02.11.2026 · Nachricht · KI in der Steuerkanzlei

KI datenschutzkonform in der Kanzlei nutzen

von Andreas Ostner und RA Dr. Sebastian Kraska, beide München

Immer mehr Steuerberater lassen KI Belege sortieren, Korrespondenz entwerfen oder recherchieren. Sobald dabei Mandantendaten in einen fremden KI-Dienst wandern, greift das Berufsgeheimnis nach § 203 StGB. Dieser Beitrag ordnet die Möglichkeiten in vier Stufen, von der US-Cloud bis zur eigenen Instanz, und zeigt je Stufe, was technisch und rechtlich gilt und mit welchen Schritten Sie starten.

Sobald Mandantendaten das Haus verlassen, wird es ernst

Steuerkanzleien arbeiten seit Jahren digital. Buchhaltungssoftware, Dokumentenmanagement und elektronische Belege gehören zum Alltag. KI-Assistenten sind eine neue Kategorie. Sie sind schnell zur Hand, oft kostenlos, und die Versuchung ist groß, eine Mandantenfrage eben rasch einzutippen. Genau hier beginnt das Problem. Wer den Namen eines Mandanten, Zahlen aus einer Bilanz oder den Inhalt eines Schreibens in einen fremden Dienst gibt, übermittelt geschützte Daten an einen Dritten. Der Steuerberater ist aber Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB.

MERKE — Ein frei getippter Prompt mit Mandantendaten ist eine Übermittlung an einen Dritten.

Drei Bedingungen, die ein AVV allein nicht erfüllt

Die meisten Anbieter legen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vor. Der AVV erfüllt die DSGVO. Das Berufsgeheimnis nach § 203 StGB ist damit nicht abgedeckt. Drei Dinge müssen zusammenkommen, wenn Sie einen fremdgehosteten KI-Dienst mandatsbezogen nutzen. Fehlt eine dieser Bedingungen, bewegen Sie sich im Risiko, auch wenn der Datenschutz formal sauber aussieht. Diese drei Bedingungen sind der Maßstab, an dem sich die vier Wege im nächsten Abschnitt messen lassen. Zu diesen drei Dingen gehören:

1. der AVV selbst, bei Anbietern außerhalb der EU ergänzt um Standardvertragsklauseln,

2. die vertragliche Zusicherung, dass Ihre Daten nicht zum Training der Modelle verwendet werden,

3. eine Verpflichtungserklärung nach § 203 StGB. § 203 Abs. 4 StGB verlangt, dass Sie mitwirkende Personen gesondert zur Verschwiegenheit verpflichten. Dazu zählt der KI-Dienstleister. Diese Erklärung ersetzt der AVV nicht.

MERKE — Anbieter außerhalb der EU geben in der Regel keine Verpflichtung nach § 203 StGB ab.

Vier Wege, KI in die Kanzlei zu holen

Wo Ihre Daten verarbeitet werden, entscheidet darüber, ob Sie die drei Bedingungen überhaupt erfüllen können. Vier Wege lassen sich unterscheiden. Je weiter unten, desto mehr Kontrolle, desto mehr Aufwand.

1. US-gehostete Dienste: Ihre Eingaben verlassen die EU und werden auf US-Servern verarbeitet, oft über mehrere Unterdienstleister. Der Datentransfer ins Drittland ist rechtlich anspruchsvoll. Ein Trainingsausschluss ist meist nur im Geschäftstarif zu bekommen, nicht in der kostenlosen Version. Eine Verpflichtung nach § 203 StGB geben diese Anbieter im Regelfall nicht. Aufwand gering, Kontrolle gering. Für mandatsbezogene Daten ist dieser Weg meist nicht § 203-konform. Hinzu kommen rechtliche Unsicherheiten hinsichtlich des Datentransfers in die USA. Der EuGH hat hier erneut die Rechtmäßigkeit des europäischen Angemessenheitsbeschlusses für das „Data Privacy Framework“ mit den USA zu beurteilen (EuG, T-553/23).

2. Europäisch gehostete Fachlösungen: Anbieter, die auf Kanzleien und Kammerberufe spezialisiert sind, hosten in der Regel in der EU. Der US-Transfer entfällt, den Trainingsausschluss sichern sie in der Regel zu und eine § 203-Verpflichtung ist meist erhältlich. Die zentrale technische Frage: Mehrere Kanzleien teilen sich dieselbe Infrastruktur, also muss die Trennung der Mandantendaten sauber gelöst sein. Dazu kommt eine Bindung an die Modelle des Anbieters. Aufwand gering, Kontrolle mittel. Ein pragmatischer Einstieg für kleine und mittlere Kanzleien.

