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·Fachbeitrag ·Bilanzbesprechung

Tripel-Z: Zahlen verständlich aufbereiten, Zufriedenheit erhöhen, Zusatzleistungen verkaufen

von Angela Hamatschek, Kanzleiberaterin, Hoffenheim

| Damit Sie den korrekten steueroptimierten Jahresabschluss erstellen können, sind Ihre Mandanten in vielen Fällen genötigt, sich unbequeme Fragen nach einer fehlenden Inventur oder der Bewertung der teilfertigen Arbeiten stellen zu lassen und über bilanzpolitische Maßnahmen zu entscheiden, deren Tragweite sie nicht in vollem Ausmaß verstehen. Das ist sicherlich erforderlich, aber die „Tripel-Z-Bilanzbesprechung“ bietet sowohl Ihnen als auch Ihren Mandanten einen echten Mehrwert: Zahlen verständlich aufbereiten, Zufriedenheit erhöhen, Zusatzleistungen verkaufen. |

Zahlen verständlich aufbereiten

Welche Unterlagen setzen Sie derzeit für Ihre Bilanzbesprechung ein? Ist Papier das einzige Medium, das Sie verwenden? Dann verlieren Sie in der Regel den größten Teil der Aufmerksamkeit im Laufe des Gesprächs und verschenken die Chance, Ihre Leistung ins rechte Licht zu rücken. Der viel zitierte Zahlenfriedhof gehört leider immer noch nicht der Vergangenheit an. Viel zu oft müssen sich Mandanten nach wie vor Bilanzen vorlesen lassen und verstehen nur Bahnhof (Ausnahmen bestätigen die Regel). Dabei gibt es Möglichkeiten, den Mandanten für bestimmte Aussagen in der Bilanz zu interessieren und ihm „Aha“-Erlebnisse zu verschaffen. Das gelingt durch die grafische Darstellung und Visualisierung mit verschiedenen Medien.

 

Hinweis | Der Bilanzausdruck sollte zwar während der Besprechung vorliegen. Er ist aber nur unterstützend zu verwenden, falls eine Frage tiefergehend beantwortet werden soll.

 

Grafische Darstellungen

Für die anschauliche Darstellung der Daten in der Bilanzbesprechung eignen sich folgende Sachverhalte und Grafik-Typen:

 

  • Entwicklung im Mehrjahresvergleich - Format Balkendiagramm
  • Umsatz- und Kostenverteilung Vorjahr/aktuelles Jahr - Format Tortendiagramm
  • Branchenvergleich/Rating - Format z.B. Ampelkennzeichnung
  • Kapitalflussrechnung, Cashflow-Statement - Format Liniendiagramm,
  • Trendprojektion aktuelles Ergebnis auf das Jahresende - Format Tachoanzeige

 

Auch bei Grafiken gilt die Grundregel: Weniger ist mehr. Drei bis fünf Grafiken sind in der Regel ausreichend, um die Besprechung visuell zu begleiten, ohne die Mandanten einer Reizüberflutung auszusetzen. So könnte etwa das nachfolgend beispielhaft dargestellte Liniendiagramm zur Anwendung kommen, um den Mandanten ihre Liquiditätsentwicklung zu veranschaulichen.

 

 

Hinweis zur Darstellung: Erhöhen Sie z.B. Ihre Vorräte um den Wert von 12 TEUR, erhöht sich Ihre Kapitalbindung im Lager und die freie Liquidität sinkt um genau diesen Betrag (im Beispiel auf 182 TEUR).

 

Top-7-Kennzahlen

Stellen Sie die wichtigsten Kennzahlen zusammen, die die „Unternehmens-Fitness“ gegenüber Vergleichswerten aus der Branche zeigen. Oder Sie verwenden die Rating-Kriterien der Top-7-Kennzahlen und zeigen in Form einer Eine Eigenkapitalquote unter 10 % signalisiert Insolvenzgefahr!

