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21.07.2010 |Transparente Auswertungen

Informationen auf den Punkt gebracht

von Angela Hamatschek, Kanzleiberaterin, Kleinkahl

Worin besteht Ihr Kerngeschäft? Auf diese Frage wird meistens mit „Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss“ geantwortet, während auf die Frage nach dem Hauptnutzen für den Mandanten häufig Antworten wie „Steuerlast optimieren“ gegeben werden. Die Aussage: „Wir helfen, unternehmerische Entscheidungen mitzugestalten. Grundlage dafür ist das Rechnungswesen, aus dem wir die entscheidenden Informationen herausfiltern und Ihnen kurz und prägnant zur Verfügung stellen.“ zeigt auf, wie Sie Ihr Kerngeschäft in einen echten Nutzen für den Mandanten verwandeln. 

Die Ist-Situation in den Kanzleien

Immer mehr Tätigkeiten, die früher erst innerhalb der Jahresabschlussbearbeitung abgew ickelt wurden, werden heute bereits monatlich berücksichtigt. Der Jahresabschluss selbst liefert eine Vielzahl von Analysen und aufschlussreichen Kennzahlen für die Unternehmensentwicklung. Der Informationswert der Bilanz ist also enorm gestiegen. Trotzdem werden BWA und die Bilanz von vielen Mandanten mehr oder weniger nur zur Kenntnis genommen, aber nicht als Unternehmensinstrument genutzt. 

 

Das liegt daran, dass Steuerberater zahlenorientiert sind und den Fakten „schwarz auf weiß“ mehr Bedeutung beimessen. Für sie ist der Umgang mit Zahlen Tagesgeschäft, und mit einem Blick auf die BWA erkennen sie Entwicklungen und Auffälligkeiten. Deshalb halten sie es nicht für erforderlich, die Standardauswertungen für den Mandanten verständlich zu gestalten, sondern nutzen das Auswertungspaket der Kanzlei-Software. Außerdem ist die Informationsfülle der Auswertungspakete oft so abschreckend, dass der Mandant sich erst gar nicht die Mühe macht, sich mit dem Ergebnis auseinanderzusetzen. Die meisten Mandanten denken, dass sie ihr Geschäft schon im Griff haben und dass die Auswertungen keinen zusätzlichen Informationswert beinhalten. Interessanterweise sind allerdings nach wie vor die IHK-Kurse „Wie lese ich eine BWA bzw. Bilanz“ gut gebucht. 

 

Was können Sie tun, um den - bereits vorhandenen - Informationswert zu vermitteln und damit den Wert für den Mandanten zu erhöhen? Bedienen Sie sich dazu der Techniken des Journalismus. Das Ziel eines Zeitungsartikels ist es, die Aufmerksamkeit des Lesers zu gewinnen und Informationen einprägsam zu vermitteln. 

 

Folgende drei Punkte sind dafür entscheidend: 

 

1. Die zündende Überschrift
2. Die zentrale Botschaft
3. Die prägnante Zusammenfassung

1. Die zündende Überschrift

Auswertungen haben in der Regel eine Bezeichnung, die in Form eines Titels oder einer Überschrift verwendet wird. Die Wertigkeit der Informationen wird für den Mandanten auch dadurch bestimmt, in wie weit dieser Titel ansprechend ist und ihm signalisiert, dass sich das Lesen lohnt. Abkürzungen wie BWA oder - noch schlimmer - Standard-BWA erscheinen ihm nicht interessant. Verwenden Sie daher positive Begriffe und heben Sie die Überschrift auch optisch hervor. Anstelle des Begriffs „BWA“ könnten Sie zum Beispiel „Meilenstein-Report“, „Erfolgs-Bericht“, „Erfolgs-Analyse“, „Unternehmens-Entwicklung“, „Stand der Dinge“, „Unternehmen aktuell“ oder „Management-Cockpit“ benutzen.  

 

Haben Sie die Möglichkeit, mit dem Titel automatisch den Mandantennamen und das -logo zu verknüpfen, kann sich der Mandant bei entsprechend auffälliger Platzierung sofort damit identifizieren. Ist das technisch nicht möglich, schreiben Sie zumindest „Ihr individueller … (z.B. Erfolgs-Bericht)“. Beim Jahresabschluss können Sie das Deckblatt für das Mandanten-Exemplar gesondert gestalten - für Finanzamt und Bank verwenden Sie natürlich die klassische Variante. Die Bezeichnung „Jahresrückblick“ oder „Der Blick von oben“ mit dem Untertitel „Das Jahr 2009 - Entwicklungen, Veränderungen, Tendenzen“ gibt dem Jahresabschluss eine ganz neue Note und ist möglicherweise ein guter Einstieg in das Bilanzgespräch. 

