logo logo
Meine Produkte: Bitte melden Sie sich an, um Ihre Produkte zu sehen. Anmelden
Menu Menu
MyIww MyIww
Jetzt testen

·Fachbeitrag ·Kanzleisteuerung

Der TEAM-Ansatz, Teil 3: A für aktive Beratung ‒ die Fibu ist tot, es lebe die Fibu

von StBin Dipl.-Kffr. Cordula Schneider, Dortmund

| Seit nunmehr ca. zwei Jahrzehnten bombardieren uns unsere Kammern, Verbände und auch die Softwarehäuser mit der Forderung nach mehr „Beratung“. Sie sollen „neue Geschäftsfelder“ erschließen ‒ die Ausbildung zum Fachberater für XYZ ist unter anderem aus diesem Gedanken entstanden. Mandanten geben immer wieder an, sie möchten aktiv ‒ noch besser „proaktiv“ beraten werden. Gleichzeitig machen aber viele Kollegen die Erfahrung, dass Mandanten im konkreten Fall auf Beratungsangebote nur zögerlich eingehen. Insbesondere wenn es darum geht, dass die Beratung dann etwas kosten soll. |

Die ambivalenten Mandantenwünsche

Was wollen die Mandanten denn eigentlich wirklich? Sicher fragen Sie neue Mandanten im ersten Gespräch, warum sie denn den bisherigen Berater wechseln wollen ‒ es sei denn, es handelt sich um einen Existenzgründer. Ich habe dann ganz oft zu hören bekommen: Ach, der jetzige Berater ist ganz nett, aber er hat mich gar nicht so richtig beraten.“

 

Unabhängig, ob der Vorberater tatsächlich keine Beratung angeboten hat (oft gibt man ja bei „beratungsresistenten Mandanten“ auch mal auf) oder nicht, ist hier eines zu beachten: Offenbar hat dieser Mandant nicht bemerkt, dass er beraten wurde. Sein Berater hat die „Buchführung“ gemacht ‒ worin aus Sicht des Mandanten natürlich auch die Bilanz und die Steuererklärungen enthalten sind.

 

Haben Ihr Kollege und seine Mitarbeiter tatsächlich nicht beraten? Natürlich haben sie.

 

Das Problem liegt aus meiner Erfahrung darin, dass schon viele Steuerberater selbst den Level dessen, was als „Beratung“ bezeichnet ‒ und dann auch erst abgerechnet wird ‒ sehr weit oben ansetzen.

 

Natürlich gibt es das, was ich gerne als „große Beratung“ bezeichne. Das sind Beratungsanlässe, die nicht bei jedem Mandanten und oft auch nicht oft im Leben eines Steuerpflichtigen vorkommen. Da geht es um Existenzgründung, Rechtsformwechsel, Sanierung, Unternehmensnachfolge usw.

 

Und dann sind da noch die „neuen“ Geschäftsfelder. Diese zu besetzen und dann auch zu verkaufen ist spannend, aber eben auch sehr aufwendig.

 

Meine Empfehlung an Sie ist für den Anfang daher folgende: Konzentrieren Sie sich auf die „kleine Beratung“ ‒ ich nenne das auch gerne die „Alltagsberatung“.

Die Alltagsberatung

Entscheidend ist also, dass Sie, Ihre Mitarbeiter und im zweiten Schritt insbesondere Ihre Mandanten Beratung auch als solche erkennen. Wo ist also diese „rote Linie“, ab der „Buchführung“ endet und „Beratung beginnt“?

 

Meine Idee: Überall, wo Sie Ihrem Mandanten Entscheidungshilfe geben, da findet Beratung statt.

 

  • Beispiel

Ihr Mandant kauft ein neues Firmenfahrzeug. Da geht es vielleicht um die Finanzierung (Kauf oder Leasing?). Dann geht es um die „steuerliche Verwertung“ ‒ Fahrtenbuch oder 1 %-Regelung, oder um die Firmenwagenvereinbarung für den GmbH-Geschäftsführer. Nebenbei geht es um die Abschreibungsgestaltung.

 

Alles „Fibu“? ‒ bisher ist dies in den meisten Kanzleien so. Wenn Sie genau hinschauen, helfen Sie aber Ihrem Mandanten bei Entscheidungen. Voilà: Das ist Beratung!

