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01.07.2006 | Betriebswirtschaft

Die strategische Unternehmensplanung in der Apotheke

von Dipl.-Pädagoge Dr. Wolfgang Huge, Bad Essen

Auch die marktorientierte Apothekenführung erfordert langfristige Planungen. Doch strategische Überlegungen aller Art bleiben in der täglichen Arbeitsbelastung in den meisten Apotheken auf der Strecke. Solange ein finanzieller Leidensdruck ausbleibt, die Bilanz stimmt und die Geschäfte gut gehen, scheint dafür auch gar kein Handlungsbedarf zu bestehen. Warum es der Apotheke gut geht und warum die Zahlen im grünen Bereich liegen, ist oft unklar. Und damit bleibt in letzter Konsequenz offen, ob der Apothekenerfolg nicht noch besser hätte ausfallen können. 

Die strategische Planung legt das Unternehmensziel fest

Eine strategische Unternehmensplanung liefert dem Apotheker über die Eröffnung oder Übernahme seiner Apotheke hinaus eine klare Vorstellung davon, wie sich der Betrieb entwickeln soll, wo er in drei oder fünf Jahren im Markt stehen soll und wie es dazu kommt. Insofern müssen Chancen und Risiken früh und systematisch erkannt werden durch den Blick: 

 

  • nach außen auf den Markt (Umweltanalyse: Gesundheitspolitik, Märkte, Produkte, Kunden-Wachstum, Umsatz-Stillstand oder -Verluste) und
  • nach innen (Prozessanalyse: Stärken und Schwächen in der Auftragsbearbeitung, in betrieblichen Abläufen, bei den Mitarbeiterqualifikationen, im Qualitätsmanagement)

Strategische Erfolgspositionen bestimmen das Leitbild

Dauerhaft kann kein Unternehmen auf strategische Planung verzichten. Je stärker seine Produkte und Dienstleistungen dem technologischen Wandel, Trends und Moden unterliegen, um so gefährlicher ist es, auf eine strategische Ausrichtung zu verzichten. Denn wenn das Geschäft abflaut, muss das Produkt- und Leistungs-Mix bereits den veränderten Marktbedingungen angepasst sein. Ansonsten drohen Umsatz- und Ertragsverluste und ein Einbruch der Marktposition. 

 

Eine strategische Planung ist gleichermaßen wichtig, wenn das Geschäftsvolumen wächst und die Kontrolle über das gesamte Unternehmen schwieriger wird. Hier hilft die strategische Planung, Engpässe frühzeitig zu erkennen und entsprechende Vorsorge zu treffen, etwa wenn die Mitarbeiterzahl nicht proportional zum Arbeitsvolumen wachsen kann, wenn Aufträge nicht schnell genug abgewickelt werden können etc. 

Die strategische Planung führt deshalb zu einem Leitbild, das die Apotheke von sich hat (Mission: „Wie wollen wir gesehen werden?“). In diesem Rahmen werden fünf bis sieben Leitziele, so genannte strategische Erfolgspositionen (SEP) definiert (Vision: „Was wollen wir erreichen?“). Diese SEP zeigen, wie sich die Apotheke positiv von Mitbewerbern abhebt, womit die Kunden ihre Apotheke in Verbindung bringen, was die Apotheke anbietet und wie sie nach außen auftritt. Dafür werden festgelegt: 

 

  • die Grundmarschrichtung der Apotheke (Soll-Ziele: „Was ist nötig/erstrebenswert/möglich?“)
  • die Bandbreite, innerhalb der sich die Mitarbeiter bewegen können, um die Soll-Ziele zu verwirklichen (einschließlich Toleranz für mögliche Zielabweichungen)

 

Hinweis: Das Leitbild sollte schriftlich fixiert werden und so verfasst sein, dass es vom Markt und den eigenen Mitarbeitern verstanden wird. So wird einerseits für die Außendarstellung der Apotheke ein Rahmen für Öffentlichkeitsarbeit und Werbeaktivitäten erzeugt. Andererseits entsteht ein Führungsinstrument, das die Identifikation der Mitarbeiter mit der Apotheke und ihr Engagement steigern kann. 