2. Die zentrale Botschaft

Grafische Auswertungen sind eine gute Möglichkeit, die „Zahlenwüste“ in eine „Informationsoase“ zu verwandeln. In vielen Kanzleien gehören sie inzwischen zum Auswertungspaket dazu oder werden zumindest zusätzlich angeboten. 

 

Betriebswirtschaftlicher Kurzbericht (DATEV) 

Grafik Vorjahresvergleich (DATEV) 

 

 

 

Hinweis

Für Monats- oder Jahresvergleiche sind Balkendiagramme den Tabellen immer vorzuziehen, weil sich der Zahlenungeübte wesentlich leichter tut, die Veränderungen schnell zu erfassen. 

 

Im vorangegangenen Beispiel ist die tabellarische Übersicht sogar gänzlich entbehrlich, da sie für den Mandanten keine zusätzliche Aussagekraft besitzt. Es muss immer eindeutig ersichtlich sein, dass Grafik und Tabelle zusammen gehören. Ansonsten stiftet ein solches Nebeneinander Verwirrung, weil der Mandant versucht, die tabellarische Übersicht gesondert zu interpretieren. 

 

Bei der Verwendung von Grafiken besteht eine Gefahr. So wie dem Mandanten vorher alle Auswertungen, die das Programm automatisch ermöglichte, mitgegeben wurden, werden jetzt alle Grafiken genutzt. Die Reizüberflutung hat einen ähnlichen Effekt wie der Zahlenfriedhof. Der Blick auf das Wesentliche geht verloren. Werden dann noch komplexe Grafiken mit mehreren Dimensionen verwendet, können Laien auf einen Blick nicht erkennen, welcher Wert wichtig und entscheidend ist. 

 

Überlegen Sie sich also vorher, welche Auswertungen für den Mandanten wirklich sinnvoll sind und wie verständlich die Aussage präsentiert wird. Eine Grafik ist nur dann besser als eine Tabelle, wenn die Aussage tatsächlich auf einen Blick erkennbar ist. Wer schon einmal individuelle Auswertungen für Mandanten erstellt hat, kann das gut nachvollziehen: Excel bietet zahlreiche Darstellungsmöglichkeiten, die auch komplexe Strukturen und Verhältnisse abbilden, die aber mindestens so erklärungsbedürftig sind wie die Tabellen selbst. 

 

 

So bitte nicht! 

Das klassische Bild von „zu viel des Guten“. Es werden mehrere Dimensionen miteinander verknüpft und auch noch zwei verschiedene Skalen verwendet. Die Verwirrung ist komplett. 

 

Grundsatz

Eine Grafik muss mit einer eindeutigen Aussage als Überschrift versehen werden können, dann ist sie besser als die Zahlenkolonne. In manchen Fällen leistet eine Tabelle sogar bessere Dienste, wenn sie gut strukturiert ist und die entscheidenden Werte einfach farbig hervorgehoben werden. 

 

Eine weitere Möglichkeit, Transparenz zu schaffen, ist die Erklärung der Begriffe anhand von Sinnbildern. Bei den klassischen Unternehmenskennzahlen können sich Mandanten oft nicht vorstellen, welche Bedeutung sie haben und warum es so wichtig ist, sie im Auge zu behalten. Überlegen Sie deshalb, welche passenden Vergleiche betriebswirtschaftliche Zusammenhänge für Ihre Mandanten nachvollziehbar machen. Bei bestimmten Themen - z.B. Instrumenten-Cockpit (Auto/Flugzeug) oder Mannschaftssportarten - ist für die meisten Menschen unmittelbar ersichtlich, worum es sich handelt. Zwei Beispiele sollen das verdeutlichen: 

 

Beispiele

Im Instrumenten-Cockpit mit den verschiedenen Überwachungsmonitoren zeigt der Tachometer die Rentabilität, die Tankanzeige die Liquidität, der Ölstand die Forderungsquote, und das Navigationsgerät ist die Strategie und Planung. Unter dem Begriff Management-Cockpit findet man im Internet auch verschiedene Anbieter für Software zur Unternehmenssteuerung, die die Kennzahlen in Form von Instrumententafeln mit rotem, gelbem und grünem Drehzahlbereich anzeigen. Diese Form der visuellen Darstellung ist ideal, um auf einen Blick - so wie bei der Autofahrt - zu sehen, ob alles im grünen Bereich läuft. 

