· Fachbeitrag · Kfz-Kosten
Über-Kreuz-Nutzung: Fahrtkosten von Privatwagen nicht mehr abzugsfähig
von Dipl.-Finanzwirt Marvin Gummels, Hage
Die steuerliche „Über-Kreuz-Nutzung“ – den Betriebs-Pkw/Dienstwagen privat der Familie überlassen und für betriebliche Fahrten das Privatfahrzeug nutzen – galt lange als geschickter Weg, um zusätzliche Steuervorteile zu generieren. Doch der BFH hat diesem Modell jetzt eine klare Absage erteilt: Steht ein Betriebs-Pkw/Dienstwagen zur Verfügung, ist der Aufwand für den Privat-Pkw trotz betrieblicher Nutzung als „unangemessen“ einzustufen und damit nicht abzugsfähig. Diese Entscheidung trifft Versicherungsvermittler in doppelter Hinsicht: als Unternehmer beim eigenen Betriebsausgabenabzug und als Arbeitgeber bei Reisekostenerstattungen.
Die Grundlagen bei der Betriebs-Pkw-Nutzung
In der Praxis ist bei Vermittlerbetrieben regelmäßig ein Fahrzeug dem notwendigen Betriebsvermögen zuzuordnen. Der Grund dafür ist, dass es zu mehr als 50 Prozent für Kundenbesuche und geschäftliche Termine genutzt wird. Damit sind alle laufenden Kosten wie Abschreibung, Treibstoff, Versicherung und Reparaturen als Betriebsausgabe abzugsfähig. Weil das Fahrzeug aber auch privat genutzt wird, ist im Gegenzug eine Nutzungsentnahme zu versteuern – entweder pauschal ermittelt nach der Ein-Prozent-Methode oder per Fahrtenbuch.
Anders ist es, wenn Versicherungsvermittler Privatfahrzeuge für betrieblich veranlasste Fahrten einsetzen. Dann lassen sich für diese Fahrten über eine Nutzungseinlage Betriebsausgaben geltend machen. Die Ermittlung der abzugsfähigen Aufwendungen erfolgt unter sinngemäßer Anwendung der Reisekostengrundsätze (R 4.12 Abs. 2 EStR). Also entweder per Nachweis der tatsächlichen Kilometerkosten oder unkompliziert über die Kilometerpauschale von 0,30 Euro.
Gestaltungsmodell sorgte für zusätzliche Betriebsausgaben
In der Praxis hat sich folgende Gestaltung etabliert: Statt den Betriebs-Pkw für betriebliche Fahrten zu nutzen, weicht der Unternehmer auf sein Privatfahrzeug aus. Da für den Betriebs-Pkw ohnehin die Privatnutzung versteuert wird, sollen durch den Einsatz des Privatwagens zusätzliche Betriebsausgaben entstehen. Und als Benefit obendrauf lässt sich so der Betriebs-Pkw parallel von der Familie nutzen, und die Aufwendungen für diese Privatnutzung lassen sich als Betriebsausgabe absetzen, weil das Fahrzeug ja zum notwendigen Betriebsvermögen zählt.
Beispiel |
Vermittler V hat einen Kombi im Betriebsvermögen. Für eine dreitägige Reise zu einer 250 km entfernten Vertriebstagung nutzt er seinen privaten Sportwagen, damit seine Ehefrau mit dem Kombi für Einkäufe und Fahrten der Kinder mobil bleibt. In den drei Tagen tankt die Ehefrau für 80 Euro.
Lösung: V möchte nicht nur die Tankkosten von 80 Euro für den Betriebs-Pkw absetzen, sondern über eine Nutzungseinlage auch pauschal 150 Euro für die betriebliche Nutzung des Privatfahrzeugs (250 km x 2 x 0,30 Euro) geltend machen. Dieser Praxis schiebt der BFH einen Riegel vor: |
BFH setzt Stoppschild für die „Über-Kreuz-Nutzung“
Der BFH begrenzt die steuerliche Wahlfreiheit durch den Grundsatz der wirtschaftlichen Vernunft und Angemessenheit (BFH, Urteil vom 21.01.2026, Az. VI R 30/24, Abruf-Nr. 253858). Das Urteil erging zwar zum Werbungskostenabzug eines Arbeitnehmers, lässt sich aber auf Unternehmer übertragen. Steht dem Vermittler ein einsatzfähiges betriebliches Fahrzeug zur Verfügung, dessen Kosten ohnehin den Gewinn mindern, ist es steuerlich als „unvernünftig“ und „unangemessen“ einzustufen, für betriebliche Fahrten zusätzliche Kosten durch die Nutzung eines privaten Pkw zu verursachen.
Ein ordentlicher Unternehmer setzt den vorhanden Betriebs-Pkw ein – so die übertragene Argumentation der Richter – statt private Aufwendungen künstlich in den Betrieb einzulegen, nur um das Betriebsfahrzeug für private Zwecke freizuhalten. Die für die betriebliche Nutzung des Privatfahrzeugs generierte Nutzungseinlage ist wegen Unangemessenheit der Aufwendungen nicht abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG).
