logo logo
Meine Produkte: Bitte melden Sie sich an, um Ihre Produkte zu sehen. Anmelden
Menu Menu
MyIww MyIww
Jetzt testen

02.11.2010 |Apothekenmanagement

Direkteinkauf oder Großhandelseinkauf?

von Geschäftsführer Alexander Mörsheim, Faust Apotheke, Eschweiler

Bei der Beschaffung in einer Apotheke muss grundsätzlich über den Bezugsweg nachgedacht werden: über den Großhandel, direkt beim Hersteller oder in einer Mischform beider Einkaufsformen, dem Überweisungsgeschäft. Jede Art und Weise des Einkaufs bringt gewisse Vor- und Nachteile mit sich. Der folgende Beitrag soll Apothekeninhabern helfen, den für sich besten Einkaufsmix zu finden und hierbei nicht nur auf die direkten Einkaufskonditionen abzuzielen. 

Die Marktbedingungen

„Im Einkauf liegt der Gewinn“ sagt eine alte Kaufmannsweisheit, die in der heutigen Zeit nichts an Aktualität verloren hat. Die Marktbedingungen auf der Absatzseite werden derzeit immer angespannter, der Kunde wird immer aufgeklärter und preissensibler, sodass die Erzielung einer ausreichenden Handelsspanne mehr und mehr von niedrigen Einkaufspreisen bestimmt wird. Im Bereich der rezeptpflichtigen Medikamente dominieren Rabattverträge, Krankenkassenrabatte und Retaxationen das Geschehen. Und im freiverkäuflichen Bereich machen zudem der Versandhandel und Discountapotheken einem jeden Apotheker das Leben schwer.  

Der Großhandel

Der Großhandel, als einer der wichtigsten Partner einer Apotheke, ermöglicht es dieser, die Vielzahl an Präparaten von verschiedensten Herstellern zu beziehen. Meistens zum Ende des Jahres oder wenn gesetzliche Neuregelungen anstehen, finden Rabattverhandlungen mit dem Großhandel statt. Hierbei lautet eine der wesentlichen Fragen: Wie lassen sich maximale Einkaufskonditionen erzielen?  

 

Bei den Einkaufskonditionen unterscheiden die Großhändler primär in zwei Rabattgruppen - jeweils mit Untergruppierungen:  

 

  • Verschreibungspflichtige Medikamente:
  • Rx-Originale (gegebenenfalls nach Preisgruppen),
  • Rx-Generika,
  • Rx-Re-Importe,
  • Rx-Hochpreisartikel,
  • Rx-Kühlartikel,
  • Rx-Überweiser
  • Freiverkäufliche Produkte:
  • OTC-Angebote,
  • OTC-Reimporte,
  • Freiwahlartikel,
  • sonstige Sortimente etc.

 

Merke!

Hier stellt sich für den Apotheker die Frage, ob er mehr Wert auf wenige Gruppierungen mit einer höheren Transparenz legt oder ob er für jede Gruppierung die maximale Einkaufskondition erzielen möchte und dafür nur mit großem Aufwand nachprüfbare Bedingungen erhält. 

Nach Festlegung der Gruppen und des möglichen Einkaufsvolumens kann in die Verhandlungen eingetreten werden. Hierbei ist neben Belieferungszeiten und verfügbaren Sortimenten die Retourenquote zu klären. Darunter wird die Rücksendung an den Lieferanten im Verhältnis zum Gesamtumsatz im Bemessungszeitraum verstanden.  

 

Beispiel

Die A-Apotheke sendet aufgrund von Fehlbestellungen, zur Ansicht bestellten Produkten oder Nichtgängigkeit von Produkten in einem Monat Produkte im Wert von1.250 Euro an den Großhändler G zurück. Auf Basis des im Monat erzielten Umsatzes von 50.000 Euro ergibt sich so eine Retourenquote von 2,5 Prozent. 

Die mit den Retouren verbundenen Kosten und Gebühren sind für den Apotheker von großer Bedeutung, weil sie das unternehmerische Risiko hinsichtlich der Bevorratung mindern. Meistens wird die Überschreitung der Retourenquote oder eine Rücksendung nach Ablauf des Vollerstattungszeitraums mit Abzügen in der Erstattung verbunden. Einige Großhändler erstatten zurückgesandte Ware auch erst ab einem festgelegten Mindesteinkaufspreis.  

