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·Fachbeitrag ·Nachfolgeregelung

Harter Schnitt oder Übergangsgesellschaft -So läuft die Kanzleiübertragung optimal

von Alexander Jost, Vorstand der Jost AG, und RA Markus Tröschel

| Die Kanzleinachfolge stellt eine besonders sensible Phase dar. Im Zentrum steht dabei die Frage, ob die Mandanten der Kanzlei treu bleiben. Teils gründen Nachfolger und Verkäufer vor diesem Hintergrund eine gemeinsame Gesellschaft auf Zeit, in der aus Marketinggründen der Name des ehemaligen Inhabers enthalten sein soll. Doch das ist nicht immer sinnvoll. |

Nach der Unterschrift auf dem Kaufvertrag

Der Handschlag hat es besiegelt, der Kaufvertrag ist unterschrieben: Die Kanzlei hat einen neuen Inhaber. Doch damit endet weder für den Käufer noch für den Verkäufer das Projekt Kanzleinachfolge. Denn damit der Mandantenstamm möglichst vollständig übergeht, bedarf es einer Reihe von Vorbereitungen und Maßnahmen.

 

Ein Interesse daran, dass möglichst alle Mandanten auch dem Nachfolger ihr Vertrauen schenken, hat auch der Veräußerer. Denn üblicherweise sehen Praxisübertragungsverträge eine Abschmelzungsklausel vor. Diese regelt, dass der Kaufpreis sich unter bestimmten Voraussetzungen verringert, wenn innerhalb einer festgelegten Frist Mandanten kündigen.

 

Doch wie gelingt es, Mandanten zum Verbleib zu bewegen? Welche Rolle spielt der Kanzleiname? Gibt es andere harte Faktoren? Für die meisten Steuerberater, die ihre freiberufliche Dienstleistung über Jahrzehnte hinweg unter ihrem Namen vermarktet haben, steht außer Frage, dass diesem eine ganz besondere Bedeutung zukommt.

 

Das gilt uneingeschränkt, wenn der Kanzleiname tatsächlich auch bereits als Marke bei den Mandanten wahrgenommen wird. Eine wesentliche Rolle spielt der Name aufgrund des Bekanntheitsgrads, der möglicherweise damit verbunden ist, vor allem für Neumandanten.

Die Rolle des Namens

Das Ansinnen, den angestammten Namen der Kanzlei erhalten zu wollen, ist selbstverständlich auch aus anderen Gründen berechtigt. Als Freiberufler sind Steuerberater, anders als Kapitalgesellschaften, darauf angewiesen, Gestaltungsmodelle zu finden, um diesen für eine Übergangszeit mit zu übertragen.

 

Eine Möglichkeit, dies sicherzustellen, ist die Gründung einer Übergangsgesellschaft, an der der alte Inhaber beteiligt ist. Dabei gibt es juristisch allerdings einiges zu beachten - was aber häufig vernachlässigt wird, da die Gesellschaftsgründung als reine Formalie betrachtet wird.

Scheinsozietät vermeiden

Die Gründung einer Übergangsgesellschaft birgt Gefahren - vor allem, wenn die Motivation zu einer rein formellen Gründung auch nach außen durchdringt. Es sollte nicht der Eindruck entstehen, es handele sich um eine bloße Schein- bzw. Außensozietät. Dies könnte zu erheblichen haftungs- und versicherungsrechtlichen Problemen führen.

 

Gegenüber der Berufshaftpflichtversicherung gilt bspw., dass Angestellte oder freie Mitarbeiter zwar in den Versicherungsschutz einbezogen sind, aber selbst keinesfalls Versicherungsnehmer sind. Werden sie nach außen hin aber als echte Sozien wahrgenommen, dann haften sie auch als solche. Das führt bei der Berufshaftpflichtversicherung regelmäßig zu einer enormen Unterdeckung. Im Rahmen einer solchen wissentlichen Pflichtverletzung droht zudem eine Haftung mit dem Privatvermögen.

 

MERKE | Die Titulierung „Übergangsgesellschaft“ sollte in jedem Fall vermieden werden.

 

Zur Frage der Namensfortführung haben sich überdies die Gerichte immer wieder geäußert und häufig zugunsten der „Namenskontinuität“ versus der „Namenswahrheit“ entschieden, so etwa der BGH mit Urteil vom 28.2.02, I ZR 195/99 („Vossius & Partner“ = NJW 2002, 2093). Das bedeutet aber nicht, dass der Streit um das Recht der Namensfortführung nicht an der Tagesordnung wäre. Vielmehr gehört die Frage der künftigen Namensgestaltung zu den häufigsten und gravierendsten Streitthemen überhaupt. Wichtig ist daher, frühzeitig entsprechende Regelungen zu treffen.

