16.10.2026 · KI in der Kanzlei

Wann muss die Zustimmung der Mandanten zum Einsatz von KI eingeholt werden?

Klicken zum vergrößern — Bild: ChatGPT / KI-generiert

von RA Oscar Radunski, Hannover

Das Berufsrecht der Rechtsanwälte und Steuerberater enthält mit § 43e BRAO und § 62a StBerG zwei Normen, die für die Nutzung von Dienstleistungen Dritter für Kanzleien von grundlegender Bedeutung sind. Zu diesen Dienstleistungen Dritter zählt auch der Einsatz von KI in Kanzleien. Beide Normen unterscheiden dabei die Nutzung einer externen Dienstleistung für den Kanzleigebrauch von der Nutzung für das Mandat selbst. Diese Unterscheidung bestimmt darüber, ob der Berufsträger mit einer organisatorischen Entscheidung die Verschwiegenheit ausnahmsweise durchbrechen darf oder ob er vorab die Einwilligung des Mandanten benötigt.

Die berufsrechtlichen Normen im Überblick

§ 43e BRAO und § 62a StBerG sind identisch aufgebaut und haben nahezu den gleichen Wortlaut.

Berufsrechtliche Normen (sinngemäße Wiedergabe)

Abs. 1: Der Berufsträger darf Dienstleistern den Zugang zu Tatsachen eröffnen, auf die sich die (berufsrechtliche) Verpflichtung zur Verschwiegenheit bezieht, soweit dies für die Inanspruchnahme der Dienstleistung erforderlich ist. Dienstleister ist eine andere Person oder Stelle, die vom Berufsträger im Rahmen seiner Berufsausübung mit Dienstleistungen beauftragt wird.

Abs. 5: Bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, darf der Berufsträger dem Dienstleister den Zugang zu fremden Geheimnissen nur dann eröffnen, wenn der Mandant darin eingewilligt hat.

Abs. 1 betrifft z. B. Infrastrukturleistungen. Die Dienstleistung kann grundsätzlich erbracht werden, ohne dass der Dienstleister Mandatsgeheimnisse inhaltlich verarbeiten muss, wenngleich eine Kenntnisnahme nicht völlig ausgeschlossen werden kann. Abs. 5 betrifft hingegen mandatsbezogene Fachleistungen. Die Dienstleistung setzt voraus, dass der Dienstleister die konkreten Geheimnisse erhält und verwendet. Demnach wäre die KI gemäß ihrer konkreten Nutzung einzuordnen. KI, die lediglich als technische Infrastruktur eingesetzt wird, ist anders zu beurteilen als KI, die eine Akte inhaltlich auswertet und/oder bearbeitet.

Die Gegenüberstellung der folgenden Auszüge aus den Gesetzesmaterialien macht deutlich, wie der Gesetzgeber im Umgang mit Dienstleistern anhand des Umgangs mit den Mandatsgeheimnissen unterscheiden wollte:

BT-Drs. 18/11936, S. 36

Abs. 1: Solche Dienstleister, die ein Berufsträger für die genannten Zwecke einschaltet, erhalten bei ihrer Arbeit unter Umständen zwangsläufig Kenntnis von Daten, die der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht (§ 43a Abs. 2 BRAO) unterliegen.

Abs. 5: Solche Dienstleister soll der Berufsträger nicht ohne Rücksprache mit dem Mandanten in Anspruch nehmen können, sofern – was in aller Regel der Fall sein dürfte – bei Inanspruchnahme der Dienstleistung dem Dienstleister Zugang zu Tatsachen eröffnet wird, die der Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Entsprechend ist die Einwilligung des Mandanten erforderlich, wenn nicht anonymisierte Mandatsinformationen in eine KI eingegeben werden, damit diese die konkrete Akte auswertet, strukturiert, recherchiert oder bearbeitet. In diesem Fall handelt es sich um eine unmittelbar mandatsbezogene Dienstleistung i. S. v. § 43e Abs. 5 BRAO und § 62a Abs. 5 StBerG. Es geht also nicht um jeden KI-Einsatz, sondern um KI-Einsatz mit offenbarten Mandatsgeheimnissen zur gezielten Mandatsbearbeitung durch die KI.

