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Kanzleiführung

Das papierarme Lohnbüro: Zeit sparen durch das richtige „Papierhandling“

von Kanzleiberater Dieter Haak, Brensbach

Wissen Sie, welcher Zeitaufwand bei denLohnabrechnungen für das Papierhandling benötigt wird?Drucken, sortieren, abheften und versenden ist eine zeitraubendeBeschäftigung. Fragen Sie einmal Ihre Mitarbeiter. Bei einemSeminar wurden mir von den Teilnehmern Zeiten genannt von bis zu 80Prozent der Arbeitszeit. Hier bietet sich enormes Einsparpotenzial, dasSie nutzen müssen. In diesem Beitrag wird aufgezeigt, wie Siedurch stärkere Einbindung der Mandanten bei der Datenerfassung,den optimalen Einsatz von Softwareprogrammen und vor allem durch dasVerhindern unnötiger „Papierberge“ dieBearbeitungszeiten um bis zu 60 Prozent reduzieren können.

Ist mit Lohnabrechnungen noch Geld zu verdienen?

Ja, selbstverständlich. In meiner ehemaligenKanzlei habe ich bei der Lohnbearbeitung einen Umsatz je produktiveStunde von 244 DM erreicht:

  • Monatliche Lohnabrechnungen wurden mit 20 DM berechnet.
  • Anmeldungen und Abmeldungen von Arbeitnehmern,Lohnfortzahlungsanträge und andere Lohnbescheinigungen kostetenebenfalls 20 DM.
  • Beitragsmeldungen zur Berufsgenossenschaft wurden nach Zeitaufwand abgerechnet.

Ich kenne Kanzleien, die weit über 30 DMje Arbeitnehmer verlangen. Das ist jedoch eine Frage des Marktes. MeinStundensatz war also nicht auf hohe Gebührenzurückzuführen, sondern auf rationelle Arbeitsabläufe.

Monatliche Grundgebühr abrechnen

Berechnen Sie monatlich eine Grundgebühr? Dasist durchaus berechtigt. Wenn Sie Lohnabrechnungen fertigen fürMandanten mit zwei bis drei Mitarbeitern, dann ist der Aufwand fastgenau so groß wie bei 10 oder 20 Abrechnungen.Lohnsteueranmeldungen und Krankenkassenmeldungen sind ebenso zuerstellen wie bei größeren Mandaten. Bei zwei Arbeitnehmernkönnen Sie die Lohnabrechnungen nicht für 40 DM kostendeckendfertigen. Das Umsatzpotenzial sollten Sie nicht unterschätzen:Eine Grundgebühr von 30 DM bringt bei 80 Lohnmandanten einenzusätzlichen Umsatz von monatlich2.400 DM. Bei Einführung einer Grundgebühr habe ich von denMandanten keine negative Reaktion erhalten. Ist Ihnen übrigensbekannt, dass die monatlichen Beitragsmeldungen zu den Krankenkassennicht mit den Gebühren der Gebührenverordnung abgegoltensind? Diese können Sie gesondert berechnen. Vielleicht machen Siedaraus eine „Grundgebühr“.

Vorbereitung der Lohnabrechnungen

Fragen Sie einmal Ihre Mitarbeiter, ob dieLohnarten, Nettobezüge, Nettoabzüge und Krankenkasse beiallen Mandanten gleich sind. Manche Kollegen werden jetzt lachen undsagen: „Das ist doch selbstverständlich!“ Doch seitmeiner Beratungstätigkeit weiß ich, dass es noch vieleBüros gibt, bei denen die Lohnarten etc. bei jedem Mandantenunterschiedlich sind. Doch das ist viel zu aufwendig. Falls Sie dieLohnabrechnungen im Hause erstellen, sollte die Vereinheitlichungselbstverständlich sein. Aber beim Einsatz eines Rechenzentrumskann das durchaus anders sein. Das ist zum Teil historisch bedingt, beiÜbertragung eines neuen Mandates wurden die alten Lohnarteneinfach übernommen.

