14.12.2021 · Fachbeitrag · Compliance-Beratung

Mindestanforderungen an die Software zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen

von B. Eng Lisa Reinhardt, Berlin, www.eifas.org

| Wer sich als Berater oder Unternehmen der Aufgabe Verfahrensdokumentation stellen will, steht schnell vor der Frage: Wie soll ich es angehen? Es gibt neben Gratis-Verfahrensdokumentationen zu Teilbereichen wie dem ersetzenden Scannen oder der Kassenführung mittlerweile auch eine Vielzahl an Programmen. Doch Aufbaulogik und Funktionen sind oft sehr unterschiedlich und erschweren die Auswahl. An diesem Punkt möchte der vorliegende Beitrag ansetzen und Hilfestellung geben. |

Technologieneutralität der GoBD

Die GoBD (BFM 28.11.19, IV A 4 - S 0316/19/10003 :001) gehen vom Grundsatz der Technologieneutralität aus. Jedes Unternehmen soll aus technischer und betriebswirtschaftlicher Sicht die für sich beste Lösung finden. Die Erwartungen der Finanzverwaltung an die Verfahrensdokumentation ergeben sich aus den GoBD in Rz. 151: So muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Die Verfahrensdokumentation selbst hat nach den GoBD aus den folgenden vier Elementen zu bestehen: 1. Allgemeine Beschreibung, 2. Anwenderdokumentation, 3. Technische Systemdokumentation und 4. Betriebsdokumentation.

Softwareangebote für Verfahrensdokumentationen

Für die Verfahrensdokumentation ist der Einsatz der in vielen Formen angebotenen Softwares zur Erstellung nicht zwingend, aber naheliegend. Nach Auffassung der Finanzverwaltung lässt gerade die Vielzahl der Systeme und Ausgestaltungsmöglichkeiten jedoch keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzbehörde zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu (GoBD, Rz. 179). Manche Softwareanbieter werben mit „GoBD-Konformität“. Tatsächlich ist es aber so, dass die Finanzverwaltung die mit solcher Software übermittelten Daten nicht als vollständig oder sachgerecht anerkennen muss. Die von Wirtschaftsprüfern oder IT-Spezialisten vergebenen Zertifikate bedeuten lediglich, dass der Datenexport an die Finanzverwaltung funktionieren wird. Sie entfalten für die Finanzverwaltung keine Bindungswirkung (GoBD, Rz. 181). Die Finanzverwaltung selbst vergibt keine Positivtestate, weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft (GoBD, Rz. 180).