Grundgedanke hinter den berufsrechtlichen Normen

Dienstleistungen mit beiläufiger Geheimnis-Offenbarung

Der Gesetzgeber wollte mit den Befugnisnormen § 43e Abs. 1 BRAO bzw. § 62a Abs. 1 StBerG die Grundlage dafür schaffen, dass im Rahmen der Berufsausübung ohne Einwilligung der Mandanten Dienstleistungen genutzt werden dürfen, die die Berufsausübung unterstützen. Ein typisches Beispiel sind bislang EDV- und IT-Anwendungen (vgl. BT-Drs. 18/11936, S. 33 zu § 43e BRAO). Dabei hebt der Gesetzgeber hervor, dass es Dienstleistungen gibt, die bei der Leistungserbringung Kenntnis von Mandatsinhalten bekommen. Schon 2017 erkannte der Gesetzgeber: Berufsträger müssen bestimmte Aufgaben an externe Dienstleister auslagern. Schaffen diese Dienstleister die Voraussetzungen für die Arbeit im Mandantenauftrag, dürften sie eingebunden werden, ohne die Verschwiegenheitspflicht zu verletzen. Dies sei gesellschaftlich üblich und akzeptiert – also sozialadäquat. Das Gesetz habe nur der Bedeutung dieser Pflicht Rechnung zu tragen und müsse diese Durchbrechung verbriefen. Allerdings muss der Berufsträger den Dienstleister sorgfältig auswählen, zur Verschwiegenheit verpflichten, über die Folgen von Pflichtverletzungen aufklären und der Dienstleister muss ein ausreichendes Datenschutzniveau aufweisen.

Der Gesetzgeber bezieht sich für diese Dienstleistungen nach dem jeweiligen Abs. 1 der § 43e BRAO bzw. § 62a StBerG auf solche Leistungen, bei denen dem Dienstleister Mandanteninformationen beiläufig bekannt werden können:

Ein IT-Unternehmen kann bei der Aufschaltung zur Problemlösung Dokumente oder E-Mails sehen.

Ein Reinigungsservice kann im Büro einen Mandantennamen auf einem Aktenrücken lesen.

Das Unternehmen für die Aktenvernichtung sieht einen nicht vollständig zerstörten Entwurf.

Diese Dienstleister lernen nur solche Mandatsgeheimnisse kennen, die ihnen beiläufig offenbart werden, weil sie ohne die Gefahr dieser beiläufigen Offenbarung ihre Arbeit für die Kanzlei nicht erbringen können. Sie lernen aber gerade nicht die Mandatsgeheimnisse kennen, um ihre Dienstleistung zu erbringen. Die zielgerichtete Offenbarung der Mandatsgeheimnisse ist keine Voraussetzung, damit die Dienstleistung erbracht werden kann. So ist es für Cloud-Dienstleister oder Datenbank-Anbieter gerade Voraussetzung, dass die Daten verschlüsselt sind und die Mandatsgeheimnisse für den Dienstleister in einer Art Blackbox verschlüsselt sind. Ein Sekretariatsdienst kann bei der ersten Annahme einer Anfrage noch nicht gegen eine Pflicht aus einem Mandat des Anwalts verstoßen, weil es ein solches nicht gibt. Die Verwendung von Mandatsgeheimnissen ist aber auch hier nie die Basis der Tätigkeit, wenn z. B. Post versendet, Telefonate vermittelt oder Rechnungen vorbereitet werden.