Wichtig — Besonders teuer wird es für Unternehmer, die über die Nutzungseinlage die tatsächlichen Kilometerkosten nachweisen und einen anteiligen Vorsteuerabzug geltend machen. Scheidet wegen Unangemessenheit der Betriebsausgabenabzug aus, geht auch der Vorsteuerabzug verloren (§ 15 Abs. 1a UStG). Versicherungsvermittler sind von diesem zusätzlichen Risiko in der Praxis jedoch regelmäßig nicht betroffen, weil sie infolge ihrer typischerweise steuerfreien Umsätze ohnehin nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind (§ 4 Nr. 11 i.V.m. § 15 Abs. 2 Nr. 1 UStG).
Wann der Betriebsausgabenabzug erhalten bleibt
Das Abzugsverbot wegen „Unangemessenheit der Aufwendungen“ greift in der Praxis nur dann nicht, wenn für den Einsatz des Privatwagens nachweisbare und zwingende betriebliche Gründe vorlagen. Gründe sind etwa:
- Der Betriebs-Pkw befindet sich in der Werkstatt.
- Der Betriebs-Pkw wird zeitgleich für eine nachweisbare Dienstfahrt eines Mitarbeiters benötigt.
- Transport sperriger Werbematerialien oder Messestände, die nachweislich nicht in den Betriebs-Pkw gepasst hätten.
Diese Umstände sind jedoch zeitnah und lückenlos zu dokumentieren.
Wichtig — Das Abzugsverbot greift auch dann nicht, wenn der Vermittlerbetrieb über keinen Betriebs-Pkw verfügt. Wer ausschließlich Privatfahrzeuge für betriebliche Fahrten nutzt, kann wie bisher über eine Nutzungseinlage Betriebsausgaben absetzen. Aber hier könnte das Finanzamt auf die Idee kommen zu prüfen, ob das Privatfahrzeug infolge einer überwiegend betrieblichen Nutzung nicht doch zum notwendigen Betriebsvermögen zählt.
Haftungsrisiken bei der Reisekostenerstattung
Das BFH-Urteil betrifft Vermittler aber auch in ihrer Rolle als Arbeitgeber. Denn in vielen Versicherungsbüros ist es gängige Praxis, dass angestellte Vermittler für Dienstfahrten mit ihrem Privatfahrzeug – wie Kundenbesuche oder Botengänge – über steuer- und beitragsfreie Reisekostenerstattungen entschädigt werden. Die Steuer- und Beitragsfreiheit ist aber daran gekoppelt, dass die Aufwendungen beim Arbeitnehmer ohne die Erstattung als Werbungskosten abzugsfähig gewesen wären. Das ist nach dem BFH-Urteil nicht der Fall, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Dienstwagen stellt, letzterer ihn der Familie überlässt und stattdessen mit dem Privatfahrzeug zum Kunden fährt.
Beispiel |
Ein angestellter Vermittler hat einen Dienstwagen, den er auch privat nutzen darf. Für eine Dienstreise zu einem Kunden über 400 Kilometer nutzt er jedoch seinen privaten Pkw, um den Dienstwagen für Ausflüge der Familie freizuhalten. Der Inhaber des Vermittlerbetriebs zahlt ihm im Anschluss die Kilometerpauschale von 120 Euro (400 km x 0,30 Euro) steuerfrei aus.
Lösung: Der Werbungskostenabzug von 120 Euro ist nach § 9 Abs. 5 i. V. m. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 7 EStG ausgeschlossen, weil der Vermittler den kostenneutralen Dienstwagen hätte nutzen können. Die Erstattung der 120 Euro ist somit steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn, und der Inhaber haftet für die nicht abgeführten Steuern und Sozialabgaben. |
Wichtig — Überlässt ein Vermittler einem Mitarbeiter bereits einen Dienstwagen zur Privatnutzung und nutzt dieser für berufliche Fahrten stattdessen sein Privatfahrzeug, um den Dienstwagen seiner Familie zur Verfügung zu stellen, ist eine Fahrtkostenerstattung steuer- und beitragspflichtig. Soll die Erstattung steuer- und beitragsfrei bleiben, muss der Arbeitgeber die berufliche Notwendigkeit dokumentieren, etwa weil sich der Dienstwagen in der Werkstatt befand.
FAZIT — Das BFH-Urteil beendet eine weit verbreitete Gestaltungspraxis. Sie zwingt Versicherungsvermittler zum Umdenken. Die beliebte „Über-Kreuz-Gestaltung“, den Betriebs-Pkw privat und das Privatfahrzeug betrieblich zu nutzen, ist steuerlich nicht mehr haltbar. Um kostspielige Steuernachzahlungen und Haftungsrisiken zu vermeiden, sollten die Inhaber von Vermittlerbetrieben klare Spielregeln aufstellen. Ist ein Betriebs-Pkw vorhanden, hat der Vermittler diesen für betriebliche Fahrten zu nutzen. Wird ein Dienstwagen einem Mitarbeiter zur Privatnutzung überlassen und nutzt dieser für eine Auswärtstätigkeit sein Privatfahrzeug, sind die Fahrtkostenerstattungen steuer- und beitragspflichtig auszuzahlen. |
