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·Fachbeitrag ·Forderungsmanagement

Außenständen keine Chance geben: So erhalten Sie zuverlässig Ihr Honorar - Teil 1

von RA Hans-Günther Gilgan, Münster

| Außenstände sind ein nicht zu unterschätzendes Risiko: Sie gehen zulasten der Liquidität, erschweren die Durchsetzung des Honoraranspruchs - z.B. durch drohende Verjährung - und werden in der Insolvenz des Mandanten zu Masseforderungen. Auch sind Außenstände kein vereinzeltes Problem, sondern vielfach die Regel. Durchschnittlich ein bis zwei Monatsumsätze schieben die Steuerberaterkanzleien als offene Forderungen vor sich her. Dabei gibt es eine ganze Reihe von Maßnahmen, dieses zu verhindern. |

Rechtsgrundlagen schaffen

Anspruchsgrundlage jeder Honorarforderung ist der konkret erteilte Auftrag. Dieser ergibt sich aus dem Steuerberatungsvertrag, der notfalls vor Gericht dargelegt und unter Beweis gestellt werden muss. Deshalb sind nur mündlich geschlossene Verträge eine grundlegende Schwachstelle. Sie sind im Übrigen angesichts des breiten Aufgabengebiets und der haftungsrechtlichen Konsequenzen absolut unüblich. Schriftliche Verträge sollten heutzutage zum Standard jeder Steuerberaterkanzlei gehören. Als Anspruchsgrundlage kommen neben dem Steuerberatungsvertrag auch die Vereinbarung eines höheren Honorars nach § 4 StBVV und eines Pauschalhonorars nach § 14 StBVV in Betracht.

 

Wurden bereits Leistungen erbracht, für die noch Honorar aussteht, sollte eine Ratenzahlungsvereinbarung getroffen werden, denn darin liegt zugleich ein Anerkenntnis (§ 780 ff. BGB). Zudem beginnt die Verjährungsfrist erneut zu laufen (§ 212 Nr. 1 BGB). Zu beachten ist jedoch, dass der Mandant, wenn er die Raten pünktlich zahlt, Anspruch auf Herausgabe der Unterlagen hat, weil die übrigen Raten noch nicht fällig sind und damit die Voraussetzung des § 273 BGB - nämlich ein fälliger Anspruch - nicht gegeben ist. Deshalb ist es ratsam, den Herausgabeanspruch im Rahmen einer Ratenzahlungsvereinbarung gesondert zu regeln.

Berechnung erstellen

Das Honorar kann nur aufgrund einer vom Steuerberater unterzeichneten und dem Mandanten mitgeteilten Berechnung eingefordert werden (§ 9 Abs. 1 StBVV). Diese Voraussetzung entfällt, soweit ein höheres Honorar oder ein Pauschalhonorar vereinbart wurde, weil die Berechnung in diesen Vereinbarungen bereits enthalten ist. Hier liegt das zweite große Problem: Es muss eine ordnungsgemäße Berechnung erstellt werden. In der Berechnung sind nach § 9 Abs. 2 StBVV zwingend anzugeben:

 

  • Beträge der einzelnen Gebühren und Auslagen
  • Vorschüsse
  • Kurze Bezeichnung des jeweiligen Gebührentatbestands
  • Bezeichnung der Auslagen
  • Angewandte Vorschriften der StBVV
  • Bei Wertgebühren auch der Gegenstandswert

 

Nach demselben Stundensatz berechnete Zeitgebühren können zusammengefasst werden. Bei Entgelten für Post und Telekommunikationsdienstleistungen genügt die Angabe des Gesamtbetrags.

 

MERKE | Oftmals werden Berechnungen unter Missachtung dieser Formvorschrift erstellt. Die Folge: Das Honorar ist nicht einforderbar. Der Mandant kommt im Falle der Nichtzahlung des Honorars nicht in Verzug!

 

Bestimmung der angemessenen Gebühr ist vielfach schwierig

Soweit für die Gebühren ein Rahmen vorgesehen ist, ist die Gebühr unter Berücksichtigung aller Umstände - vor allem des Umfangs und der Schwierigkeit der beruflichen Tätigkeit, der Bedeutung der Angelegenheit für den Mandanten sowie dessen Einkommens- und Vermögensverhältnisse - nach billigem Ermessen zu bestimmen (§ 11 StBVV). Hier liegt ein weiteres erhebliches Problem: die Bestimmung der Angemessenheit der Gebühren.