Dienstleistungen mit gezielter Geheimnis-Offenbarung

Wenn man aber eine Mandatsakte in eine KI einspeist, dann offenbart man der KI das gesamte Mandat. Die KI soll den Berufsträger direkt in seiner beratenden Tätigkeit unterstützen. Sie schafft zwar einerseits die Grundlage dafür, dass der Berufsträger arbeiten kann (so wie auch Word, Teams, Zoom, DATEV). Sie macht aber auch einen Teil seiner beratenden Arbeit, indem sie die Daten der Mandanten recherchiert, priorisiert, ordnet und kommentiert, Entwürfe fertigt etc.

MERKE — KI ist weniger ein Schreibprogramm wie Word, sondern vielmehr ein elektronischer Kollege mit endloser Geduld und Fleiß. Damit soll die KI schon von ihrer Zielrichtung her bei der Berufsausübung unterstützen und diese nicht nur ermöglichen.

Ein weiterer Unterschied zu Dienstleistungen wie IT- oder Reinigungsservices ist, dass KI-Anwendungen, wenn sie Akten so vorbereiten sollen, bei der Leistungserbringung zwangsläufig Kenntnis von (allen) Mandatsinhalten erlangen. Bei IT- oder Reinigungsservices besteht nur die Gefahr, dass ihnen Geheimnisse nebenbei offenbart werden. Bei der KI-Nutzung müsste die KI auch überhaupt keine Kenntnis erlangen, weil man auch sämtliche Angaben – wenn auch mit hohem Aufwand – anonymisieren könnte. Es ist der Berufsträger, der der KI überhaupt erst die Mandatsgeheimnisse offenbart, wenn er sie nutzt.

Damit ist die KI eher mit einem Gutachter, Dolmetscher oder externen Anwalt vergleichbar. Diese Personen müssen für ihre Leistungen mit der Akte in Berührung kommen. Der Berufsträger muss ihnen die Geheimnisse für ihre Tätigkeit in die Hand geben. Die Durchbrechung der Verschwiegenheitspflicht erfolgt hier mutwillig und nicht en passant.

Unabhängig von weiteren Fragen rund um Datenschutz und von den praktischen Schwierigkeiten, große US-Konzerne zur Verschwiegenheit zu verpflichten und die Auftragsverarbeitung zu vereinbaren, stellt sich die Frage, ob der Wunsch von Berufsträgern und größeren Teilen der Mandantschaft es rechtfertigt, die Ausnahmen der Verschwiegenheitspflicht aus Abs. 1 auszudehnen.

Folgt man der hier vertretenen Unterscheidung, dann ist die KI-Anwendung keine Dienstleistung, die schlicht durch organisatorische Maßnahmen des Berufsträgers Kenntnis von Mandatsinhalten erlangen darf, sondern sie darf im hier beispielhaft angeführten Umfang (Durchsicht, Organisation und Bearbeitung der Akte) nur mit der Einwilligung des jeweils von der Anwendung betroffenen Mandanten genutzt werden.

MERKE — Die Abgrenzungsfrage lautet also nicht: „Welche Prozesse unterstützt KI in meiner Kanzlei?“ Die Frage lautet vielmehr: „Muss ich der KI Mandatsgeheimnisse gezielt offenbaren, damit ich sie nutzen kann?“

Wenn die KI die Akte vorbereitet und sie teilweise bearbeiten soll, dann muss sie mit dem Mandatsinhalt gefüttert werden oder man anonymisiert die Akte. Wäre die Abgrenzungsfrage, ob man KI für die Kanzlei braucht, dann hinge die wiederholte und dauerhafte Durchbrechung der Verschwiegenheit allein von einer organisatorischen Entscheidung des Berufsträgers ab. Als Konsequenz dürfte man einen Dolmetscher – der eindeutig unter Abs. 5 fällt – dann ohne Einwilligung der Mandanten einbinden, wenn der Berufsträger den Entschluss für seine Büroabläufe dokumentiert, alle Schriftstücke übersetzen zu lassen. Wenn der Mandant Herr der Geheimnisse ist, dann kann diese Entscheidung, Mandatsgeheimnisse zur gezielten Verwendung an Dritte zu geben, aber nur eine Entscheidung des Mandanten sein und nicht durch eine organisatorische Entscheidung des Berufsträgers ersetzt werden.

