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21.01.2010 |Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001

Zertifizierung der Kanzlei muss nicht teuer sein

von RA Hans-Günther Gilgan, Münster

Der Steuerberaterverband Westfalen-Lippe (StBV) bietet seinen Mitgliedern seit 2007 eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008 im Wege der Matrixzertifizierung an. Ab 2010 hält auch der StBV Schleswig-Holstein dieses Angebot vor. Für Interessenten müsste zunächst eine Mitgliedschaft zu einem dieser Verbände gegeben sein. Diese kann aber unter Beschränkung auf das Recht zur Teilnahme an der Matrix auch beitragsfrei erworben werden, sodass die Matrixzertifizierung prinzipiell allen Beratern offen steht. Nachfolgend wird dargestellt, wie die Matrix funktioniert und welche Vorteile sie für die Kanzleien mit sich bringt. 

1. Was ist eine Matrixzertifizierung?

1.1 Gleiche Unternehmensausrichtung/gleiche Dienstleistung

Eine Matrix-Zertifizierung wird auch Gruppenzertifizierung, Verbundzertifizierung oder Multi-Site Certification genannt. Hierbei schließen sich Firmen mit der gleichen Unternehmensausrichtung bzw. Dienstleistung (z.B. Softwarehäuser, Steuerberater, Apotheker etc.) für die Zertifizierung zusammen. Dahinter steht der Gedanke, dass die Prozesse in Unternehmen gleicher Ausrichtung oder gleicher Dienstleistungen im Wesentlichen gleich ablaufen. Das führt zu dem nächsten Gedanken, dass nicht in jedem Unternehmen der Prozess jeweils neu definiert werden muss, sondern für alle Unternehmen nur einmal.  

 

Für die Steuerberaterkanzleien ist dies im Jahre 2007 erfolgt. Engagierte Berufsangehörige haben sich zusammengefunden und die Standardprozesse vor dem Hintergrund der Normenforderung generell beschrieben, ohne dass dadurch die Individualität der Kanzleien im Mindesten beeinträchtigt wird. Die Individualität der Kanzleien bleibt ohne Einschränkungen erhalten! Es wird lediglich sichergestellt, dass die Normenforderungen im Rahmen der individuellen Arbeitsabläufe der Kanzlei erfüllt werden. 

 

1.2 Matrixorganisation

Mit der zentralen Beschreibung der Prozesse ist es noch nicht getan. Die beschriebenen Verfahrensweisen müssen unter den Beteiligten auch als verbindlich anerkannt und in die Praxis umgesetzt werden. Der sich anschließende kontinuierliche Verbesserungsprozess mit den internen Audits und den Überwachungsaudits muss organisiert, überwacht und ausgewertet werden. 

 

Deshalb ist weitere Voraussetzung der Matrixzertifizierung, dass die Unternehmen über eine sog. Matrixorganisation vertraglich miteinander verbunden sind. Dies wird durch die Unterzeichnung einer Beitrittserklärung zur Matrix (Verpflichtungserklärung) sichergestellt (siehe www.matrix-zertifizierung.de/local/downloads.php).  

 

Der StBV übernimmt im Rahmen der Matrixzertifizierung die Rolle der Matrixorganisation. Diese muss 

 

  • einen externen Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) einsetzen, welcher die Befugnis auf Änderungen im QM-System hat,
  • ein gemeinsames QM-System sowie ein einheitliches QM-Handbuch erstellen,
  • eine gemeinsame Qualitätspolitik definieren,
  • gemeinsame interne Audits durchführen und überwachen und
  • eine jährliche Bewertung des QM-Systems (zentrales Managementreview) organisieren und durchführen.

 

Der externe QMB führt zunächst die unter 1.1 definierten Prozesse in die Kanzleien ein und ordnet ihnen die in den Kanzleien existierenden Arbeitsanweisungen, Checklisten und sonstigen Formulare zu. Dort, wo es keine entsprechenden Muster gibt, werden den Kanzleien entsprechende Vorschläge unterbreitet, zum Beispiel Vorlagen aus dem DATEV-Programm „Pro-Check“ oder von der Matrixorganisation erarbeitete Dokumente. 

 

Im Rahmen eines darauf folgenden internen Audits prüft der externe QMB dann jede teilnehmende Kanzlei darauf, ob sie das eingeführte QM-System aktiv lebt und in die Praxis umgesetzt hat. Dort, wo dies nicht der Fall ist, erhält die Kanzlei eine Nachfrist, um die erkannten Mängel abzustellen. Erfolgt dies in dem entsprechenden Zeitraum nicht, wird die Kanzlei aus dem Matrixverfahren ausgeschlossen. Alle anderen Kanzleien werden dann bei der Zertifizierungsgesellschaft zum Zertifizierungs- bzw. Überwachungsaudit angemeldet.  

 

Die Zertifizierungsgesellschaft wählt nach einem bestimmten Verfahren eine Stichprobe aus der angemeldeten Gruppe, die der Wurzel aus der Zahl der teilnehmenden Kanzleien entspricht, bei 49 teilnehmenden Kanzleien ergibt sich also die 7.  

