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01.10.2008 |Apothekenmarketing

Tag der offenen Tür - Der Blick hinter die Offizin-Kulissen

von Alexandra Schramm, Medienbüro Medizin, Hamburg

Wissen Ihre Kunden, welche Aufgaben in Ihrer Apotheke anfallen? Was genau geschieht im Labor? Wie wirken Medikamente überhaupt? Das sind nur einige Aufhänger, die Sie für einen Tag der offenen Tür nutzen können. Eine solche Veranstaltung ist ein gutes Marketinginstrument, um Kunden zu binden und neue Kunden zu gewinnen. 

Anlässe gibt es genug - Sie müssen sich nur für einen entscheiden

In Krankenhäusern ist ein Tag der offenen Tür bereits weit verbreitet. Dort werden beispielsweise die verschiedenen Abteilungen vorgestellt, den Besuchern die Geschichte des Krankenhauses näher gebracht oder es werden spezielle Aktionen wie ein Kindertag veranstaltet. Auch Arztpraxen, besonders Zahnärzte, machen sich diese Veranstaltungsart ein- bis zweimal im Jahr zu Nutze. Anlässe für einen Tag der offenen Tür in der Apotheke können beispielsweise sein: 

 

  • Vorstellung der neuen Apothekenräume nach Neu-Eröffnung oder nach Renovierung der alten Apotheke
  • Geschäftsjubiläum
  • Vorstellung des Apotheken-Teams
  • Präsentation neuer Geräte für spezielle Behandlungen
  • Informationsveranstaltungen beispielsweise zum Thema Grippe- oder Impfschutz
  • Angebot zum Erfahrungsaustausch - gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit einer Selbsthilfegruppe

Kundenbindung wird intensiviert

In einer Apotheke soll ein Tag der offenen Tür vor allem den Kunden dazu dienen, die Apotheke und das Team näher kennen zu lernen. Nehmen Sie sich deshalb Zeit für ein Pläuschchen. So vermitteln Sie, dass Sie an der Kommunikation interessiert sind, und zeigen sich Ihren Kunden offen und zugänglich. Das hierbei aufgebaute Vertrauen stärkt die Kundenbindung. Sie machen nicht nur Ihre Dienstleistung und Ihren Service in der Öffentlichkeit bekannt, sondern verschaffen sich auch ein positives Image. 

 

Oft bringen Kunden Verwandte oder Freunde zu solchen Events mit - so können Sie neue Kontakte knüpfen und neue Kunden gewinnen. Besuchen Angehörige der MitarbeiterInnen den Tag der offenen Tür, ist das gesamte Team noch motivierter, den Arbeitsplatz von der besten Seite zu präsentieren. 

Frühzeitig mit der Organisation beginnen

Unterschätzen Sie nicht den Aufwand, den eine solche Veranstaltung mit sich bringt. Dabei kommt es natürlich darauf an, für welchen Rahmen Sie sich entscheiden. Dafür wiederum muss der Anlass feststehen. Und je nach Anlass sollten Sie ein genaues Budget festlegen. Zumindest ein Glas Wasser sollten Sie für jeden Gast bereithalten. Freundlich wären Kaffee, Tee und Kuchen. Bedenken Sie: Der Kuchen muss selbst gemacht oder zumindest ausgesucht und besorgt werden - wer könnte aus Ihrem Team diese Aufgabe übernehmen? Zudem brauchen Sie ausreichend Geschirr, Besteck, Tischdecken, etwas Dekoration und viele andere Kleinigkeiten. 

 

Dann suchen Sie einen geeigneten Termin aus. Damit möglichst viele Personen an Ihrer Veranstaltung teilnehmen können, eignet sich ein Samstag von etwa 10 bis 18 Uhr. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass dieser Termin nicht in der Ferienzeit liegt oder mit anderen lokalen Ereignissen wie beispielsweise einem großen Flohmarkt oder einem entscheidenden Fußballspiel kollidiert. 

Einladungen rechtzeitig versenden

Nachdem Sie den Termin festgelegt haben, sollten Sie zeitnah die Einladungen versenden. Das können Sie auf verschiedenen Wegen tun: Mit Einverständnis Ihrer (Stamm-)Kunden können Sie an diese eine Rundmail verschicken - das ist mit den wenigsten Kosten verbunden. Außerdem können Sie Einladungskarten drucken lassen und diese auf dem klassischen Postweg verschicken. Bedenken Sie für Ihre Budgetplanung hierbei die Druck- und Portokosten. Dann können Sie Handzettel (Flyer) in Ihrer Umgebung an Haushalte und Passanten verteilen. Nach Absprache können Sie diese auch in Arztpraxen der Umgebung auslegen.  