Ansichten aus der Literatur zu diesem Thema

Die bisherige Literatur setzt die Anwendbarkeit des Abs. 1 häufig voraus, statt sie gegenüber Abs. 5 mit der konkreten Funktion der KI im Mandat zu begründen. Dahinter scheint der Wunsch zu stehen, aus Praktikabilitäts- und Effizienzgründen die Anwendung nach Abs. 1 zu ermöglichen:

Die „FAQ: KI im steuerberatenden Berufsstand“ der BStBK vom Januar 2026 tendieren zur Nutzung nach Abs. 1, wenn sie auf S. 17 ausführen, dass vertrauliche Mandantendaten nur an KI-Dienstleister weitergegeben werden dürften, wenn diese rechtlich und vertraglich strikt an die Verschwiegenheit gebunden sind. Im Einzelfall sei aber dennoch sorgfältig abzuwägen, wodurch die Notwendigkeit einer Einwilligung nach Abs. 5 keineswegs ausgeschlossen wird. Die Art der KI-Nutzung wird in den FAQ nicht definiert.

Eine aktuelle Orientierungshilfe der StBK Hessen (2026, S. 12) sieht einen zentralen KI-Kanzleiassistenten eher als allgemeines Arbeitsmittel, eine speziell für einen einzelnen Fall konfigurierte Analyse dagegen eher als einzelmandatsbezogen an, beschreibt diese Abgrenzung aber ausdrücklich als noch nicht abschließend geklärt. Nach der hier vertretenen Auffassung sind aber zentrale Beschaffung oder Seriennutzung keine geeigneten Kriterien für die Abgrenzung der Anwendungsfälle nach Abs. 1 bzw. Abs. 5.

Die BRAK hat eine Stellungnahme in 2025 veröffentlicht: „Hinweise zum Einsatz von künstlicher Intelligenz“ (Remmertz). Darin heißt es auf S. 4, dass die Übermittlung von Mandatsgeheimnissen nach aktuellem Stand der Technik nicht erforderlich sei, da eine Nutzung auch ohne die Übermittlung dieser Daten möglich und eine Weitergabe mit unkalkulierbaren Risiken für die Mandanten verbunden sei. Remmertz weist darin auf den Umstand hin, dass die KI-Nutzung die Geheimnisoffenbarung nicht voraussetzt. Damit müsste man nach der hier vertretenen Einsicht grundsätzlich die Einwilligung der Mandanten einholen, wenn man Mandatsgeheimnisse verwendet.

Seibt/Tries (NZG 2026, 483) schreiben, dass es auf den Begriff der „Erforderlichkeit“ ankäme und verorten die Prüfung schon von vornherein in Abs. 1. Die Autoren diskutieren hier, ob die Offenbarung der (gesamten) Mandatsgeheimnisse erforderlich sei, um KI nutzen zu können. Dabei erkennen sie an, dass es gerade nicht erforderlich sei, weil man anonymisieren könne. Weil dies aber im Ergebnis ein unverhältnismäßiger Aufwand sei, könne dies nicht vom Berufsträger erwartet werden und er müsse KI schon nach Abs. 1 verwenden können, ohne zu anonymisieren. Hier stellt sich aber die Frage, seit wann die Durchsetzung der Berufspflichten von Bequemlichkeit und Praktikabilität abhängig sein soll. Darauf, dass es die maßgebliche Unterscheidung aus Sicht des Gesetzgebers ist, ob der Dienstleister den Geheimniszugang direkt für seine Leistung bekommt und verwendet oder nur beiläufig mit ihnen in Berührung kommt, geht die Argumentation nicht ein.