 

Im Rahmen des Praxisübertragungsvertrags sollten wenigstens folgende Punkte der Namensfortführung geregelt werden:

 

  • generelle Einwilligung des Verkäufers,
  • Reichweite der Einwilligung,
  • zeitliche Befristung und
  • Bedingungen für die Namensfortführung.

Keine widersprüchlichen Regelungen treffen

Aus rechtlicher Sicht sollten Praxisübertragungsvertrag und Gesellschaftsvertrag zeitlich in engem Zusammenhang - besser noch gleichzeitig - geschlossen werden. Hierdurch könnte ein Großteil der nachfolgenden Probleme vermieden werden. Die Praxis zeigt indes, dass der Gesellschaftsvertrag oftmals erst nachrangig behandelt wird. Ein dadurch bedingtes typisches Problemfeld sind sich widersprechende Klauseln in beiden Verträgen. In der Praxis häufig sind dabei sich widersprechende Wettbewerbsklauseln und dabei konkret insbesondere die Frist derselben.

 

Gibt es unterschiedliche Regelungen, ist der Streit vorprogrammiert. Denn was soll gelten? Es lohnt sich in jedem Fall, im Vorfeld der Praxisübertragung und der Gesellschaftsgründung fachkundigen Rat einzuholen, statt sich auf Musterverträge zu verlassen. Kommt es erst zum Konflikt, wird es um ein Vielfaches teurer.

Mandantenschutzklauseln anpassen

Am Beispiel der Mandantenschutzklauseln ist es daher ratsam, diese in beiden Verträgen entsprechend anzupassen. Dazu kann bereits im Praxisübertragungsvertrag erwähnt werden, dass die Gründung einer (gemeinsamen) Gesellschaft beabsichtigt ist. Ferner sollte geregelt werden, wann welche Wettbewerbsfristen zu laufen beginnen.

 

Sind diese Aspekte geklärt, gilt es, die passende Rechtsform für die Gesellschaft zu finden. Neben der weiterhin verbreiteten GbR ist bei einer Neugründung für kleine und mittlere Kanzleien aus praktischer wie auch rechtlicher Sicht zunächst die Partnerschaftsgesellschaft empfehlenswert.

 

Wer einen noch weitergehenden Haftungsschutz haben will, wählt die Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (kurz: PartGmbB), die GmbH & Co. KG oder die GmbH. Bewusst sein sollten sich Alteigentümer und Nachfolger bei der Frage nach der richtigen Rechtsform für ihre Gesellschaft der Tatsache, dass mit einem sinkenden Haftungsrisiko in den einzelnen Rechtsformen auch eine abnehmende Flexibilität einhergeht - beispielsweise: besondere Eintragungs-/Registerpflichten, notarielle Form etc.

Steuerliche Problematik berücksichtigen

Ein weiteres Hauptaugenmerk der Übertragung betrifft die steuerliche Seite, insbesondere dann, wenn es sich nicht um eine GmbH handelt. Denn der ermäßigte Steuersatz, der für Betriebsveräußerungen ab dem 55. Lebensjahr gilt, ist gefährdet, wenn der alte Inhaber noch an einer Gesellschaft beteiligt ist.

 

Wenngleich nach der Rechtsprechung des BGH ein Gesellschafter an einer GbR als Gesellschafter beteiligt sein kann, auch wenn er (nicht dinglich, aber wertmäßig für Zwecke der Gewinnverteilung und der Auseinandersetzung) von der Beteiligung am Gesellschaftsvermögen ausgeschlossen ist (siehe BGH 6.4.87, II ZR 101/86, NJW 1987, 3124), sind die steuerlichen Auswirkungen gesondert zu betrachten. Diese Rechtsprechung ist nicht überholt, sie wird in den aktuellen Kommentaren zitiert. Man kennt das im Recht der Personenhandelsgesellschaften auch bei der KG, an deren Vermögen die Komplementär-GmbH oft nicht beteiligt ist. Auch im Rahmen der Partnerschaftsgesellschaft sind bereits entsprechend eingetragene Gesellschaften bekannt.

 

In steuerrechtlicher Hinsicht ist sodann einzelfallabhängig zu prüfen, ob im Rahmen der beabsichtigten Veräußerung/Übertragung und ggf. weiteren Tätigkeit des Veräußerers für den Erwerber - gleich in welcher Form - auch die gewünschte Steuerprivilegierung erzielt werden kann. Eine steuerbegünstigte Veräußerung kann bspw. auch dann vorliegen, wenn der Veräußerer als selbstständiger Unternehmer oder nichtselbstständiger Mitarbeiter nach der Veräußerung des Betriebs für den Erwerber tätig wird (BFH 17.7.08, X R 40/07).

