logo logo
Meine Produkte: Bitte melden Sie sich an, um Ihre Produkte zu sehen. Anmelden
Menu Menu
MyIww MyIww
Jetzt testen

·Fachbeitrag ·Checkliste

Kennzahlen-Start in das neue Apothekenjahr 2012

| Schon wieder Februar und eigentlich wollten Sie die (betriebswirtschaftlichen) Weichen für das neue Apothekenjahr schon lange gestellt haben! Damit Sie wissen, wie das vergangene Jahr 2011 für Ihre Apotheke gelaufen ist und an welchen Stellschrauben Sie drehen können, sollten Sie Ihre relevanten Kennzahlen jetzt sorgfältig analysieren und das laufende Jahr auf dieser Basis konkret planen. |

 

  • Apothekenrelevante Kennzahlen zum Jahresbeginn
  • Betriebskennzahlen erfassen und Kennzahlensystem einrichten

Den Überblick in Ihrer Apotheke haben Sie mit Kennzahlen und Controlling. Erste Voraussetzung dafür ist eine gute Datenbasis:

    • Ihr Apotheken-EDV-System liefert die relevanten Daten auf der Ebene der Umsätze und des Warenumschlags. Dabei sollten Sie die Umsätze verschiedenen Kategorien konkret zuordnen. Sinnvolle Kategorien sind segmentale Umsätze (wie GKV-Rezepte, Privatrezepte, Umsatz mit apothekenpflichtigen und mit nichtapothekenpflichtigen Artikeln, Hilfmittel und Medicalprodukte) und Sonderkategorien (wie Aktionsumsätze, Kosmetik, Spezialsortimente).
    • Umsätze und (aufgeschlüsselte) Kosten gehen aus Ihrer monatlichen Betriebswirtschaftlichen Abrechnung (WBA) hervor.
    • Erfassen Sie die Kundenzahl (auch Nachlieferungen, Nichtverkäufe, Dienstleistungen, reine Informationsgespräche) und die Einkaufskonditionen exakt.
    • Für andere Geschäftsbereiche wie Versandapotheke oder Online-Shop sollten Sie die jeweiligen Erträge und Aufwendungen auf separaten Konten erfassen.

Bei der Aufstellung einer periodischen Kundenbilanz ist entscheidend, ob und wie viele Kunden Sie in einem Zeitraum gewonnen oder verloren haben. Erfassen Sie dazu die täglichen Kundenzahlen (= Bonkunden und Aufträge, nicht aber: Nachlieferungen und Zweitbesuche). Werten Sie außerdem eine Wanderungsbilanz der Kunden mit Kundenkarten aus. Beim Blick auf die Einnahmeseite müssen zumindest größere Aktionen berücksichtigt werden (die damit verbundenen Umsätze, Erträge und abgesetzte Packungen separat erfassen; sind dazu Kundenzahlsteigerungen zu beobachten [Differenzrechnung]?).

  • Spezifische Kennzahlen bilden

Nicht der Umsatz, sondern der Rohgewinn und der tatsächliche Gewinn sind entscheidend. Da die Kosten aus dem Rohgewinn bestritten werden müssen, macht es Sinn, die spezifischen Größen darauf zu beziehen. Die wichtigsten rohgewinnbezogenen Größen sind Personalkosten, Raumkosten, Marketingkosten und Gesamtkosten inklusive Absetzung für Abnutzung (AfA).

Die Anzahl der umgesetzten Packungen liefert Ihnen einen Wert für die physische Arbeitsleistung, insbesondere für das Packungshandling (nur für apothekenpflichtige Arzneimittel, sonst haben Sie zu viele Klein- und Ramschartikel dabei!). Zu hohe packungsspezifische Kosten sollten Sie durch eine Steigerung der Absatzmenge und/oder eine Verringerung des Aufwands in den Sollbereich bringen. Packungsbezogene Kennzahlen sind der Rohgewinn je Packung, Personalkosten je Packung und Gesamtkosten je Packung. Ähnlich sind oft die kundenbezogenen Kennzahlen wie der Umsatz je Kunde, der Rohgewinn je Kunde, die Personal- und Marketingkosten je Kunde (anders aber bei Versandhandel oder großen Heimbelieferungen!).

