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·Fachbeitrag ·Kanzleimarketing

Türöffner Mandant: Nutzen Sie Ihre wertvollste Marketingressource

von Angela Hamatschek, Kanzleiberaterin, Hoffenheim

| Haben Sie schon einmal von der „Dunbar-Zahl“ gehört? Sie beschreibt die Anzahl der Personen, von denen jemand die Namen sowie die wesentlichen Beziehungen untereinander kennen kann. Sie beträgt im Allgemeinen 150. Anders gesagt: Jeder Mensch kennt rund 150 andere Menschen persönlich. Beziehen Sie das auf jeden einzelnen Ihrer Mandanten, verfügen Sie über einen gewaltigen Pool an potenziellen neuen Kontakten. Es lohnt sich also, darüber nachzudenken, wie Ihre bestehenden Mandanten zu Türöffnern zu ihren Kontakten - und damit zu den neuen Mandanten - werden. |

Kontakte schaden nur dem, der sie nicht hat

Nehmen wir an, Sie haben 100 Unternehmermandanten und erstellen für 300 Menschen die private Steuererklärung. Dann hätten Sie mittelbar über diese 400 Kontakte auf 150 mal so viele Menschen - insgesamt also auf 60.000 Kontakte - Zugriff! Hinzu kommen noch die Kontakte dieser Kontakte, z.B. die Mitarbeiter Ihrer Mandanten, für die Sie die Lohnabrechnung erstellen. Selbst wenn Sie nur 10 % davon tatsächlich erreichen, könnten in diesem Beispiel 6.000 Menschen von Ihrer Kanzlei und Ihrem Leistungsangebot erfahren. Das ist ein Grundstock, um den Sie jedes andere Unternehmen beneidet. Zünden Sie diesen Marketing-Turbo in vier Schritten.

Schritt 1: Aktives Empfehlungsmarketing ist die Grundlage

Nach wie vor bestätigen mir Steuerberater in Befragungen, dass das Gros der Neumandanten - rund 70 % - durch Weiterempfehlung generiert wird. Das Internet mag hier künftig für Verschiebungen sorgen, wird die persönliche Empfehlung als Hauptursache für neue Mandate aber nicht ablösen. Interessanterweise wird dieser Bereich trotzdem in vielen Kanzleien noch stiefmütterlich behandelt. Was aber hält Mandanten eigentlich davon ab, eine Empfehlung auszusprechen?

 

  • 1. So banal es klingt: Ihre Mandanten müssen das Gefühl haben, dass Sie Zeit für sie haben. Ansonsten hätten Sie den Eindruck, sich mit einer Empfehlung - also zusätzlicher Arbeit für Sie - ins eigene Fleisch zu schneiden. Leichte Erreichbarkeit, diszipliniertes Rückrufverhalten und die Einhaltung zugesagter Termine sind also unabdingbare Voraussetzung. Damit signalisieren Sie, dass die Kapazität für weitere Mandanten grundsätzlich vorhanden ist.

 

  • 2. Sie wissen es nicht, weil Sie noch nie darum gebeten haben. Dabei ist es so einfach, auch ohne anbiederndes Verhalten um eine Empfehlung zu bitten. Nutzen Sie z.B. den Abschluss einer Besprechung, indem Sie um ein Feedback bitten. Erstellen Sie dazu ein entsprechendes Formular mit einer Zufriedenheitsskala.
  • Auf der folgenden Skala steht die 7 oder 8 für „Ich bin zufrieden“. Wenn ein Mandant hier seine Bewertung abgibt, können Sie ihn fragen: „Und was können wir tun, damit Sie uns in Zukunft mit einer 10 bewerten?“ So haben Sie den Mandanten auf elegante Art und Weise darauf hingewiesen, dass Sie mehr wollen, als ihn zufriedenzustellen und dass Ihnen an Weiterempfehlung gelegen ist.

 

Schritt 2: Beziehungslandkarten Ihrer A-Mandanten erstellen

Von den theoretischen 60.000 Kontakten aus dem Beispiel kommen selbstverständlich nicht alle für Ihre Dienstleistung infrage. Es ist sinnvoll, sich auf die vielversprechendsten Kontakte zu konzentrieren. Die Daumenregel „A-Mandanten empfehlen A-Mandanten“ bestätigen die meisten Kanzleien. Konzentrieren Sie Ihre Aktivitäten deshalb auf dieses Klientel. Starten Sie mit Ihren A-Mandanten und erstellen Sie eine Netzwerkanalyse oder Beziehungslandkarte.