 

Beispiel

Im Rahmen der Vereinbarung zwischen der A-Apotheke und dem G-Großhandel ist eine Überschreitung der Retourenregelung mit Abzügen von 25 Prozent verbunden. Das bedeutet für die Konditionen: 

 

Umsatz 

50.000 Euro 

Durchschnittsrabatt (Rx + NonRx) 

7 Prozent 

Rabattvergütung 

3.500 Euro 

ausgehandelte maximale Retourenquote 

2,5 Prozent 

Retourenhöhe 

5.000 Euro 

Überschreitung der Retourenhöhe um 

3.750 Euro 

Abzüge auf die Erstattung in Höhe von 

937,50 Euro 

Erstattung nach Abzug der Gebühren 

4.062,50 Euro 

Einkaufsvolumen (50.000 Euro - 5.000 Retouren =) 

45.000 Euro 

Erstattung (7 Prozent) (3.150 Euro - 937,50 Euro für überschrittene Retourenquote) 

2.212,50 Euro 

Umgerechnet auf den Einkauf ergibt sich somit eine Konditionenverschlechterung um 2,1 Prozent auf 4,9 Prozent Rabattvergütung. Bei verfallener Ware erfolgt durch den Großhandel sogar gar keine Erstattung, was die Kalkulation weiterhin verschlechtern kann. 

Merke!

Neben den möglichen Retourengebühren können weitere Gebühren in Form von Tourenkosten, Opiat-Belegen etc. auf den Apotheker zukommen, die die ausgehandelten Konditionen mindern können. 

Der Direkteinkauf

Neben dem Einkauf beim Großhandel bietet nahezu jeder Hersteller die Möglichkeit, direkt einzukaufen. Hierbei erfolgt die Bestellung meistens bei einem Außendienstmitarbeiter oder per Fax direkt an den Hersteller. Da unter anderem die Bestellungen nicht automatisch generiert werden können, Versandeinheiten und Mindestbestellwerte eingehalten werden müssen, ergeben sich höhere Handlingkosten. Somit müssen Vorteile entweder durch bessere Konditionen oder in anderer Form existieren, die den Mehraufwand ausgleichen. In der Literatur wird davon ausgegangen, dass sich eine Direktbestellung bei reiner Betrachtung der Konditionen und der mit dem Bestell- und Bezahlvorgang verbundenen Handlingkosten ab einem Konditionenunterschied von 5 Prozent lohnt.  

 

Beispiel

Großhandelskondition Firma X 

14 Prozent 

Direkteinkaufskondition Firma X 

20 Prozent 

Differenz 

6 Prozent 

Theoretisch lohnt sich ein Direkteinkauf. 

Es wäre jedoch zu kurz gedacht, wenn allein die Konditionen für oder gegen einen Direkteinkauf sprechen würden. Der Direkteinkauf bietet auch noch sechs andere geldwerte Vorteile: 

 

1. Schulungen: Bei Direkteinkauf ermöglichen die Hersteller meistens die kostengünstige Teilnahme an Seminaren und Schulungen. Rechnet man diese Kosten (die man sonst selbst hätte tragen müssen) mit ein, so kann dies auch eine Konditionenverbesserung ausmachen.

 

2. Retourenregelungen: Hersteller sind bei Retouren in der Regel kulanter als der Großhandel, da sie als Produzenten der Ware nicht den Einkaufswert, sondern nur den Produktionswert ersetzen müssen. Bei vielen Herstellern können Produkte ab drei Monate vor Verfall bis ein Jahr nach Verfall - meistens ohne Abzüge - retourniert werden. Wie im Beispiel oben kann eine solche Retourenregelung eine Kondition um zwei oder mehr Prozentpunkte verbessern. Weil die Retouren direkt beim Hersteller/Außendienstmitarbeiter des Herstellers erfolgen, ist es zudem leichter nachzuprüfen, ob die Ware erstattet wurde, ob es möglicherweise Abzüge bei der Retoure gab und warum es diese gab.

 

3. Sonderpackungen: Man kennt es aus dem Lebensmitteleinzelhandel, wenn die Packung Nutella mit 25g extra verkauft wird. Auch im Apothekenbereich bietet der eine oder andere Hersteller solche Aktionspackungen an. Diese Packungen sind jedoch nahezu ausschließlich im Direktgeschäft zu beziehen und im Großhandel nur selten erhältlich. Hierdurch ist es möglich, dem Kunden einen zusätzlichen Kaufanreiz bzw. Nutzen zu bieten.

 

4. Valuten: Im Rahmen des Direkteinkaufs bieten Hersteller bei Saisonbevorratungen bzw. teilweise auch im normalen Geschäft die Möglichkeit, Rechnungen zu valutieren. Dies bedeutet, dass Rechnungen ein Zahlungsziel erhalten. Im Markt sind Zahlungsziele im Maximalfall von bis zu zwölf Monaten möglich. Der Vorteil hierbei liegt vor allem darin, dass die Rechnung erst bezahlt werden muss, wenn die Ware bereits verkauft ist. Werden die Kapitalkosten mit in den Konditionenvergleich einbezogen, so kann ein Zahlungsziel von X Monaten ebenfalls die Kondition verbessern.