 

Auch Mannschaftssportarten eignen sich, die Zusammenhänge im Unternehmen bildhaft zu erklären. Passend zur Fußball-WM könnten Sie den einzelnen Spielerfunktionen Torwart, Verteidiger, Mittelfeld und Stürmer passende Kennzahlen zuweisen und diese dann wie bei einem Fußballspiel kommentieren. Da kann sich die Eigenkapital-Rentabilität dann schon einmal ein Eigentor schießen und der Stürmer Liquidität wird im Elfmeter-Raum von der Hausbank gefoult. 

 

Je nachdem, welches Bild Sie wählen, können Sie Ihren Auswertungen passende Überschriften geben - z.B. „Ihre Anzeigentafel (Ihr Cockpit) zur Unternehmenssteuerung“ oder „Ihre Mannschaftsaufstellung“.  

 

Sie werden merken, dass das Gespräch für den Mandanten jetzt auf einem ganz anderen Niveau abläuft, weil es ihm mehr Spaß macht, über Dinge zu reden, die er versteht, oder von denen er meint, eine Vorstellung zu haben. Das funktioniert natürlich nicht mit allen Mandanten. Diejenigen, die - so wie Sie - Zahlen lieben und problemlos damit umgehen können, erhalten die Auswertungen in der bisherigen Form und ohne Analogien. 

 

Achten Sie für eine gute Übersichtlichkeit Ihres Auswertungspaketes auch auf die Reihenfolge und verwenden Sie ein Inhaltsverzeichnis, wenn Sie verschiedene Auswertungen mit unterschiedlichen Aussagen nutzen. Sieht der Mandant nur Zahlenkolonnen, hört er spätestens nach der dritten Seite auf zu blättern, weil er nicht weiß, dass sich auf Seite 10 eine spannende Grafik verbirgt. Ein Inhaltsverzeichnis kann Ihre zündende Überschrift noch verstärken, wenn Sie es als Deckblatt verwenden und aufzeigen, welche brennenden Fragen für den Mandanten beantwortet werden. 

3. Die prägnante Zusammenfassung

Je mehr Seiten eine Auswertung hat, umso eher sollten die wichtigsten Botschaften vorweg in einem Überblick zusammengefasst werden. In Amerika hat sich daraus eine eigene Bewegung entwickelt: Der One-Page-Manager fasst die zentralen Kennzahlen auf einer DIN A4-Seite zusammen. Ein solcher Kurzbericht ist auch als Management-Summary bekannt und dient dazu, den vielbeschäftigten Manager schnell in die Materie einzuführen, ohne dass er sich durch 100 Seiten Text und Tabellen quälen muss. 

 

Machen Sie sich diesen Gedanken zunutze und überlegen Sie, welches die zentralen Aussagen für Ihren Mandanten sind, die Sie ihm zur Verfügung stellen wollen. Fragen Sie ihn am besten selbst, welche Steuerungskennzahlen er regelmäßig beobachtet. Vielleicht können Sie ihm diese ja leichter zur Verfügung stellen, als er es sich bis jetzt gedacht hat. Manche Mandanten exportieren mühsam Datenmaterial aus ihrer Branchen-Software, um selbstgestrickte Excel-Tabellen damit zu füllen oder kaufen sich teure Zusatzmodule, die mit Ihrer Hilfe überflüssig wären.  

 

Welche Werte auf die Seite des Management-Summary gehören, ist von Branche zu Branche und wohl auch von Mandant zu Mandant unterschiedlich. Doch allein das Gespräch mit dem Mandanten darüber, welche Informationen monatlich und jährlich für ihn am wichtigsten sind und welche sinnvollerweise noch in Frage kommen, zeigt Stärken und Schwächen in der Unternehmensführung auf.  

 

Um dem Mandanten eine Vorstellung davon zu geben, wie ein solcher Erfolgsüberblick aussieht, können Sie ihm auf einer Seite beispielsweise die drei zentralen Botschaften der monatlichen BWA (die bei Ihnen ab jetzt ja anders heißt) mit seinen entsprechenden absoluten und prozentualen Kennzahlen im Vergleich mit dem Vorjahr präsentieren und die Schlussfolgerungen kurz skizzieren: 

 

  • Der Rendite-Check - wie erfolgreich haben Sie gewirtschaftet?
  • Der Umsatz- und Kosten-Check - wo gibt es Verbesserungsmöglichkeiten?
  • Der Ergebnis-Check - können Sie von diesem Geld gut leben?
 

Fazit

Sie sehen, es gibt viele Ideen und Ansätze, die Informationen für den Mandanten verständlich auf den Punkt zu bringen. Die Devise heißt immer: weniger ist mehr. Denn auch, wenn ein Bild mehr sagt als 1.000 Worte, ist die Aussagekraft von 1.000 Bildern schon wieder fraglich. 

Quelle: Ausgabe 08 / 2010 | Seite 145 | ID 137163