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·Fachbeitrag ·Digitale Kanzlei

Goldene Zeiten für Steuerberater: Nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung

von Angela Hamatschek, Kanzleiberaterin, Hoffenheim

| Die Digitalisierung krempelt zurzeit nahezu jede Branche um. Durch die Presse geistern Schreckensszenarien von aussterbenden Berufen und ganzen Industriezweigen. Das Mannheimer Forschungsinstitut ZEW sieht hierzulande in den nächsten 10 bis 20 Jahren 42 % der Jobs durch Automatisierung gefährdet. Bei Tätigkeiten wie Buchhaltung und Erstellen von Steuererklärungen beträgt die Automatisierungswahrscheinlichkeit über 90 %. Doch wer die Anzeichen für tiefgreifende Veränderungen frühzeitig erkennt und aktiv das Kanzleiangebot anpasst, hat beste Chancen, erfolgreich zu bleiben. |

Die Mega-Trends: mobile, Cloud und Big Data

Die digitale Transformation wird durch technologische Entwicklungen in hohem Veränderungstempo vorangetrieben. Drei davon werden die Steuerberater-Branche maßgeblich beeinflussen. Auf der Accountex in London, eine der weltweit führenden Messen für Steuerberater, wurden im Mai 2016 drei Aussagen nahezu wie ein Mantra ständig wiederholt:

 

  • „Get your clients in the cloud!“ - Bringen Sie Ihre Mandanten in die Cloud!
  • „Become the accountant on a fingertip!“ - Werden Sie zum Steuerberater auf Knopfdruck, im Sinne eines mobilen Assistenten!
  • „Qualify as a Real Time Accountant!“ - Qualifizieren Sie sich zum Echtzeit-Steuerberater!

 

Die Dringlichkeit in Großbritannien speist sich aus dem Programm des britischen Finanzministeriums HMRC „Making Tax Digital“, mit dem bis 2020 das Ausfüllen von Steuererklärungen abgeschafft und die verpflichtende digitale Abgabe der Buchführung durchgesetzt werden. Daten von Versicherern, Arbeitgebern, Hauseigentümern und Banken werden per Schnittstelle eingelesen, sodass die Steuererklärung automatisiert erstellt wird. Wer Zusatzangaben machen will, macht das online direkt in seinem Digital-Account. Für Unternehmen stellt das FA eine eigene Buchhaltungssoftware und Apps zur Verfügung. Unternehmen dürfen ihre Buchhaltungsdaten aber auch mit kommerzieller Software übermitteln - Hauptsache online. Die betrieblichen Steuern werden direkt durch das FA ermittelt. Der Steuerberater könnte so eventuell überflüssig werden.

 

Mobile

In Deutschland liegt die Anzahl der Smartphone-Nutzer laut statista bei 49 Mio. - Tendenz nach wie vor steigend. Der digitale Assistent gehört ganz selbstverständlich zum Leben dazu. Für die Generation Y heißt die Devise: „Es gibt für alles eine App“. Eine Beleg-App vom Steuerberater ist da nur ein Tropfen auf dem heißen Stein der künftigen Erwartungshaltung von Jungunternehmern. Mit Multi-Banking-Apps werden die Finanzen bereits mobil gesteuert. Und wer weiß - beim nächsten Update können die Zahlungsdaten vielleicht buchhalterisch verarbeitet werden. Die Arbeitswelt ist bereits fast vollständig digitalisiert. Es wird noch an den Schnittstellen gearbeitet, die einen reibungsfreien Datenaustausch zwischen Programmen und Beteiligten ermöglichen. Die Kenntnis und Nutzung dieser Schnittstellen wird zum absoluten Wettbewerbsvorsprung und gleichzeitig das Buchführungshonorar nach unten treiben.

