logo logo
Meine Produkte: Bitte melden Sie sich an, um Ihre Produkte zu sehen. Anmelden
Menu Menu
MyIww MyIww
Jetzt testen

·Fachbeitrag ·Personal

Mitarbeiterauswahl mit Bedacht und Köpfchen

von Apotheker und Unternehmensberater Dr. Reinhard Herzog, Tübingen

| Gute Mitarbeiter sind die Seele und wesentlicher Erfolgsfaktor der Apotheke. Umso mehr verwundert es, wie unbedarft Mitarbeiter oft noch ausgewählt werden. Obgleich Fehlgriffe teuer sind, wird auf eine strukturierte und auf objektivierbaren Kriterien beruhende Auswahl verzichtet. Haben Sie zu kurzfristig, nicht ausreichend in der Breite in den heute relevanten Medien gesucht und lässt demzufolge das Bewerberangebot zu wünschen übrig, erzielen Sie schlechtere Ergebnisse, als wenn Sie die Wahl aus vielen Bewerbern haben. Gehen Sie deshalb gezielt und gut vorbereitet vor. |

Die Mitarbeitersuche als Selbsttest

Natürlich sollten Sie bereits eine Vorstellung entwickelt haben, wen Sie konkret suchen. Ob Sie ein richtiges Anforderungsprofil erstellen, hängt von der Position und dem Mitarbeiterangebot ab. Zwischenmenschliche Vorlieben und „Sympathiefaktoren“ lassen sich zudem schlecht in Profile pressen, sind aber elementar in einem Kleinbetrieb, wo man eng aufeinander lebt.

 

Vor allem ist die Mitarbeitersuche stets ein Selbsttest. Dieser ist umso bedeutender, je anspruchsvoller die zu besetzende Position ist. Beantworten Sie deshalb ehrlich die folgenden Fragen:

 

  • Wie gestaltet sich der Mitarbeiterwechsel bisher? Bei einer hohen Fluktuation: was sind die Gründe?

 

  • Wie ist die Stimmung im Betrieb?

 

  • Wie sieht die Auslastung aus? Herrscht permanente Überlast, gar „Chaos“?
  • Hatten Sie bereits große Probleme mit Mitarbeitern? Woran lag das? Wie schätzen Sie Ihren Anteil ein? Kam es deswegen schon zu vorzeitigen Trennungen?

 

  • Können Sie Persönlichkeitstypen und Charaktereigenschaften identifizieren, mit denen Sie partout nicht umgehen können? Gibt es umgekehrt Persönlichkeiten, mit denen Sie besonders gut harmonieren? Woran erkennen Sie das?

 

  • Suchen Sie eher starke oder schwache (aber nette, liebe) Leute?

 

  • Welche Ansprüche an die Leistung, das Erscheinungsbild und die Umgangsformen stellen Sie? Dominieren dabei eher harte „Leistungsdaten“ wie Erfolge, Fachkompetenz, nachgewiesene Fort- und Weiterbildungen etc. oder weiche Kriterien wie Freundlichkeit, soziale Kompetenzen usw.?

 

  • Zum Schluss: Welche Ansprüche stellen Sie an sich selbst? Wie steht es um Ihre Kompetenz, Führungsstärke, Zielorientierung, Ihr Erscheinungsbild, Ihre Kommunikationsfähigkeiten? Sehen nur schwache Mitarbeiter zu Ihnen auf oder können Sie auch Vorbild für starke Leute sein?

 

Schauen Sie also vorurteilsfrei auf den Ist-Zustand. Ist im Betrieb der „Wurm“ drin, und warum? Oder haben Sie einfach nur Pech, weil plötzlich mehrere Mitarbeiter aus nachvollziehbaren Gründen ausgefallen sind?

