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·Fachbeitrag ·Zeitalter der digitalen Transformation

Digitalisierung: Die sieben Handlungsmaximen, um die Chancen Ihrer Kanzlei zu erhöhen

von StB Stefan Lami, Tirol

| Nur noch wenige Berufskollegen denken, der digitale Wandel würde die Steuerberatung nicht erfassen. Es herrscht weitgehende Einigkeit darüber, dass die digitale Transformation den Berufsstand treffen wird. Offen sind nur noch die Geschwindigkeit und das Ausmaß, mit der sich vorhandene Paradigmen ändern werden. |

Es geht kein Weg daran vorbei

Digitalisierung und Automatisierung sind in der Steuerberatung ganz und gar nicht neu. Jahrelang schon gibt es sie. Neu ist, dass sich jetzt kein Steuerberater, der deklaratorische Aufgaben erfüllt, der Transformation entziehen kann. Digitalisierung und Automatisierung sind in der Masse des Berufsstands angekommen.

 

 

Wie kann sich nun die Kanzleiführung auf eine Zukunft, die für alle Beteiligten in einem noch nie dagewesenen Umfang unsicher ist, einstellen? Was kann die Führung jetzt tun, um die Kanzlei auf nahezu unabsehbare Marktänderungen vorzubereiten?

Den Wandel managen

Change-Management erfordert keine anderen, neuen Werkzeuge der Führung. Es ist nur ein extrem hohes Maß an Professionalität notwendig, um das Verhalten von Menschen, Teams und Organisationen im notwendigen Ausmaß zu verändern: Eine noch klarere und eindeutigere Festlegung und Kommunikation von Zielen, noch besseres und früheres Feedback an die Mitarbeiter, noch professionellere Meetings oder ein noch kritischeres Durchdenken und Optimieren der Kernprozesse sind einige Beispiele für mehr Professionalität.

 

Wandel geschieht immer von der Unternehmensspitze aus. Change-Management ist Chefsache und nicht delegierbar. So gut wie nie wird der Veränderungsdruck bzw. -drang von Mitarbeitern ausgehen. Die Kanzleiführung muss die Notwendigkeit der Veränderung, das „Warum“ des Wandels unmissverständlich aufzeigen. Wenn Menschen das „Warum“ nicht kennen, werden sie weder ihr Verhalten von sich aus ändern, noch werden sie sich an den notwendigen Veränderungen beteiligen.

 

Besonderer Bedeutung kommt in Zeiten von Veränderungen die Vorbildwirkung von Führungskräften zu. Wann auch immer Führungskräfte Verhaltensänderungen in ihren Teams erreichen möchten, müssen sie das gewünschte Verhalten - exzessiv - vorleben. Taten wirken immer stärker als Worte.

Realistisch sein

Wenn die Zukunft im Zeitalter der digitalen Transformation derart schwer vorhersagbar ist, wie sie es im Moment ist, bspw. fast schon täglich entstehen neue technische Möglichkeiten der Prozessoptimierung, dann hilft weder zu großer Optimismus noch übertriebener Pessimismus. Es braucht eine so weit wie mögliche realistische Einschätzung der Gegenwart.

 

Es hilft dem Kanzleiteam wenig, in schönsten Farben die digitale Zukunft auszumalen, wie es genauso schädlich ist, die Technologie zu verteufeln. Ein kritischer - nüchterner - Blick auf die Gegenwart ist angebracht: Welche Prozessverbesserungen sind jetzt möglich? Welche IT-Tools sind jetzt schon vorhanden? Welche Mandanten arbeiten jetzt bereits in einer digitalen Welt? Welche Maßnahmen kann die Kanzlei derzeit schon ergreifen? Man wird erkennen, dass die Möglichkeiten im Moment schon größer sind, als sie auf den ersten Blick erscheinen.

Die eigene Kanzlei als Labor nutzen

Möchte man im Zeitalter der digitalen Transformation als Steuerberater glaubwürdig gegenüber den Mandanten sein - und das ist dringend notwendig -, dann muss die eigene Kanzlei das Vorzeigeunternehmen in Bezug auf ein digitalisiertes und automatisiertes Rechnungswesen sein.