  • Gesamtkapitalrentabilität (ROI = Return on Investment): Die Gesamtkapitalrentabilität sollte deutlich über dem Kapitalmarktzins liegen. Sehr gut sind Werte über 15 %.
  • Umsatzrendite: Eine Umsatzrendite unter 1 % signalisiert Gefahr!
  • Cash-Flow-Rate: Der Wert sollte über dem Kapitalmarktzins liegen. Werte unter 2 % signalisieren akute Gefahr!
  • Kapitalrückfluss: Werte unter 4 % signalisieren Insolvenzgefahr!
  • Entschuldungsdauer in Jahren: Eine Entschuldungsdauer, die über 6,24 Jahren liegt, ist kr itisch!
  • Working Capital: Werte unter 100 % signalisieren Insolvenzgefahr; gute Werte liegen über 200 %.

 

Hinweis | Diese Art der Darstellung zeigt plakativ die Schwächen auf und signalisiert dem Mandanten, dass er Hilfe benötigt, wenn er sich verbessern will. Sie können hier also Ihre Zusatzleistungen anbieten.

 

Medien für die Präsentation

Je nach Anzahl der Beteiligten können diese grafischen Ergebnisse am Großbildschirm oder mittels Beamer gezeigt werden. Doch auch das Flip-Chart kann gute Dienste leisten, wenn es darum geht, Entwicklungen oder Alternativ-Modelle aufzuzeigen. Dieses Medium ist zwar in vielen Kanzleien schon vorhanden, führt dort aber häufig eher ein stiefmütterliches Dasein. Dabei zwingt Sie das Aufzeichnen zur Vereinfachung und führt damit - gerade bei komplexen Sachverhalten - zu einem besseren Verständnis beim Betrachter. Sie brauchen dazu kein künstlerisches Talent. Schon wenige Grundregeln zur Schriftgröße, -art und der Verwendung von Symbolen genügen, um professionell mit dem Flip-Chart umzugehen. Lesetipp: „UZMO - Denken mit dem Stift“, REDLINE Verlag.

Zufriedenheit erhöhen: Wohlfühlfaktor Besprechungsraum

Betrachten Sie Ihren Besprechungsraum einmal als Verkaufsraum. Hier findet der alljährliche Showdown statt, ob Ihr Mandant gern wiederkommt, die Honorarhöhe als angemessen akzeptiert, Zusatzleistungen in Anspruch nimmt und Sie weiterempfiehlt. Wird der Raum diesem Anspruch gerecht? Wie viel Aufmerksamkeit und Liebe zum Detail widmen Sie diesem Raum im Allgemeinen und vor dem konkreten Mandantenbesuch?

 

Erleben Sie den Besprechungsraum einmal als Mandant

Setzen Sie sich dazu auf den Platz, auf dem üblicherweise die Mandanten sitzen. Fragen Sie sich, wie spannend oder angenehm die Umgebung auf Sie wirkt. Worauf fällt beispielsweise Ihr erster Blick: Ist es der Körperschaftsteuer-Kommentar von 2007 im Buchregal? Wie bequem ist der Stuhl? Sind die Bilder (falls es welche gibt) eine Wohltat fürs Auge? Alternativ können Sie auch einen Bekannten um ein offenes Feedback bitten.

 

So wird der Besprechungsraum zur Wohlfühl-Oase

Mit der ABC-Kreativitätstechnik finden Sie zahlreiche Ideen, wie Sie den Besprechungsraum zur Wohlfühl-Oase umgestalten können. Dabei tragen Sie in eine Liste mit 2 Spalten und 26 Zeilen in die erste Spalte die Buchstaben des Alphabets ein. Dann finden Sie mit Ihren Mitarbeitern für jeden Buchstaben mindestens eine Wohlfühl-Idee für den Besprechungsraum. Dabei müssen Sie nicht die Reihenfolge des Alphabets einhalten, manche Buchstaben sind einfacher als andere. Sie werden merken, wie die Ideen nach kurzer Zeit sprudeln.