 

PRAXISHINWEIS | Nehmen Sie gerade die Fragen zu Ihrer eigenen Person nicht auf die leichte Schulter. Viele Probleme resultieren daraus, dass Chefs ihre Rolle nicht so ausfüllen, wie sie das zu tun glauben. Ein Spruch sagt: „Erstklassige Chefs suchen erstklassige Mitarbeiter; zweitklassige schauen nach drittklassigen Leuten.“ Das mag harter Tobak sein, doch man muss diese in der Praxis vielfach bestätigte Aussage richtig verstehen. Man kann nur geben, was man hat. Und kaum jemand möchte seine Position durch stärkere Mitarbeiter untergraben sehen. Mit einem Ihnen in wesentlichen Belangen überlegenen Mitarbeiter wird es bald Probleme geben - insbesondere, wenn dieser über entsprechendes Selbstbewusstsein verfügt. Umgekehrt werden schwache Mitarbeiter Ihren Ansprüchen als starkem Chef bald nicht mehr genügen.

„Königsdisziplin“ Vorstellungsgespräch

Diese Tatsachen beeinflussen maßgeblich die Auswahlgespräche. Es ist nicht sinnvoll, in konfrontativen, womöglich künstlich gespielten und gar nicht der eigenen Einstellung entsprechenden Gesprächen die härtesten oder gewieftesten Kandidaten herauszufiltern, wenn man selbst ganz anders tickt. Wer jedoch den „harten Hund“ sucht, um die Filiale auf Vordermann zu bringen, wird mit einem „Weichspüler-Gespräch“ auch keinen wirklich geeigneten Mitarbeiter finden.

 

Somit gilt es, folgende Fragenkomplexe zu erhellen:

 

  • Ist der Kandidat überhaupt in der Lage, die an ihn gestellten Aufgaben zu erfüllen (Qualifikationen, persönliche Eignung)?
  • Passt derjenige in den Betrieb, in das Team und speziell zu Ihnen? Diese Frage ist umso bedeutender, je enger Sie mit jemandem zusammenarbeiten.
  • Welche Motive treiben den Bewerber an, für Sie in dieser Position tätig werden zu wollen? Welche Lebensvorstellungen hat er und welchen Stellenwert nimmt dabei die Tätigkeit bei Ihnen ein?

 

Hintergründe erfahren

Die Kunst des Auswahlgesprächs besteht darin, die unterschiedlichen Perspektiven einnehmen zu können: einerseits die des Arbeitgebers, der eine Arbeitsleistung zu einem gewissen Preis einkauft, andererseits aber auch die des „Leistungsanbieters“, des Bewerbers. Viele Fehler lassen sich vermeiden, wenn man in die Rolle des Gegenübers schlüpft und feststellt: So gesehen wird das ein (un)befriedigendes Geschäft. Die Bruchlinien sind damit vorgezeichnet. Häufig lassen sich Bewerber wegen der Sicherstellung ihres Lebensunterhaltes eher auf „faule“ Kompromisse ein.

 

Die Herausforderung liegt darin, das zu erfahren, was nicht schwarz auf weiß auf Papier steht - hinter die Kulissen zu schauen, und Bewerbern die Dinge zu entlocken, die nie jemand in seine Unterlagen schreiben würde. Ein Fragenkatalog kann dabei helfen. Alle Fragen sollten situationsgerecht variiert und individuell ergänzt werden - beispielsweise zu Erfahrungen mit der verwendeten EDV, zu organisatorischen oder zu spezifisch fachlichen Dingen.

 

Begrüßung, Smalltalk

Schon bei der Begrüßung und dem ersten Smalltalk lassen sich wichtige erste Eindrücke gewinnen. Der erste Eindruck zählt bekanntlich besonders viel. Tappen Sie jedoch nicht in die Falle, sich jetzt schon festzulegen und vorurteilsgeprägt das weitere Gespräch zu führen. Sie könnten vieles übersehen - positiv wie negativ, je nach Vorprägung!

 

  • Beispiele für Fragen zum Warm-up, Einstieg
  • Haben Sie uns gleich gefunden? Wie war die Anfahrt?
  • Wie gefällt Ihnen unsere Apotheke? (Sie stellen den Betrieb vor.)
  • Darf ich Ihnen etwas anbieten?
  • Sie sind ja auch eine Handballspielerin/Fußballer (anknüpfend an die Hobbys im Lebenslauf), wo und in welcher Liga spielen Sie denn? Kennen Sie auch ...?

