Praxiswissen auf den Punkt gebracht.
logo
  • Meine Produkte
    Bitte melden Sie sich an, um Ihre Produkte zu sehen.
Menu Menu
MyIww MyIww
  • · Fachbeitrag · Kanzleiprozesse

    Unterschriftserfordernisse in der Steuerberatung

    von StB Jens Henke (Vizepräsident) und RA StB Simon Beyme, FAStR, (Geschäftsführer), beide Steuerberaterverband Berlin-Brandenburg

    | Arbeiten in der digitalen Welt setzt gute, einfache und schöne digitale Prozesse voraus. Gleichzeitig darf der Aspekt der (Rechts-)Sicherheit nicht übersehen werden. Bei den Antworten auf die Frage, welche Art von Unterschrift bei welchem Dokument notwendig ist, haben wir uns im Steuerberaterverband Berlin-Brandenburg an rechtlichen Formerfordernissen und an den Erfordernissen der Dokumentation und Effizienz orientiert. |

     

    Verschiedene Arten digitaler „Unterschriften“

    Zum besseren Verständnis und zur Abgrenzung erläutern wir Ihnen nachstehend einige Begriffe:

     

    • Checkbox: Unter einer Checkbox wird eine Formularfunktion verstanden, wobei durch das Setzen eines Häkchens in einem Formular der Inhalt einer Transaktion bestätigt wird.

     

    • Einfache elektronische Signatur: Diese Form der Signatur macht lediglich den Urheber einer Nachricht kenntlich (z. B. über ein Unterschriften-Pad). Hierbei kann es sich jedoch auch um ein Faksimile handeln.

     

    • Fortgeschrittene elektronische Signatur: Sie muss dem Unterzeichner zugeordnet werden können, dessen eindeutige Identifikation ermöglichen, mit einem Gerät erstellt worden sein, über das dieser die alleinige Kontrolle hat (z. B. passwortgeschützter Computer, Tablet, Smartphone). Zudem muss der Nachweis erbracht werden können, dass das Dokument nicht nachträglich verändert wurde.

     

    • Qualifizierte elektronische Signatur: Sie ersetzt die Schriftform und wird nur benötigt, wenn das Schriftformerfordernis besteht. Die qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht die eindeutige Identifikation der unterzeichnenden Person und ist mit einem Zertifikat versehen. Entsprechend wird ein Identifikationsprozess benötigt, um ein Zertifikat sowie das erforderliche Medium (z. B. Signaturkarte) auszustellen.

     

    • Beteiligen Sie sich!

    Diesem Dokument liegt die Einschätzung der Arbeitsgruppe digitale Unterschrift des IT-Ausschusses beim StB-Verband Berlin-Brandenburg zugrunde. Nun sind Sie als Praktiker gefordert. Unterstützen Sie uns und beteiligen Sie sich an der Diskussion: Sehen Sie das Unterschriftserfordernis in den in den Übersichten genannten Fällen ähnlich oder gibt es Gründe für andere Sichtweisen? Wurden alle relevanten Dokumentarten erfasst? Wie lassen sich Freigabeprozesse sonst noch schlank umsetzen? Der IT-Ausschuss wird Ihre Beiträge aufgreifen und dieses Dokument regelmäßig aktualisieren. Wir freuen uns auf Ihre Anregungen an: info@stbverband.de unter dem Betreff: Unterschriftenerfordernisse.

     

    Übersicht / 

    • Mandant

    Art des Dokuments

    Unterschriftenerfordnernis

    Ausgehende

    Infoschreiben

    Keine Unterschrift erforderlich

    Anschreiben

    Faksimile genügt, Autorisierung durch StB sollte dokumentiert sein (z. B. per DMS Revisionshistorie). Hoheit über Unterschriftsbild sollte bei Berufsträger liegen. Prozess wird beschrieben via Verfahrensdokumentation oder Qualitätshandbuch.

    Kündigung Mandat

    Faksimile genügt, Autorisierung durch StB sollte dokumentiert sein (z. B. per DMS Revisionshistorie). Hoheit über Unterschriftsbild sollte bei Berufsträger liegen. Prozess wird beschrieben via Verfahrensdokumentation oder Qualitätshandbuch. Ausnahme: Schriftform ist vertraglich festgelegt.

    Rechnung

    Mit Zustimmung des Mandanten keine Unterschrift erforderlich, Autorisierung durch StB sollte dokumentiert sein.