 

Laden Sie außerdem die Partner Ihrer Apotheke wie Arztpraxen und Lieferanten ein, damit Sie die Zusammenarbeit intensivieren können. 

 

Praxistipp: Fügen Sie Ihrer Einladung eine Wegbeschreibung hinzu. Ein Grafikelement lockert Texte immer auf. Natürlich darf auch Ihr Logo bzw. Ihr gesamtes Corporate Design für den Wiedererkennungswert nicht fehlen.  

 

Informieren Sie in jedem Fall die lokale Presse wie Anzeigen- und Wochenblätter über Ihren Tag der offenen Tür. Gegebenenfalls können Sie sogar eine Anzeige schalten und dazu eine redaktionelle Berichterstattung über Ihre Veranstaltung im Nachhinein oder über Ihre Apotheke aushandeln. Für die bessere Kommunikation thematisieren Sie idealerweise den Anlass wie „Frisch gestrichen - neue Räumlichkeiten zu besichtigen“ oder legen Sie ein Motto fest wie „Mittendrin statt nur Kunde“. 

Programmablauf planen, aber auch spontan sein

Sicher, ein Tag der offenen Tür ist kein Kongress mit einem straffen Terminplan. Sie sollten aber schon eine grobe Struktur festlegen - beispielsweise für eine kleine Ansprache, warum dieses Event stattfindet. Außerdem sollten Sie Ihren Gästen die Möglichkeit geben, zu Wort zu kommen und Fragen zu stellen.  

 

Markieren Sie deutlich, welche Räume zu besichtigen sind und welche nicht. Schließen Sie dann die entsprechenden Türen, Schränke oder Schubladen ab, damit es zu keinen Missverständnissen kommt. Vielleicht können auch Geräte ausprobiert oder ausführlich vorgestellt werden? Im Labor könnten Sie einen Herstellungsprozess von Arzneimitteln oder Kosmetika präsentieren.  

 

Stellen Sie ausreichend Informationsmaterial zur Verfügung - vielleicht hat Ihre Apotheke sogar eine eigene Kundenzeitschrift (dazu „Apotheker Berater“ Nr. 6/2008, S. 3 ff.). Hierfür ist eine höhere Druckauflage empfehlenswert. 

 

Denken Sie familienfreundlich und richten Sie eine kleine Ecke mit Spielzeug oder Möglichkeiten zum Malen für Kinder ein. 

Aufgaben verteilen: Wer macht was wann?

Zwei Tage vor der Veranstaltung sollten Sie gemeinsam Ihre Apotheke gründlich aufräumen. Dazu zählt auch, die Schaufenster ansprechend zu dekorieren und zu putzen, Staub zu wischen und frische Blumen hinzustellen. Fertigen Sie zudem Namensschilder aller Mitarbeiter mit der entsprechenden Funktion zum besseren Kennenlernen. Dann legen Sie genau fest, wer wofür am Veranstaltungstag zuständig ist: 

 

  • Gäste begrüßen und Garderobe abnehmen
  • Gäste betreuen und herumführen
  • Büffet ordentlich und appetitlich halten, das heißt leere Platten wegräumen und für Nachschub sorgen
  • Getränke-Service: leere Flaschen wegräumen, neue hinstellen, nachschenken, Kaffee kochen (am Ende der Veranstaltung räumen alle gemeinsam auf)
  • gebrauchtes Geschirr wegräumen und für Nachschub sorgen

 

Fazit: Ein Tag der offenen Tür kann einen großen Nutzen für die Kundenbindung, Neukundengewinnung, für das Image der Apotheke sowie zur Stärkung des „Wir-Gefühls“ haben. Im ersten Moment hört sich eine Tagesveranstaltung nach nicht so viel Aufwand an, aber es gibt eine Menge zu beachten und zu organisieren. Ziehen Sie im Team gemeinsam an einem Strang, seien Sie flexibel und unterstützen Sie sich gegenseitig - auch wenn Sie vielleicht nicht für den Abwasch eingeteilt waren. 

 

Quelle: Ausgabe 10 / 2008 | Seite 3 | ID 121661