 

Was heißt das? Unter anderem:

 

  • Elektronischer Versand der Gebührenabrechnung an die Mandanten.
  • Digitaler Erhalt der Eingangsrechnungen und Verbuchung mittels Schrift-erkennung bzw. Datensatz.
  • Automatische Verbuchung aller Gebührenabrechnungen als Mindestmaß an möglichen Automatik-Buchungen. Daneben weitestgehend automatische Buchungen für Abschreibungen, Abgrenzungen, etc.
  • Vollständige Übernahme der Bankdaten durch sorgfältige Pflege der vorhandenen Lerndateien/Lernprogramme.
  • Übernahme von Kassendaten aus dem elektronischen Kassenbuch.
  • Tagfertige Buchhaltung - oder maximal wöchentlicher Buchungsrhythmus.
  • Automatisierter Mahnlauf und digitaler Versand der Mahnungen.
  • Elektronischer monatlicher Lohnausweis für Ihre Mitarbeiter; Versand per E-Mail oder Upload in Portale (Cloudlösung).
  • Die BWA und Controlling-Reports der Kanzlei nur in digitaler Form.
  • Alle Kanzleidokumente in einem DMS.
  • Digitaler, elektronische Posteingang, Postausgang - und elektronische Fristenkontrolle.
  • Alle Arbeitsplätze der Kanzlei verfügen über mindestens zwei Bildschirme; drei Bildschirme sind State of the Art!

 

Ihre eigene Kanzlei ist das Labor für die Geschäftsprozessoptimierung. Sie haben in Ihrer Kanzlei alle Prozesse selbst in der Hand, können alles steuern. Außerdem erleben Sie die auftretenden Schwierigkeiten am eigenen Leib. Sie werden erfahren, dass mit hartnäckiger Suche immer Lösungswege gefunden werden können.

Ein Projektteam für den digitalen Wandel bilden

Etablieren Sie ein sogenanntes Sondereinsatzkommando „SEK-Digitales Arbeiten“. Meist sind das zwei bis vier Mitarbeiter (abhängig von der Kanzleigröße), die neben fundiertem Fachwissen auch über solides IT-Know-how verfügen. Ideal sind Mitarbeiter, die die ausgetretenen Pfade verlassen möchten, die gerne beim Mandanten arbeiten, die allerdings auch bisherige Routinearbeiten abgeben können.

 

Das „SEK-Digitales Arbeiten“ bildet die Speerspitze des Wandels. Seine Aufgabe ist es, ein tiefes Verständnis der Rechnungswesen-Prozesse beim Mandanten zu entwickeln und abhängig von den dortigen Gegebenheiten die optimalen Rechnungswesen-Prozesse zu gestalten. Das ist deutlich mehr und natürlich auch aufwendiger als eine Musterlösung über alle Mandanten drüber stülpen zu wollen. Der Mandant muss in einer digitalisierten und automatisierten Zusammenarbeit mit dem Steuerberater auch Vorteile erhalten. Wie z. B. noch sicherere und einfachere Prozesse beim Rechnungslauf und der Bezahlung, Zeitersparnis, schnellerer und leichterer Zugang zu Informationen. Genau diese Vorteile zu schaffen, sind die Aufgaben des SEK.

 

Nur durch einen Blick über den eigenen Tellerrand hinaus, außerhalb der Lösungen des Kanzleisoftwareanbieters, wird das SEK die ideale Lösung für jeden Mandanten finden. Das heißt nicht, dass für jeden Mandanten eine Individuallösung gesucht werden muss. Sondern, dass es verlässlich mehrere Optionen gibt. Das SEK muss sich einen gewissen Marktüberblick der vorhandenen Applikationen für die zu betreuenden Mandaten verschaffen.

 

Nur wenn die Mitglieder des SEK bisherige (Routine-)Tätigkeiten an ihre Kollegen oder neue Mitarbeiter abgeben können, sie damit über freie Zeitreserven verfügen, werden notwendige Maßnahmen umgesetzt werden. Die Etablierung eines derartigen Projektteams ist also eine Investition.

Lerngewinne nutzen

Bei jedem Wandel entsteht neues Wissen. Das sollte allerdings nicht in den Köpfen Einzelner verbleiben. Es ist daher unbedingt notwendig, die interne Kommunikation deutlich zu verstärken. Bildlich gesprochen kann man sagen, dass die „Lautstärke aufgedreht“ werden soll. Und zwar dadurch, dass Sie neben den - hoffentlich - stattfindenden internen Meetings zum organisatorischen und fachlichen Austausch einen wöchentlichen IT-Jour-Fixe implementieren. Für 30 bis 45 Minuten trifft sich das Team (oder die Teams, abhängig von der Kanzleigröße und -struktur), um sich über alle Neuigkeiten in Bezug auf die IT auszutauschen.

 

Deklaratorische Steuerberatung ist zu einem IT-Beruf geworden. Fachwissen reicht bei Weitem nicht mehr aus, um erfolgreich bestehen zu können. Tagtäglich sind Menschen in der Steuerberatung intensiv mit der Nutzung der IT in allen möglichen Facetten befasst. Lerngewinne des Einzelnen in Bezug auf die Anwendung der im Einsatz befindlichen Programme sollten allen in der Kanzlei zugutekommen. Ein organisierter Austausch darüber ist daher unbedingt erforderlich. Außerdem bieten diese IT-Jour-Fixes dem „SEK-Digitales Arbeiten“ auch die passende Plattform, die gewonnenen Erkenntnisse aus den Projekten bei den Mandanten in kompakter und passender Form an die Kollegen weiterzugeben.

