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Kanzleiführung
Versendung fristwahrender Schriftsätze per Telefax oder Computerfax
von RAin FAinSteuerrecht Ingeborg Haas, Mainz
Ein Faxanschluss gehört zur Standardausrüstung eines jeden Steuerbüros sowie von Gerichten und Behörden. Der Einsatz dieses Kommunikationsmittels wirft allerdings zahlreiche juristische Fragen auf, wenn zum Beispiel über den Zugang eines fristwahrenden Einspruchs oder über das Verschulden bei fehlgeschlagener Versendung gestritten wird. Worauf Sie im Einzelnen achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitra
1. Einreichung fristwahrender Schriftsätze per Telefax
Für die Übersendung fristwahrender Schriftsätze per Telefax an Gerichte ist stets erforderlich, dass die Kopiervorlage von einem postulationsfähigen Rechtsanwalt bzw. im FG-Verfahren auch von einem Steuerberater unterzeichnet ist. Des Weiteren muss die Unterschrift auf der Fernkopie, die bei Gericht eingeht, wiedergegeben werden (BGH 28.9.89, NJW 90, 188). Andere Grundsätze gelten im Falle der telefaxgestützten Absendung von Anträgen an Behörden. In einer Entscheidung vom 17.12.98 (NJW 99, 1422) hat der BFH die Auffassung vertreten, dass ein per Telefax übermittelter Investitionszulagenantrag nicht das Erfordernis der eigenhändigen Unterschrift erfülle.
In dem Urteil wird festgehalten, dass die Kopie einer Unterschrift keine eigenhändige Unterschrift i.S. von § 6 Abs. 3 S. 1 InvZulG darstellt. Insofern genügt die als Telefaxausdruck vorgelegte Unterschrift nicht. Begründet wird dies mit der besonderen Bedeutung, die der eigenhändigen Unterschrift bei Investitionszulagenanträgen zukommt. Die in § 6 Abs. 3 S. 1 InvZulG geforderte eigenhändige Unterschrift soll hinsichtlich der auf dem Vordruck abzugebenden Wahrheitsversicherung dem Unterzeichner die Bedeutung der in dem Antrag enthaltenen Wissenserklärung bewusst machen. Schließlich übernimmt er damit die Verantwortung für die Richtigkeit der der Erklärung zu Grunde liegenden Tatsachen und Belege.
Ferner kann der Empfänger eines Telefax nicht sicher sein, dass das Schriftstück sowie die auf dem Schriftstück angebrachte Unterschrift vom Absender stammt. Er kann auch nicht erkennen, ob es sich nicht lediglich um einen Entwurf handelt. Auch sei nicht gewährleistet, dass das Schriftstück mit dem Willen des Absenders an den Empfänger gelangt ist. Schließlich könne der Empfänger auch nicht wissen, ob es sich bei der telekopierten Unterschrift um die eigenhändige Unterschrift des Absenders handelt oder ob diese manipuliert worden ist (so Sächsisches FG, 5.12.02, BFH/NV 03, 1610). Lediglich wenn sich aus den dem Antrag beigefügten Unterlagen eine der Unterschrift vergleichbare Gewähr für die Urheberschaft und den Äußerungswillen des Anspruchsberechtigten ergibt, könne ein Antrag auf Investitionszulagen auch ohne eigenhändige Unterschrift wirksam sein (BFH 13.12.01, BStBl II 02, 159).
Andererseits hat der BFH in einer Entscheidung vom 4.7.02 (BFH/NV 02, 1270) dem technischen Fortschritt insoweit Rechnung getragen, dass er die Übermittlung einer unterschriebenen Umsatzsteuer-Voranmeldung auf einem amtlichen Formular durch Telefax für wirksam erachtet hat. Bei dieser Voranmeldung würden Inhalt und Urheberschaft durch die Telefax-Übermittlung eindeutig wiedergegeben.
Da die Zulässigkeit der Schriftsatzeinreichung per Telefax einhellig befürwortet wird, erscheint die Rechtsprechung zu den Investitionszulagenanträgen zumindest fragwürdig. Gleichwohl wird man sich als Berater auf die Anforderungen des BFH einstellen müssen. Es ist m.E. nicht empfehlenswert, fristgebundene Anträge an die Finanzbehörde, für die entsprechende Vordrucke zu verwenden sind, per Telefax zu übersenden.
