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01.10.2007 | Unterschiedliche Anbieter-Lösungen

Finanzbuchführung effizienter gestalten – Digitales Buchen bald selbstverständlich?

von Alexandra Buba, Wirtschaftsjournalistin, Nürnberg

Spätestens seit der diesjährigen CeBIT ist das „digitale Buchen“ zu einem Schlagwort geworden, das derzeit die Diskussion um die Arbeitsabläufe bei der Finanzbuchführung beherrscht. Dabei umfasst der Begriff weder eine bestimmte Technik noch eine spezielle Prozesskette – er kann schlicht alles bedeuten, was in irgendeiner Form mit der Digitalisierung von Belegen und Buchführungssoftware zu tun hat. Dementsprechend sind die Lösungen, die die Anbieter von Kanzleisoftware derzeit auf den Markt bringen, höchst unterschiedlich. 

1. Prozessoptimierung in der Buchführung

Finanzbuchführung – das muss doch heute schneller, nutzwertiger und einfacher funktionieren! Das ist nicht nur der Wunsch vieler Steuerberater, sondern mittlerweile auch das Ansinnen der Anbieter von Kanzleisoftware. Dementsprechend ist die Fibu-Prozesskette zwischen dem Mandantenunternehmen und seinem Berater derzeit im Fokus der Entwicklungs- und Marketingabteilungen der Softwarehäuser.  

 

Im Wesentlichen geht es darum, zwei Ziele zu erreichen: Zum einen sollen die Abläufe innerhalb der Kanzlei effizienter gestaltet werden, und zum anderen soll die Möglichkeit geschaffen werden, die aus der Finanzbuchführung abgeleiteten Informationen für die Unternehmenssteuerung seitens des Mandanten zeitnah nutzbar zu machen. Letzteres soll natürlich nicht Selbstzweck bleiben, sondern dem Steuerberater Potenziale eröffnen, neue, honorarträchtige Beratungsleistungen anzubieten. Der Weg dorthin führt über eine Prozessoptimierung beim elektronischen Belegwesen, das künftig das Herzstück für einen schnellen, möglichst tagesaktuellen papierlosen Austausch zwischen Unternehmen und Kanzlei bilden soll. 

2. Wie lässt sich das Buchen überhaupt digitalisieren?

Heute entstehen die Buchführungsdaten des Mandanten entweder als Papier- oder Bankbelege oder als Kassenlisten. Sämtliche Belegarten wurden früher durch die Erfassungskräfte manuell in die EDV übertragen, also abgetippt. In den vergangenen Jahren hat der elektronische Abruf von Bankauszügen mit weitgehend automatischer Verbuchung der Belege bereits für eine erste Form der digitalen Buchung gesorgt. Die Erfassungstätigkeit wurde weitgehend eingeschränkt. Auch elektronische Kassenbücher werden inzwischen automatisiert eingelesen. Was bislang noch immer manuell erfasst werden muss, sind die Belege in Papierform. 

Um sie effizient zu verarbeiten, müssen sie digitalisiert werden. Nur wann und von wem? Hier scheiden sich die Geister, was zu unterschiedlichen Arbeitsabläufen und technischen Lösungen führt. 

 

  • Möglichkeit 1: Der Mandant scannt die Belege selbst und sendet die Daten anschließend an seinen Steuerberater zur Weiterverarbeitung. Ein besonderer Vorteil dieser Variante ist es, dass der Mandant die Belege nicht außer Haus geben muss, sie ihm also ständig zur Verfügung stehen.

 

  • Möglichkeit 2: Hier sendet oder faxt der Mandant die Belege nicht an die Kanzlei, sondern an ein externes Rechenzentrum. Die Kanzleimitarbeiter greifen auf die dorthin gesendeten Daten über das Internet zu, wenn sie sie verbuchen wollen. Die Belege stehen auch hier dem Mandanten weiterhin ständig zur Verfügung.