Der Deutsche Anwaltverein (DAV) erkennt das berufsrechtliche Spannungsfeld an (vgl. Stellungnahme 32/25, S. 10). Aber auch hier beginnt die Diskussion schon mit dem Begriff der „Erforderlichkeit“ und ist in Abs. 1 verortet. Es wird auch ein Vergleich zu § 203 StGB herangezogen. § 203 Abs. 3 StGB stellt klar, dass kein Offenbaren im Sinne der Schweigepflicht vorliegt, wenn Berufsgeheimnisträger Geheimnisse den bei ihnen berufsmäßig tätigen Gehilfen oder den zur Berufsvorbereitung tätigen Personen zugänglich machen. Die Ausnahme nach § 203 Abs. 3 StGB bestimmt aber nicht, wann berufsrechtlich eine Einwilligung erforderlich ist. Sie stellt nur die Grundlage für die straffreie Nutzung von Dienstleistungen innerhalb des Rahmens von § 43e BRAO (und § 62a StBerG) her.

Für die Anwendung der Ausnahme nach § 43e Abs. 1 BRAO kommt es aus Sicht des DAV darauf an, ob die Offenbarung von Geheimnissen für die Dienstleistung erforderlich ist. Diese Erforderlichkeit kann der Berufsträger nach Sicht des DAV selbst einseitig feststellen, da er in den Gesetzesmaterialien einen „Spielraum für verantwortliche unternehmerische Entscheidungen“ erhalten habe. Der Anwendungsbereich des Abs. 1 sei danach eröffnet, wenn für eine Dienstleistung Geheimnisse offenbart werden müssen und deshalb sei auch die KI ohne Mandanteneinwilligung zu verwenden, weil diese eben den Zugang zu den Geheimnissen bräuchte. Jede Dienstleistung im rechtsberatenden Bereich erfordere in einem gewissen Maß die Offenbarung von Geheimnissen (deshalb die Ausnahme nach § 203 Abs. 3 StGB).

Wenn aber schon die Erforderlichkeit der Geheimnispreisgabe für eine Dienstleistung ausreichend sein soll, dann ließe sich damit bei jeder Dienstleistung die Durchbrechung von der Verschwiegenheit rechtfertigen. Die Unterscheidung zwischen Abs. 1 und Abs. 5 ist aber nicht die „Erforderlichkeit“, sondern ob die Leistung „in einem bestimmten Mandat“ erfolgt. Ob KI unter Abs. 1 fällt, kann nur beantwortet werden, indem diese Tatbestandsvoraussetzung definiert wird. Die hier vom Ziel getragene Argumentation erweitert den Anwendungsbereich des Abs. 1 und macht die Durchbrechung der Verschwiegenheit von unternehmerischen Entscheidungen des Berufsträgers abhängig.

Im Verhältnis zu § 43e Abs. 5 BRAO vertritt der DAV sogar die Ansicht, dass es entscheidend sei, ob man die KI manchmal nutzen würde oder grundsätzlich in jeder Mandatsbearbeitung (vgl. Stellungnahme 32/25, S. 15). Eine ausdrückliche Einwilligung des Mandanten sei nach § 43e Abs. 5 BRAO nur notwendig, wenn der Einsatz der KI- und/oder Cloud-Dienste unmittelbar einem konkreten Einzelmandat diene und nicht Teil der allgemeinen Kanzleiinfrastruktur an sich sei. Entscheidend für die Einordnung sei, ob die Dienstleistung „unmittelbar“ einem einzelnen Mandat diene oder ob es sich um ein allgemein in der Kanzlei eingesetztes Werkzeug handele. Danach könne Abs. 5 nicht zur Anwendung kommen, wenn die Kanzlei intern die Feststellung trifft: „Wir nutzen immer KI“ (vgl. das Beispiel mit der Entscheidung, alles in der Kanzlei von einem Dolmetscher übersetzen zu lassen).