3. Eigene Instanz auf europäischen Servern: Die Kanzlei bekommt eine eigene Umgebung, die niemand sonst nutzt. Die Mandantentrennung ist damit gegeben. Der US-Transfer wird vermieden, die Daten bleiben in der eigenen Instanz, und der Dienstleister, der Betrieb und Hosting übernimmt, schließt den AVV ab und gibt die § 203-Verpflichtung. Die Modelle sind frei wähl- und wechselbar. Der Betriebsaufwand ist höher, lässt sich aber als managed-service abgeben. Aufwand mittel, Kontrolle hoch. Die beste Balance für Kanzleien mit erhöhtem Schutzbedarf, die nicht selbst betreiben wollen.

4. Eigene Hardware im Haus: Die Modelle laufen auf Servern in der Kanzlei. Die Daten verlassen das Haus nicht, ein externer AVV- und § 203-Weg entfällt weitgehend. Dafür tragen Sie die Kosten für die Anschaffung, Wartung und Updates selbst, und lokal betreibbare Modelle sind oft schwächer als die besten Cloud-Modelle. Aufwand hoch, Kontrolle vollständig. Für die meisten Kanzleien überdimensioniert.

MERKE — Erst ab europäischem Hosting lassen sich alle drei Bedingungen erfüllen.

Die Wahl richtet sich nach Schutzbedarf, Kanzleigröße und IT-Ressourcen. Als Orientierung: Eine kleine Kanzlei mit Standardmandaten und wenig IT startet mit Weg 2. Eine mittlere oder größere Kanzlei mit sensiblen Mandaten, die nicht selbst betreiben will, fährt mit Weg 3 als managed-service am besten. Weg 4 lohnt sich nur bei sehr hohem Schutzbedarf und eigener IT-Mannschaft. Weg 1 bleibt Aufgaben ohne Mandatsbezug vorbehalten. Für den Einstieg eignen sich Aufgaben mit klaren Regeln und wenig Ermessen: Korrespondenz-Entwürfe, die Vorprüfung von Belegen, Recherche mit anschließender Prüfung der Fundstellen und internes Wissensmanagement. Wiederkehrend und regelbasiert heißt: gut geeignet und wenig fehleranfällig.

MERKE — Beginnen Sie mit einer Aufgabe ohne Mandantenbezug, etwa dem internen Wissensmanagement. So sammeln Sie Erfahrung ohne Risiko.

Leitplanken und der EU-AI-Act

Unabhängig vom Weg gelten vier Leitplanken:

Nutzen Sie eine Geschäftsversion mit Vertrag statt der kostenlosen Web-Version, bei der Ihre Eingaben oft das Produkt sind.

Regeln Sie in einem Rechte-Rollen-Konzept, wer was darf.

Halten Sie den Menschen im Cockpit: Die KI arbeitet zu, der Mensch entscheidet.

Trocknen Sie Schatten-IT aus, denn das eigentliche Risiko sind private Accounts der Mitarbeiter, wenn keine erlaubte Lösung bereitsteht.

Der EU AI Act sorgt für Verunsicherung. Für die Kanzleipraxis gilt: Die strengen Pflichten für Hochrisiko-Systeme greifen erst später, nach heutigem Stand in den Jahren 2027 und 2028. Wichtiger ist, was schon heute gilt, die DSGVO und die IT-Sicherheit. Wer diese beiden Punkte im Griff hat, ist auch für den AI Act vorbereitet. Wählen Sie also den Weg zuerst, die Leitplanken gelten dann auf jeder Stufe.

Sofortmaßnahmen für die Kanzlei

Bestandsaufnahme: Welche KI-Dienste werden genutzt, auch privat auf dem Handy?

Den passenden Weg wählen: für die meisten Kanzleien Weg 2 oder Weg 3.

Vor der ersten mandatsbezogenen Nutzung: AVV, Trainingsausschluss und § 203-Verpflichtung schriftlich sichern.

Mit einer risikoarmen Aufgabe starten, etwa dem internen Wissensmanagement.

Eine kurze Kanzlei-Richtlinie schreiben und das Team schulen.

Zu den Autoren — Andreas Ostner ist AI-Consultant bei der SOULSURF GmbH. Dr. Sebastian Kraska ist Rechtsanwalt und auf Datenschutzrecht spezialisiert.

Weiterführende Hinweise