Allgemeines/Lebenslauf

Fragen wie „Schildern Sie kurz Ihren Werdegang.“ sind ein guter Übergang vom Smalltalk zu den Kernfragen. Sie zeigen aber bereits, ob jemand etwas auf den Punkt bringen kann, eine Frage richtig versteht oder mit einem langen Vortrag, beginnend bei Geschichten zu seiner Geburt, langweilt. Die Frage, warum der Beruf gewählt wurde (gegebenenfalls „trotz“ Top-Noten) ist für den Bewerber schon gefährlicher. Schnell kommt heraus, dass es nur eine Notlösung war, im Grunde das Studium noch nicht ad acta gelegt ist usw. Jetzt wissen Sie Bescheid.

 

Fachliche Fragen

Fachliche Fragen sollten Sie an den Betriebserfordernissen festmachen.

 

  • Beispiele für fachliche Fragen
  • Ein Kunde kommt schnaufend in die Apotheke und benötigt sein angeblich jahrelang verwendetes Asthmaspray - er hat aber kein Rezept. Wie gehen Sie vor?
  • Ein Kunde kauft seit Monaten jede Woche abschwellendes Nasenspray (Kopfschmerz-, Abführmittel oder Ähnliches ...). Was tun Sie?
  • Wenn Sie mit der Urlaubsplanung beauftragt würden - wonach würden Sie den Plan ausrichten?

Persönlichkeit, Teamfähigkeit, Perspektiven

Spannend sind Fragen nach der Persönlichkeit. Unverfänglich gestellt, können sie sehr viel zutage fördern. Insbesondere kommt es auf die Reaktion, die Körpersprache und die Art der Antwort an. Antwortet der Bewerber frei und offen oder „druckst“ er herum?

 

  • Beispiele für Fragen zu Persönlichkeit, Teamfähigkeit und Perspektiven
  • Was sind Ihre Stärken? Welche Schwächen haben Sie?
  • Wo sehen Sie sich in fünf (in zehn) Jahren?
  • Wenn wir Ihre Mutter (Variante: Ihren Vater, Lebensgefährten, Nachbarn) fragen würden: Wie würde diese Sie beschreiben und charakterisieren?
  • Schildern Sie einmal ein Erfolgserlebnis oder eine Situation, in der Sie auf dem Siegertreppchen standen.
  • Haben Sie schon einmal bedeutsame Fehler gemacht? Wie sind Sie damit umgegangen?
  • Eine Kollegin hat überraschend Karten für ein Konzert bekommen und bittet Sie, die Abendschicht mit ihr zu tauschen. Sie sind aber mit Ihrem Lebensgefährten verabredet (zum Geburtstag eingeladen, ...). Wie lösen Sie die Situation?

 

Fitness, körperlicher Zustand

Die Fitness spielt im Beruf eine eher unterschätzte Rolle. Schauen Sie also genau hin: Körpergewicht, Allgemeinzustand, Haut, Augenbewegungen, Motorik. Wie heißt es: In einem gesunden Körper wohnt ein gesunder Geist ...

 

  • Beispiele für Fragen zu Fitness, körperlichem Zustand
  • Wie halten Sie sich fit (Variante: Wie finden Sie einen Ausgleich zum Beruf)?
  • Welchen Stellenwert hat Ihre Gesundheit für Sie?
  • Leiden Sie an Krankheiten bzw. Schwächen, die für die Berufsausübung relevant sind? (Eingeschränktes Fragerecht! Sofern die Krankheiten klar im Zusammenhang mit der Berufsausübung - ansteckende Krankheiten, Sinnesstörungen, relevant im Hinblick auf Prüfarbeiten im Labor, Sucht etc. - stehen, sind Fragen erlaubt; Fragen nach bloßen Behinderungen hingegen nicht.)

 

Logisches Denken, Rechnen

Das Denkvermögen können Sie mit einigen Logik- und Rechenfragen testen. Aber seien Sie nicht überrascht ob der Antworten, die geboten werden. Achten Sie wieder auf die Reaktion und die Art, wie jemand mit der Aufgabe umgeht (überlegt, überrascht, chaotisch ...), und nicht nur auf die Lösung. Für viele Positionen ist logisches Denkvermögen einfach unumgänglich.

