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01.10.2008 |Lohnsteuer

„Finanzamtssichere“ Tankgutscheine

Die Ausgabe von Tankgutscheinen an Arbeitnehmer ist in Anbetracht hoher Spritpreise beliebter denn je - lohnsteuerlich können sie sich aber zu einer tickenden Zeitbombe entwickeln. Das zeigt eine aktuelle Verfügung der Oberfinanzdirektion (OFD) Hannover, die verschiedene Gutscheinmodelle unter die Lupe genommen hat (Verfügung vom 24.4.2008, Az: S 2334-281-StO 212, Abruf-Nr: 081773). Lesen Sie, welche Modelle der Fiskus anerkennt und wie Apotheker als Arbeitgeber diese richtig in der Praxis umsetzen können. 

Grundsätze zum Warengutschein

Arbeitnehmer können monatliche Gutscheine vom Arbeitgeber erhalten. Sie bleiben lohnsteuer- und sozialabgabenfrei, wenn die Sachbezüge insgesamt monatlich 44 Euro nicht übersteigen. Maßgebend ist der Preis an dem Tag, an dem der Gutschein ausgegeben wird. 

 

Beachten Sie: Bei den 44 Euro handelt es sich um eine Freigrenze. Übersteigt der Wert des Gutscheins die Freigrenze, ist der gesamte Sachbezug lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig. Für die Prüfung, ob der Wert des Gutscheins die Freigrenze einhält oder überscheitet, wird auf den Zeitpunkt abgestellt, zu dem der Arbeitnehmer den Gutschein ausgehändigt bekommt. Die Höhe des geldwerten Vorteils ist somit anhand des Literpreises am Ausgabetag zu ermitteln.  

 

Praxistipp: Bei der Bewertung des Vorteils kann die Vereinfachungsregelung in R 8.1 Abs. 2 S. 9 Lohnsteuerrichtlinien angewendet werden. Danach kann ein Ansatz mit 96 Prozent des Endpreises am Abgabeort erfolgen. 

 

Beispiel

Die PTA P erhält von ihrem Arbeitgeber - dem Apotheker A - einen Gutschein über „30 Liter Diesel“. A hat ermittelt, dass bei Hingabe des Gutscheins der Liter Diesel 1,48 Euro kostet. Als P den Gutschein einlöst, ist der Dieselpreis auf 1,54 Euro gestiegen.  

 

Die 44-Euro-Freigrenze kann angewendet werden, weil sich im Zeitpunkt der Hingabe ein geldwerter Vorteil in Höhe von 42,62 Euro ergibt (30 l × 1,48 Euro x 96 %). Dass P bei Einlösen des Gutscheins einen Vorteil von 44,35 Euro erhält (30 l × 1,54 Euro × 96 %), spielt keine Rolle. 

Lohnsteuerliche Behandlung von Warengutscheinen

Bei der Ausgabe von Tankgutscheinen steht immer die Frage im Mittelpunkt, ob es sich hierbei um einen steuerfreien „Sachbezug“ oder um steuer- und sozialversicherungspflichtigen „Barlohn“ handelt. 

 

Beim Arbeitgeber einzulösende Warengutscheine

Bei Warengutscheinen, die beim Arbeitgeber einzulösen sind, handelt es sich immer um einen Sachbezug, auch wenn der Gutschein auf einen Euro-Betrag ausgestellt ist. Die monatliche Freigrenze für Sachbezüge beträgt 44 Euro (§ 8 Abs. 2 S. 9 Einkommensteuergesetz [EStG]). Beachten Sie: Der Arbeitslohn fließt dem Arbeitnehmer erst mit Einlösung des Warengutscheins beim Arbeitgeber zu. 

 

Bei einem Dritten einzulösende Warengutscheine

Bei Warengutscheinen, die bei einem Dritten einzulösen sind, kommt es entscheidend auf den Wortlaut des Gutscheins an. 