 

Die Beschränkung auf eine Stichprobe rechtfertigt sich aus der Erwägung, dass der Zertifizierungsgesellschaft zuvor vom externen QMB gemeldet wurde, dass alle teilnehmenden Kanzleien das vorher durchgeführte interne Audit erfolgreich absolviert haben. 

 

Sofern sich dies im Zertifizierungs- bzw. Überwachungsaudit bestätigt, erhalten nicht nur die tatsächlich auditierten Kanzleien, sondern alle an der Matrix teilnehmenden Kanzleien ihr Zertifikat. 

 

Aber nicht nur die teilnehmenden Kanzleien, auch die Matrixorganisation selbst wird zertifiziert und hat sich - anders als die verbundenen Matrixkanzleien - jedes Jahr einem Überwachungsaudit zu unterziehen, unterfällt also anders als die teilnehmenden Kanzleien nicht der Stichprobenregelung.  

 

1.3 Zentrales Managementreview

Nach Abschluss des Zertifizierungs- bzw. Überwachungsaudits führt der StBV ein Managementreview durch, zu dem alle teilnehmenden Kanzleien eingeladen werden, um mit ihnen die Ergebnisse und daraus zu ziehende Konsequenzen zu beraten und zu beschließen. Zudem wird festgelegt, welche Maßnahmen zur Fortentwicklung der Matrix demnächst ergriffen werden sollen.  

 

Seit 2009 werden alle Berichte der internen Audits in einer über Excel auswertbaren Form erfasst und die Ergebnisse den Kanzleien überlassen. Die Kanzleien wurden vom StBV mit einer Matrix-ID ausgestattet, sodass ihnen damit die Möglichkeit eines Benchmarks gegeben ist, die eigene Kanzlei entweder mit jeder anderen Matrixkanzlei zu vergleichen oder feststellen zu können, wo sich die eigene Kanzlei im Verhältnis zum Durchschnitt aller teilnehmenden Kanzleien befindet.  

 

Darüber hinaus ergibt sich aus der Auswertung ein Ranking über die jeweiligen Erfüllungsgrade der einzelnen QM-Themenfelder, sodass sich daraus zugleich der Handlungsbedarf für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) ergibt.  

 

1.4 Zertifiziertes Geschäftsfeld

Zertifiziertes Geschäftsfeld ist grundsätzlich „Steuerberatung“. Im Jahre 2009 wurde das Geschäftsfeld erweitert auf „Rechtsberatung“. Für 2010 ist geplant, auch das Geschäftsfeld „Wirtschaftsprüfung“ aufzunehmen. Damit wäre dann die Möglichkeit eröffnet, auch interdisziplinäre Sozietäten/Gesellschaften in einem einheitlichen Verfahren zu zertifizieren. 

 

1.5 Zertifizierte Prozesse

Zu den zertifizierten Prozessen zählen standardmäßig die Managementprozesse, Kern- und Leistungsprozesse sowie Unterstützungsprozesse. Für die Matrixzertifizierung ergibt sich danach folgende Übersicht: 

 

Die Verbesserung und Fortentwicklung dieser Systematik ist ständige Aufgabe der Matrixorganisation. 

 

1.6 MS-Office-basierte Dokumente

Sämtliche Dokumente sind MS-Office-basiert. Damit ist sichergestellt, dass sie über alle derzeit am Markt befindlichen Softwareapplikationen verwaltet werden können. Zu nennen sind hier insbesondere Pro-Check von DATEV, Explorer und DMS. Der StBV hat darüber hinaus eine eigene Datenbank entwickelt, in der die Dokumente unter Verknüpfung mit der jeweils einschlägigen DIN-Norm sowie dem aktuellen Versionsstand abgespeichert werden können.  

2. Was sind die Vorteile?

2.1 Einfacher Einstieg in das Qualitätsmanagement

Zunehmend häufiger war aus Mitgliederkreisen zu vernehmen, dass man zwar immer wieder den Einstieg in das QM versucht habe, im Ergebnis aber mangels Orientierung vielfach gescheitert sei. Die überschaubare und einsichtige Struktur der Matrix und vor allem die Federführung und Begleitung durch den StBV habe dann aber den Durchbruch gebracht.  

 

Insbesondere die Motivation der Mitarbeiter sei enorm beflügelt worden. So sei auch das Verständnis gewachsen, dass es sich bei der Matrixzertifizierung um eine Organisationszertifizierung handelt, die für alle Kanzleien zwar einheitliche, generelle Prozessbeschreibungen beinhaltet, dabei aber die Individualstruktur der Kanzlei unangetastet lasse. Die dort vorhandenen Dokumente werden in die Organisationsstruktur eingebunden und es werden Vorschläge unterbreitet, wo erforderliche Dokumente noch fehlen. Damit bleibt die Kanzlei in ihrer Individualität unverändert, es wird lediglich eine den QM-Normen entsprechende Ordnungsstruktur hinterlegt. 

