· Fachbeitrag · Checkliste
Kennzahlen-Start in das neue Apothekenjahr 2012
| Schon wieder Februar und eigentlich wollten Sie die (betriebswirtschaftlichen) Weichen für das neue Apothekenjahr schon lange gestellt haben! Damit Sie wissen, wie das vergangene Jahr 2011 für Ihre Apotheke gelaufen ist und an welchen Stellschrauben Sie drehen können, sollten Sie Ihre relevanten Kennzahlen jetzt sorgfältig analysieren und das laufende Jahr auf dieser Basis konkret planen. |
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Den Überblick in Ihrer Apotheke haben Sie mit Kennzahlen und Controlling. Erste Voraussetzung dafür ist eine gute Datenbasis:
Bei der Aufstellung einer periodischen Kundenbilanz ist entscheidend, ob und wie viele Kunden Sie in einem Zeitraum gewonnen oder verloren haben. Erfassen Sie dazu die täglichen Kundenzahlen (= Bonkunden und Aufträge, nicht aber: Nachlieferungen und Zweitbesuche). Werten Sie außerdem eine Wanderungsbilanz der Kunden mit Kundenkarten aus. Beim Blick auf die Einnahmeseite müssen zumindest größere Aktionen berücksichtigt werden (die damit verbundenen Umsätze, Erträge und abgesetzte Packungen separat erfassen; sind dazu Kundenzahlsteigerungen zu beobachten [Differenzrechnung]?). |
Nicht der Umsatz, sondern der Rohgewinn und der tatsächliche Gewinn sind entscheidend. Da die Kosten aus dem Rohgewinn bestritten werden müssen, macht es Sinn, die spezifischen Größen darauf zu beziehen. Die wichtigsten rohgewinnbezogenen Größen sind Personalkosten, Raumkosten, Marketingkosten und Gesamtkosten inklusive Absetzung für Abnutzung (AfA). Die Anzahl der umgesetzten Packungen liefert Ihnen einen Wert für die physische Arbeitsleistung, insbesondere für das Packungshandling (nur für apothekenpflichtige Arzneimittel, sonst haben Sie zu viele Klein- und Ramschartikel dabei!). Zu hohe packungsspezifische Kosten sollten Sie durch eine Steigerung der Absatzmenge und/oder eine Verringerung des Aufwands in den Sollbereich bringen. Packungsbezogene Kennzahlen sind der Rohgewinn je Packung, Personalkosten je Packung und Gesamtkosten je Packung. Ähnlich sind oft die kundenbezogenen Kennzahlen wie der Umsatz je Kunde, der Rohgewinn je Kunde, die Personal- und Marketingkosten je Kunde (anders aber bei Versandhandel oder großen Heimbelieferungen!). |
Halten Sie die effektiv geleisteten Arbeitsstunden aller Mitarbeiter/innen fest (Sie als Apothekenleiter sollten nicht einbezogen werden, weil es bei Ihren Kennzahlen darauf ankommt, wirkliche Kostenpositionen zu erfassen):
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Fragen Sie sich, wie viel Geld für das Marketing insgesamt und für welche konkreten Maßnahmen ausgegeben werden soll. Definieren Sie Ihre Marketingkosten (für Zeitungen, Kalender, Kundenkarten, Zugaben, Handzettel, Taler usw.), priorisieren Sie die Maßnahmen und teilen Sie so das Gesamtbudget auf. Dies setzt Marketingziele und die Messbarkeit Ihrer Ziele voraus (zum Beispiel Imagepflege, Aufbau und Erhalt der Markenidentität der Apotheke, Kundenbindung, Kundenneugewinnung, Aufbau neuer Produkte etc.). Planen Sie eventuell ein Reservebudget für unvorhergesehene Mehrkosten und überdenken Sie Ihre personellen und zeitlichen Kapazitäten. Messen Sie Ihr Marketing anhand von Marketingkosten je Kunde, Kundenwanderungsbilanz und Kosten je Neukunde sowie Relation „Ertrag je Kunde“ zu „Marketingkosten je Kunde“. |
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