PRAXISHINWEIS | Ergänzend zu Schritt 1 können Sie sich in eine Liste Ihrer A-Mandanten eintragen, wer Sie in den letzten drei Jahren weiterempfohlen hat. Wie viel Prozent Ihrer A-Mandanten haben Sie nicht weiterempfohlen und vor allem warum? Denn wer, wenn nicht diese Mandanten, sollte dafür stärker prädestiniert sein?

Für eine Netzwerkanalyse oder Beziehungslandkarte nehmen Sie sich Ihre Top-25-Mandanten und ermitteln Ihr Chancenpotenzial bei jedem Einzelnen:

 

  • Hat dieser Mandant Kunden und Lieferanten, die für Sie als potenzielle Mandanten infrage kommen? Ein Blick in die OPOS-Liste ist hier sehr aufschlussreich.

 

  • Wie viele Mitarbeiter dieser Mandanten könnten für die Einkommensteuerberatung infrage kommen?

 

  • In welchen Vereinen oder Verbänden ist Ihr Mandant engagiert? Nimmt er an Stammtischen teil oder ist sogar Funktionär?

 

  • Welche Messen besucht Ihr Mandant und wo ist er als Aussteller vertreten?

 

  • Bei welchen Banken hat dieser Mandant ein Konto? Kennen Sie schon alle Bankmitarbeiter, mit denen er zu tun hat?

 

  • Welche sozialen Netzwerke nutzt der Mandant? Wie viele Kontakte hat er beispielsweise auf XING und in welchen Gruppen ist er dort vertreten?

 

Hinweis | Notieren Sie zu den Netzwerkpunkten so viele konkrete Antworten wie möglich. So finden Sie Ihre Ansatzpunkte für Schritt 3.

Schritt 3: Nutzen Sie die drei V der Kontaktanbahnung

Bei all diesen Netzwerkpunkten können Sie sich jetzt die wesentlichen Fragen zu den drei V der Kontaktanbahnung stellen. Die einzige Voraussetzung, damit es funktioniert, ist: Die Beziehung zum jeweiligen A-Mandanten ist gut und er schätzt die Zusammenarbeit mit Ihnen wirklich. Durch die Feedback-Frage aus Schritt 1 erfahren Sie, ob die Grundzufriedenheit passt.

 

Vorstellen

Wem kann mich dieser Mandant konkret vorstellen? Wo ergibt sich mit ihm die Gelegenheit, meine Visitenkarte zu übergeben?

 

  • Beispiele
  • 1. Ein Maschinenbauunternehmer ist als Aussteller jedes Jahr auf der EuroBlech in Hannover vertreten. Dort trifft er sich auch mit Kunden und Lieferanten, die ebenfalls Aussteller sind. Die Steuerberaterin besucht den Mandanten nach Absprache einen Tag auf der Messe und lässt sich herumführen. Dabei wird sie von ihrem Mandanten persönlich bei den anderen Ausstellern vorgestellt und tauscht Visitenkarten aus.

 

  • 2. Eine Steuerkanzlei veranstaltet bereits seit zwei Jahren regelmäßige Unternehmertreffen in ihren Räumen, an denen auch der Steuerberater selbst teilnimmt. Eine Veranstaltung lief unter dem Motto: „Bring‘ einen Bekannten mit“. In einer Art Business-Speed-Dating konnten sich die Teilnehmer dann untereinander kennenlernen und neue Geschäftskontakte knüpfen.
  • 3. Ein Malermeister ist Vorstandsmitglied der Maler- und Lackiererinnung. Der Berater möchte gern den Obermeister und den Geschäftsführer der Kreishandwerkerschaft kennenlernen. Er fragt seinen Mandanten, ob er ein gemeinsames Mittagessen arrangieren kann, um mehr über die Herausforderungen der Branche zu erfahren und seine Dienstleistungen mandantenorientierter gestalten zu können.

 

Verteilen

Wo kann der Mandant die Kanzleibroschüre, Flyer oder Mandanteninformationen verteilen oder auslegen?

 

  • Beispiele
  • 1. Das selbst gestaltete Mandantenmagazin mit Tipps für Unternehmer und Steuer-zahler wird von den Mandanten gern gelesen. Die Kanzlei gibt jedem Mandanten fünf Exemplare (auf Anfrage gern mehr) und bittet darum, diese im eigenen Geschäft auszulegen oder im Bekanntenkreis zu verteilen.

 

  • 2. Eine Kanzlei betreut ein Softwareentwicklungs-Unternehmen für das Sozialwesen. Sie möchte den Bereich „Digitale Buchhaltung“ ausbauen und hat dafür eine eigene Infobroschüre entwickelt, die sich an Unternehmen aus dem Sozialwesen richtet. Das Unternehmen führt immer wieder Fachvorträge für seine Kunden durch. Nach Absprache mit dem Mandanten darf die Kanzlei sich hier als Aussteller präsentieren und die Broschüren verteilen.