 

PRAXISHINWEIS | Im Rahmen der Nachfolge sind die rechtlichen wie auch steuerlichen Aspekte und Auswirkungen genau zu untersuchen, um unliebsame Überraschungen möglichst zu vermeiden. Zur Sicherheit kann es sich empfehlen, vor Unterzeichnung des Vertrags eine verbindliche Auskunft des Finanzamts dazu einzuholen, um das Risiko der vollen Besteuerung auszuschließen.

 

Zustimmungserklärung richtig formulieren

Ebenfalls auf Nummer sicher sollten Steuerberater bei der Zustimmungserklärung der Mandanten gehen. Wem gegenüber erklären Mandanten ihre Zustimmung im Falle der Gründung einer Gesellschaft und der Hinzunahme eines neuen (Mehrheits-)Gesellschafters? Im Normalfall einer Übertragung ohne Gesellschaftsgründung erteilen sie diese unstreitig im Hinblick auf die Person des Käufers.

 

Wird nun eine Gesellschaft aufseiten des Käufers gegründet, müssen sie im Grunde ihre Zustimmung sowohl im Hinblick auf die Person des Nachfolgers als auch in Bezug auf die Gesellschaft erklären - es sei denn, Käufer ist direkt die bereits hierzu gegründete Gesellschaft selbst.

 

PRAXISHINWEIS | An dieser Stelle sollten Mandanten möglichst keine zwei Zustimmungserklärungen erhalten, sondern die Zustimmung nur einmal eingeholt werden. Eine Möglichkeit könnte sein, dies im Fließtext des Schreibens mit einer Formulierung zu regeln, wonach die Zustimmung sowohl dem Käufer als auch der Gesellschaft erteilt wird - wobei auch Letztere schon konkret benannt werden muss.

 

Weitere Möglichkeiten zur Namensfortführung

Die Gründung einer eigenen Gesellschaft ist nicht zwingend notwendig, um einen weichen Übergang zu erreichen. Letztlich geht es vorrangig darum, den Mandanten das Gefühl zu vermitteln, dass der alte Inhaber noch in irgendeiner Form präsent ist. Allerdings gilt auch hier: Die Tücken liegen im Detail.

 

Gelegentlich kommt es in der Praxis vor, dass Käufer das alte Kanzleischild einfach hängen lassen und das neue zusätzlich anbringen. Rechtlich unangreifbar ist das selbstverständlich nicht - insbesondere drohen hier womöglich Unterlassungsansprüche.

 

Viele Steuerberater stellen sich insbesondere nach einem Kanzleikauf die Frage: Dürfen Namen von ausscheidenden Kollegen weiterhin auf dem Briefbogen aufgeführt sein? Generell dürfen sie das, so gilt nach § 24 Abs. 3 S. 1 BOStB, dass ausgeschiedene Sozien/Partner auf den Geschäftspapieren weitergeführt werden dürfen, wenn ihr Ausscheiden kenntlich gemacht wird. Üblicherweise geschieht dies durch einen Sternchen-Zusatz in der Kopfzeile nebst weitergehendem Hinweis in der Statuszeile beim Namen des Ausgeschiedenen. Im Vorfeld muss der Betroffene selbstverständlich sein Einverständnis erklärt haben. Unterbleibt die Kenntlichmachung des Ausscheidens, wird es schwieriger. Hier können überdies haftungsrechtliche Probleme zum Tragen kommen.

 

MERKE | Grundsätzlich gilt: Wer auf dem Briefkopf steht, haftet gegenüber dem Mandanten.

 

Das bedeutet für den Verkäufer, dass er auch für Pflichtverletzungen seines Nachfolgers in vollem Umfang zur Rechenschaft gezogen werden kann. Das ergibt sich aus der gesamtschuldnerischen Haftung gemäß § 426 BGB. Außerdem kann durch die Außenwirkung auch die Haftung im Innenverhältnis im Hinblick auf die Berufshaftpflichtversicherung zum Problem werden.

Digital noch präsent

Mindestens ebenso viel Strahlkraft nach außen hat es, den Namen des ehemaligen Inhabers weiterhin auf der Kanzleihomepage zu belassen. Noch immer sind Gerichte und Kammern im Hinblick auf digitale Inhalte großzügiger als bei dem, was schwarz auf weiß gedruckt daherkommt. Dieses Phänomen führt in der Praxis dazu, dass Kanzleiinhaber für diejenigen Personen, die auf dem Briefkopf stehen, deutlich stärker haften als für die, die auf der Homepage genannt werden.

 

Soll der Name des alten Inhabers noch weitergeführt werden, ohne dass dazu eine eigene Gesellschaft gegründet wird, ist dies auf der Homepage unkritischer - wenngleich nicht unproblematisch - als auf dem Geschäftspapier.

