01.05.2005 | Praxisorganisation

Das Terminbuch: Vom Fristenkontrollbuch zum Organisationsinstrument

von StB Claus Koss, Regensburg

Das Fristenkontrollbuch gehört zu den Instrumenten, die ein Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer hat, in der Hoffnung, sie nie gebrauchen zu müssen. In diesem Beitrag wird ein dreistufiges Vorgehen vorgeschlagen. Jede Kanzlei sollte daraus die für sie passende Lösung suchen. 

Erste Stufe: Mindestausstattung

Eine Kanzlei ohne Fristenkontrollbuch darf es nicht geben. Schon allein aus Haftungsgründen muss zumindest etwas geführt werden, wo zentral die wesentlichen Fristen vermerkt werden. Die einschlägigen Verlage halten hierfür entsprechende Bücher vor. Im Zweifel genügt aber auch ein „Chefplaner“ aus dem Schreibwarengeschäft. Ebenfalls angeboten werden EDV-geführte Fristenkontrollbücher. Wenn sich der Steuerberater für die EDV-Lösung entschließt, muss sicher gestellt sein, dass diese den Anforderungen der Rechtsprechung genügt. 

Zu den wesentlichen Terminen gehören Rechtsbehelfsfristen. Für jeden Termin sollte eine ausreichende Vorfrist eingetragen werden. Zu den Mindestanforderungen gehört, dass das Fristenkontrollbuch „revisionssicher“ ist. Das bedeutet, dass Eintragungen nicht mit Bleistift vorgenommen werden dürfen und dass eine lose Blattsammlung nicht ausreicht. Auch eine mittels Textverarbeitungsprogramm oder Tabellenkalkulation geführte Liste genügt nicht. Denn „im Falle des Falles“ wird jeder vermuten, dass der strittige Termin nachträglich hinzugefügt worden ist.