Die „neue“ Fibu

Gedanklich können wir heute die Fibu aufteilen in:

 

  • „Kontierung“ ‒ der Sachverhalt ist klar, alle Entscheidungen sind getroffen
  • „Beratung“ ‒ der Sachverhalt wird ermittelt, der Entscheidungsbedarf wird erkannt, die Entscheidungsfindung des Mandanten wird beratend begleitend.

 

Das passt aus meiner Sicht auch zur digitalen Entwicklung unseres Berufsstandes. Die Fibu „stirbt“ aus. So sehen es viele Experten ‒ zu denen auch ich mich zähle.

 

Ich sehe es aber etwas differenzierter: Ja, das „bloße“ Kontieren wird nahezu komplett automatisiert werden. Die Anwendung der künstlichen Intelligenz (KI) wird auf diesem Gebiet das „händische“ Eingreifen nahezu überflüssig machen.

 

Eine Kollegin, mit der ich kurz vor Erstellung dieses Artikels gesprochen habe, meinte, sie könne sich das nicht vorstellen. Dazu hatte sie ein schönes, einfaches Beispiel:

 

Der Mandant kauft Kleiderbügel bei IKEA. Je nach Branche und Raumsituation des Mandanten kann die Kontierung natürlich anders ausfallen. Das Hotel ist da einfach. Beim Freelancer mit Homeoffice ohne persönlichen Kundenkontakt sieht das vielleicht schon anders aus.

 

Kann eine KI so etwas abbilden? Die Kollegin meinte: nein ... Ich denke, das geht. Die KI weiß z. B., dass wir die letzten Kleiderbügel auch betrieblich verbucht haben. Sie merkt sich das sogar besser und länger als wir. Oder der hinterlegte Algorithmus stellt den Zusammenhang zum Konto „Miete betriebliche Räume“ her. Und: Die KI hat auch noch den aktuellen IKEA-Katalog intus und weiß sofort, dass es sich bei „Hänga“ eben um Kleiderbügel handelt.

 

Natürlich hat so ein System Grenzen, der Mensch wird nicht komplett überflüssig, aber mit „Kontieren“ allein können Sie auf Dauer Ihren heutigen Umsatz sicher nicht halten ‒ und wir reden hier von einem heute überschaubaren Zeitrahmen von ca. 5 Jahren.

 

Also ja: Die „alte“ Fibu = Kontierung ist tot.

 

Wie sieht die „neue“ Fibu aus? Hier gibt es die oben genannten Komponenten:

 

  • Erkennen von Entscheidungsbedarf = Beratungsanlässe
  • Ermittlung des Sachverhalts
  • Entscheidungsunterstützung = Beratung

Big data ‒ Beratungsanlässe erkennen

Big Data ist offenbar eines der heißen Themen im Moment. Insbesondere die großen, globalen Player im Suchmaschinen- und Online-Handel ‒ also Google, Amazon, Apple und Co. ‒ bieten das Sammeln der Daten ihrer Nutzer an.

 

Das Ziel: Je besser sie den Nutzer, also ihren Kunden, kennen, desto genauer können sie Angebote für ihn passgenau anbieten. So werden die Preise auf Amazon innerhalb eines Tages bis zu 1 Mio. mal geändert. Dahinter stecken schon heute Algorithmen, die das Nutzerverhalten nach Produkten, Tageszeiten, Regionen, bisherigen Einkäufen und, und, und analysieren. Der Algorithmus weiß z. B. von mir, dass ich während der Vormittagsstunden nicht viel vergleiche, wenn ich etwas kaufe. Abends und am Wochenende nehme ich mir dafür vielleicht etwas mehr Zeit ‒ beobachten Sie sich mal selbst. Das kann auch vom Produkt- oder vom Produktwert abhängig sein.

 

Was hat das mit unserer Branche zu tun? Wir haben Big Data eigentlich schon lange: So mancher Geheimdienst würde sich nach den Daten, die in Ihrem System schlummern, die Finger lecken. Sie wissen so unglaublich viel von Ihren Mandanten. Mehr oder weniger jeder Lebensvorgang spiegelt sich in Fibu, Lohn, Abschluss und Steuererklärungen wider. Und zusätzlich erzählt er Ihnen und Ihren Mitarbeitern private Dinge und/oder berufliche Pläne, die manchmal der eigene Ehegatte noch nicht weiß. Sie wissen sogar, ob Ihr Mandant schon dritte Zähne hat.

 

Unser Problem ist das „Schlummern“ ‒ tatsächlich haben Sie all diese Daten, Sie machen damit aber oft nichts.

