· Fachbeitrag · Betriebswirtschaftliche Apothekensteuerung
So lassen sich Lagerwertverluste vermeiden oder zumindest minimieren
von Geschäftsführer Alexander Mörsheim, easyApotheke Eschweiler
Ohne Ware kann eine Apotheke nichts verkaufen. Lieferfähigkeit ist eines der Schlagworte, das durch die Lieferkrisen der letzten Jahre immer mehr in den Fokus gerückt ist. Die Kunden werden immer „sprunghafter“ und es gibt kaum noch „die“ Stammapotheke. Gleichzeitig kann ein ineffektives Warenlager zu Liquiditätsproblemen führen und im schlimmsten Fall dazu, dass Kunden abwandern und die Umsätze deutlich sinken. Dieser Beitrag erläutert, was unter Lagerwertverlusten zu verstehen ist und welche Strategien sich eignen, um diese zu vermeiden oder zumindest abzumildern.
Definition von Lagerwertverlusten
Die klassischen Regeln des Handels gelten auch für Apotheken. Im Bereich der verschreibungspflichtigen Präparate gibt es jedoch aufgrund der Arzneimittelpreisverordnung einige Besonderheiten. Zunächst werden die Regeln betrachtet, die auf jedes Unternehmen zutreffen, das Handel mit Produkten treibt.
Der Lagerwertverlust bezeichnet die Wertminderung von Beständen im Lager, also die Differenz zwischen dem Wert, zu dem die Ware eingekauft wurde, und dem Wert, der realistisch noch erzielbar ist. Konkret bedeutet dies, dass der Einstandspreis, zu dem die Ware gekauft wurde, sinkt, wodurch ein Verlust entsteht. Dabei kann es zu Teil- oder Komplettverlusten (Abschreibungen) kommen. Typische Ursachen hierfür sind:
- Verfall
- Überbestände aufgrund von Fehlprognosen
- Beschädigung/Schwund/Diebstahl
Verluste durch Verfall und Überbestände
Medikamente und andere Produkte, die nur noch über eine kurze Verfallsdauer verfügen oder bereits verfallen sind, müssen aus dem Sortiment genommen werden und dürfen nicht mehr verkauft werden. Der Zeitraum wird dabei durch die Eigenschaften des Produkts festgelegt. So sind Augentropfen nach Anbruch beispielsweise meist nur kürzer haltbar und können daher auch erst kürzer vor dem Verfallsdatum aus dem Sortiment genommen werden als eine N3-Monatspackung eines Arzneimittels. Diese sollte spätestens drei Monate vor Verfall aus dem Sortiment genommen werden, da ansonsten ein Teil der Tabletten erst nach dem aufgedruckten Verfallsdatum eingenommen wird. Dieses Verfahren sollte monatlich durchgeführt werden, um Probleme bei der Abgabe zu vermeiden. Somit führt die Retoure der Packung zu einem Lagerwertverlust.
Nun soll versucht werden, diesen Prozess so zu steuern, dass der Verlust möglichst gering bleibt. Es gibt zwei Ansatzpunkte:
- Den Prozess vor Vereinnahmung/Verbuchung der Ware
- Den Prozess nach dem Entnehmen der Ware aus dem Lager
Prozess vor Vereinnahmung/Verbuchung der Ware
Durch feste Vorgaben zur Mindesthaltbarkeit kann Ware, die diesen Anforderungen nicht entspricht, direkt an den Lieferanten retourniert werden, bevor sie vereinnahmt wird. Diese Regel sollte bereits bei der Bestellung vereinbart und kommuniziert werden.
Auch aus den Retourenbedingungen des Hauptlieferanten fast jeder Apotheke, dem pharmazeutischen Großhandel, lassen sich eigene Regeln ableiten. Der Anteil des Großhandelseinkaufs beträgt bei den meisten Apotheken wertmäßig über 90 Prozent des Gesamteinkaufs. Somit ist es unerlässlich, mit diesem Partner konkrete Regeln zu vereinbaren bzw. diese zu betrachten. Der Großhandel nimmt i. d. R. nur Produkte mit einer Mindestlaufzeit von mehr als einem Jahr zurück. Darum sollte eine Apotheke nur Produkte einlagern, die diese Regel zuzüglich eines eigenen Sicherheitsaufschlags erfüllen.
PRAXISTIPP — Konkret bedeutet dies, dass alle Produkte, die bei der Verbuchung in der Apotheke weniger als 13 + X Monate Restlaufzeit haben, direkt an den Großhandel retourniert werden. Auf diese Weise sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass die Produkte bei Nichtgängigkeit abgeschrieben werden müssen.