2. Sorgfaltspflichten bei der Versendung
2.1 Wirksame Ausgangskontrolle
Zunächst muss eine wirksame Ausgangskontrolle sichergestellt sein. Bei Fristsachen dürfen Notfristen erst dann im Fristkalender gelöscht werden, wenn das fristwahrende Schriftstück auch tatsächlich abgesandt worden ist bzw. zumindest sichere Vorsorge dafür getroffen wurde, dass es tatsächlich rechtzeitig übermittelt wurde (BGH 28.9.89, NJW 90, 187).
Die Pflicht des Steuerberaters zur Ausgangskontrolle endet erst, wenn feststeht, dass der Schriftsatz wirklich übermittelt worden ist. Der Berater muss seine dafür zuständigen Mitarbeiter anweisen, sich Einzelnachweise ausdrucken zu lassen, um die Vollständigkeit der Übermittlung zu überprüfen. Erst nach der Kontrolle des Sendeberichts ist die Notfrist zu löschen. Außerdem sollte die Übersendung eines Telefaxes möglichst unmittelbar nach Anfertigung des jeweiligen Schriftsatzes vorgenommen werden, um Fehlerquellen möglichst auszuschließen.
2.2 Telefaxnummer
Beim Heraussuchen und Eingeben der Telefaxnummer handelt es sich um eine einfache Bürotätigkeit, die auf zuverlässiges und geschultes Personal übertragen werden kann. Die Kontrollpflichten des Steuerberaters beschränken sich darauf, seinem Personal entsprechende Weisungen auch über die notwendige Kontrolle dieser Vorgänge zu erteilen und deren Beachtung stichprobenweise zu überwachen. Dabei kann die Aufgabe auch z.B. an einen Auszubildenden im dritten Lehrjahr vergeben werden (BFH 24.4.03, BStBl II, 665). Zur sorgfältigen Ermittlung der Telefaxnummer ist es ausreichend, ein gebräuchliches Nummernverzeichnis zu verwenden, z.B. das Ortsverzeichnis der Gerichte und Finanzbehörden des Deutschen Anwaltsverlages oder die Verzeichnisse der Deutschen Telekom AG (BGH 27.11.96, VersR 97, 853).
Der Berater ist nicht verpflichtet, die Faxnummer z.B. aus den Akten anderer Mandatsfälle herauszusuchen. Kann eine Verbindung aber mit einer von der Behörde selbst mitgeteilten Faxnummer kurz vor Fristablauf nicht hergestellt werden (BGH 3.11.98, DStR 99, 77), so ist der Berater zur Nachforschung verpflichtet und muss die Nummer mit Hilfe des Telefonbuches oder durch fernmündliche Anfrage überprüfen. Wird ihm hierbei über Tonband die falsche Faxnummer angegeben, liegt kein Verschulden des Beraters bei der Fristversäumnis vor. Zudem ist der Berater verpflichtet, gespeicherte Nummern regelmäßig zu kontrollieren. Hierbei kann ebenfalls zuverlässiges Büropersonal eingesetzt werden.
3. Typische Probleme bei der Versendung
Als typische Fehlerquellen bei der Versendung von Schriftsätzen mittels Telefax kommen technische Defekte auf Seiten des Empfängers (Gericht/Behörde) sowie auf Seiten des Absenders in Betracht oder aber menschliches Versagen auf Seiten des Absenders. Hier stellt sich die Frage, ob der Steuerberater seine Sorgfaltspflichten verletzt hat.
Dazu muss man wissen, dass bei der Übersendung eines Schriftsatzes durch Telefax dieser grundsätzlich erst eingegangen ist, sobald er auf der Empfängeranlage des Gerichts bzw. der Behörde vollständig ausgedruckt wurde. Es kommt nicht darauf an, wann das elektronische Signal eingegangen ist, da dieses erst durch den Ausdruck zu einem Schriftsatz wird. Auf den Zeitpunkt des Ausdrucks wird nur dann nicht abgestellt, wenn die Ursache für den verspäteten Ausdruck beim Empfangsgerät liegt. Sollte das Schriftstück bis 24:00 Uhr des letzten Tages der Frist noch nicht vollständig ausgedruckt sein, so ist bei der Frage der Fristwahrung nur der rechtzeitig ausgedruckte Teil zu berücksichtigen (KG 23.12.96, NJW 97, 1864). Es ist daher "im Ernstfall" ratsam, die Seite mit dem entsprechenden Antrag separat zu unterschreiben und zuerst per Telefax zuzusenden.