 

Neben dem Vorteil, dass die Daten da sind, haben Sie noch einen weiteren Vorteil: Sie werden diese Daten nicht zu Ihrem eigenen Vorteil missbrauchen.

Bei vielen Kollegen kommt beim Thema „Beratung an Mandanten verkaufens“ das Gefühl auf: Jetzt soll ich den Mandanten irgendetwas verkaufen, dass er vielleicht gar nicht braucht. Das will ich eigentlich doch gar nicht. Ja, wenn wir alle „Vollblutverkäufer“ werden wollten, wären Sie heute vielleicht Versicherungsvertreter oder im Groß- und Außenhandel.

 

Der Mandant kennt Sie als „neutralen“ Ratgeber und genau daher rührt Ihr immenser Vertrauensvorschuss gegenüber anderen Berufen.

 

Den sollten Sie also besser nicht aufs Spiel setzen. Es geht also nicht darum, allen Mandanten „Controlling“ oder „Planung“ zu verkaufen. Stattdessen geht es darum, aus der genauen Kenntnis der Situation des Mandanten die richtige Beratungsleistung zu empfehlen ‒ also den Nutzen des Mandanten im Auge zu haben ‒ das Honorar folgt dann quasi „von alleine“.

„Schatzkiste“ Fibu: Beratungsanlässe systematisch sichtbar machen

Exemplarisch können Sie an der Fibu gut sehen, was ich meine. Anhand der Bilanz- und GuV-Gliederung können Sie folgende Beratungsanlässe schnell erkennen:

 

  • Kontenklasse 0 und 1 (Anlagevermögen/Geldkonten/Forderungen/Verbindlichkeiten/Kapital)
Konto
Info
Maßnahme

Anl.Verm. gesamt

Zugänge

Finanzierung besprechen

Abgänge

u. U. Mittelverwendung aus Verkauf

§ 6b-Rücklage

Barmittel/Finanzanlagen

hoher Barbestand

negativer Kontostand

Festgeldanlage prüfen

Umschuldung prüfen/Liquidität prüfen und Konditionen überwachen

Kasse

Kassenminusprüfung

Forderungen LuL

große Schwankungen

Ursachen klären

hohe Forderungen

Forderungsmanagement: alte Verbindlichkeiten prüfen

Darlehen

Vertragsende/Zinsbindung

rechtzeitige Beratung bei der Anschluss-Fin. etwa 6 Monate vor Ende

Kapital

Verhältnis Gewinn/Entnahmen

Frühwarnung an Mandanten übersenden

keine Entnahmen

Ursachen klären

 
  • Kontenklasse 2 (Zinsen/Steuern/Forderungsverluste)
Konto
Info
Maßnahme

Zinsen

Höhe, Entwicklung

Frühwarnsystem für den Mandanten

Steuern

Gewinnentwicklung

VZ-Überwachung

Forderungsverluste

Entwicklung/ Höhe

Forderungsmanagement?

 
  • Kontenklasse 3 und 8 (Ware/Umsätze)
Konto
Info
Maßnahme

Wareneingang

Kalkulation

Aufschlag prüfen/Richtsatzsammlung

Skonto

überwachen

EU-Rechnungen

Formalitäten beachten

Fremdleistungen

Entwicklung

Alternative: neue Mitarbeiter

 § 13 b UStG

überwachen

Unfertige Arbeiten

Entwicklung

Höhe/Ursachen/Anzahlungen

Eigenverbrauch

Höhe/Entwicklung

überwachen

 
  • Kontenklasse 4 (Kosten)
Konto
Info
Maßnahme

Personalkosten

Verträge/Laufzeit

Info Mandanten und eventuell Beratung

Branchendurchschnitt/Tarife

Korrektur „Familienkosten“

steuer-/SV-freie Leistungen

Nutzung der Möglichkeiten

Beratung des Mandanten

Raumkosten

Mietvertrag Laufzeit

überwachen

Mietsteigerungsklausel

Nebenkostenabrechnung

Versicherungen

Risikoschutz prüfen

Optimierungsmöglichkeiten

u. U. Kooperation mit Versicherungsmakler

Fahrzeugkosten

Eigenverbrauch

Leasingvertrag Ende

rechtzeitige Beratung hinsichtlich eines neuen Autos

Werbekosten

lfd. Verträge

Ist das gewollt?