Aber weder der Gesetzestext noch die Gesetzesbegründung rechtfertigen es, die Zahl der geplanten Anwendungsfälle zur Unterscheidung der Anwendungsfälle von Abs. 1 oder Abs. 5 heranzuziehen. Die Zahl der Anwendungen kann nicht darüber entscheiden, ob eine Leistung in einem konkreten Mandat beansprucht wird. Das Ergebnis wäre auch sinnwidrig: Die Geheimnisoffenbarung in einem bestimmten Mandat wäre zustimmungspflichtig, die massenhafte Offenbarung zustimmungsfrei. So hat sich der Gesetzgeber das sicher nicht vorgestellt.

Kilian (DStR 2026, 680) weist darauf hin, dass KI-Anwendungen in einem besonderen Maße die Gefahr in sich tragen, dass Mandantendaten in die Öffentlichkeit getragen werden, zum Lernen der KI genutzt und ein Kontrollverlust über die Datenweitergabe eintreten kann. Jedenfalls sei die Weitergabe von Daten zum Lernen für die KI nicht von Abs. 1 erfasst.

Einsatz von KI zur Prozessautomatisierung in Steuerkanzleien

Insbesondere für Steuerberater geht die praktische Bedeutung von KI über die Bearbeitung einzelner Akten hinaus. Viele Steuerberater denken darüber nach, KI in die laufende Produktions- und Kommunikationsstruktur der Kanzlei einzubinden. Denkbare Szenarien sind: KI klassifiziert E-Mails, fordert Unterlagen an, extrahiert Belegdaten, bereitet Deklarationen vor, prüft Bescheide, erkennt Beratungsanlässe und verteilt Aufgaben. Für sie ist vor allem der Aspekt der kanzleiweiten und mandatsübergreifenden KI-Nutzung relevant, die – wie die Ausführungen deutlich gemacht haben sollten – gerade nicht direkt in den Anwendungsbereich von § 62a Abs. 1 StBerG fällt. Allein wegen ihrer Einbettung in einen standardisierten Kanzleiprozess wären diese KI-Dienstleistungen noch nicht als allgemeine Kanzleidienstleistungen nach § 62a Abs. 1 StBerG einzuordnen. Entscheidend bleibt vielmehr, ob die KI Mandatsgeheimnisse als unvermeidbare Begleiterscheinung einer Infrastrukturleistung zur Kenntnis nimmt oder ob sie diese Informationen gerade benötigt und verarbeitet, um die gewünschte Leistung in den Mandaten zu erbringen, wenn die KI und ihre Server keine reine Inhouse-Lösung ohne Zugriff Dritter sind.

MERKE — Entscheidend ist nicht, ob die KI ständig, standardisiert und für viele Mandate in der Kanzlei eingesetzt wird. Auch eine standardisierte Bearbeitung kann sich in jedem Einzelfall auf ein konkretes Mandat beziehen. Und der KI-Einsatz wird nicht dadurch zu einem Fall des Abs. 1, nur weil der Berufsträger alle Mandate gleich behandelt.

Eine Reihe von konkreten Beispielen soll diesen Punkt verdeutlichen. Bei den Beispielen handelt es sich um (nicht abschließend ausgewählte) Tätigkeiten in Steuerkanzleien, für die es bereits KI-Lösungen gibt oder die wegen ihrer Eignung als für KI-Lösungen besonders zugänglich angesehen werden.