 

  • 3. Die Inhaberin einer Schreinerei ist Mitglied eines Unternehmerinnen-Netzwerks. Sie nimmt Flyer der Kanzlei zu den Netzwerk-Treffen mit und verteilt sie, wenn sie nach Erfahrungen mit ihrem Steuerberater gefragt wird.

 

Veranstaltung

Welche Vortragsthemen kann ich dem Mandanten als externer Referent für seine Veranstaltungen anbieten?

 

  • Beispiele
  • 1. Eine Gebäudereinigungsfirma betreut zahlreiche Firmen in München und der eigenen A-Kunden. Der Steuerberater bietet an, als externer Referent auf einem Kundenabend aufzutreten. Veranstaltungsort ist ein Panoramarestaurant, das ebenfalls Kunde des Gebäudereinigers ist. Das Thema des Abends lautet: „Für mehr unternehmerischen Weitblick“. Der Vortrag zeigt auf, warum und wie Planung die Unternehmensführung verbessert.

 

  • 2. Eine Kanzlei betreut Unternehmen mit 30 Mitarbeitern und mehr. Den A-Mandanten wird wahlweise eine telefonische Sprechstunde oder ein einstündiger Informationsabend für die Mitarbeiter angeboten, bei dem sie sich über die aktuellen Steuersparmöglichkeiten informieren können. Im Vorfeld erhalten diese Mitarbeiter eine schriftliche Einladung mit Kanzleiflyer zusammen mit der Gehaltsabrechnung.
  • 3. Eine Kanzlei hat gemeinsam mit ihren zehn Top-Mandanten einen Berufsinformationstag veranstaltet. Sie hat als Veranstaltungsort das Foyer der Stadthalle gemietet und die Gestaltung der Einladung übernommen. Das Catering hat der ortsansässige Metzger organisiert, der ebenfalls Mandant ist. Jedes ausstellende Unternehmen hat seine eigenen Kunden zu diesem Tag des Handwerks eingeladen. Über 1.500 Kunden wurden angeschrieben, von denen 150 Eltern mit ihren Jugendlichen tatsächlich gekommen sind.

Schritt 4: Halten Sie Kontakt

Bei den zahlreichen Gelegenheiten erhalten Sie künftig hoffentlich viele Visitenkarten und damit den Grundstock für eine wertvolle Interessentendatenbank. Machen Sie sich deshalb unbedingt die 72-Stunden-Regel zunutze. Das bedeutet: Immer, wenn Sie jemanden kennengelernt haben, melden Sie sich innerhalb von 72 Stunden. Das wird von Ihrem Gegenüber als höflich sowie unaufdringlich empfunden und Sie rufen sich kurz in Erinnerung.

 

Schreiben Sie einfach eine freundliche kurze E-Mail und bedanken Sie sich für das angeregte Gespräch oder die interessanten Informationen. Dabei können Sie entweder auf Ihre Homepage mit Newsletter hinweisen oder die Möglichkeit, den anderen künftig in den Verteiler für die Mandantenzeitung aufzunehmen. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie ein positives Echo erhalten, ist groß. Wenn Sie allerdings gar nicht oder erst nach Wochen reagieren, kann der andere Sie in der Regel gar nicht mehr zuordnen und wird zurückhaltend reagieren.

 

PRAXISHINWEIS | Hier kommt das Unternehmensnetzwerk XING ins Spiel: Die Vernetzung auf dieser Plattform ermöglicht, den Kontakt lose zu pflegen und sich beim Gegenüber immer wieder ohne großen Aufwand in Erinnerung zu bringen.

Fazit: Fragen kostet nichts - Sie können nur gewinnen

Sie sehen, es gibt zahlreiche Möglichkeiten, mithilfe Ihrer bestehenden Mandanten neue Kontakte zu knüpfen. Dabei wird nicht jeder Mandant auf Ihre Bitte eingehen, Sie dabei zu unterstützen. Das soll und darf Sie nicht entmutigen. Denn wenn Sie zehn Mandanten fragen und nur drei sagen ja, haben Sie immer noch mehr Chancen als wenn Sie nicht gefragt hätten. Und es mögen weder 60.000 noch 6.000 Interessenten sein, die Sie im Laufe der Zeit gewinnen - 600 sind ja auch schon ein gutes Potenzial.

 

Weiterführende Hinweise

  • „Wie Sie mit XING, facebook, twitter & Co. Kontakte knüpfen, pflegen und Mandanten gewinnen“ in KP 11, 87
  • „Neue Mandanten gewinnen: Sieben Möglichkeiten, sich für Mandanten attraktiv zu präsentieren“ in KP 14, 48
Quelle: Ausgabe 10 / 2015 | Seite 162 | ID 43509446