KSK-Pflicht

überwachen/Meldung

Konto
Info
Maßnahme

Geschenke/Bewirtung/Reisekosten

Dokumentationspflichten Optimierung

überwachen,

beraten (z. B. Reisekosten)

Provisionen/ Fremdarbeiten

Dokumentationen

 § 13 b UStG

überwachen

Abschreibungen

Auslauf der Afa?

Reinvestitionen besprechen

Telefon

mehrere Telefonnummern

Privatanteil prüfen, Tarif prüfen

StB-Kosten/ Beratung

UN-Berater-Rechnungen Vorteilhaftigkeit StB

Mandanten aktiv ansprechen

Nebenkosten Geldverkehr

Höhe/ Entwicklung/Vergleich andere Banken

Mandanten auf Verhandlung mit Bank hinweisen

 

Sie können die Beratungsanlässe auch bei allen anderen Dienstleistungen so ermitteln. Beispiel Einkommensteuer: Gehen Sie nach den einzelnen Einkunftsarten vor.

 

Beispiel Vermietung

  • Hauskauf
  • Vermietung an nahe Angehörige
  • Mietleerstand
  • Ferienwohnung
  • ...

 

Ich hoffe, aus meinen Beispielen sehen Sie, dass es an Beratungsanlässen nicht mangelt.

Und was heißt nun „proaktiv“?

Möchte Ihr Mandant nun täglich angerufen werden, damit er merkt, dass er beraten wird? Nein, natürlich nicht. Wir wundern uns oft, warum die Mandanten der BWA nicht mehr Aufmerksamkeit entgegenbringen. Nein, viele Mandanten möchten nicht jeden Monat die BWA lesen ‒ sie verstehen davon auch zu wenig ‒ deswegen der Steuerberater. Was Ihr Mandant aber sicher erwartet ist, dass Sie (oder Ihr Mitarbeiter) die BWA nicht nur lesen, sondern auch analysieren. Ihr Mandant hat Sie als Risikomanager gebucht. Er möchte nur „gestört“ werden, wenn etwas eine Handlung erfordert ‒ also eine Entscheidung seinerseits.

 

Rufen Sie ihn also nicht täglich an. Aber sorgen Sie dafür, dass auf drei Anrufe mit dem einzigen Inhalt: „Ich brauche noch ..., der Bewirtungskostenbeleg ist nicht ausgefüllt. Da fehlt ein Bankauszug ...“ auch ein Gespräch mit dem Inhalt kommt: „Mir ist aufgefallen, dass z. B. Ihre Forderungen ziemlich hoch sind, muss ich mir Sorgen machen?“ Dann wird Ihr Mandant merken, dass Sie eben nicht nur die Vergangenheit bewältigen, sondern auch seine Gegenwart und Zukunft im Blick haben.

 

FAZIT | Geben Sie Ihrem Mandanten also das Gefühl, dass Sie ihn und sein Leben „auf dem Schirm haben“. Ihr Mandant möchte einfach nur Brillen oder Autos verkaufen. Das ist sein Job. Den „Rest“ machen Sie. Er kann ruhig schlafen, weil er weiß, dass Sie im Hintergrund alles überwachen und ihm rechtzeitig Bescheid geben, wenn er handeln muss. In diesem Sinne ist „Kontieren“ tatsächlich im doppelten Sinne „Vergangenheit“ ‒ denn die reine Kontierung bildet nur die (meist unabänderliche) Vergangenheit des Mandanten ab (auch die bloße „Kontierungs“ der Mieteinnahmen in der VuV des letzten Jahres gehört übrigens in diese Kategorie). Beratung ist in diesem Sinne dann eben auch die Zukunft ‒ die des Mandanten. Und: Ihre Zukunft als „echte“ Beraterkanzlei. Der Verkauf und die Abrechnung sind dann die nächsten Themen ‒ Fortsetzung folgt.

 

 

Weiterführende Hinweise

  • „Der TEAM-Ansatz, Teil 1: Termine ‒ nicht eilig, aber bitte sofort“ ist erschienen in KP 17, 163.
  • „Der TEAM-Ansatz, Teil 2: „E“ wie Erreichbarkeit ‒ immer für Ihre Mandanten da? ist erschienen in KP 17, 185.
  • In dem Beitrag „Kalkulation statt Spekulation: In vier Schritten zum positiven Deckungsbeitrag“ erfahren Sie, wie Sie mithilfe einer Vorkalkulation effektiv Ihr Honorar managen. Der Beitrag ist erschienen in KP 14, 185.
Quelle: Ausgabe 11 / 2017 | Seite 205 | ID 44949136