Hinweis: Die Vorlage eines Sendeberichts reicht nicht aus, um den Zugang im Wege eines Anscheinsbeweises nachweisen zu können (BGH 7.12.94, NJW 95, 665). Daher sollte der Absender einer fristgebundenen Erklärung möglichst nachfragen, ob das Telefax ordnungsgemäß zugegangen ist. Hierüber sollte dann ein Aktenvermerk gefertigt werden.
3.1 Technischer Defekt auf Seiten des Empfängers
Störungen des Empfangsgerätes, aber auch der Übermittlungsleitungen liegen in der Sphäre der Gerichte/Behörden. Der Nutzer eines Telefaxgerätes hat mit der korrekten Eingabe der Empfängernummer das seinerseits Erforderliche zur Fristwahrung getan, wenn er so rechtzeitig mit der Übermittlung beginnt, dass unter normalen Umständen mit ihrem Abschluss bis 24:00 Uhr zu rechnen ist (BVerfG 1.8.96, NJW 96, 2857). Von einem Steuerberater, der sich auf eine Faxübermittlung eingestellt hat, kann daher im Falle eines Defekts im Empfangsgerät oder bei Leitungsstörungen nicht verlangt werden, dass er alle nur denkbaren Anstrengungen unternimmt, um seinen Schriftsatz auf anderem Wege noch fristgerecht zuzuleiten. Bei Verspätung ist deshalb die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu gewähren (z.B. gemäß § 56 FGO, § 110 AO).
Ist das Schriftstück nur teilweise lesbar - beispielsweise auf Grund von fehlendem Toner oder Papierstau - so ist die Verspätung unschädlich, wenn der der Übertragung zu Grunde liegende Inhalt nachträglich einwandfrei feststellbar ist oder die Verstümmelung ihre Ursache im Empfängergerät hat. In der Rechtsprechung ist anerkannt, dass ein solcher unlesbarer oder verstümmelter Schriftsatz mit seinem vollständigen Inhalt (einschließlich Unterschrift) als eingegangen anzusehen ist, wenn die Ursache für den Mangel der Lesbarkeit und Vollständigkeit in die Sphäre des Empfängers fällt (BGH 14.3.01, NJW 01, 1581).
3.2 Technischer Defekt auf Seiten des Absenders
Wird durch eine technische Störung des eigenen Telefaxgerätes eine Frist versäumt, liegt ein Verschulden nur dann vor, wenn der Ausfall zu einem Zeitpunkt aufgetreten oder konkret vorhersehbar gewesen ist, als die fristgerechte Einreichung des Schriftsatzes auf einem anderen Wege möglich und zumutbar war. Eine technische Panne ist beispielsweise bei einem Computerabsturz eine Stunde vor Fristablauf unverschuldet (OLG Celle NJW-RR 03, 1439). Der Absender muss stets visuell kontrollieren, ob das Schreiben in das Telefaxgerät eingezogen wurde. Werden Bürokräfte mit dem Versenden beauftragt, sind sie anzuweisen,
  • entweder am Ende des Faxvorgangs das Sendeprotokoll (als Einzelnachweis) auszudrucken, die Faxnummern und die Seitenzahlen zu vergleichen,
  • oder eine telefonische Eingangsbestätigung einzuholen.
    Zeigt das Sendeprotokoll keine Störungen auf, kann der Absender auf den ordnungsgemäßen Zugang vertrauen (BGH 23.1.97, NJW 97, 1311). Er ist daher nicht verpflichtet, den Eingang bei Gericht zu kontrollieren, wenn keine Anzeichen einer fehlerhaften Übermittlung vorliegen.
    3.3 Menschliche Fehler auf Seiten des Absenders
    Fehlerquellen können beispielsweise in der falschen Ermittlung der Telefaxnummer oder der falschen Eingabe der Nummer durch das Büropersonal liegen. Beide Fehler führen in der Regel zum Versäumen der Frist, wobei allerdings auch hier eine Wiedereinsetzung möglich ist. So hat das OLG München (NJW-RR 94, 1201) die fehlerhafte Tastenbetätigung durch eine erfahrene, sonst zuverlässige Bürokraft, die ausreichend überwacht wurde, als "entschuldbar" eingestuft.