 

  • Möglichkeit 3: Der Mandant sendet die Belege wie bisher in Papierform an die Kanzlei, wo sie gescannt und manuell erfasst werden. Obwohl hier kein unmittelbarer zeitlicher Vorteil entsteht, wird bei diesem Verfahren doch zumindest der Buchungssatz mit der zugehörigen Beleg-Bilddatei verknüpft. Dadurch entfällt etwa bei späteren Recherchen das Suchen des Beleges. Gegebenenfalls lässt sich auch das Zurücksenden der Belege an den Mandanten einsparen, wenn dieser über das Internet Zugriff auf seine Buchhaltungsdaten und -belege erhält, die auf dem Kanzleiserver archiviert sind.

 

Die größte Zeitersparnis entsteht dann, wenn das Scannen der Belege mit einer Software geschieht, die den Inhalt des Belegs auslesen kann und daraus automatisch einen – schon möglichst fehlerfreien – Buchungssatz generiert. Dieser Buchungssatz wird zusammen mit der Bilddatei als Vorschlag an das Rechnungswesen übergeben.  

3. Anbieter setzen auf unterschiedliche Verfahren

Die Anbieter von Kanzleisoftware bieten zurzeit verschiedene Verfahren zum Einstieg in das digitale Buchen an: So offeriert der Marktführer DATEV eG seinen Mitgliedern seit Juli eine Rechenzentrumslösung. Dabei faxt der Mandant seine Rechnungen sofort nach der Prüfung an eine von seinem Steuerberater mitgeteilte, persönliche Faxnummer und behält die Originalbelege bei sich im Unternehmen. Die gefaxten Belege laufen im Rechenzentrum auf, wo sie automatisch digitalisiert und in der Belegverwaltung online gespeichert werden. Die Steuerkanzlei erfährt von den neu eingetroffenen Belegen per E-Mail und kann sofort buchen. Mittels Onlinezugriff gelangen die im Rechenzentrum gespeicherten Belege auf den Bildschirm der Buchführungskraft, die online in ihrem Finanzbuchführungsprogramm bucht. Bei Ausführung der Buchung werden sie automatisch mit dem Buchungssatz verbunden und in der Belegverwaltung online abgelegt. Dadurch kann später immer auch der Beleg zum jeweiligen Buchungssatz angezeigt werden. 

 

Die Speicherung der Belege im Rechenzentrum ist natürlich mit Kosten verbunden; manche Kanzlei möchte zudem nicht von externen Archiven abhängig sein. Der entscheidende Vorteil der Rechenzentrumslösung liegt für den Steuerberater aber im gleichmäßigeren Belegeingang und dadurch in einer konstanteren Auslastung seiner personellen Kräfte. Heute treffen die meisten Belege geballt zum Umsatzsteuertermin in der Kanzlei ein. Das Resultat sind Auswertungen für den Mandanten, die zum Teil mit sechs Wochen Verspätung Aufschluss über die „aktuelle“ wirtschaftliche Situation geben sollen.  

 

Eine Inhouselösung zum digitalen Buchen bietet etwa die Simba Computer Systeme GmbH aus Ostfildern an. Mittels eines digitalen Buchungsassistenten lassen sich die gescannten Belege unmittelbar zur Buchungserfassung nutzen. Technisch werden die gescannten Abbilder dazu in editierbare pdf-Dateien umgewandelt. Anschließend werden die Beleginformationen direkt in die Buchungserfassung übernommen. So wird etwa nach Übernahme der USt-ID-Nummer automatisch die Kontonummer und -bezeichnung eingefügt. Außerdem lassen sich aus dem pdf-Dokument per Copy & Paste Informationen in die Erfassungsmaske übertragen. Nach erledigter Verbuchung wird der digitalisierte Beleg über die Kanzleisoftware abgelegt und lässt sich weiterhin vom Buchungssatz oder Kontenblatt innerhalb weniger Sekunden aufrufen. Diese elektronische Rechnungserfassung ohne Medienbruch soll Zeit sparen und Eingabefehler minimieren. 

 

Der Schwerpunkt dieser Lösung liegt auf der Zeitersparnis bei der Erfassung, weniger bei der gleichmäßigen Verteilung der Auftragsspitzen zum Umsatzsteuervoranmeldungstermin oder bei der zeitnahen Lieferung von Auswertungen an den Mandanten. 

