zu zahlen: 

 

Vorsteuer 

16.000 Euro 

 

Nachzahlungszinsen 

1.600 Euro 

(16.000 Euro x 0,5 % x  

20 Monate) 

 

Im Januar 2009 erhält A von dem Apothekeneinrichter auf mehrmalige Nachfrage eine korrigierte Rechnung mit allen erforderlichen Angaben. Jetzt kann sie den Vorsteuerbetrag in Höhe von 16.000 Euro in der Umsatzsteuervoranmeldung Januar 2009 geltend machen und bekommt diesen von der Finanzverwaltung ausgezahlt bzw. verrechnet ihn mit der Umsatzsteuer-Zahllast des Monats Januar 2009. 

 

Abwandlung 

Im Jahr 2008 hat der Apothekeneinrichter sein Unternehmen eingestellt und ist unbekannt verzogen. Apothekerin A hat keine Möglichkeit, eine korrigierte Rechnung zu erhalten. Folglich ist der Vorsteueranspruch gegenüber dem Finanzamt für immer verloren und belastet den Apothekenbetrieb als Betriebsausgabe. 

Quelle: Ausgabe 12 / 2008 | Seite 13 | ID 123163