 

  • Beispiele für Fragen zu logischem Denken, Rechnen
  • Ein Artikel kostet den Kunden 100 Euro Endverkaufspreis. Was kostet er netto, ohne die bekannten 19 Prozent Umsatzsteuer?
  • Sie haben die Wahl zwischen drei Apotheken-Aktionen. A: Teures Spezialpräparat für ältere Herren jenseits der 70 Jahre. B: Aktion zum Thema Diabetes. C: Eine saisonale Aktion (jahreszeitgemäß zum Beispiel Allergie, Urlaub, Erkältung ...). Wofür entscheiden Sie sich und warum?

 

Hintergründige Fragen

Auf unverfänglich scheinende, gleichwohl hintergründige Fragen - zum Beispiel zu Elterngeld, Stress im Beruf etc. - geraten viele Bewerber ins Plaudern und Erzählen. Sie hören so das, was Sie direkt nie erfahren würden.

 

  • Beispiele für hintergründige Fragen
  • Seit einiger Zeit gibt es ja Elterngeld, demnächst vielleicht sogar ein Betreuungsgeld. Wie finden Sie solche Leistungen?
  • Wir sehen hier immer mehr Kunden, die psychisch angeschlagen sind und entsprechende Rezepte bringen. Die Statistiken der Krankenkassen bestätigen das ebenfalls. Haben Sie das auch schon beobachtet?
  • Unsere Arbeitszeiten wechseln von ... bis ... Was halten Sie davon?

„Stress-Interview“ und Gruppen-Auswahlgespräch

Die hohe Schule des Auswahlgesprächs ist das „Stress-Interview“. Dieses sollte eher für das Ende Ihres Gesprächs vorgesehen werden, um den Bewerber nicht für weitere Fragen zu blockieren. Mit situativ-konfrontativen Fragen lässt sich schnell die Spreu vom Weizen trennen. Dieses Instrument ist aber behutsam zu verwenden. Dennoch: Je verantwortungsvoller die Position, umso mehr muss sich ein guter Kandidat auch solchen Herausforderungen stellen.

 

  • Beispiele für situative, konfrontative und herausfordernde Fragen
  • Sechs Jobs in fünf Jahren - Sie sind ja schon ganz schön herumgekommen. Wie kam es dazu? (Frage für typische „Job-Hopper“)
  • Kunde Müller - ein langjähriger Stammkunde - tobt. 11,98 Euro haben Sie ihm für ein Präparat abgeknöpft, das er bei den anderen Apotheken in der Straße weit billiger bekommt. Und nun?
  • Sechs Kunden in der Offizin, Chef(in) auf der Toilette, Sie sind alleine, das Telefon klingelt. Wie gehen Sie mit so einer Situation um?
  • Sie beobachten, wie eine Kollegin in die Kasse greift und offenkundig Geld stiehlt. Was tun Sie? (Varianten: Kollegin und gleichzeitig sehr gute Freundin; Diebin bekommt mit/bekommt nicht mit, dass sie beobachtet wurde).
  • Sie haben fälschlicherweise ein sehr teures Präparat (1.500 Euro) bestellt, das Sie jetzt nicht mehr bzw. nur mit hohem Verlust retournieren können. Da es fast nie gebraucht wird, droht Verfall. Was machen Sie?

 

Im Übrigen: Wie wäre es mit Gruppen-Auswahlgesprächen? Insbesondere auf der Ebene der PKA und PTA können Sie vier oder fünf Kandidatinnen zum „Gruppen-Assessment“ bitten. Sie sparen nicht nur Zeit - Sie erfahren auch viel über Sozial- und Konkurrenzverhalten der Teilnehmer untereinander. Allerdings stellt die Gesprächsführung in einer solchen Gruppe nochmals höhere Anforderungen an den Interviewer.

 

FAZIT | Eine gut strukturierte Bewerberauswahl zahlt sich aus. Ziehen Sie die Kreise für die Vorauswahl groß genug, lassen Sie sich Unkonventionelles einfallen und agieren Sie unter Beachtung von Kündigungsfristen oder Abgangsterminen von Schulen nicht zu kurzfristig.

 

Weiterführender Hinweis

  • Die Fragen dieses Beitrags und viele weitere finden Sie als „Fragenkatalog Vorstellungsgespräch“ auf ab.iww.de unter „Downloads“ in der Rubrik „Arbeitshilfen“.
Quelle: Ausgabe 10 / 2012 | Seite 7 | ID 35212690