 

Im Rahmen von Mandatsbeendigungen und Gebührenrechtsstreitigkeiten wird häufig die Angemessenheit der Gebühr vom Mandanten bestritten. In der Regel wird von den Gerichten ein Sachverständigengutachten zur Prüfung der Angemessenheit eingeholt. Das führt in vielen Fällen dazu, dass Abstriche vom berechneten Honorar gemacht werden müssen, weil es nicht angemessen ist. Das wiederum liegt daran, dass die Steuerberater ihre Leistung nicht hinreichend dokumentiert haben und damit nicht sämtliche für die Gebührenbestimmung relevanten Tatsachen vortragen können. Hinzu kommt, dass solche Streitigkeiten erst relativ lange Zeit nach Leistungserbringung auftreten, sodass das Erinnerungsvermögen nicht weiterhilft. Ferner wird der Zeitaufwand häufig in Beziehung zum Stundensatz des sachbearbeitenden Mitarbeiters gesetzt und danach in der Tabelle der sich aus diesem Aufwand ergebende Zehntelsatz gewählt.

 

MERKE | Ohne Leistungserfassung lässt sich das Honorar kaum ungeschmälert - wenn überhaupt - durchsetzen.

 

 

Elektronische Berechnung

In der Regel wird die Berechnung schriftlich erstellt. Aber auch die elektronische Erstellung ist möglich. Wird die Rechnung elektronisch erstellt, kann die Schriftform gem. §§ 126 Abs. 3, 126a Abs. 1 BGB durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt. Das ist der Fall, da § 9 StBVV nicht die Schriftform für die Berechnung, sondern nur deren eigenhändige Unterzeichnung anordnet. Dass die Berechnung aus praktischen und rechtlichen Erwägungen regelmäßig schriftlich erfolgt, ist insoweit unbeachtlich. Die elektronische Form setzt nach § 126a Abs. 1 BGB voraus, dass der Aussteller der Erklärung seinen Namen hinzufügt und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versieht. Eine „qualifizierte“ elektronische Signatur mit Berufsattribut wird nicht für notwendig gehalten (Mitteilungsblatt der StBK Westfalen-Lippe II/06, 41; anderer Auffassung: AG Hamburg-Altona 3.5.06, 319 C 337/05, Abruf-Nr. 062978). Übertragen auf die Berechnung in Papierform würde dies bedeuten, dass der Berechnung stets der Nachweis über die bestehende Bestellung beizufügen wäre. Ein Umstand, den § 9 StBVV nicht einfordert (so auch Ausschuss 20 „Steuerberatergebührenrecht“ der BStBK).

 

Steuerberater müssen ihre Gebührenrechnungen auch nach Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 weiterhin persönlich unterschreiben (§ 9 Abs. 1 StBVV). Das gilt jedoch nur für die Vorbehaltsaufgaben i.S. des § 33 StBerG, nicht hingegen für den Bereich der vereinbaren Tätigkeiten nach § 57 Abs. 3 StBerG. Das Schriftformerfordernis wird nicht dadurch gewahrt, dass die Rechnung allein

  • per Telefax,
  • als Dateianhang zu einer E-Mail oder
  • mit eingescannter Unterschrift

versendet wird, vielmehr muss die Rechnung den Mandanten zusätzlich auch noch im Original zugehen.

 

Demnach reicht es für den Zugang einer Berechnung nicht aus, diese lediglich als schlichten Dateianhang zur E-Mail zu versenden. Das wäre nur dann berufsrechtlich nicht zu beanstanden, wenn der Auftraggeber auf eine unterschriebene Gebührenrechnung verzichtet. Grundsätzliche Vorbehalte, eine solche Verzichtserklärung im Rahmen eines Steuerberatungsvertrags bzw. der Allgemeinen Auftragsbedingungen einzuholen, dürften aber nicht bestehen. Denn grundsätzlich kann auf jedes einzelne Erfordernis einer Gebührenrechnung verzichtet werden (Gerold/Schmidt, § 10 RVG, Rz. 10).

 

Die eingescannte Unterschrift genügt überall dort, wo der Berufsangehörige aufgrund technischer Besonderheiten an einer eigenhändigen Unterschrift gehindert ist. Das ist z.B. bei einem Computerfax der Fall, das unmittelbar aus einem Computer versandt wurde (BVerfG 18.4.07, 1 BvR 110/07, NJW 07, 3117 f. in Bestätigung des BGH 10.10.06, XI ZB 40/05, NJW 06, 3784). Wird dagegen ein Ausdruck des Dokuments erstellt und dieser dann mittels eines herkömmlichen Faxgeräts versandt, ist eine vorherige eigenhändige Unterzeichnung problemlos möglich. Das hat zur Folge, dass die Verwendung einer eingescannten Unterschrift unter der Honorarrechnung nicht dem Formerfordernis des § 9 StBVV genügt (OLG Köln 9.11.06, 8 U 42/06, Abruf-Nr. 072636).

