15.03.2018 · Fachbeitrag · Automatisierung in der Kanzlei

Digitales Belegmanagement und automatisierte Rechnungsverarbeitung am Beispiel Unides

von Daniel Knep, IT-Journalist für Wordfinder PR

| Das manuelle Erfassen von Papierbelegen ist ein Auslaufmodell. Stattdessen können papiergebundene Belege unterschiedlicher Formate und Stärken durch moderne digitale Lösungen in jeder Steuerkanzlei ohne technisches Vorwissen gescannt, analysiert und weitgehend automatisiert verarbeitet werden. Neben Zeit- und Produktivitätsgewinnen bei der Erfassung bietet die elektronische Verarbeitung auch Recherchevorteile: Der digitale Beleg zur Buchung bleibt in der Kanzlei und steht per Mausklick zur Verfügung. Das schafft Mehrwerte und verringert Ressourcenprobleme zu Stoßzeiten. |

Durchgängig digitale Verarbeitungsprozesse möglich

Unternehmen, die sich die automatisierte Rechnungsverarbeitung und das digitale Belegmanagement für Steuerberater zum Ziel gesetzt haben, bieten Lösungen, deren Beschaffung sich für Kanzleien unabhängig von ihrer Größe lohnt. Die automatisierte Verarbeitung übernimmt eine spezielle Software wie z. B. der digitale Buchungsassistent Unides. Der mandantenfähige Rechnungsleser, entwickelt von der BDV Branchen-Daten-Verarbeitung GmbH aus Holzwickede, analysiert das Beleggut, extrahiert buchhalterisch relevante Informationen und generiert weitgehend selbstständig die zugehörigen Buchungsvorschläge. Die Lösung lässt sich durch zusätzliche Module ergänzen, die je nach Anwenderwunsch bzw. mandantenindividuellen Erfordernissen einen durchgängig digitalen Verarbeitungsprozess ermöglichen.

Arbeitsweise digitaler Buchungsassistenten

Belegleser wie Unides arbeiten mit einer Freiformanalyse und machen i. d. R. ein manuelles Anlernen belegindividueller Strukturen unnötig. Die Automatisierung von Aufteilungsbuchungen, die Verwaltung von Dauerbelegen sowie den Import originär digitaler Rechnungen ‒ etwa im ZUGFeRD-Format ‒ deckt die Software ebenso ab wie eine Konformitätsprüfung i. S. d. § 14 UStG hinsichtlich formeller Fehler, die den Vorsteuerabzug gefährden könnten.