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·Fachbeitrag ·Kanzleientwicklung

Projektplan zur Einführung digitaler Belegführung in der Kanzlei: 7 Schritte zum Erfolg

von Ulf Hausmann, MBA, Kanzleiberater, Berlin

| Eine Studie der Universität Oxford sieht über die Hälfte der Jobs in Deutschland durch die Digitalisierung gefährdet. Auch steuerberatende Berufe fallen hinsichtlich einfacher Vorbereitungsaufgaben zur Deklaration darunter. Zudem gibt es heute schon Länder in der EU, in denen die Finanzverwaltung Zahlungen der Steuerpflichtigen direkt mit Steuernummer erfasst - mit dem Effekt, dass für die Steuerpflichtigen kostenlos eine einfache Buchhaltung als „Nebenprodukt“ abfällt. Ein Grund für jede Kanzlei, sich noch intensiver mit Fibu als werthaltige Dienstleistung für Mandanten zu beschäftigen. |

Warum ist die Einführung so schwierig?

Der Grund ist einfach: Der Leistungsprozess Fibu - und damit auch die Art der Wertschöpfung durch die Dienstleistung Fibu - wird durch die digitale Arbeitsweise grundlegend verändert. Folgende Aspekte des neuen Leistungsprozesses müssen sowohl den Mitarbeitern der Kanzlei als auch den Mandanten bewusst sein bzw. bewusst gemacht werden:

 

  • Damit die Fibu in der Kanzlei effizient fertiggestellt werden kann, sind zwei Dinge erforderlich: die detaillierte Vorbereitung beim Mandanten und die Klärung, wo die Grenze der Verantwortlichkeiten im Fibu-Prozess zwischen Kanzlei und Mandant verläuft. Fehler, die der Mandant beim Erfassen der Belege oder Zahlungsvorgänge macht, ziehen erhebliche Nacharbeiten in der Kanzlei nach sich. Das passiert vor allem, wenn nicht klar (schriftlich) geklärt wird, wie der Mandant wann in welcher Form (Datenformat, per Fax, per Software, auf dem Server) Daten an die Kanzlei zu übergeben hat.

 

  • Der grundlegende Vorteil der digitalen Belegführung für den Mandanten besteht darin, dass er seine Zahlungsströme tagesaktuell verwalten kann. Der Mandant muss wissen, welche Möglichkeiten er hat, sein Rechnungswesen zu organisieren, und was in der Kanzlei noch zu überprüfen sowie fertigzustellen ist, um aus seinen Vorerfassungen eine fertige Fibu zu generieren. Außerdem ist zu klären, auf welche Informationen und Auswertungen der Mandant Zugriff haben möchte.

 

  • Der Arbeitsaufwand der Kanzlei für die Fibu verringert sich insgesamt nicht - er verschiebt sich nur: Während bisher viel Zeit in die Erfassung von Belegen und Buchungen geflossen ist, muss jetzt die vom Mandanten vorgenommene Erfassung überprüft werden. Außerdem kann - wie von den Mandanten längst erwartet - mit den Rechnungswesendaten der BWA beraten werden. Die persönliche Kommunikation dazu braucht Zeit.

 

  • Arbeitsaufwand, der bisher erst im Jahresabschluss entstanden ist, verlagert sich auf die Fibu, weil die Qualität der Informationen in der Fibu durch die bessere Verfügbarkeit von Informationen und Belegen, die an den Buchungssätzen „hängen“, erheblich steigt. Der Effizienzvorteil ist: Es müssen weder in der Kanzlei noch beim Mandanten mehr Belege angefordert oder gesucht werden. Folglich wird die Fibu aufgewertet, und der Jahresabschluss macht weniger Arbeit. Neue preispolitische Optionen tun sich auf.