Einsatzbeispiele
Prozess	Tätigkeit der KI	Einschätzung/Beurteilung
Mandantenkommunikation	E-Mails vorsortieren, zusammenfassen, Aufgaben extrahieren, Antwortentwürfe erstellen	Abs. 5: Die KI verarbeitet gerade den Inhalt einer konkreten Nachricht, um zu bestimmen, was im Mandat zu tun ist. Das Auslesen von Fristen, Sachverhalt, Auftrag, Beteiligten oder angehängten Unterlagen ist keine bloß beiläufige Kenntnisnahme. Der Arbeitsentwurf entsteht aus Sachverhalt, Kommunikationsverlauf und konkretem Beratungsstand. Die KI nimmt damit eine Vorbereitung der mandatsbezogenen Kommunikation vor. Zwar muss der Berufsträger den Entwurf fachlich und tatsächlich prüfen. Der Entwurf selbst bleibt aber eine auf Mandatsgeheimnissen beruhende Leistung der KI.
	Fehlende Unterlagen erkennen	Abs. 5: Um zu erkennen, welche Unterlagen fehlen, muss die KI den konkreten Mandatsbestand, die steuerliche Situation und gegebenenfalls Fristen auswerten. Sie erfüllt damit eine Tätigkeit, deren Nutzen und Inhalt gerade mandatsindividuell sind.
	Standardisierte Erinnerungen versenden	Tendenziell Abs. 5: Ein rein regelbasierter Massenversand ohne KI-Auswertung könnte als organisatorische Routine erscheinen. Erkennt die KI jedoch aus den Akten, welche Belege fehlen, welche Frist gilt oder welche Eskalation erforderlich ist, verarbeitet sie Mandatsgeheimnisse zielgerichtet.
Mandanten- Onboarding	Daten aus Fragebögen und Unterlagen übernehmen, Checklisten erzeugen, fehlende Dokumente anfordern, Stammdaten-Vorbereitung	Abs. 5: Die KI verarbeitet die Angaben des Interessenten oder des gerade begründeten Mandats, um Stammdaten zu bilden und den konkreten Vorgang anzulegen. Dass der Prozess standardisiert ist, ändert nichts daran, dass die Daten gerade zur Bearbeitung dieses einzelnen Mandats verwendet werden.
Bescheidprüfung, Einspruchsprüfung	Soll-Ist-Abgleich im Bescheid, Abweichungsanalyse, Prüfen, ob Einspruchsgrund vorliegt	Abs. 5: Der Soll-Ist-Vergleich der Bescheidprüfung setzt die Verarbeitung der konkreten Erklärung, des Steuerbescheids und meist weiterer Akteninformationen voraus. Er ist funktional eine mandatsbezogene Prüf- und Vorbereitungsleistung. Bei der Einspruchsprüfung soll die KI anhand der individuellen Akte beurteilen helfen, ob ein Einspruch in Betracht kommt, und gegebenenfalls einen Entwurf erstellen. Hier ersetzt die KI sogar die Tätigkeit eines fachlichen Gehilfen und ist nicht mehr eine bloße technische Kanzleidienstleistung.
Wissensmanagement	Erstellung interner Vorlagen, Checklisten, allgemeiner Arbeitsanweisungen	In der Regel außerhalb von § 62 StBerG: Soweit mit abstrahierten, nicht mandatsbezogenen Informationen gearbeitet wird, fehlt die Offenbarung eines konkreten Mandatsgeheimnisses. Verarbeitet werden dann interne Kanzleiinformationen, für die andere Geheimhaltungs- und Datenschutzfragen bestehen können. Aber: Sorgt die KI auch für die „Personalisierung“ der Dokumente, benötigt sie mandatsspezifisches Wissen.
	Gesprächsaufzeichnungen oder Notizen zu konkreten Mandaten	Abs. 5: Bildschirmaufzeichnungen, Aktennotizen und konkrete Bearbeitungsverläufe enthalten häufig identifizierbare Mandats- und Drittinformationen. Die KI erhält diese Informationen nicht beiläufig, sondern damit sie daraus eine nutzbare Arbeitsanweisung erstellt.
Beratungsanlässe erkennen	KI erkennt in den Daten des Mandats Muster, aus denen sich Beratungsanlässe ableiten lassen, und formuliert Aufgaben daraus.	Abs. 5: Die KI analysiert konkrete Unternehmens- und Mandatsdaten, um Risiken oder steuerliche Handlungsoptionen dieses Mandanten zu identifizieren. Der Prozess dient unmittelbar der Mandatsbearbeitung beziehungsweise der Initiierung konkreter Beratungsleistungen. Extrahiert die KI Aufgaben, Fristen, Zuständigkeiten oder Prioritäten aus konkreten Mandatsinhalten, verarbeitet sie diese gerade zur Steuerung des jeweiligen Mandats. Die organisatorische Folge – Anlage einer Aufgabe – nimmt dem Vorgang nicht seinen Mandatsbezug.