 

Beispiel Buchführung

Der generelle Prozessablauf beginnt mit dem Eingang der Belege, die anschließend verbucht werden. Vor Erstellung der Auswertung erfolgt eine Plausibilitätskontrolle. Die Auswertung wiederum wird geprüft, freigegeben und dem Mandanten überlassen. Der Prozess endet dann mit der Rückgabe der Belege. Diese Prozessschritte muss jede Kanzlei im Rahmen eines Buchführungsmandats beachten. Wie das allerdings im Einzelnen geschieht, wird in jeder Kanzlei individuell entschieden. 

 

2.2 Laufende Unterstützung durch Steuerberaterverband und externen QMB

Neben dem erleichterten Einstieg schätzen die Matrixkanzleien die sich anschließende fortlaufende Betreuung durch den Verband und ihren externen Berater. So werden aktuell auftretende Fragen jederzeit kompetent beantwortet und einer Lösung zugeführt.  

 

2.3 Deutlicher Kostenvorteil gegenüber einer Einzelzertifizierung

Der entscheidende Vorteil liegt darin, dass bei der Matrixzertifizierung nicht 100 Prozent aller beteiligten Kanzleien ein QM-System entwickeln und im Rahmen des Zertifizierungs-/Überwachungsaudits begutachtet werden müssen. Letztere beschränken sich auf eine Stichprobe (siehe 1.2). Dadurch entstehen im Gegensatz zur Einzelzertifizierung wesentlich geringere Kosten:  

 

  • Kostenreduzierung von ca. 60 % gegenüber einer Einzelzertifizierung,
  • je nach Gruppengröße wird das eigene Unternehmen nur alle 3 Jahre auditiert (Stichprobenverfahren).

 

Beispiel

 

Quelle: www.matrix-zertifizierung.de/local/downloads.php 

 

Bei den vorgenannten Preisangaben handelt es sich um unverbindliche Richtwerte, die für jede Matrix-Gruppe neu kalkuliert werden, sich aber in vergleichbarer Größenordnung bewegen.  

3. Wer kann daran teilnehmen?

Anbieter der Matrixzertifizierung sind der StBV Westfalen-Lippe und der StBV Schleswig-Holstein, sodass zunächst eine Mitgliedschaft zu einem dieser Verbände gegeben sein muss. Diese kann unter Beschränkung auf das Recht zur Teilnahme an der Matrix auch beitragsfrei erworben werden.  

 

Über die Mitgliedschaft hinaus muss eine Verpflichtungserklärung abgegeben werden, in der die Rechte und Pflichten der Matrixzertifizierung dezidiert verankert sind.  

4. Wo gibt es Informationsveranstaltungen?

Informationen zur Matrixzertifizierung gibt es zum einen unter www.matrix-zertifizierung.de. Zum anderen bietet der StBV auf Anfrage auch Informationsveranstaltungen an. Folgende Termine sind für 2010 zunächst vorgesehen: 

 

  • 2.3.10, 09.30 - 12.00 Uhr, 48159 Münster, Gasselstiege 33 (Geschäftsstelle des Steuerberaterverbandes Westfalen-Lippe)
  • 2.3.10, 15.30 - 18.00 Uhr, 44139 Dortmund, Westfalenhallen
  • 3.6.10, 09.30 - 12.00 Uhr, 33689 Bielefeld, Quality Hotel, Alte Verler Str. 2

 

Weitere Termine sind in Planung. Interessenten können sich auch direkt an die Geschäftsstelle des StBV Westfalen-Lippe, Gasselstiege 33, 48159 Münster, Tel.: 0251 5358612 wenden.  

5. Referenzlisten?

Die Teilnehmer der Matrix haben sich nach entsprechender Befragung mit einer Veröffentlichung unter Nennung von Kanzlei, PLZ, Ort und E-Mail im Internet unter der http://www.matrix-zertifizierung.de/ einverstanden erklärt. Damit besteht für Interessenten die Möglichkeit, sich unmittelbar bei den zertifizierten Kanzleien über die Vorzüge und den Nutzen der Matrix zu informieren.  

6. Anmeldeschluss für 2010? Ende Mai!

Die Zertifizierungsaudits 2010 werden voraussichtlich Oktober/November stattfinden. Die Zertifikatsübergabe erfolgt dann Anfang bis Mitte Dezember. Vor diesem Zeitfenster ergibt sich ein Anmeldeschluss für die Teilnahme an der Matrix 2010 spätestens Ende Mai 2010. In der Zeit bis zu den Zertifizierungsaudits wird das QM-System in die Kanzleien eingeführt. Daran schließen sich die internen Audits an, auf deren Grundlage dann die Zertifizierungsaudits erfolgen. Wer also mit seiner Kanzlei noch in diesem Jahr zertifiziert werden möchte, sollte sich bis spätestens Mai entschieden und angemeldet haben. 

Quelle: Ausgabe 02 / 2010 | Seite 33 | ID 132903