 

  • Damit eine BWA-Beratung erfolgen kann, muss das monatliche Rechnungswesen betriebswirtschaftliche Aussagekraft haben. Diese steigt durch die zeitnahe Verfügbarkeit der digitalen Belege, da gleich die richtige Abschreibung erfasst werden kann, sowie durch eine exaktere betriebswirtschaftliche Zuordnung der Belege zu Konten und Kostenarten/-stellen beim Mandanten. Das funktioniert aber nur, wenn die Arbeitsprozesse zu den Belegen beim Mandanten richtig eingerichtet sind und reibungslos funktionieren. Das bedeutet einen erhöhten Aufwand für die Kanzlei und die Mandanten in der Einrichtungsphase.

 

  • Mandanten erkennen die Vorteile der digitalen Belegbearbeitung nicht automatisch. Deshalb müssen diese klar und professionell kommuniziert werden. Die wesentlichen Fakten dafür sind:

 

    • Relevante Informationen aus dem Rechnungswesen (Buchungen, Belege, Auswertungen) liegen schneller vor.
    • Digitale Belege sind immer einsehbar, Freizeichnungs- und Zahlungsprozesse beim Mandanten werden so erheblich vereinfacht.
    • Wesentlich schnellere Kontrolle und Übersicht über offene Zahlungen, BWA, Konten, Auswertungen usw.
    • Qualität der Fibu steigt und mit den Informationen können unternehmerische Entscheidungen besser und schneller getroffen werden.

Erfolgreiche Einführung mit dem 7-Schritte-Masterplan

Die digitale Belegführung in der Kanzlei einzuführen, bedeutet, den gesamten Wertschöpfungsprozess der Kanzlei neu zu gestalten. Alle Bereiche - Dienstleistungsangebot, Honorargestaltung, Leistungsprozesse, Controlling, Schulung und Personalplanung D- sind massiv davon betroffen. Deshalb ist die Einführung strategisch und planvoll anzugehen. Mit dem folgenden 7-Schritte-Masterplan sollte dies gelingen.

 

Schritt 1: Technische, funktionale und fachliche Aspekte erlernen

Mindestens ein Mitglied der Kanzleileitung bzw. des Partnerkreises und mindestens zwei Mitarbeiter sollten an Schulungen teilnehmen. Lernen Sie alle Details kennen und besprechen Sie untereinander, was welche Auswirkungen in Ihrer Kanzlei haben könnte und wie Sie konkret vorgehen wollen. Mit Ihrem neuen Wissen über die digitale Belegführung entwickeln Sie eine detaillierte Arbeitsliste mit allen Dingen, die bei der Einführung in Ihrer Kanzlei zu berücksichtigen sind. Legen Sie fest, wer für die Umsetzung welcher Punkte verantwortlich ist und wer das Projekt steuert.

 

Basiswissen über praxistaugliche Scanner, digitale Formate für Belege wie TIF, PDF oder CSV sollten Sie sich ebenso aneignen wie über aktuelle Trends, beispielsweise der GoBD und ZUGFeRD. Dieser neue Standard kombiniert Rechnungen im PDF/A-3-Format mit einem inhaltlich gleichen Rechnungsdatensatz. Können Sie Ihrem Mandanten diese Dinge erklären, vermitteln Sie Sicherheit. Sollte er darüber sprechen, sind Sie im Gespräch auf Augenhöhe.

 

Schritt 2: Leistungsangebot Ihrer Kanzlei passgenau definieren

Diese grundlegende strategische Vorarbeit ist unbedingt notwendig, da Sie Ihr gesamtes Leistungsangebot und die Wertschöpfungsprozesse überdenken müssen. Arbeiten Sie mit dem Kanzleiteam strukturiert - ggf. unter Einbeziehung von Mandanten - an den folgenden Fragen:

 

  • Welche Aufgaben müssen Mandanten bezüglich Steuern und Rechnungswesen in ihren Unternehmen erledigen?

 

  • Welche Vorteile - Gewinne, Ersparnisse, Prozessverbesserungen, Qualitätssteigerung, Kostenersparnis, Sicherheit etc. - lassen sich durch die Zusammenarbeit mit unserer Kanzlei erlangen?

 

  • Welche Nachteile könnten sich für die Mandanten ergeben, wenn sie ihre steuer- und rechnungswesenbezogenen Aufgaben unzureichend erledigen? Welcher Aufwand ist für die Mandanten damit überhaupt verbunden?