Folgt man der hier vertretenen rechtlichen Auffassung, fallen gerade die praktischen, wertschöpfenden KI-Anwendungen in der Steuerkanzlei überwiegend unter § 62a Abs. 5 StBerG. Zwar wird die KI als zentrale KI-Infrastruktur bereitgestellt, aber sie beschränkt sich nicht darauf, eine technische Umgebung zu sein. Sie soll aus konkreten Mandatsdaten Informationen extrahieren, bewerten, priorisieren und in Arbeitsresultate überführen. Die Offenbarung der Daten ist kein zufälliges Nebenrisiko der Dienstleistung. Sie ist die bewusst herbeigeführte Voraussetzung dafür, dass die KI überhaupt nützlich tätig werden kann. Gerade agentische Systeme mit Zugriff auf DMS, E-Mail, DATEV oder CRM erhöhen das Risiko erheblich, weil sie Daten lesen, Aufgaben anlegen, Nachrichten/Schriftsätze vorbereiten oder Datenbestände verändern können.

Wo genau aber liegt die Grenze? In den vorbezeichneten Fällen kann die Grenze zwischen Abs. 1 und Abs. 5 vielleicht folgendermaßen gezogen werden. Ein Fall des Abs. 5 liegt zumindest nicht nahe, wenn die KI

ausschließlich mit öffentlichen Rechtsquellen, abstrakten Fachfragen oder fiktiven Fällen arbeitet;

Daten verarbeitet, die in einer Weise anonymisiert wurden, bei denen keine Person und kein konkretes Mandat identifizierbar ist;

nur interne, nicht mandatsbezogene Prozesse unterstützt;

als technische Infrastruktur arbeitet, ohne den Inhalt von Mandatsgeheimnissen zur Erstellung eines mandatsbezogenen Ergebnisses auszuwerten;

keine Mandatsgeheimnisse inhaltlich interpretiert.

Zusammenfassung und praktische Konsequenzen

Wer – unabhängig von der Anzahl an Vorgängen – Mandantenakten durch eine KI bearbeiten lässt, der nutzt KI in einem bestimmten Mandat. Die Nutzung in einem bestimmten Mandat ergibt sich dadurch, dass die Weitergabe der Geheimnisse nicht Nebenprodukt der Dienstleistungsnutzung ist, sondern deren Voraussetzung. Diese Unterscheidung muss der Prüfung, wie KI eingebunden werden darf, vorangestellt werden, da nur so ermittelt werden kann, ob eine Einwilligung der Mandanten notwendig ist oder nicht. Die Anforderung an Abs. 5 zu erfüllen, ist relativ einfach. Bei neuen Mandanten wird ein Passus in den Beratungsvertrag aufgenommen. Bei Bestandsmandanten reicht eine E-Mail. Steuerkanzleien, die in der Vergangenheit oft mündliche Steuerberatungsverträge geschlossen haben, könnten das darüber hinaus zum Anlass nehmen, das Mandatsverhältnis auf eine sicherere schriftliche Basis zu stellen.

Musterformulierung —

Mit Unterzeichnung stimmen Sie zu, dass wir gängige KI-Anwendungen – wie z. B. […] – zur Bearbeitung Ihrer Angelegenheit unter Beachtung der weiteren berufsrechtlichen Vorgaben verwenden dürfen.

Quelle: Ausgabe 11 / 2026 | Seite 210 | ID 50935534