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26.03.2008 | Buchführung

Die Archivierung von elektronischen Belegen

Nach dem Steuerrecht sind Apotheker als Unternehmer verpflichtet, Belege und Geschäftsbriefe über festgelegte Zeiträume hinweg zu verwahren. Werden die Geschäftsvorgänge online abgewickelt, kann Unklarheit über die aktuellen Anforderungen an die Archivierung der Unterlagen bestehen. Auch bei der steuerlichen Betriebsprüfung ist die frist- und ordnungsgemäße Aufbewahrung von Aufzeichnungen immer ein Prüfungspunkt. Der folgende Beitrag informiert Sie über die steuerlichen Aufbewahrungsfristen und nimmt Stellung zu verschiedenen Aufbewahrungsformen. 

Steuerliche Aufbewahrungsfristen

Der Gesetzgeber verlangt grundsätzlich im Rahmen der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten von Apothekern, alle steuerlich relevanten Unterlagen geordnet aufzubewahren (siehe Online-Service unter www.iww.de, myIWW, Arbeitshilfe „Entsorgung von Belegen zum 1.1.2008“). Hier muss der Apotheker zwei Fristen beachten:  

 

  • So sind Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Inventare, Gewinn-ermittlungen und Lohnbelege zehn Jahre lang aufzubewahren.
  • Verträge, erhaltene und verschickte Geschäftsbriefe sind hingegen mindestens sechs Jahre lang aufzubewahren.

 

Die Frist beginnt jeweils mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Bücher, in die Gewinnermittlung oder in das Inventar erfolgt ist, der Geschäftsbrief (auch E-Mail) abgeschickt oder empfangen wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist. 

 

Beispiel

Ein Apotheker erhält am 1. Februar 2008 einen Geschäftsbrief per E-Mail zugeschickt. Die E-Mail ist in elektronischer Form, also zum Beispiel auf einer CD oder einer Festplatte, für sechs Jahre bis zum 31. Dezember 2014 aufzubewahren. Die Frist läuft ab dem 1. Januar 2009. 

 

Aufbewahrungsformen

Über die Jahre hinweg sammeln sich so jede Menge Unterlagen an. Dies bedeutet für viele Apotheken, dass eine nicht unbeachtliche Kostenposition entsteht. Denn Lagerplatz ist teuer. Doch wohin mit den Belegen? 

Scannen und dann archivieren

Gerade im Computerzeitalter bietet sich hier neben der Aufbewahrung des Originals mit dem Einscannen der Belege eine kostengünstige Alternative an. Dies bedeutet, dass der Apotheker die Belege scannt und auf einem Datenträger wie Festplatte, CD oder Mikrofilm speichert. So wird ein genaues digitales Abbild des Belegs geschaffen. 

 

Beispiele

Apotheker A archiviert seine Belege komplett im Original. Er nutzt dafür einen eigenen Raum in der Apotheke als Archiv. Alte Belege lassen sich mit viel Mühe (notfalls) wieder auffinden.  

 

Apotheker B scannt hingegen alle Belege sowie Geschäftsbriefe ein. Jedes Dokument versieht ein berechtigter Mitarbeiter mit seiner elektronischen Signatur. Die so aufbereiteten Unterlagen werden in einem Onlinearchiv abgelegt und stehen jederzeit zur Verfügung. Die Originalrechnungen werden nach dem Scannen und dem Signieren vernichtet. Ein Archivraum ist nicht nötig. Alte Belege werden über Suchmasken schnell wieder gefunden. 

 

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist bei gescannten Belegen rationeller und unter Umständen kostengünstiger. Der Sachbearbeiter des Steuerberaters erhält die gescannten Belege elektronisch und nimmt die erforderlichen Buchungen wie gewohnt vor. Mit Abschluss einer Buchung wird der Beleg in ein elektronisches Archiv gestellt, das dem Sachbearbeiter und dem Kunden – selbstverständlich gesichert gegen unautorisierten Zugriff – rund um die Uhr zur Verfügung steht.  

 

Insgesamt ergeben sich durch das Belegscanning folgende Vorteile: 

 

  • Ständiger Zugriff auf sämtliche Belege der Buchhaltung,
  • hohes Maß an Datensicherheit,
  • kein Versenden von Papierbelegen erforderlich,
  • hohe Flexibilität,
  • Senkung der Archivierungs- und Recherchekosten.

 

Anforderungen an gescannte Unterlagen

Apotheken, die sich für die papierlose Aufbewahrung mit der Möglichkeit der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe entschieden haben, müssen entsprechend dem Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 26. September 2007 (Az: I B 53, 54/07) dafür sorgen, dass die Belege im vollen Umfang so gescannt sind, dass der Urheber und der gesamte Inhalt erkennbar sind. Grundsätzlich kann die Digitalisierung im Platz sparenden Schwarz-Weiß-Format erfolgen. Das Farbformat ist lediglich dann zwingend vorgeschrieben, wenn es für die Beweiskraft wichtig ist (zum Beispiel um ein Original von einer Kopie zu unterscheiden). Erfolgt die Aufbewahrung mittels Scannens und Indizierens, muss die Unversehrtheit der Daten und die Übereinstimmung mit dem Papierbeleg mittels einer elektronischen Signatur garantiert werden.  

