· Kanzleistrategie
Verschenken Steuerkanzleien ihr Beratungspotenzial?
von StB Jürgen Derlath, Münster, und Janos Diller, Senior Produktmanager & KI-Strategie, Düsseldorf, www.iww.de
Der Anteil klassischer, standardisierter Leistungen am Kanzleiumsatz liegt seit Jahren stabil auf einem sehr hohen Niveau. Für individuelle Beratungsleistungen verbleibt – folgt man den Ergebnissen der STAX-Erhebungen – lediglich ein vergleichsweise kleiner Anteil im einstelligen bis niedrigen zweistelligen Bereich. Kanzleigröße oder Organisationsform scheinen daran nur wenig zu ändern. Das wirft eine naheliegende Frage auf: Woran liegt das eigentlich?
Beratungsanlässe entstehen täglich
Fehlt es an Nachfrage, an Mandanten, die Beratung benötigen? Oder an Gelegenheiten, diese Beratung anzubieten? Eine Online-Kurzumfrage unter 72 Steuerkanzleien zeichnet hier ein anderes Bild. Sie legt nahe, dass das Problem weniger auf der Nachfrageseite liegt – sondern vielmehr im Umgang mit bereits vorhandenen Beratungsanlässen. Ein erster Blick auf die Daten zeigt, wie präsent entsprechende Anlässe im Kanzleialltag sind. Auf die Frage, wie häufig Mandanten per E-Mail mit steuerlichen Fragestellungen auf die Kanzlei zukommen, ergibt sich ein klares Bild:
Damit erhalten 87,5 % der Kanzleien mindestens wöchentlich – 47,2 % sogar täglich – konkrete Anfragen. Es handelt sich nicht um seltene Ausnahmen, sondern um einen festen Bestandteil der täglichen Kommunikation mit Mandanten. Diese Zahlen lassen sich schwerlich anders interpretieren: Kontaktanlässe für Beratung entstehen in hoher Frequenz – und zwar direkt im operativen Geschäft. Sie müssen weder aktiv akquiriert noch künstlich erzeugt werden.
Das Beratungspotenzial wird erkannt
Die nächste Frage ist, ob diese Anfragen überhaupt als potenzielle Beratungsanlässe wahrgenommen werden. Auch hier liefert die Umfrage eine eindeutige Antwort. Auf die Frage, wie häufig man bei vermeintlich einfachen Mandantenanfragen feststellt, dass „mehr dahintersteckt“ und eine vertiefte Klärung sinnvoll wäre, antworten:
Insgesamt geben damit über 96,7 % der Befragten an, dass sie zumindest gelegentlich erkennen, dass hinter einer Anfrage mehr steckt als eine einfache Auskunft. Das Potenzial wird also auch gesehen. Doch was geschieht dann?
Zwischen Erkennen und Handeln
Um diese Frage zu beantworten, lohnt sich ein Blick auf das tatsächliche Verhalten im Umgang mit solchen Anfragen. Hier zeigt sich eine deutliche Diskrepanz zwischen Erkennen und Umsetzung. Auf die Frage, wie häufig es in der Praxis vorkommt, dass Anfragen beantwortet werden, ohne das volle Beratungspotenzial zu erkennen oder zu nutzen – im Vergleich zu aktivem Nachhaken und dem Angebot zusätzlicher Beratung – ergibt sich folgende Verteilung:
Mit anderen Worten: In knapp 40 % der Kanzleien überwiegt ein Verhalten, bei dem vorhandenes Beratungspotenzial nicht systematisch genutzt wird. Das ist umso bemerkenswerter, als im vorherigen Schritt gezeigt wurde, dass dieses Potenzial durchaus erkannt wird. Es entsteht also eine Lücke zwischen Wahrnehmung und Handlung. Die entscheidende Frage ist nicht, ob Beratungsbedarf besteht oder erkannt wird – sondern ob und wie daraus tatsächlich ein Beratungsauftrag wird.
Monetarisierung bleibt die Ausnahme
Diese Lücke zeigt sich besonders deutlich, wenn man den monetären Aspekt betrachtet. Wie häufig werden solche Anfragen tatsächlich abgerechnet? Die Antworten auf diese Frage liefern ein differenziertes Bild:
Die Verteilung ist damit deutlich asymmetrisch. Während einzelne Kanzleien einen sehr hohen Anteil ihrer Anfragen abrechnen, liegt der Großteil im unteren bis mittleren Bereich. Besonders auffällig ist der hohe Anteil von Kanzleien, die kaum oder gar nicht abrechnen. Bei 25 % der Befragten beträgt der Anteil der abgerechneten Antworten 7,5 %. Bei 75 % der Befragten beträgt der Anteil 55 %.
Die Schlussfolgerung liegt nahe: Eine systematische Monetarisierung von Beratungsanlässen ist in vielen Kanzleien nicht etabliert. Vielmehr scheint die Abrechnung häufig situativ oder zufällig zu erfolgen.
Das Geld liegt nicht auf der Straße, sondern im Posteingang
Damit ergibt sich ein konsistentes Bild: Mandantenanfragen mit Beratungsbezug treten regelmäßig auf. Das zugrunde liegende Potenzial wird in der Regel sogar erkannt. Dennoch erfolgt häufig keine Vertiefung und keine Abrechnung. Dieses Muster deutet auf ein strukturelles Thema hin. Es geht nicht um Einzelfälle oder individuelle Versäumnisse, sondern um wiederkehrende Prozesse im Kanzleialltag.
Die E-Mail-Kommunikation spielt dabei eine zentrale Rolle. Sie ist niedrigschwellig, schnell und oft informell. Gerade diese Eigenschaften machen sie zu einem idealen Einstiegspunkt für Beratung – aber zugleich auch zu einem Bereich, in dem Leistungen leicht „nebenbei“ erbracht werden, ohne dass sie als solche wahrgenommen oder abgerechnet werden.
Die Ergebnisse der Umfrage legen nahe, dass ein Perspektivwechsel sinnvoll sein könnte. Statt die Frage zu stellen, wie zusätzliche Beratungsmandate gewonnen werden können, könnte der Fokus stärker darauf liegen, wie bestehende Kontakte und Anfragen systematischer genutzt werden können. Die Mandanten kommunizieren bereits. Sie stellen Fragen, schildern Situationen, bitten um Einschätzungen. In vielen Fällen sind dies genau die Momente, in denen Beratung entsteht – oder entstehen könnte. Die entscheidende Herausforderung besteht darin, diese Momente nicht nur zu erkennen, sondern auch entsprechend zu gestalten. Das betrifft weniger die fachliche Kompetenz, sondern vielmehr Prozesse, Routinen und möglicherweise auch die interne Haltung zum Thema Abrechnung.