  • Zeitbezogene Kennzahlen auswerten

Halten Sie die effektiv geleisteten Arbeitsstunden aller Mitarbeiter/innen fest (Sie als Apothekenleiter sollten nicht einbezogen werden, weil es bei Ihren Kennzahlen darauf ankommt, wirkliche Kostenpositionen zu erfassen):

    • Wieviele Stunden entfallen auf HV-Kräfte/den Back-Office-Bereich und das Warenhandling/die reine Verwaltung/Liefer- und Logistikdienstleistungen?
    • Bei der Fehlzeitenquote werden nur Krankheit oder Fernbleiben aus sonstigen Gründen (Fortbildung usw.), nicht jedoch der reguläre Urlaub gezählt.
    • Vergleichen Sie Ihre Öffnungszeiten und die durchschnittliche Bedienungsdauer eines Kunden, das reine Warenhandling oder das Abarbeiten eines Versandauftrags. Aus Ihrer Kundenstatistik ersehen Sie die Kundenzahlen je Stunde (Spitzen- und Schwachlastanalyse, Stundenumsätze und Stundenerträge, die Relation zwischen Personaleinsatz und Kundenzahl in den jeweiligen Zeiten sowie mitarbeiterspezifische Umsatz- und Ertragsleistungen).
  • Erfolgreich werben

Fragen Sie sich, wie viel Geld für das Marketing insgesamt und für welche konkreten Maßnahmen ausgegeben werden soll. Definieren Sie Ihre Marketingkosten (für Zeitungen, Kalender, Kundenkarten, Zugaben, Handzettel, Taler usw.), priorisieren Sie die Maßnahmen und teilen Sie so das Gesamtbudget auf. Dies setzt Marketingziele und die Messbarkeit Ihrer Ziele voraus (zum Beispiel Imagepflege, Aufbau und Erhalt der Markenidentität der Apotheke, Kundenbindung, Kundenneugewinnung, Aufbau neuer Produkte etc.).

Planen Sie eventuell ein Reservebudget für unvorhergesehene Mehrkosten und überdenken Sie Ihre personellen und zeitlichen Kapazitäten. Messen Sie Ihr Marketing anhand von Marketingkosten je Kunde, Kundenwanderungsbilanz und Kosten je Neukunde sowie Relation „Ertrag je Kunde“ zu „Marketingkosten je Kunde“.

  • An Ihr Personal und die Arbeitsprozesse denken
    • Sind Steigerungen bei den Personalkosten absehbar? Erreicht jemand aus dem Team die Rentengrenze, stehen Jubiläen oder die Beendigung einer Ausbildung an? Laufen Arbeitsverträge aus?
    • Planen Sie das Jahr auch urlaubsmäßig durch: Je früher die Abstimmung in Ihrem Team erfolgt, umso besser lassen sich mögliche Konflikte entschärfen.
    • Ein wichtiger Faktor ist auch die Mitarbeiterzufriedenheit, die Sie mittels Mitarbeitergesprächen oder einer anonymer Mitarbeiterbefragung erfahren (weiche Kennzahl!). Führen Sie ein Vorschlagssystem für laufende Verbesserungen in der Apotheke und mögliche Belohnungen dafür ein.
    • Wie ist der gesamte Ablauf in Ihrer Apotheke organisiert? Gibt es hier Handlungsbedarf (zum Beispiel bei Gefahrstoffen, Spezialrezepturen, Arzneimittelverwechslungen, teure/verfallsgefährdete Präparate, Fälschungen)?
    • Befragen Sie außerdem Ihre Kunden, ob sie mit dem Angebot und den Dienstleistungen Ihrer Apotheke zufrieden sind.
  • Steuern, Forderungen, Verträge und Versicherungen prüfen
    • Welche Abschreibungen laufen aus? Wo besteht Sanierungs- oder Investitionsbedarf?
    • Wie steht es um Restschulden, welche Kredite laufen aus, welche Kredite müssen neu aufgenommen/umgeschuldet werden (ggf. auch privat)? Bestehen Verbindlichkeiten gegebenüber Großhändlern oder Lieferanten?
    • Welche Leasingverträge laufen aus, wie steht es um Heimbelieferungsverträge und sonstige Versorgungsverträge? Stehen Rezertifizierungen an? Was ist mit den Eich- und Kalibrierpflichten verschiedener Geräte?
    • Besteht Schutz gegen Einbruch, Raub, Brand oder sonstige Einflüsse? Was ist mit dem Datenschutz und der IT-Sicherheit?
 
Quelle: Ausgabe 02 / 2012 | Seite 3 | ID 31244970