27.05.2009 | Verhaltensknigge für den Umgang mit dem Mandanten

Grüßen, begrüßen und vorstellen Teil 2

von Carolin Lüdemann, Stuttgart

Höflichkeit und gute Manieren sollten im Berufsleben eine Selbstverständlichkeit sein. Und doch passieren Mitarbeitern wie auch dem Berater selbst hin und wieder der eine oder andere Fauxpas. So etwas kann den Mandanten vergrätzen und sogar eine Geschäftsbeziehung gefährden. Der Beitrag zeigt, was man bei einer Vorstellung beachten und was besser vermieden werden sollte.

1. Vorstellungsrituale: Darf ich bekannt machen?

Genau genommen beginnt eine Vorstellung oftmals mit einer gelungenen Selbstvorstellung. Denn, wie wollen Sie andere formvollendet einander vorstellen, wenn es Ihnen schon schwer fällt, sich selbst in Szene zu setzen? Der Satz „Guten Tag, ich bin der Herr Schmidt …“ mutet ein wenig unbeholfen an und kann wohl kaum die ultimative Lösung sein. Ich empfehle, die folgenden Regeln für eine gelungene Selbstvorstellung zu beherzigen:

Regeln für eine gelungene Selbstvorstellung

Achten Sie auf eine positive Körpersprache. Lächeln und Blickkontakt sind die halbe Miete.

Eine bewährte Formulierung lautet: „Guten Tag darf ich mich vorstellen mein Name ist …“ oder „Guten Abend ich bin …“ Erfahrungsgemäß verkürzt sich der Satz, wenn man schon eine Reihe von Personen nacheinander begrüßt und sich dabei vorgestellt hat. So sagt man dann irgendwann zu einem der Anwesenden „nur“ noch „Peter Schmidt, guten Abend“.

Stellen Sie sich entweder mit Vor- und Zunamen („Peter Schmidt“) oder nur mit Zunamen („Schmidt“) vor. Bitte streichen Sie Formulierungen wie „Ich bin der Herr Schmidt“ aus Ihrem Wortschatz. Dass Sie Mann oder Frau sind, kann Ihr Gegenüber selbst erkennen.

Wenn Sie ein Namensschild tragen, so entbindet Sie das nicht von der Verpflichtung, sich selbst mit Namen vorzustellen. Man tut nämlich so, als würde das Namensschild nicht existieren. Daraus folgt auch, dass Sie Ihren Gegenüber den Sie gerade neu kennen lernen nicht schon mit dem (am Namensschild abgelesenen) Nachnamen begrüßen. Der andere kann sich dann nämlich nicht mehr selbst vorstellen, weil Sie ihm seinen Satz schon abgenommen haben. Dies erscheint schlichtweg als unhöflich.

Verfügen Sie über einen Doktortitel, so stellen Sie sich selbst ohne Doktortitel vor. Das Überreichen Ihrer Visitenkarte kann dann später immer noch sicherstellen, dass der andere von Ihrer Promotion erfährt.

Von der Reihenfolge her halten Sie sich beim Vorstellen an die gleichen Regeln wie beim reinen Begrüßen: Man stellt sich dem Ranghöchsten zuerst vor.

2. Andere einander vorstellen

Wenn Sie andere einander vorstellen möchten, dann ist es unabdingbar, dass Sie die Namen Ihrer Gegenüber kennen. Oft werde ich in meinen Seminaren gefragt, was denn sei, wenn man den Namen vergessen hätte. Hierfür gibt es keine „Erste-Hilfe-Regel“ die das wieder gut machen könnte. Deshalb gilt: Schenken Sie dem Namen des Gegenübers maximale Aufmerksamkeit. Sollten Sie beim ersten Kennenlernen den Namen nicht vollständig verstanden haben, so fragen Sie direkt nach. Das ist immer besser, als sich am Ende des Gesprächs erkundigen zu müssen, mit wem man es eigentlich zu tun hatte. Und außerdem: Sie sind in guter Gesellschaft: Die meisten Menschen haben Probleme damit, einen Namen auf Anhieb zu verstehen nur haben die wenigsten den Mut nachzufragen. Wenn Sie einen Namen nicht verstanden haben, so fragen Sie bitte nicht nach, indem Sie sagen „Wie war Ihr Name noch einmal?“. Denn der betreffende Name IST immer noch und gehört keineswegs der Vergangenheit an. Sagen Sie stattdessen besser: „Entschuldigung, leider habe ich Ihren Namen akustisch nicht richtig verstanden …“ oder „Wären Sie so freundlich, mir noch einmal Ihren Namen zu verraten. Leider habe ich ihn vorhin akustisch nicht richtig verstanden …“ Etwas „akustisch“ nicht richtig zu verstehen, ist die ideale Formulierung mit der Sie weder dem anderen die Schuld zuschieben, weil er nicht deutlich gesprochen hat, noch sich selbst als unaufmerksamen Zuhörer darstellen.