 

  • Sachbezug: Berechtigt der Gutschein zum Bezug einer bestimmten, der Art und Menge nach konkret bezeichneten Ware oder Dienstleistung, handelt es sich um einen Sachbezug. Der Bezug bleibt im Rahmen der monatlichen Freigrenze von 44 Euro steuer- und sozialabgabenfrei.
Ist aber neben der Mengenangabe und der Warenbezeichnung ein anzurechnender Betrag oder Höchstbetrag (zum Beispiel
44 Euro) angegeben, handelt es sich um Barlohn und nicht mehr um einen Sachbezug.

 

  • Barlohn: Ist der Gutschein auf einen Euro-Betrag ausgestellt, handelt es sich in jedem Fall um Barlohn. Die Freigrenze für Sachbezüge ist nicht anwendbar. Der Warengutschein ist mit dem angegebenen Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen.

Die aktuelle OFD-Verfügung zu Benzingutscheinen

Speziell die lohnsteuerliche Behandlung von Tankgutscheinen wurde auf Bund-Länder-Ebene erörtert. Die OFD Hannover hat die Ergebnisse wie folgt veröffentlicht (a.a.O.): 

 

Vorgehensweise bei der Ausgabe und Einlösung von Gutscheinen

Folgende Vorgehensweise ist lohnsteuerlich „unbedenklich“: 

 

  • Der Arbeitgeber erstellt auf eigenem Briefpapier Tankgutscheine, die er an seine Arbeitnehmer ausgibt.
  • Auf dem Gutschein sind Art und Menge des Kraftstoffs (nicht ein Euro-Betrag!) genau bezeichnet (Beispiel: „30 Liter Diesel“).
  • Der Arbeitnehmer löst den Gutschein bei der auf dem Gutschein bezeichneten Tankstelle ein. Hat er mehr als die auf dem Gutschein angegebenen Liter getankt, darf er ihn nicht einlösen - auch nicht, wenn er den Differenzbetrag selbst zahlt.
  • Mit der Tankstelle hat der Arbeitgeber eine Rahmenvereinbarung über die Einlösung von Kraftstoffgutscheinen geschlossen. Die Abrechnung über die eingelösten Gutscheine erfolgt mittels einer in der Tankstelle verbleibenden Kundenkarte des Arbeitgebers.

 

Muster Tankgutschein (nach den OFD-Vorgaben)

Briefkopf des Arbeitgebers 

 

Gutschein 

 

für: 

______________ Name des Mitarbeiters 

einzulösen bei:  

______________ Tankstelle 

 

______________ Straße 

 

______________ Ort 

für Monat: 

______________ Monats- und Jahresangabe 

über: 

______________ Art und Menge des Kraftstoffs 

 

 

_______________________ 

Unterschrift Arbeitgeber 

 

Gutschein
erhalten am: 

 

_______________________ 

Unterschrift Arbeitgeber 

 

 

Der Ablaufplan zur Gutscheineinlösung ist bekannt; ich bin damit einverstanden, dass es sich bei der Gewährung dieses Gutscheins um eine einmalige, freiwillige Sonderleistung meines Arbeitgebers handelt und ich auch bei wiederholter Gewährung eines solchen Gutscheins über einen bestimmten Zeitraum keinen Rechtsanspruch auf die zukünftige Gewährung solcher Gutscheine erlange. 

 

_________________________ 

Unterschrift Arbeitnehmer 

 

Geht der Arbeitgeber so vor, erhält der Arbeitnehmer einen Sachbezug und die Freigrenze kann angewendet werden. Die Abrechnung über eine Kundenkarte des Arbeitgebers ist unschädlich, da diese bei der Tankstelle verbleibt und daher keine Zahlungsfunktion für den Arbeitnehmer hat. 