    Mahnung

    Keine Unterschrift erforderlich

    EÜR ‒ Mandantenunterschrift

    Keine Unterschrift erforderlich

    EÜR ‒ ohne Bescheinigung

    Keine Unterschrift erforderlich

    EÜR ‒ Bescheinigung

    Faksimile genügt, Autorisierung durch StB sollte dokumentiert sein (z. B. per DMS Revisionshistorie). Hoheit über Unterschriftsbild sollte bei Berufsträger liegen. Prozess wird beschrieben via Verfahrensdokumentation oder Qualitätshandbuch.

    Original Jahresabschluss nach HGB in Papier

    Papierausdruck durch Kanzlei oder Mandant und handschriftliche Unterschrift Mandant. Aktuell kein Ersatz durch qualifizierte Signatur. Unterzeichnetes Original in Akten des StB ist nicht erforderlich.

    Bilanz ‒ Bescheinigung Erstellung

    Qualifizierte elektr. Signatur wird empfohlen. Fortgeschrittene Signaturen bieten selbst eine revisionssichere Möglichkeit. Faksimile technisch denkbar, wenn Autorisierung durch StB dokumentiert ist (z. B. per DMS Revisionshistorie). Hoheit über Unterschriftsbild sollte bei Berufsträger liegen. Prozess wird beschrieben via Verfahrensdokumentation oder Qualitätshandbuch.

    Lagebericht

    Papierausdruck durch Kanzlei oder Mandant und handschriftliche Unterschrift Mandant. Aktuell kein Ersatz durch qualifizierte Signatur. Unterzeichnetes Original in Akten des StB ist nicht erforderlich.

    Anhang

    Papierausdruck durch Kanzlei oder Mandant und handschriftliche Unterschrift Mandant. Aktuell kein Ersatz durch qualifizierte Signatur. Unterzeichnetes Original in Akten des StB ist nicht erforderlich.

    Angaben unter der Bilanz

    Papierausdruck durch Kanzlei oder Mandant und handschriftliche Unterschrift Mandant. Aktuell kein Ersatz durch qualifizierte Signatur. Unterzeichnetes Original in den Akten des StB ist nicht erforderlich.

    Steuererklärung

    Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur

    Eingehende

    Gesellschafterbeschlüsse

    Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur

    Feststellung Jahresabschluss

    Handschriftliche Unterschrift Mandant (vertretungsberechtigte Person)

    • Kanzlei

    Art des Dokuments

    Unterschriftenerfordernis

    Ausgehende

    Vollständigkeitserklärung

    Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur

    Freigabe zur elektr. Übermittlung der StErkl.

    Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur

    Elektr. Übermittlung der StErkl.

    Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur

    Teilnahmeerklärung

    Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur

    Auftrag zur Offenlegung/Hinterlegung beim Bundesanzeiger

    Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur

    Eingehende

    Vollmacht Finanzamt

    Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur

    Vollmacht Finanzgericht

    Qualifizierte Signatur/handschriftlich wegen Einreichung

    AGB/AAB

    Kenntnisnahme genügt, revisionssichere Dokumentation wird angeraten

    Datenschutzerklärung

    Kenntnisnahme genügt, revisionssichere Dokumentation wird angeraten

    Basis-SEPA

    ist mit Banken zu klären

    Firmen-SEPA

    ist mit Banken zu klären

    Freigabedokument zur elektr. Übermittlung Bank

    Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur

    Angaben Geldwäschegesetz

    Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur

    Beides

    Steuerberatungsvertrag/Vergütungsvereinbarung

    Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur

    • Finanzamt

    Art des Dokuments

    Unterschriftenerfordernis

    Ausgehende

    Antrag an Finanzamt

    über elektronische Kanäle (ELSTER)

    Anschreiben an Finanzamt

    über elektronische Kanäle (ELSTER)

    Fragebogen zur steuerl. Erfassung

    ELSTER

    Eingehende

    SEPA-Finanzamt

    noch mit Finanzverwaltung zu klären

    • Finanzgericht

    Art des Dokuments

    Unterschriftenerfordernis

    Ausgehende

    Klage

    Schriftform/alternativ: De-Mail oder beA (RAe)

     
    Quelle: Ausgabe 09 / 2021 | Seite 168 | ID 47476912

    Karrierechancen

    Zu TaxTalents