 

Cloud-Lösungen

In Deutschland wird mit ZUGFeRD national und bald auch europaweit ein digitales Rechnungsformat verpflichtend eingeführt, das die Buchungsinformationen bereits als Daten mit sich führt. Eine OCR-Erkennung, die oft noch manuell nachgearbeitet werden muss, entfällt dadurch. Eine Standardbuchführung - darunter fallen 80 % der Buchhaltungen in den Kanzleien - lässt sich dadurch zu 90 % automatisieren. Das bedeutet, dass kein Mitarbeiter mehr einen Buchungssatz erstellt. Nur in Zweifelsfällen wird der Sachverhalt geprüft. Mitarbeiter werden so zu Qualitätsprüfern, die Stichprobenkontrollen durchführen. Statt 30 bearbeiten sie künftig 90 Buchführungen oder sie kümmern sich um die jahresabschlussfähige Monatsbuchhaltung, d. h., unterjährig werden sämtliche jahresabschlussrelevanten Sachverhalte berücksichtigt.

 

Die in London postulierte Forderung nach dem Echtzeit-Steuerberater wird Wirklichkeit. Das erfordert eine neue Form der Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant. Mithilfe von Cloud-Lösungen und digitalen Spielregeln ist das in einigen wenigen Kanzleien - z. B. der Steuermanufaktur aus dem Siegener Land www.steuermanufaktur.com - bereits gelebte Wirklichkeit.

 

Big Data

Big Data als weiterer großer Trend ermöglicht es, große Datenmengen aus unterschiedlichen Quellen zu strukturieren und zu analysieren. Konzerne nutzen das beispielsweise, um Kundenbedürfnisse besser zu erkennen und Werbung individuell - vor allem in den sozialen Medien - einzublenden oder Logistikprozesse zu optimieren. Das große Datensammeln hat aber auch seine Schattenseiten. Zu spüren bekommen die Steuerpflichtigen das bereits bei der Betriebsprüfung. Die Finanzverwaltung nutzt zunehmend Auswertungstools, um den Wahrheitsgehalt der Angaben zu überprüfen. Was wäre, wenn die Betriebsprüfer künftig auf sämtliche Jahresabschlusszahlen aller Unternehmen bundesweit zugreifen können und Branchenvergleiche heranziehen oder Lieferanten- und Kundenbeziehungen unmittelbar überprüfen? KONSENS weist den Weg dorthin. Die flächendeckende automatisierte Betriebsprüfung ist eine denkbare und damit wahrscheinliche Konsequenz. Anhand von Risikoklassen wird dann eingeteilt, welche Betriebe von Menschen (hohes Steuerhinterziehungspotenzial) oder Maschinen (niedriges Steuerhinterziehungspotenzial) geprüft werden.

 

PRAXISHINWEIS | Der Steuerberater kann in Sachen Betriebsprüfung künftig mehr und mehr die Funktion des Risikoanalysten übernehmen. Wer seine Jahresabschluss-Mitarbeiter mit Verhandlungskompetenz ausstattet, kann diese zunehmend bei der BP-Begleitung einsetzen.

 

Wertewandel: Verständnis von Nähe, Vertrauen und Wissen

Der Trendforscher Sven G. Jánszky zeigt in seinem Buch „Die Neuvermessung der Werte“ auf, wie sich unser Werteverständnis durch die neuen Technologien verändert. Die Überlegungen lassen sich vor allem in drei Bereichen auch auf Steuerberater anwenden.

 

1. Nähe - geografisch versus relational

Nähe wurde früher geografisch betrachtet und in km, also Distanz gemessen. Durch die heutigen Kommunikationsmedien ist die relationale Nähe entscheidend. Das bedeutet, Nähe entsteht durch das Gefühl der Zusammengehörigkeit. Und das lässt sich heutzutage nicht nur im direkten persönlichen Gespräch erzielen, sondern auch durch „Gefällt mir“-Klicks auf Beiträge, ein Video-Telefonat mit der Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen (Skype, GoToMeeting etc.), oder Diskussion in einer gemeinsamen XING-Gruppe. Wie oft sieht und hört Sie heute ein Mandant und in welchem Zusammenhang? Ein einmaliges Treffen im Jahr bei der Bilanzbesprechung und drei Telefonate mit Mitarbeitern, die fehlende Unterlagen anfordern, erzeugen kein positives Gefühl der Nähe. Wer sich den sozialen Medien verweigert, verpasst die Chance, positive Signale zu senden und Aufmerksamkeit zu zeigen.