Kontinuität in der Qualität wesentlich

Allerdings sollten weder Kanzleikäufer noch -verkäufer die Bedeutung der Namensfortführung als Selbstläufer betrachten. Denn mindestens ebenso wichtig wie die Weiterführung des Namens ist die Vermittlung von Kontinuität in der Beratungs- und Servicequalität. Das erreichen Steuerberater, indem sie ihren Nachfolger im Rahmen einer überleitenden Tätigkeit intensiv begleiten und dafür sorgen, dass er bei gemeinsamen Terminen durch Detailwissen Kompetenz demonstrieren kann.

 

Ebenso wichtig wie die Beratungsqualität, die Mandanten im Zweifel eher schwer einschätzen können, ist die Servicequalität. In der Übergangsphase sollte peinlich genau darauf geachtet werden, dass kein Mandant das Gefühl hat, es werde sich weniger oder später um seine Anliegen gekümmert. Diesen Eindruck zu vermeiden, ist Aufgabe des Kanzleiteams.

 

Checkliste / Schwerwiegende Fehler in der Übertragungsphase

  • Verwendung von schlechten (Muster)Vorlagen: Wer sich als Kanzleikäufer oder -verkäufer allein auf Musterverträge und sonstige Vorlagen verlässt, läuft Gefahr, erhebliche Risiken einzugehen. Dazu zählen - auch im Praxisübertragungsvertrag selbst - etwa, die Unterrichtungspflichten und das Widerspruchsrecht im Rahmen des Betriebsübergangs (§ 613a BGB): d. h., war die Unterrichtung nicht ordnungsgemäß, beginnt kein Fristlauf.
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  • In der Praxis können daraus Klagen von (Ex-)Mitarbeitern im hohen fünfstelligen Bereich entstehen. Weiter riskieren die Vertragsparteien schlechte bzw. nicht auf den konkreten Fall angepasste Wettbewerbs- oder Abschmelzungsklauseln - um nur einige wesentliche Beispiele zu nennen.

 

  • Für den Fall, dass im Zuge der Praxisübertragung eine Gesellschaft gegründet wird, sollte besonders darauf geachtet werden, dass sich die Regelungen im Praxisübertragungsvertrag und Gesellschaftsvertrag nicht widersprechen.

 

  • Reduzierung der Servicequalität: Gerade in einer Übergangsphase verständlich, aber dennoch fatal ist es, wenn sich der Service in einer Kanzlei im Rahmen der Nachfolge auch nur vorübergehend verschlechtert. Mandanten ziehen daraus - unangemessene - Rückschlüsse auf die Kompetenz und Person des Nachfolgers und fühlen sich schlechter betreut und auch beraten als in der Vergangenheit. Das beeinträchtigt ihre Loyalität. Nachfolger sind gut beraten, diesem Punkt verstärkte Aufmerksamkeit entgegenzubringen.

 

  • Zu schnelle Veränderung: Jede Unternehmens- und Kanzleinachfolge bringt - glücklicherweise - auch Veränderungen und Innovationen mit sich. Um den Übergang für die Mandanten möglichst weich zu gestalten, sollten sich Käufer damit etwas Zeit lassen. Das gilt sowohl für rein äußere Veränderungen wie die Ausstattung der Kanzlei, die Homepage oder das Corporate Design, als auch für Prozesse und Abläufe.

 

  • Die Beibehaltung des alten Kanzleinamens spielt eine große Rolle. Möglich sind die Gründung einer eigenen Gesellschaft zu diesem Zweck oder aber die Weiterbeschäftigung des alten Inhabers.
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  • Mangelnde Kommunikation: Sowohl Mitarbeiter als auch Mandanten haben ein gesteigertes Informationsbedürfnis, wenn sie mit einer Nachfolgeregelung konfrontiert werden. Diesem zu gebotener Zeit angemessen zu begegnen, liefert einen wesentlichen Beitrag dazu, Mitarbeitermotivation und Mandantenloyalität dauerhaft zu erhalten. Nachfolger sollten Mitarbeiter in Veränderungsprozesse einbinden und Mandanten frühzeitig und umfassend informieren.

 

  • Ob aus Zeitmangel oder Nachlässigkeit - wer nicht als angenehmer Gesprächspartner zur Verfügung steht, kann mit wenig Sympathien rechnen.
 

Weiterführender Hinweis

  • Die Sonderausgabe „Die Nachfolgeregelung in der Kanzlei - was Übergeber und Übernehmer wissen müssen (2016)“ zeigt, wie die Kanzleinachfolge optimal gelingt. Alexander Jost erläutert u. a., warum der Nachfolgedruck aktuell so hoch ist, welche Faktoren entscheidend sind für eine erfolgreiche Übergabe, wie Sie Ihre Kanzlei gezielt weiterentwickeln und attraktiv halten für potenzielle Übernehmer. Die Sonderausgabe finden Sie unter www.iww.de/kp/downloads im Bereich „Sonderausgaben“.
Quelle: Ausgabe 07 / 2017 | Seite 127 | ID 44644407