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29.03.2011 |Steuerstrafrecht

Digitale Betriebsprüfung - ein Einfallstor für steuerstrafrechtliche Ermittlungsverfahren

von RA und FA für StrafR Markus Haselier, Kiermeier Haselier Grosse, Dresden

Was sich bereits im vergangenen Jahr angedeutet hat, setzt sich 2011 mit ständig steigender Frequenz fort: Die Finanzverwaltungen sind dazu übergegangen, Apotheken bundesweit mit digitalen Betriebsprüfungen zu überziehen. In deren Folge werden zunehmend steuerstrafrechtlich relevante Sachverhalte zu Tage gefördert. Diese münden regelmäßig in Ermittlungsverfahren, die für die Apotheken unter Umständen existenzbedrohende Folgen haben können. 

Digitale Betriebsprüfung - was ist das?

Seit dem Jahr 2002 besteht für Apotheker die Verpflichtung, alle steuerrechtlich erheblichen Daten in digitaler Form zu archivieren. Ohne die in der Vergangenheit übliche - personell und logistisch aufwendige - Betriebsprüfung vor Ort können die Finanzverwaltungen bei der digitalen Betriebsprüfung die Datenbestände auf Plausibilität prüfen. Die meistens auf einer CD-ROM gebrannten übergebenen steuererheblichen Daten werden von den Betriebsprüfern dabei genau analysiert.  

 

Immer mehr Finanzverwaltungen verfügen für die Durchführung der digitalen Betriebsprüfung über exzellente Spezialisten, die neben der von allen Finanzverwaltungen verwendeten Grundprüfungssoftware häufig noch zusätzliche eigene Prüfsoftware entwickelt haben. So sind die Prüfer in der Lage, die Daten einer regelrechten „Tiefenprüfung“ zu unterziehen. 

Prüfer besitzen Insider-Kenntnisse über Verfahrensabläufe

Aufgrund des regen Austauschs innerhalb der Finanzverwaltungen über die Erfahrung mit der digitalen Betriebsprüfung bei Apotheken verfügen die Prüfer zudem über ausgezeichnete Kenntnisse der Verfahrensabläufe in den Apotheken. Außerdem sind ihnen die gängigen Systeme der Apothekensoftwareanbieter bestens vertraut, sodass Abweichungen von normalen EDV-Programmabläufen sofort und gezielt hinterfragt werden. So können die Betriebsprüfer beispielsweise feststellen, ob  

 

  • Lücken bei Rechnungs- oder Belegnummern bestehen,
  • Warenwirtschaftsvorgänge von den Kassendaten abweichen,
  • Packungsgrößen manipuliert oder
  • dieselben Kontendaten verschiedenen Personen zugeordnet wurden.

Warenwirtschaft ist ein großes Problemfeld

Gerade das Warenwirtschaftssystem der Apotheken ist für die digitale Betriebsprüfung ein ergiebiges Feld. Denn viele Apotheken neigen aus schlichter Unkenntnis oder Nachlässigkeit dazu, die Pflege von Daten im Warenwirtschaftssystem auf die leichte Schulter zu nehmen. Bei Inkongruenz zwischen den Daten der Finanzbuchhaltung und den Datensätzen des Warenwirtschaftssystems unterstellen die Betriebsprüfer reflexartig, dass Warenverkäufe an der Finanzbuchhaltung vorbeigegangen und nicht ordnungsgemäß versteuert worden sind.  

Steuerliche und steuerstrafrechtliche Konsequenzen drohen

Die fehlende Kongruenz zwischen den Daten der Warenwirtschaft und denen der Finanzbuchhaltung, die sich bei nicht korrekter Führung des Warenwirtschaftssystems auch im Nachhinein kaum aufklären lässt, führt unweigerlich zu steuerlichen Hinzuschätzungen in nicht selten erheblichen Größenordnungen. Auch für geschickte steuerliche Berater wird es dann sehr schwierig, diese Beträge auf ein erträgliches Maß zu reduzieren. 

 

Immer öfter bleibt es aber nicht bei der für Apotheker/innen finanziell ohnehin schmerzhaften Hinzuschätzung. In jüngster Zeit ist vermehrt die Tendenz erkennbar, dass gegen Apotheker/innen aufgrund eines auf den Ergebnissen der digitalen Betriebsprüfung basierenden Anfangsverdachts Steuerstrafverfahren wegen Steuerhinterziehung (§ 370 Abgabenordnung [AO]) eingeleitet werden. Für strafbefreiende Selbstanzeigen ist es hier zu spät (§ 371 Abs. 2 lit. a AO). 