 

2. Vertrauen - Mensch versus Maschine

Vertrauen hängt an Menschen, glaubte man früher. Es gilt als eines der wichtigsten Qualitätsmerkmale für Steuerberater. Vertrauen ist die Grundlage von allem, denn die Qualität der Dienstleistung können die wenigsten Mandanten beurteilen. Heute vertrauen wir Computern eher als Menschen. Denken Sie nur an Ihr Navi im Auto, das den kartenlesenden Beifahrer komplett abgelöst hat. Die Ergebnisse einer Google-Suche werden kaum hinterfragt: Was auf der ersten Trefferseite erscheint, beeinflusst die Auswahl eines Produkts oder Dienstleisters massiv.

 

3. Wissen - Experte versus Dr. Google

Wissen ist wertvoll, Experten sind gefragt: durch Big Data und Künstliche Intelligenz (KI) werden wir uns auch von diesem Dogma verabschieden. In der Krebsdiagnostik beispielsweise nutzen Ärzte am NCT (Nationales Centrum für Tumorerkrankungen) Heidelberg inzwischen ein Analyseprogramm auf Basis zehntausender Krankheitsbilder, das eine genauere Tumordiagnose als der fähigste Tumorspezialist und die passende Behandlungsmethode erstellen kann. In San Francisco hat der erste Robo-Anwalt bei Baker & Hostetler seine Tätigkeit als Researcher begonnen. Mithilfe von KI lernt er selbstständig dazu und kann seine Ergebnisse interpretieren sowie bei jedem Fall verfeinern. Fragen nach der passenden Rechtsform oder dem besten Zeitpunkt für eine Umgründung werden von solchen Helfern in Zukunft besser und schneller beantwortet werden können als von Steuerberatern, die damit drei- bis viermal im Jahr zu tun haben.

 

Der absolute Wert des Wissens wird unter diesen Umständen mittel- bis langfristig abnehmen. Und die meisten Steuerberater haben vermutlich schon einmal vergeblich versucht, einen Mandanten von seiner durch eine Google-Recherche geprägten Meinung abzubringen.

PRAXISHINWEIS | Wer künftig mit Wissen punkten und Geld verdienen will, wird sich Anwendungen wie Big Data und KI bedienen und den Mandanten als Branchenkenner, Zweitmeinungsberater oder Umsetzungsbegleiter zur Verfügung stehen müssen. Denn je mehr Wissen in der Welt verfügbar ist, desto mehr ist der Einzelne verunsichert, was für ihn persönlich die beste Lösung ist. Und da hören wir zum Glück doch lieber auf andere Menschen als auf Maschinen.

 

Buchführung adieu - es lebe das Rechnungswesen

Wie hoch ist der Umsatzanteil der Buchführung in Ihrer Kanzlei? Schaut man sich verschiedene Benchmark-Auswertungen von Kanzleien an, ist ein Wert von 30 % die Regel. Wie werden Sie den Wegfall in den nächsten drei Jahren kompensieren? Wie sieht Ihre Rechnung konkret aus? Drei Jahre mögen Sie für zu kurz gegriffen halten oder Sie berufen sich auf die Vergütungsverordnung, an die Sie gebunden sind. Lassen Sie sich trotzdem auf das Gedankenspiel ein. Denn nur so finden Sie bereits heute eine Lösung, die Sie in den nächsten Jahren umsetzen können.

 

Beachten Sie | Laut STAX-Umfrage 2015 der Steuerberaterkammer setzen 30 % der Kanzleien bis heute keinen Kontoauszugsmanager ein und nur knapp 50 % nutzen ein Dokumenten-Management-System (s. auch KP 17, 9). Diese Kanzleien werden es in den nächsten Jahren tatsächlich schwer haben, den Digital-Zug zu erwischen.