 

  • Beispiel

B - Block, auf den der Name des Mandanten zusätzlich aufgedruckt wird

D - Danke für Ihren Besuch

F - Fachliteratur: steuerliche ausmisten, Managementbücher ausstellen

G - Getränkeauswahl auf kleiner Tafel präsentieren

L - Lesestoff: aktuelle, hochwertige Wirtschaftsmagazine

O - Obstteller

S - Stifte: Bleistift mit Kanzleilogo und Spruch „Mit spitzem Stift für Sie gerechnet“

 

Hinweis | Lassen Sie das Gesamtfeuerwerk nicht auf einmal krachen. Suchen Sie sich einige Punkte aus, die Sie sofort umsetzen, und heben Sie sich den Rest als Steigerung für später auf. Denn selbstverständlich wollen Sie Ihren Mandanten auch beim nächsten Besuch noch positiv überraschen.

Zusatzleistungen verkaufen

Eine bis eineinhalb Stunden benötigen Sie in der Regel für die Bilanzbesprechung, um die Inhalte und die Geschäftsentwicklung mit Ihrem Mandanten durchzugehen und seine Zufriedenheit zu hinterfragen. Aus diesem Grund sprengt es den Rahmen, ein eigenständiges Verkaufsgespräch für konkrete Zusatzleistungen zu führen. Sie können Ihren Mandanten aber gedanklich darauf einstimmen und sein Interesse wecken, indem Sie während der Bilanzbesprechung die richtigen Fragen stellen.

 

Achten Sie darauf, dass Sie das Thema nicht bereits mit einer geschlossenen Frage abblocken. „Haben Sie schon über Ihr Testament nachgedacht?“ ist eine echte Killerfrage. Erstens ist der eigene Tod meistens ein Tabu- bzw. Angstthema. Zweitens provozieren Sie ein „Nein“ und haben den Mandanten emotional auf Ablehnungskurs gebracht. Ähnliches passiert auch mit weniger sensiblen Themen wie Nachfolge oder Vermögensplanung. Wenn die erste Antwort „Nein“ lautet, ist der Mandant gedanklich weg. Fragen Sie ihn deshalb konkret nach Situationen in der Zukunft, z.B.:

 

  • Stellen Sie sich vor, Sie genießen Ihren wohlverdienten Ruhestand. Wie sieht ein Tag/ein Monat in Ihrem Leben aus?
  • Denken Sie einmal an Ihre Kinder in 10 (20, 30) Jahren. Wie sieht deren Leben aus und was möchten Sie dazu beitragen?
  • Was sind zukünftig die größten Herausforderungen für Ihr Unternehmen?

 

In diesem Gespräch erfahren Sie nahezu alles, was für den Mandanten wichtig ist. Beenden Sie das Gespräch dann mit der Vorschau auf ein weiteres „Verkaufsgespräch“.

 

  • Beispiel

„Danke für diese Einblicke in Ihre Zukunft. Damit das alles gelingt, gilt es einiges zu überlegen, vorzubereiten, zu entscheiden. Was halten Sie davon, wenn wir uns einmal in Ruhe zusammensetzen und die einzelnen Schritte überlegen. Dann machen wir einen Finanz-, Vermögens-, Erbschafts-Check und ich erläutere Ihnen, in welcher Form ich oder meine Kooperationspartner Sie unterstützen können.“

 

Je nachdem wie positiv der Mandant reagiert, können Sie gleich einen Termin vorschlagen. Und selbstverständlich darf dieses Beratungsgespräch auch schon Geld kosten. Wichtig ist, dass Sie es an dieser Stelle bereits ankündigen.

 

  • Beispiel

„Für diese Erstberatung, in der Sie bereits erfahren, welche Schritte notwendig sind/wo Sie gerade mit Ihrem Unternehmen stehen, investieren Sie 190 EUR.“

 

Und wenn der Mandant an dieser Stelle schon entsetzt aufschreit, dass er auf keinen Fall bereit ist, für eine solche Beratung Geld auszugeben, wissen Sie zumindest, woran Sie sind. Auch diese Information ist viel wert für Sie, denn so wissen Sie, bei wem es sich lohnt, nachzuhaken und bei wem nicht.

 

Weiterführender Hinweis

  • „Bilanzbesprechung: Heben Sie sich ab!“ in KP 14, 15
Quelle: Ausgabe 08 / 2015 | Seite 143 | ID 43461304