Nahe am Mandanten sein

Innovationen geschehen in Zusammenarbeit mit dem Kunden (Mandanten). So lange die Vorgänge in Bezug auf das Rechnungswesen für die Steuerberatung eine „Black Box“ waren bzw. immer noch sind, so lange wird es unmöglich sein, innovative Wege zu beschreiten. Über Jahre hinweg waren die Abläufe beim Mandanten für den Steuerberater und deren Mitarbeiter unerheblich. Wichtig war einzig und alleine, dass die Belege in einer bestimmten Ordnung und zu einem bestimmten Zeitpunkt beim Steuerberater zu sein hatten.

 

Nicht nur das SEK-Digitales Arbeiten, sondern alle - vom Azubi bis zum Inhaber - sollten deutlich näher an den Mandanten rücken. Regelmäßige Betriebsbesuche, wiederkehrende Gespräche über die Abläufe im Rechnungswesen, sukzessives Kennenlernen von Software-Lösungen des Mandanten, noch besseres Verstehen des Geschäftsmodells des Mandanten sind nur einige der möglichen Maßnahmen. Alle Maßnahmen sind dadurch geprägt, den Elfenbeinturm Kanzlei zu verlassen und sich dorthin zu begeben, wo sich die notwendige (Prozess-)Beratung abspielt.

 

MERKE | Will man als Steuerberater den digitalen Wandel erfolgreich bewältigen, ist eine Weiterentwicklung des Berufs vom Fachberater zum Prozessberater notwendig. Und der findet in den Unternehmen der Mandanten statt! Offensichtlich ist, dass vielen Menschen in der Steuerberatung dafür noch das notwendige Wissen fehlt.

 

Fortbildungsbudgets erweitern

Ohne Erweiterung der Fähigkeiten werden die anstehenden Veränderungen nicht bewältigt werden können. War es über Jahrzehnte ausreichend, fachlich kompetent zu sein, mit Mandanten solide reden zu können und das Allerwichtigste in der Software-Anwendung zu kennen, so sind die zukünftig notwendigen Fähigkeiten deutlich größer und weiter. Neben den nicht zu diskutierenden Fachkompetenzen braucht der Berufsstand deutlich erweiterte Fähigkeiten in der IT-Anwendung. Die Bandbreite ist in diesem Zusammenhang sehr groß: Von den - scheinbar - einfachsten Anwendungen der Microsoft-Office-Produkte über die Anwendungen der Kanzleisoftware bis hin zu den Softwareanwendungen der Mandanten reicht das Spektrum. Mindestens vier bis sechs Tage zusätzlicher jährlicher Fortbildungsaufwand pro Mitarbeiter ist unerlässlich, um mit der dynamischen Entwicklung im IT-Wesen mithalten zu können.

 

Die Erweiterung des IT-Fortbildungsbudgets ist offensichtlich. Eine signifikante Ausdehnung des Fortbildungsbudgets im Zusammenhang mit den kommunikativen Fähigkeiten hat man allerdings nicht so schnell auf dem Radarschirm. Dabei ist genau das der erfolgsentscheidende Punkt. Mitarbeiter brauchen vollständig neue Fähigkeiten für den digitalen Wandel. Wer sich vom reinen Fachberater (Experten) zum Prozessberater weiterentwickeln muss (ja, muss!), der wird um ein intensives Training von Kompetenzen wie „gute Fragen stellen“, „Zuhören“, „Überzeugen“, „Umgang mit Einwänden“, etc. einfach nicht herumkommen. Auch hier bilden vier bis sechs Tage jährlich regelmäßiges Training für jeden Mitarbeiter, der Mandanten betreut, die Untergrenze.

 

FAZIT | Die anstehenden Herausforderungen der digitalen Transformation waren weder in einem derartigen Ausmaß noch in einer derartigen Geschwindigkeit jemals für den Berufsstand gegeben.

 

Bisherige Lösungsmethoden werden aller Wahrscheinlichkeit nach nicht helfen, denn die sich aus der stattfindenden Transformation vollkommen neuartig ergebenden Herausforderungen können mit den bisher bewährten Methoden nicht gelöst werden.

 

Die hier vorgeschlagenen Handlungsanleitungen sollten eine Orientierung geben, wie Sie aus Ihrer Kanzlei ein flexibles Unternehmen machen können, das sich auf geänderte Verhältnisse schnell anpassen kann.

 

Wenn es eine definitive Aussage zur Zukunft geben kann, dann ist es eben genau diese: Flexible Kanzleien werden den Wandel leichter überstehen, ihn sogar gestalten und als Gewinner aus der Transformation hervorgehen.

 

Weiterführender Hinweis

Quelle: Ausgabe 08 / 2017 | Seite 138 | ID 44743212