 

Wo sind Ihre künftigen Beratungschancen und vor allem wie können Sie Ihre Mitarbeiter in diesen Veränderungsprozess einbinden? KP-Autorin Cordula Schneider hat die Entwicklung in einer Grafik prägnant aufgezeigt:

 

Schenken Sie den vor- und nachgelagerten Prozessen Ihre Aufmerksamkeit. Vorgelagert können Sie bzw. Ihre Mitarbeiter den Mandanten dabei unterstützen, seine eigenen Verwaltungsprozesse zu optimieren. Das beginnt bei einem einfachen Arbeits-Check vor Ort - wie legt der Mandant seine Unterlagen ab, wie sucht und findet er Informationen, mit welcher Software schreibt er Rechnungen - und kann bis zu einer Begleitung bei der Umstellung auf digitale Prozesse gehen. Am anderen Ende des Prozesses steht die Auswertung mit der BWA, die von den meisten Mandanten ohne große Beachtung im Ordner bleibt. Entwickeln Sie sich hier zum Interpreten und Analysten. Der Mandant selbst muss seine Auswertung nicht anschauen, wenn Sie aktiv auf ihn zugehen und über Auffälligkeiten sowie Veränderungen sprechen. Werden Sie zur Controlling-Abteilung Ihres Mandanten.

 

PRAXISHINWEISE | Mithilfe von Cloud-Lösungen und Echtzeit-Verbuchung können Dienstleistungen wie Zahlungsverkehr und Mahnwesen verstärkt angeboten werden. Mit individuell zusammengestellten Kennzahlen in grafischer Form und am besten mobil als App sind Sie mit Ihrem Mandanten im laufenden Gespräch über seine Geschäftsentwicklung.

 

Ein ausbaufähiges Beratungsfeld im Buchführungsumfeld ist die umsatzsteuerliche Sachverhaltsprüfung für Mandanten, die grenzüberschreitend tätig sind oder komplexe Geschäftsvorfälle abwickeln.

 

Beratungsfelder finden sich genug: Beginnen Sie jetzt mit entsprechenden Qualifizierungsmaßnahmen und bauen Sie mit Ihren Mitarbeitern das Beratungswissen aus.

Neue Geschäftsfelder

Abhängig von der heutigen und künftigen Ausrichtung der Kanzlei bieten die folgenden Angebote reichlich Potenzial für Beratungsleistungen:

 

  • Fachberater-Spezialisierungen
  • Programm des Landesverbands der steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe in Bayern e. V. „Nachhaltige Steuerkanzlei“ (nachhaltige-kanzlei.bayern), das bundesweit genutzt werden kann

 

Auch Ihre Mitarbeiter haben zahlreiche Möglichkeiten, sich Zusatzwissen zu erwerben. Der digitale Umsetzungsbegleiter oder BP-Risikomanager wurde bereits genannt. Immobilien, Altersvorsorge, Kosten- und Leistungsrechnung sind weitere Themen, bei denen Sie Mitarbeiter einsetzen können. Und wer über den Tellerrand hinausblickt, bildet einen Mitarbeiter zum Social-Media-Manager aus, der dann nicht nur für die Kanzlei, sondern auch für Mandanten den Unternehmensauftritt managen kann.

 

FAZIT | Das Berufsbild „Steuerberater“ wird sich sicherlich verändern, aber der Beruf selbst bleiben. Sie haben es in der Hand, Ihre Zukunft jetzt zu gestalten. Die Digitalisierung befreit die Kanzleien von Routine-Tätigkeiten und bietet zahlreiche Chancen für Berater, die diesen Teil ihres Berufs ernst nehmen.

 

Weiterführender Hinweis

  • Weitere Ideen für neue Beratungsfelder: „Trendreport Mandant: Welche Mandanten werden Sie in Zukunft beraten?“ in KP 14, 87
Quelle: Ausgabe 02 / 2017 | Seite 34 | ID 44354739