 

Praxistipp

Die Begehung von strafbaren Handlungen verbietet sich selbstredend. Für den Fall, dass dies in der Vergangenheit gleichwohl erfolgt sein könnte, sollten Apotheker/innen möglichst umgehend einen im Apothekenstrafrecht erfahrenen Berater konsultieren. Nur dieser ist letztlich in der Lage, Fragen der Verjährung, der Selbstanzeige oder einer strafmildernden aktiven Offenlegung von Vorgängen sachgerecht zu beurteilen. Nach Prüfung der Rechtslage und Darlegung der Risiken wird er den betroffenen Apotheker/innen regelmäßig Handlungsoptionen vorschlagen können. 

Strafverfahren zieht standesrechtliche Folgen nach sich

Häufig unbekannt sind oder unterschätzt werden die standesrechtlichen Folgen eines Strafverfahrens. So sehen die Anordnungen über Mitteilungen in Strafsachen (MiStra) in Ziffer 26 Abs. 1 und 3 ausdrücklich eine Mitteilung der Staatsanwaltschaften an die zuständige Apothekenkammer vor, wenn der strafrechtliche Tatvorwurf auf eine Verletzung von Pflichten schließen lässt, die bei der Ausübung des Berufes zu beachten oder in anderer Weise geeignet ist, Zweifel an der Eignung, Zuverlässigkeit oder Befähigung des Apothekers hervorzurufen. Dies kann im schlimmsten Fall zum Widerruf der Approbation führen. Das dürfte vielfach schwerer wiegen als die finanziellen und strafrechtlichen Folgen. 

Lösung 1: Know-How-Beschaffung ist unerlässlich

Man muss kein Prophet sein, um nach den beachtlichen Erfolgen der Finanzverwaltungen mit der digitalen Betriebsprüfung vorauszusagen, dass dieses Instrumentarium in immer ausgereifteren Formen die gängige Art der Betriebsprüfung sein wird, auf die sich die Apotheken einstellen müssen. 

 

Apotheker/innen sollten daher in hohem Maße Kenntnisse im richtigen Umgang mit ihren Warenwirtschaftssystemen haben. Das Warenwirtschaftssystem bildet bei den digitalen Betriebsprüfungen derzeit den entscheidenden Dreh- und Angelpunkt für die Feststellung von Auffälligkeiten. Das heißt zweierlei:  

 

  • Auch wenn dies unter Umständen zeitintensiv sein mag: Jeder Apothekeninhaber sollte deshalb selbst oder gegebenenfalls mit Hilfe seines steuerlichen Beraters, der die Abläufe einer digitalen Betriebsprüfung kennt, die Prozessabläufe in seiner Apotheke analysieren und - wenn erforderlich - optimieren.

 

  • Dazu gehört außerdem auch die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter/innen, da diese in nicht unerheblichem Maße für die korrekte Pflege des Warenwirtschaftssystems mit verantwortlich sind.

Lösung 2: Interne Controllingsysteme installieren

Daneben ist es notwendig, ein internes Controllingsystem in der Apotheke zu installieren, bei dem beispielsweise für die Kassensysteme Zugangsberechtigungen definiert werden. Versierte Steuerberaterkanzleien können hier empfehlenswerte Handreichungen geben. Allerdings genügt es nicht, ein Controllingsystem lediglich einzurichten. Um den gewünschten Effekt zu erzielen, muss es in der Praxis auch „gelebt“ werden. 

 

 

Weiterführende Hinweise

  • „Betriebsprüfung: Die neuen Prüfungsmethoden mit Datenzugriff und Software IDEA“ in: „Apotheker Berater“ - AB - Nr. 1/2009, S. 11
  • „Bilanz: Ordnungsgemäße Buchführung und Zeitreihenvergleich“ in: „Apotheker Berater“ - AB - Nr. 9/2009, S. 14
  • „Wie Sie Ihre Kasse ordnungsgemäß führen und Hinzuschätzungen vermeiden“ in: „Apotheker Berater“ - AB - Nr. 12/2010, S. 14
  • „Der korrekte Ausweis von Umsatzsteuer auf Zuzahlungsbelegen“ in: „Apotheker Berater“ - AB - Nr. 6/2010, S. 12

 

Quelle: Ausgabe 04 / 2011 | Seite 12 | ID 143438