 

Betriebsprüfung

Steht eine Betriebsprüfung an, hat der Apotheker zu gewährleisten, dass die Unterlagen für den Prüfer (über das Computersystem des Apothekers auf dem Bildschirm) lesbar sind. Zudem müssen die Unterlagen auf Verlangen der Finanzbehörde auf Kosten des Apothekers unverzüglich ganz oder teilweise ausgedruckt werden. Die Finanzverwaltung kann bei einer Außenprüfung weiterhin verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden (Stichwort: „Digitaler Datenzugriff im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung“). Die Kosten für die Bereitstellung trägt ebenfalls der Steuerpflichtige. 

Kontoinformationen beim Online-Banking

Kontoinformationen werden zunehmend in digitaler Form zwischen Banken und Kunden ausgetauscht. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bildformaten (zum Beispiel Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (zum Beispiel Kontoumsatzdaten). Die Vereinbarungen zum Online-Banking sehen dabei immer öfter vor, dass die Übermittlung von Kontoauszugsdaten nur noch in elektronischer Form erfolgt. 

 

Anforderungen an elektronische Kontoauszüge

Bankkunden müssen daher hinsichtlich ihrer Geschäftskonten einige Kriterien erfüllen, damit elektronische Kontoauszüge als ordnungsgemäße Belege anerkannt werden können. Welche dies konkret sind, haben wir in einer zusammenfassenden Übersicht auf der Folgeseite dargestellt. Die gesetzliche Grundlage für diese strengen Kriterien bilden die „Grundsätze ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) und die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU).  

 

Hiernach setzt die ausschließlich digitale Aufbewahrung der Unterlagen voraus, dass standardisierte Sicherheitsverfahren eingesetzt werden und dass das Verfahren und die vorhandenen Daten den Anforderungen in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit, Unveränderbarkeit und Übersichtlichkeit entsprechen. 

 

Praxistipp: Nach derzeitigem Kenntnisstand werden die erforderlichen Voraussetzungen regelmäßig nicht erfüllt. Zur Beweisvorsorge sind dann weiterhin die Kontoauszüge in Papierform vorzuhalten. Der Ausdruck eines elektronischen Kontoauszugs (Datei) ist dagegen nur eine Kopie des elektronischen Kontoauszuges und beweisrechtlich einem Original-Papierkontoauszug nicht gleichgestellt. 

 

Übermittlung von maschinell auswertbaren Kontoumsatzdaten

Die Übermittlung von Kontoumsatzdaten dient nur der maschinellen Weiterverarbeitung der Umsatzdaten im empfangenden System. Werden Kontoinformationen zwar in digitaler Form übermittelt, sind diese aber – zum Beispiel in Form von Buchungssatzvorschlägen – änderbar oder unterdrückbar, ist die digitale Aufbewahrung nicht ausreichend. Die vollständige Rechnungslegung einschließlich der Rechnungsabschlüsse kann nicht durch die Übermittlung von Kontoumsatzdaten in maschinell auswertbarer Form ersetzt werden. 

 

Praxistipp: Ärger und nachträglichen Aufwand vermeiden Sie, wenn Sie sich hinsichtlich Ihrer Geschäftskonten (zusätzlich) Auszüge auf Papier zuschicken lassen oder am Kontoauszugsdrucker Ihrer Bank holen. Für den Privatbereich können allerdings die ausgedruckten Online-Kontoauszüge grundsätzlich für steuerliche Zwecke verwendet werden. Insofern besteht keine Aufbewahrungspflicht. 

 

Merkmale elektronisch übermittelter Kontoauszüge/-dateien

  • Das zum Einsatz kommende Datenverarbeitungsverfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen, die in den „Verarbeitungsprozess“ eingeführt werden, erfasst werden und zudem nicht mehr unterdrückt werden können (§ 146 Abs. 4 Abgabenordnung). Die Authentizität und die Integrität der Daten kann zum Beispiel mittels qualifiziertem Zeitstempel/elektronischer Signatur nachgewiesen werden.

 

  • Aus der System- und Verfahrensdokumentation müssen die sachlogische und die programmtechnische Lösung (aktuell und historisch) erkennbar sein.

 

  • Bei originär digitalen Dokumenten muss hard- und softwaremäßig sichergestellt sein, dass während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung nicht möglich ist. Die Indexierung hat wie bei gescannten Dokumenten zu erfolgen.

 

  • Das so archivierte digitale Dokument kann nur unter dem zugeteilten Index bearbeitet und verwaltet werden. Die Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem Dokument zu speichern. Das bearbeitete Dokument ist als „Kopie“ zu kennzeichnen.

 

  • Durch den Steuerpflichtigen sind Verfahrenskontrollen zur Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Geschäftsvorfälle sowie deren Bestätigung (Autorisation) durchzuführen.

 

  • Bei der Führung der Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass während der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

 

  • Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index, digitalem Dokument und Datenträger muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.
Fazit

Die Anforderungen an die Datenaufbewahrung sind relativ hoch, aber für moderne Apotheken durchaus zu meistern. Neue Archivierungsformen per EDV erlauben die rechtssichere Ablage von Dokumenten. Die teilweise automatische Verschlagwortung ermöglicht den raschen Zugriff von vernetzten Rechnern rund um die Uhr. Das veraltete uneffiziente Archiv sollte daher insbesondere in größeren Apotheken der Vergangenheit angehören. Ansonsten ist es empfehlenswert, Ein- und Ausgangsrechnungen körperlich aufzubewahren. Eine Aufbewahrung in Teilform genügt ausdrücklich nicht. 

Quelle: Ausgabe 04 / 2008 | Seite 17 | ID 118221