Beteiligung der Mitarbeiter

Leitbilder sollen nicht nur „von oben“ gestaltet sein. Ihre volle Wirkung erzielen sie erst durch das Einbeziehen der Mitarbeiter. So können Leitbilder durch Mitarbeiter-Befragungen und/oder Workshops erarbeitet werden. In der Auseinandersetzung mit sich und der Apotheke erkennen die Mitarbeiter den besonderen Wert und begreifen, wofür sie im Alltag da sind. Bei der Ausarbeitung eines Leitbildes sind folgende Fragen zu bearbeiten: 

 

  • Wo stehen wir heute?
  • Wo liegen unsere Stärken, wo liegen unsere Schwächen?
  • Was erwartet der Markt in Zukunft von unserer Apotheke?
  • Welche Leistungen muss die Apotheke zukünftig erbringen?

Konzepte setzen die Leitziele um

Aus dem Leitbild werden die konkreten Leitziele/SEP abgeleitet. Zu diesem Zweck sind zunächst sämtliche Ideen festzuhalten, die dazu beitragen sollen, die Leitziele/SEP umzusetzen. Diese Ansätze werden zu Konzepten gebündelt, zum Beispiel zu einem Personal-, Marketing-, Werbe- oder Informationskonzept usw. Für die Verwirklichung der Konzepte werden sodann einzelne konkrete Aktionen geplant.  

Aktionspläne erstellen

Mittels der Aktionspläne werden die strategischen Ziele umgesetzt. Dazu werden in der Apotheke Aufgaben verteilt und Zeitpläne erstellt: „Wer macht was, bis wann, mit wem, mit welchen Mitteln. Wer kontrolliert den Erfolg?“ Zu diesem Zeitpunkt müssen alle Beteiligten die (neue) Strategie nicht nur kennen, sondern auch verinnerlichen. 

 

Hinweis: Oft stellt sich erst jetzt heraus, welche Ziele realistisch und machbar sind. Hier sollte die Gelegenheit ergriffen werden, Fehlschläge für weiteres Lernen, Ändern und Umstrukturieren zu nutzen. So kann das ursprüngliche Ziel doch noch erreicht werden. Werden (Teil-)Ziele ganz oder zum Teil verfehlt, sind die Gründe dafür zu ermitteln. Hier muss entschieden werden, ob zusätzliche Maßnahmen notwendig sind oder ob die gesamte Situation neu zu bewerten ist.  

 

Beispiel: Apothekenleitbild

Unsere Aufgaben und Verantwortung leiten sich aus den einschlägigen Gesetzen und Verordnungen ab. Im Mittelpunkt unseres Tuns steht die Gesundheit unserer Kunden. Dies beinhaltet nicht nur die Versorgung und Beratung erkrankter Patienten, sondern auch den Beitrag zur Vorbeugung und Aufklärung hinsichtlich Krankheitsrisiken.  

1.Sämtliche Abläufe erledigen wir engagiert, kundenorientiert und kompetent.
2.Damit leisten wir einen wichtigen Beitrag zur Gesundheit. Wir bieten ein qualitativ hochstehendes Sortiment und richten unsere Dienstleistungen konsequent an den Wünschen unserer Kunden aus.
3.So wollen wir der kompetente Anbieter in Ihrer Nähe sein. Dafür bieten wir gute, preiswürdige Artikel sowie kundenorientierte Beratung und Information.
4.Um stets auf dem aktuellen Wissensstand zu sein, verpflichten wir uns zu einer permanenten fachlichen Weiterbildung.
5.Auch das Erscheinungsbild unserer Apotheke richtet sich am Motto „engagiert – kundenorientiert – kompetent“ aus. Außen wie innen heben wir Übersichtlichkeit und Transparenz des Angebots hervor als Sinnbild für Qualität, Sicherheit, Freundlichkeit, gutes Sortiment und vielfältige Dienstleistungen.
6.Zur optimalen Unterstützung greifen wir auf eine zukunftsweisende EDV-Logistik zurück, deren Handhabung Zuverlässigkeit und Sicherheit erfordert. Die entsprechenden Arbeitsabläufe unterstehen einer periodischen inneren Qualitätskontrolle.
7.Damit unsere Apotheke mit ihren Arbeitsplätzen am Standort erhalten bleiben kann, muss sie rentabel geführt werden. Geschäftsleitung und Team arbeiten zur Erreichung dieses Ziels zusammen.
 

Quelle: Ausgabe 07 / 2006 | Seite 7 | ID 85069