 

Ebenfalls eine Inhouse-Lösung bietet die Stotax, Software für Steuerrecht, GmbH & Co. KG, Bonn, an. Dabei werden eingescannte oder anderweitig als Dateien verfügbare Belege in einem Dokumentenmanagementsystem bereitgestellt und sind anschließend aus dem Buchführungsprogramm heraus aufrufbar. Die Belege werden hier ebenfalls automatisch den jeweiligen Buchungen zugeordnet. Nachdem die Buchung erledigt ist, öffnen sich automatisch eine neue Buchungsmaske und der nächste Beleg für die Folgebuchung. Bei jeder erledigten Buchung werden aufgrund der erfassten Daten automatisch Schlagworte generiert, an das Dokumentenmanagementsystem übergeben und dort archiviert. 

 

Bei der Andechser hmd software ag löst man digitales Buchen im Rahmen eines komplett in die Programme integrierten Dokumentenmanagementsystems. Außerdem verarbeitet ein spezielles Programm gescannte Rechnungen direkt zu Buchungssätzen. Die Erkennungssoftware durchsucht die Dokumente nach den relevanten Daten und übergibt diese an die Finanzbuchhaltung. Beim nächsten Öffnen des Finanzbuchführungsprogramms werden die von der Software erkannten Buchungssätze zur Verbuchung angeboten. Die Kontrolle wird dem Bearbeiter dadurch erleichtert, dass sich im Anhang des Buchungsvorschlags immer der betreffende Beleg befindet. Außerdem muss er noch die fehlenden Daten in der Erfassungsmaske ergänzen – allerdings nur einmal pro Beleg, denn das Erkennungsprogramm verfügt über eine Lernfunktion, die dafür sorgen soll, dass immer mehr Belege komplett und fehlerfrei erkannt werden. Kann aus einem gescannten Beleg ein Buchungssatz überhaupt nicht automatisch gebildet werden, weist das Fibu-Programm darauf hin. 

 

Wer wann welche Dokumente scannt, ist bei dieser Lösung egal. Entweder scannt der Mandant die Belege ganz normal und überträgt die Daten anschließend online an die Steuerkanzlei oder er faxt die Rechnungen diesmal in die Kanzlei und nicht an ein Rechenzentrum. Auch der klassische Weg, den Papierbeleg einzureichen und in der Kanzlei zu scannen, ist möglich. 

4. Fazit

Die verschiedenen Ansätze der Kanzleisoftwarehersteller zeigen, dass es bei der Frage „Wie soll oder will ich digital buchen?“ keine allgemein gültige Empfehlung gibt. Wesentlich ist, wie die Mandantenstruktur einer Kanzlei ist und inwieweit die bisherige Organisation beibehalten oder modifiziert werden soll. Grundsätzlich gilt aber: Die technische Infrastruktur muss der Organisation der Kanzlei folgen und nicht umgekehrt. Und selbst wenn Sie Ihre Abläufe restrukturieren wollen – gestalten Sie erst Ihre optimale Arbeitsorganisation mit Blick auf Ihre Mitarbeiter und Mandanten, und holen Sie dann Angebote der Softwarehäuser ein. 

 

Checkliste: Wie wollen Sie digital buchen?

 

Vor dem Einstieg ins digitale Buchen, sollten Steuerberater die folgenden Fragen für sich beantworten, um die richtige Investitionsentscheidung zu treffen: 

 

  • Sollen die Papierbelege in der Kanzlei archiviert werden oder beim Mandanten verbleiben?

 

  • Soll das digitale Archiv auf einem Kanzleiserver liegen oder aber in ein Rechenzentrum ausgelagert sein?

 

  • Sollen Beleginformationen weitgehend automatisiert in die Fibu übernommen werden?

 

  • Sollen durch den neuen Arbeitsablauf auch Belastungsspitzen – etwa zum Umsatzsteuervoranmeldungstermin – abgebaut werden?

 

  • Soll der Mandant Zugriff auf sein digitales Belegarchiv bekommen oder Auswertungen online vorfinden?

 

  • Sollen die Fibu-Daten mit anderen Programmen, beim Mandanten oder in der Kanzlei, verknüpft werden können?
 

Quelle: Ausgabe 10 / 2007 | Seite 168 | ID 112676