Wie groß der Sicherheitsaufschlag sein sollte, legt wiederum ein anderer Prozess fest: Wie lange verbleibt ein Produkt im Lager, bis es ausgelistet wird? Hier haben sich fünf Monate bewährt. Das hat zur Folge, dass Medikamente bei der Einlagerung mindestens 18 Monate haltbar sein müssen, um eine Abschreibung samt Lagerwertverlust zu vermeiden. |
Dieser Prozess betrifft somit auch den Punkt „Überbestände aufgrund von Fehlprognosen“. Nichtgängigkeit und zu große Reichweiten können ebenfalls zu solchen Abschreibungen führen. Gerade bei der Bestellung größerer Mengen sollte die Apotheke deshalb die Möglichkeiten ihres Warenwirtschaftssystems zur Prognose des eigenen Bedarfs nutzen.
Prozess nach dem Entnehmen der Ware aus dem Lager
Wie ist zu verfahren, wenn die Ware doch verfallen bzw. von Verfall bedroht ist? In diesem Fall muss die Ware entweder abgeschrieben oder retourniert werden. Einige Hersteller bieten Apotheken die Möglichkeit, Ware an sie zu retournieren und zumindest einen Teil des Einkaufspreises erstattet zu bekommen.
PRAXISTIPP — Apotheken sollten prüfen, welche Hersteller eine Retourenmöglichkeit anbieten, bevor sie Ware aus dem Sortiment eliminieren. Auf diese Weise kann ein Lagerwertverlust durch Verfall ausgeglichen werden. |
Verluste durch Beschädigung/Schwund/Diebstahl
Beschädigung, Schwund und Diebstahl sind nur schwer zu vermeiden, da die Apotheke diese Faktoren meist nicht direkt beeinflussen kann. Der Umgang mit den Packungen sollte stets sorgsam erfolgen und es sollten immer Maßnahmen zur Vermeidung von Diebstahl getroffen werden. Dies bedeutet z. B., dass die Artikel nur unter Einhaltung ihrer Lagerbedingungen gelagert werden sollten. Kühlpflichtige Artikel dürfen nur im Kühlschrank gelagert werden.
Besonderheiten durch die Arzneimittelpreisverordnung
In Apotheken gilt die Arzneimittelpreisverordnung, durch die für den größten Umsatzanteil die Einkaufspreise durch die Hersteller festgelegt und kontinuierlich angepasst werden. Apotheken dürfen nun nicht nach ihrem Einkaufspreis, sondern nur auf Basis des zur Abgabe gültigen Einkaufspreises und des darauf berechneten Verkaufspreises mit der Krankenkasse abrechnen. Preisanpassungen sind immer zum 1. und zum 15. eines Monats möglich. Sie können die Folge von Festbetragsanpassungen der Krankenkassen sein oder andere externe Ursachen haben. Meist sinken die Preise im Bereich der verschreibungspflichtigen Präparate. Nur in wenigen Fällen steigen die Preise.
Es gibt zwei Möglichkeiten, auf diese Preisänderungen zu reagieren:
- Zum einen gibt es wieder Hersteller, die mögliche Verluste der Apotheke ersetzen. Hierzu sollte sich die Apotheke beim Hersteller darüber informieren, wie die Meldung abzugeben ist (per Fax, über ein Online-Formular oder direkt per Schnittstelle) und die Meldung innerhalb des richtigen Zeitraums abgeben.
- Zum anderen kann in Abhängigkeit von der Richtung der Preisänderung versucht werden, die vorrätigen Warenmengen zu verändern. Die Preisänderungen werden einige Tage vor ihrer Gültigkeit in das System eingespielt. Zu diesem Zeitpunkt sollte analysiert werden, bei welchen Artikeln Handlungsbedarf besteht. Artikel, deren Preis steigt, sollten vor der Preisänderung für einen gewissen Zeitraum eingekauft werden. Gerade im Bereich der apothekenpflichtigen Präparate ist es so möglich, Gewinne allein durch den Einkauf zu erzielen. Bei Artikeln, deren Preis gesenkt wird, sollte überlegt werden, wie sich ihre Menge reduzieren lässt. Eine Auslistung ist i. d. R. keine Option, da dies zulasten der Lieferfähigkeit geht.
FAZIT — Der Beitrag zeigt, wie sich Lagerwertverluste durch einen effektiven Einkauf vermeiden lassen. Durch klare Regeln, die mit den Lieferanten kommuniziert und vereinbart werden, lassen sich Probleme bereits vor der Vereinnahmung von Ware identifizieren und minimieren. Sollte es dennoch zu Wertminderungen durch Preisänderungen oder Abschreibungen kommen, wird erläutert, wie die Apotheke abhängig vom Hersteller mit diesen umgehen kann. So kann die Retourenpolitik eines Herstellers beispielsweise dazu führen, dass individuelle Regeln für die Einlagerung von Ware gelten. Bei guten Retourenmöglichkeiten kann dann auch Ware, die von den allgemeinen Regeln abweicht, im Wareneingang verbucht werden. |