 

5. Neuigkeiten: Nur über den Hersteller ist es möglich, einen kompletten Überblick über Neuerungen im jeweiligen Produktsortiment zu erhalten. Der Hersteller bietet über seinen Außendienst oder per Fax entsprechende Informationen zu neuen Produkten an, die bei der Sortimentsbildung hilfreich sein können.

 

6. Prüfbarkeit von Rechnungen: Da die Bestellungen beim Hersteller auf einer Rechnung zusammengefasst fakturiert werden, ist es leichter, diese Rechnungen auf Korrektheit der ausgehandelten Konditionen zu prüfen. Wichtig: Diese Konditionen müssen bei Verbuchung der Ware gepflegt werden.

 

Daneben bieten Direktbestellungen auch drei Nachteile:  

 

1. Belieferungszeit: Im Gegensatz zum Großhandel, der täglich mehrfach für eine effiziente Warenversorgung liefert, dauert eine Direktbestellung meistens einige Tage. Somit ist diese Bestellart für direkte Kundennachfragen ungeeignet. Bei Lagerartikeln, die dauerhaft vorrätig sind, ist die Belieferungszeit nicht entscheidend, sodass diese direkt geordert werden können.

 

2. Versandeinheiten: Gerade Kosmetikhersteller, aber auch viele andere Hersteller legen Versandeinheiten fest. Hierdurch entstehen oft höhere Kapitalbindungskosten, da sich nicht jeder Artikel, der direkt eingekauft wird, dementsprechend oft umschlägt. Hier muss zwischen den Konditionsvorteilen und den Kapitalbindungskosten genau abgewogen werden.

 

3. Mindestbestellwerte: Viele Hersteller fordern bei Direktbestellungen einen Mindestauftragswert zur Platzierung einer Bestellung. Der Apotheker muss unter diesem Bestellwert zumeist Versandkosten für die Ware bezahlen und/oder erhält schlechtere Konditionen. Ist er gezwungen, bis zu diesem Wert zu sammeln, kann dies zu einer erhöhten Lagerhaltung führen, da er nicht bei allen Produkten, die in die Bestellung dieses Lieferanten einfließen, out of stock (das Produkt hat keinen Bestand mehr) laufen möchte.

Überweisungseinkäufe

Eine Mischform bilden sogenannte Überweisungseinkäufe/Überweiser. Hierbei erteilt der Apotheker dem Hersteller einen Direktauftrag, der vom Großhandel ausgeliefert und fakturiert wird. Neben den genannten Vorteilen des Direkteinkaufs kommt hier ein leichteres Handling der Bestellung dazu, da sie mit den normalen Großhandelsaufträgen ausgeliefert wird. Durch die Großhandels-Fakturierung entstehen keine zusätzlich Prozesskosten im Bereich der Buchhaltung.  

 

Problematisch kann in diesem Zusammenhang wiederum die Prüfung der Konditionen sein. So wird bei einem Überweisungsauftrag zwischen Großhandelskonditionen (die direkt mit dem Großhandel ausgehandelt werden) und den Herstellerkonditionen unterschieden. Die Rabatte werden eventuell nachgelagert berechnet.  

 

Beispiel

Direktberechnung von der Netto-Summe 

 

Einkaufssumme 

500 Euro 

 

Rabatt Hersteller 

20 Prozent 

 

Rabatt Großhandel 

10 Prozent 

 

Zu zahlender Nettobetrag 

350 Euro 

 

Gesamtrabatt 

30 Prozent 

Nachgelagerte Berechnung 

 

Einkaufssumme 

500 Euro 

 

Rabatt Hersteller 

20 Prozent 

 

Rabatt Großhandel 

10 Prozent 

 

Zu zahlender Nettobetrag 

360 Euro 

 

Gesamtrabatt 

28 Prozent 

Ergebnis: Selbst bei diesen kleinen Summen kann bei einer Änderung der Berechnungsart bereits ein Konditionenverlust von 2 Prozent entstehen. 

Fazit

Es ist nicht möglich, eine generelle Aussage für verschreibungs- oder nicht verschreibungspflichtige Produkte zu treffen. Aktuell lohnt es sich für manche Apotheke gerade bei verschreibungspflichtigen Produkten unter Einbeziehung sämtlicher Aspekte und Kosten oft nicht, direkt zu bestellen. Hingegen kann es bei Schnelldrehern des freiverkäuflichen Sortiments für viele Apotheken lohnenswert sein, die Optionen der Direktbestellung zu prüfen. Sollte dies sinnvoll sein, so können weitere Produkte des jeweiligen Herstellers mitbestellt werden, sodass Verbundeffekte mitgenommen werden können. 

Quelle: Ausgabe 11 / 2010 | Seite 9 | ID 139715