 

Verwendung von Tankkarten des Arbeitgebers

In der Regel haben Tankkarten eine Zahlfunktion und wirken daher wie eine Firmenkreditkarte. Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer neben einem von ihm ausgestellten Benzingutschein eine solche Tankkarte, hat die Zuwendung Bargeldcharakter (Bundesfinanzhof, Urteil vom 27.10.2004, Az: VI R 51/03, Abruf-Nr: 043217). 

 

Beispiel

Apotheker B stellt für seine Mitarbeiter Tankgutscheine aus, auf denen Art und Menge des Kraftstoffs genau bezeichnet sind. Die Gutscheine werden nicht bei der Tankstelle eingereicht, sondern die Mitarbeiter tanken mit einer Tankkarte des B. Die Rechnungslegung erfolgt an B. Tanken darf jeder Mitarbeiter mit der Tankkarte nur, wenn er einen Tankgutschein von B erhalten hat. Der Kartenzahlungsbeleg wird mit der monatlichen Gehaltsabrechnung aufbewahrt. 

 

In diesem Fall handelt es sich nicht um einen bei einem Dritten einzulösenden Warengutschein. Mit der Rechnungslegung an B gegen Vorlage der Tankkarte des B durch einen seiner Mitarbeiter bei der Tankstelle tilgt B eine von seinem Arbeitnehmer im eigenen Namen des Arbeitnehmers begründete Verbindlichkeit. B ist nicht Vertragspartner der Tankstelle.  

 

Hier liegt eine Barlohnzahlung vor und die 44-Euro-Freigrenze kann nicht angewendet werden. 

 

Barlohn liegt auch vor, wenn der Arbeitnehmer anstelle des Gutscheins eine Bescheinigung erhält, mit der er gegenüber der Tankstelle nachweist, dass er im Namen und für Rechnung seines Arbeitgebers tankt. Auch in diesem Fall hat die Tankkarte die Funktion einer Firmenkreditkarte. Denn würde der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber Bargeld und eine Bescheinigung erhalten, dass er im Namen und für Rechnung des Arbeitgebers tankt, läge auch kein Sachbezug vor.  

 

Praxistipp: Das Verwenden von Tankkarten misslingt in der Regel. Nur wenn die Tankkarte bei der Tankstelle verbleibt und der Arbeitnehmer mit einem korrekten Gutschein tankt, sollte über eine Tankkarte abgerechnet werden. 

 

Abgekürzter Zahlungsweg

Bezahlt der Arbeitnehmer zunächst die Tankfüllung und erhält er aufgrund des Gutscheins vom Arbeitgeber später eine Gutschrift in Höhe des ausgelegten Betrags, handelt es sich um eine Geldleistung, für die die 44-Euro-Freigrenze nicht gilt. Der Arbeitgeber wird hier nicht Vertragspartner der Tankstelle. Vielmehr tilgt der Arbeitgeber eine vom Arbeitnehmer in dessen eigenem Namen begründete Verbindlichkeit. 

 

Beispiel

Die PTA K der M-Apotheke löst einen Tankgutschein (mit Liter-angabe, aber ohne Höchstbetrag) bei einer Tankstelle ihrer Wahl ein. Sie bezahlt die Tankrechnung namens und im Auftrag ihres Arbeitgebers M (abgekürzter Zahlungsweg) und lässt sich den eingelösten Tankgutschein vom Tankwart bestätigen. Nach Vorlage des unterzeichneten Gutscheines und der Quittung bei M erhält K den ausgelegten Betrag zurück.  

 

Hier handelt es sich um steuer- und sozialversicherungspflichtigen Barlohn. 

 

Gutscheine der Tankstelle

Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber einen von der Tankstelle erstellten Blanko-Tankgutschein und wird Art und Menge des Kraftstoffs erst von der Tankstelle bei Einlösen des Gutscheins eingetragen, wendet der Arbeitgeber ebenfalls steuerpflichtigen Barlohn zu. 

 

Quelle: Ausgabe 10 / 2008 | Seite 9 | ID 121663