26.03.2008 | Buchführung

Die Archivierung von elektronischen Belegen

Nach dem Steuerrecht sind Apotheker als Unternehmer verpflichtet, Belege und Geschäftsbriefe über festgelegte Zeiträume hinweg zu verwahren. Werden die Geschäftsvorgänge online abgewickelt, kann Unklarheit über die aktuellen Anforderungen an die Archivierung der Unterlagen bestehen. Auch bei der steuerlichen Betriebsprüfung ist die frist- und ordnungsgemäße Aufbewahrung von Aufzeichnungen immer ein Prüfungspunkt. Der folgende Beitrag informiert Sie über die steuerlichen Aufbewahrungsfristen und nimmt Stellung zu verschiedenen Aufbewahrungsformen.  

Steuerliche Aufbewahrungsfristen

Der Gesetzgeber verlangt grundsätzlich im Rahmen der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten von Apothekern, alle steuerlich relevanten Unterlagen geordnet aufzubewahren (siehe Online-Service unter www.iww.de, myIWW, Arbeitshilfe „Entsorgung von Belegen zum 1.1.2008“). Hier muss der Apotheker zwei Fristen beachten:  

• So sind Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Inventare, Gewinn-ermittlungen und Lohnbelege zehn Jahre lang aufzubewahren.

• Verträge, erhaltene und verschickte Geschäftsbriefe sind hingegen mindestens sechs Jahre lang aufzubewahren.

Die Frist beginnt jeweils mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Bücher, in die Gewinnermittlung oder in das Inventar erfolgt ist, der Geschäftsbrief (auch E-Mail) abgeschickt oder empfangen wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist.  

Beispiel

Fazit