16.07.2025 · Fachbeitrag · Case Study

Löhne outsourcen und Fachkräftemangel umgehen

von Philipp Hüne, Köln, www.convotis.com, und WP StB Jochen Lang, www.tsg-treuhand.de, Müllheim

| Die Lohnabrechnung der Mandanten sorgte bei einer süddeutschen Steuerberatungsgesellschaft immer wieder für Kapazitätsengpässe. Personal ist für diese Aufgabe nur schwer zu bekommen und die Tätigkeit nicht die beliebteste. Die Kanzlei entschied sich dafür, die Lohnabrechnung outzusourcen. Sie kann dadurch weiterhin ein Angebot aus einer Hand bieten und Kunden annehmen, die früher abgelehnt werden mussten. |

Die Ausgangssituation

Die TSG Treuhand Steuerberatungsgesellschaft mbH & Co. KG aus Müllheim im Markgräflerland an der Schweizer Grenze ist eine mittelständische Kanzlei mit angegliederter Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Sie hat zehn Mitarbeiter und betreut Mandanten aller Branchen, von der Privatperson bis zum Konzern samt Personengesellschaften. Die Arbeit erfolgt mandantenorientiert, d. h., der verantwortliche Mitarbeiter übernimmt für seinen Mandanten alle anfallenden Aufgaben von der Finanzbuchhaltung, über die Lohnabrechnung bis zur Steuererklärung.

Das Thema Lohnabrechnung pressierte aus mehreren Gründen: Die beiden eigenen Mitarbeiterinnen, die das Thema Lohn in der Kanzlei bearbeiten, waren an der Kapazitätsgrenze; hinzu kamen Schwierigkeiten bei der Vertretung. Eine Mitarbeiterin fiel für sechs Wochen aus; eine Vertretung war angesichts der engen Fristen bei der Lohnabrechnung kurzfristig nur schwer zu organisieren. Auch neues Personal für diese Aufgabe ist nicht leicht zu bekommen. Geschäftsführer Jochen Lang erinnert sich: „Im September hatte sich eine Bewerberin mit großer Expertise in der Buchhaltung vorgestellt. Sie wollte aber keine Lohnabrechnung übernehmen.“ Dieses Problem ist nicht selten, da viele Steuerfachangestellte die Lohnabrechnung nicht gern durchführen. „Sie ist steuerrechtlich und sozialversicherungsrechtlich anspruchsvoller, Haftung und Fristen müssen beachtet werden“, so Jochen Lang. „Anders als bei der Steuererklärung oder der Buchführung gibt es bei der Lohnabrechnung auch keine Fristverlängerung ‒ die Angestellten wollen schließlich alle pünktlich ihr Geld zum Monatsende.“ Damit ist die Lohnabrechnung immer zeitkritisch. „Nehmen wir einen neuen Mandanten an, stellen unsere Mitarbeiter sofort die Frage, ob eine Lohnabrechnung gefragt ist ‒ je seltener diese verlangt wird, desto besser“, so Lang weiter.