    4. Besonderheiten beim Computerfax
    Der gemeinsame Senat der Obersten Gerichtshöfe des Bundes (GmS) hat mit Beschluss vom 5.4.00 (AnwBl 00, 634) klargestellt, dass die Übermittlung "bestimmender" Schriftsätze auch durch elektronische Übertragung einer Textdatei mit eingescannter Unterschrift auf ein Faxgerät des Gerichts/der Behörde zulässig ist. Die vom Gericht/der Behörde empfangene Urkunde muss hierbei geeignet sein, die Person des Erklärenden eindeutig zu identifizieren. Aus diesem Grunde knüpft der GmS an die Wirksamkeit von Computerfaxen folgende Voraussetzungen:
  • Der Schriftsatz soll eine eingescannte Unterschrift enthalten.
  • Es ist ein Hinweis notwendig, dass der Schriftsatz elektronisch erstellt wurde und der Urheber deshalb nicht unterzeichnen kann.
    Zu beachten ist allerdings, dass die vom GmS aufgestellten Grundsätze nur für prozessuale Schriftsätze gelten, sie sind insoweit nicht ohne Weiteres auf das materielle Recht übertragbar.
    5. Sonstiges
    Beim Versenden von Schriftsätzen per Telefax ist an die entsprechende Zahl von Abschriften zu denken (vgl. §§ 64 Abs. 2, 77 Abs. 2 S. 3 FGO). Ein Verstoß gegen diese Pflicht hat im Verfahren selbst zwar keine negativen Auswirkungen. Es steht aber die Kostenfolge für das Fertigen der Abschriften seitens des Gerichts im Raum (vgl. § 56 S. 2 GKG, KV 9000). Um zu verhindern, dass das Gericht Abschriften fertigt und dem Versender die Kosten auferlegt, sollte auf dem Fax der Hinweis "vorab per Telefax" angebracht werden. Die Abschriften können dann in ausreichender Anzahl nachgesandt werden.
    6. Praxishinweise
    Zunächst sollte natürlich darauf geachtet werden, fristwahrende Schriftsätze nicht erst "in letzter Minute" abzusenden. Weiterhin sollten fristgebundene Anträge an Finanzbehörden (wie z.B. der unter Punkt 1 angesprochene Investitionszulagenantrag), für die entsprechende Vordrucke zu verwenden sind, möglichst nicht per Telefax übersandt werden. Im übrigen gilt Folgendes:
    Das Telefaxgerät sollte bei jedem Faxvorgang ein Sendeprotokoll ausdrucken können, auf dem Seitenzahl, Datum, Uhrzeit und Zieladresse erkennbar sind. Ein Wochenjournal oder Ähnliches reicht hier nicht aus. Wenn Bürokräfte mit dem Versenden eines fristgebundenen Schriftsatzes beauftragt werden, sind nach dem Ausdruck des Sendeprotokolls folgende Daten zu kontrollieren:
  • Anzahl der versandten Seiten,
  • Empfängerkennung/Telefaxnummer,
  • Orts- und Zeitangabe,
  • Sendedauer,
  • ordnungsgemäß hergestellte Verbindung.
    Nachdem diese Daten kontrolliert wurden, sollten folgende Angaben auf dem Sendeprotokoll (z.B. auf der Rückseite) vermerkt werden: "Daten geprüft und in Ordnung", Datum, Uhrzeit, Unterschrift. Erst danach sollte die Frist im Fristenkalender als "erledigt" gelöscht werden. Es bietet sich an, diese Vorgehensweise als Dienstanweisung schriftlich zu dokumentieren und zusätzlich einen entsprechenden Hinweis in unmittelbarer Nähe des Telefaxgerätes anzubringen. Neuen Mitarbeitern sollte durch eine erfahrene Fachkraft die Funktion des Telefaxgerätes und die oben genannte Vorgehensweise erklärt werden. Dabei sollte der Name des einweisenden Mitarbeiters aufgezeichnet werden. Eine erfahrene Kanzleikraft ist damit zu beauftragen, die gespeicherten Telefaxnummern regelmäßig zu überprüfen. Schließlich sollten zur Kontrolle der Dienstanweisungen gelegentlich Stichproben durchgeführt und dokumentiert werden.
    Quelle: Kanzleiführung professionell - Ausgabe 10/2004, Seite 176
    Quelle: Ausgabe 10 / 2004 | Seite 176 | ID 104522