 

Berechnung muss dem Mandanten zugehen

Die Berechnung muss dem Auftraggeber auch mitgeteilt worden sein. Da es sich bei der Berechnung aufgrund des Unterschriftserfordernisses zwingend um ein Schriftstück handelt, muss es dem Auftraggeber vom Steuerberater entweder persönlich übergeben werden oder - wenn dieser nicht anwesend ist - i.S. des § 130 BGB zugegangen sein. Zugang i.S. des § 130 BGB ist gegeben, wenn die Erklärung - in diesem Fall also die Berechnung - so in den Bereich des Empfängers gelangt ist, dass dieser bei normalen Verhältnissen die Möglichkeit hat, von ihrem Inhalt Kenntnis zu nehmen. Ob der Empfänger anschließend tatsächlich Kenntnis von der Erklärung nimmt oder dies unterlässt, ist für den Zugang unerheblich (OLG Hamm 26.11.85, 26 U 118/85, Urteil unter www.dejure.org).

 

Der Mandant muss die Berechnung aber nicht nur empfangen haben, sondern es muss ihm auch möglich gewesen sein, sie zur Kenntnis zu nehmen. Ob die Möglichkeit der Kenntnisnahme bestanden hat, ist nach den „gewöhnlichen Verhältnissen“ zu beurteilen (Palandt-Heinrichs, § 130, Rz. 5). Auf Hindernisse aus seinem Bereich (z.B. Urlaub, Krankheit, Haft oder sonstige Abwesenheit) kann sich der Empfänger nicht berufen, weil diese Umstände in seinen persönlichen Verantwortungsbereich fallen. Es ist seine Aufgabe, durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass ihm die Erklärung an seinen aktuellen Aufenthaltsort nachgesendet und ihm damit die Möglichkeit eröffnet wird, sie zur Kenntnis zu nehmen (vgl. hierzu auch Becker-Schaffner, BB 98, 422).

 

Ohne Berechnung kein Zurückbehaltungsrecht

Die ordnungsgemäße Berechnung ist aber nicht nur für die Durchsetzung des Honorars, sondern auch für das Zurückbehaltungsrecht des Steuerberaters von Bedeutung. Dieses setzt nämlich einen fälligen Anspruch und damit eine einforderbare Berechnung voraus.

 

PRAXISHINWEIS | Mit Beendigung des Mandats sollten zeitgleich sämtliche Arbeiten abgerechnet werden. Nur dann kann sich der Steuerberater im Falle der Nichtzahlung des Honorars rechtswirksam auf sein Zurückbehaltungsrecht berufen. Hält er die Unterlagen ohne Berechnung zurück, hat er für den dadurch entstehenden Schaden - in der Regel das Honorar des neu beauftragten Steuerberaters - einzustehen.

 

Achtung bei Datenübertragung aus dem Rechenzentrum!

Besondere Aufmerksamkeit ist geboten, wenn die Herausgabe der Unterlagen nicht in physischer Form, sondern in Form der Datenübertragung vom Rechenzentrum an den neuen Steuerberater erfolgen soll. Hier ist zu prüfen, ob der Softwareanbieter in der Lage ist, einzelne Jahre zu übertragen.

 

  • Beispiel

Das Mandat wird beendet. Es sind noch Honorarforderungen für die Jahre 2011 bis 2013 offen. Der Mandant bezahlt das Honorar für 2011 und begehrt über seinen neuen Steuerberater die Unterzeichnung des Datenübertragungsbelegs zur Herausgabe der Unterlagen für das Jahr 2011. Es gibt Softwareanbieter, bei denen eine Übertragung einzelner Jahre nicht möglich ist. Sie übertragen alle Daten für den Zeitraum ab dem Jahr, für das die Datenübertragung gefordert wird. Damit stünden dem neuen Steuerberater folglich auch die Daten für 2012 und 2013 zur Verfügung, obwohl der Mandant die Honorare für diesen Zeitraum noch nicht bezahlt hat. So wird das dem Steuerberater aus diesem Grunde zustehende Zurückbehaltungsrecht komplett entwertet.

 

Weiterführender Hinweis

  • Weitere Maßnahmen, um Außenstände zu verhindern, stellen wir Ihnen in der August-Ausgabe vor.
Quelle: Ausgabe 07 / 2014 | Seite 115 | ID 42696041