 

  • Welche Dienstleistungen (im Detail) helfen unseren Mandanten funktional, sozial oder emotional, damit sie mit ihren steuer- und rechnungswesenbezogenen Aufgaben besser fertig werden?

 

  • Wie können wir unseren Mandanten helfen, weniger Fehler zu machen, effektiver sowie effizienter zu sein und sich weniger Sorgen über Steuern und Rechnungswesen zu machen?

 

Schritt 3: Test mit den ersten Mandanten

Sie können nicht davon ausgehen, dass sofort alles reibungslos verläuft. Definieren Sie daher vor dem Start den Workflow - z. B. wie die Belege laufen sollen und wer was macht. Am besten testen Sie die Umsetzung in Ihrer Software zunächst mit einem technikaffinen Mandanten und sammeln Erfahrungen:

 

  • Worauf ist in der Praxis zu achten?
  • Was funktioniert nicht so, wie wir uns das gedacht haben?
  • Was müssen wir besser machen und woran gemeinsam arbeiten (z. B. Belegverarbeitung, Bereitstellen der digitalen Belege im Mandantenunternehmen für die Kanzlei)?

 

Von Ihren beiden geschulten Mitarbeitern sollte je ein Mandant als Pilotprojekt auf digitale Belegführung umgestellt werden. Starten Sie zusätzlich gleich von Anfang an bei einem Neumandanten mit digitaler Belegführung:

 

  • Setzen Sie sich beim Mandanten vor Ort damit auseinander, wie dieser das Rechnungs- und Belegwesen in seinem Unternehmen bearbeitet. Sprechen Sie mit allen Mitarbeitern, die dort eingebunden sind, und führen Sie ggf. einen Workshop beim Mandanten durch.

 

  • Achten Sie auf organisatorische, technische und fachliche Schnittstellen.

 

  • Zeigen Sie Ihrem Mandanten mögliche Verbesserungen in seiner Arbeitsweise auf.

 

  • Stehen Sie wenigstens für drei Monate nach der Einführung für organisatorische Rückfragen zur Verfügung.

 

Schritt 4: Auswertung der ersten Erfahrungen

Werten Sie die Erfahrungen in einem oder mehreren Workshops mit allen Mitarbeitern der Kanzlei aus:

 

  • Überarbeiten Sie mit dem neuen Wissen Ihre Leistungsprozesse, die für die Zukunft gelten sollen.

 

  • Legen Sie Experten für die digitale Fibu fest, die allen Mitarbeitern für Rückfragen zur Verfügung stehen.

 

  • Dokumentieren Sie alle Fragen und Antworten. Sie werden sie immer wieder benötigen, z. B. für die Einarbeitung neuen Personals.

 

  • Passen Sie Ihre Honorargestaltung den neuen Leistungsprozessen an und legen Sie Kennzahlen für das Controlling fest - z. B. Deckungsbeiträge, die Sie mit Fibu erreichen wollen, oder maximale Zeiten für bestimmte Prozessabschnitte.

 

Schritt 5: Rollout für Ihre Mandanten

Wenn Sie Ihr Dienstleistungsportfolio, die Leistungsprozesse und die Honorargestaltung angepasst haben, können Sie in die „Massenfertigung“ Ihrer neuen Dienstleistung gehen.

 

Vor dem Start bei einem neuen Mandanten müssen Sie stets klären, welche Voraussetzungen dieser mitbringt. Dazu gehören zum einen technische Details: Entspricht der Scanner den Fibu-Maßgaben, ist die Texterkennung (OCR) aktiviert, ist beidseitiger Einzug beim Scannen möglich etc. Zum anderen sollten Sie sich im Vorfeld auch damit beschäftigen, wo es beim Mandanten hapert - z. B. sind Belege zum Freizeichnen möglicherweise lange im Haus unterwegs oder müssen gesucht werden? An dieser Stelle können Sie dem Mandanten eine Reihe von Vorteilen der digitalen Fibu aufzeigen und ihm die Sicherheit geben, dass er jederzeit per Knopfdruck an seine digitalen Belege kann, auch wenn diese eigentlich gerade beim Steuerberater sind.

 

Beachten Sie | Berücksichtigen Sie auf jeden Fall das mit Rechnungswesen befasste Personal beim Mandanten - hier kann es durchaus Berührungsängste oder Vorbehalte gegen neue Arbeitsweisen geben.

 

Geben Sie Ihren Mitarbeitern Argumente mit auf den Weg, wie sie die Mandanten ansprechen können, z. B.: „Wir können Sie besser beraten, wenn Sie auf digitale Fibu umstellen, denn dann haben wir die Zahlen immer parat.“ Kümmern Sie sich selbst um die Ansprache der A-Mandanten und machen Sie für ein Jahr einen Plan, wann welche Mandanten umgestellt werden sollen. Denken Sie aber auch über Optionen für Mandanten nach, die nicht auf digitale Buchführung umstellen wollen. Höhere Honorare für die „alte“ Vorgehensweise z. B. haben sich in der Praxis schon bewährt.

 

Geben Sie jedem Mitarbeiter oder Team klare Vorgaben, bis wann wie viele Mandanten umgestellt werden sollen (beispielsweise pro Monat drei Mandanten oder 20 % bis Jahresende). Priorisieren Sie anhand von Kriterien, mit welchem Mandanten gestartet werden soll, z. B.:

 

  • Kommunikationsgewohnheiten des Mandanten
  • Technischer Status des Rechnungswesens
  • Art des Zahlungsverkehrs
  • Belegaufkommen

 

Klären Sie mit dem Mandanten, wann er welche Auswertungen parat haben will, wie häufig (täglich, wöchentlich oder monatlich) in der Kanzlei gebucht bzw. kontrolliert werden soll und auf welchem Weg die BWA sowie Reportings übermittelt werden sollen: per E-Mail, online, mobile reports etc. Digital besteht die Möglichkeit, dass der Mandant sich von der BWA-Position über das Sachkonto auf den Buchungssatz und den Beleg „herunterklickt“. Viele schätzen diesen Informationskomfort sehr.

 

Schritt 6: Erfahrungen regelmäßig auswerten und Prozesse anpassen

Was läuft gut? Was läuft schief? Wie können wir unseren Mandanten durch besseren Service, bessere Auswertungen oder neue Zusatzleistungen mehr Nutzen bieten? Welche fachlichen Fragen stellen sich in der Kanzlei durch die Arbeitsweise? In den ersten ein bis drei Jahren wird es Bedarf an neuen Überlegungen und daraus folgend einer Feinjustierung Ihres Dienstleistungsangebots sowie der damit verbundenen Leistungsprozesse geben. Planen Sie dafür Zeit in Team- und Kanzleibesprechungen sowie jährlichen Kanzleiworkshops ein. Hier werten Sie auch die Informationen aus Ihrem Controlling aus.

 

Schritt 7: Dienstleistungen permanent weiterentwickeln

Wenn Sie anfangen, Kompetenzen im digitalen Bereich aufzubauen, werden Sie feststellen, dass es immer neue Lernfelder und somit Optionen für Sie gibt, die Dienstleistungen für Ihre Mandanten weiterzuentwickeln und zu verbessern. Nehmen Sie unbedingt auch Wünsche, Ideen sowie Erfahrungen Ihrer Mandanten auf und bleiben Sie flexibel. Es gibt immer mehrere Möglichkeiten, Dinge zu tun, z. B. bei der Übergabe der digitalen Belege zwischen Mandant und Kanzlei. Nutzen Sie die Chance des Austauschs mit Ihren Mandanten und deren Vorschläge oder Wünsche bei einzelnen Schritten im Workflow. Dann können Sie mehr tun als der durchschnittliche Steuerberater. Dadurch werden Sie Wettbewerbsvorteile nicht nur am Mandantenmarkt, sondern auch am Mitarbeitermarkt erlangen.

 

Weiterführender Hinweis

  • C. B. Frey, M. A. Osborne: The Future of Employment: How Susceptible Are Jobs To Computerisation?, Oxford University, 2013
Quelle: Ausgabe 10 / 2016 | Seite 178 | ID 43638123