Daher folgender Praxistipp: Falls SieLohnabrechnungen noch über das Rechenzentrum erstellen, sorgen Siedafür, dass alle Lohnarten etc. vereinheitlicht werden. Siekönnen dann einen Mustermandanten anlegen und einfach kopieren.Auch eine Besonderheitenliste ist sehr hilfreich. Alle Besonderheitender einzelnen Mandanten sind einzutragen und in der Lohnakteabzuheften. Mitarbeiter können dann bei Urlaub oder Krankheiteinfacher die Abrechnungen von Kollegen übernehmen.

Einbindung der Mandanten bei der Datenerfassung

Beim Aufbereiten der Lohndaten müssen SieIhre Mandanten stärker einbinden. Sie sollten hierbei immer dieVorteile für Ihre Mandanten herausstellen, damit diese keineGebührenkürzungen verlangen:

  • Bei Stundenlöhnen erstellen Sie Ihrem Mandanten eineErfassungsliste. Er braucht dann nur noch die Stunden einzutragen,Namen und andere Daten wie Normalstunden, Überstunden etc. sindbereits vorgegeben. Sie müssen die Buchungsliste so aufbereiten,dass Ihre Mitarbeiter die Daten direkt eingeben können. WeitereAufbereitungen entfallen dadurch. Ihr Mandant schickt die Listen dannmonatlich per Fax.
  • Auch für Mitarbeiterstammdaten und Festgehälter werdendem Mandanten Formulare zur Verfügung gestellt. Änderungenkann er dann handschriftlich vornehmen und per Fax übermitteln.

DFÜ-Übertragungsmöglichkeiten unbedingt ausnutzen

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter alleDFÜ-Möglichkeiten nutzen. Lohnsteueranmeldungen,Krankenkassenmeldungen, An- und Abmeldungen von Arbeitnehmern,Überweisungen von Lohn, Gehalt und VWL sowie Jahresmeldungen zurRentenversicherung können alle per DFÜ übertragenwerden. Die einmalige Einrichtung erspart Ihnen auf Dauer viel Arbeit.Geben Sie hier nicht nach, seien Sie hartnäckig! ÜberzeugenSie Ihre Mitarbeiter und Mandanten, dass Sie in Zukunft keine anderenMöglichkeiten mehr dulden. Beginnen Sie heute mit der Zukunft.Drucken von Schecks und Überweisungsträgern habe ich meinenMandanten bereits vor fünf Jahren abgewöhnt, natürlichauf die sanfte Art.

Zeitersparnis durch papierloses Arbeiten

Wenn Sie die Lohnabrechnungen komplett im Hauseerstellen und kein Rechenzentrum mehr gebrauchen, drucken Sie fürdie eigenen Akten nichts mehr aus, nur bei Bedarf. Falls möglich,schicken Sie die Daten trotzdem zum Rechenzentrum, um dieDFÜ-Möglichkeiten zu nutzen. Außerdem sollten Sieüberlegen, ob die Unterlagen für die Mandanten und derenMitarbeiter dann auch direkt vom Rechenzentrum an die Mandantengesendet werden können. In diesem Fall hätten Sie keinPapierhandling mehr. Für Archivierungszwecke kann es sichanbieten, die Lohndaten am Jahresende auf eine CD zu brennen, umüberflüssiges Ausdrucken von Papier zu vermeiden. Das bringtmindestens 60 Prozent Arbeitsentlastung.

Lohnbescheinigungen per PC

Ausfüllen von Lohnfortzahlungsanträgen,Bescheinigungen für Arbeitslosengeld, Mutterschaftsgeld,Berufsausbildungsbeihilfe etc. sind immer eine sehr zeitaufwendigeAngelegenheit. Suchen Sie Firmen, die entsprechende Softwareprogrammeanbieten, um diese Tätigkeit zu erleichtern. Lassen Sie dieFormulare in Zukunft nur noch per PC ausfüllen. Sie sparen dadurchsehr viel Zeit. Bei meinem Nachfolger werden zum Beispiel dieLohnfortzahlungsanträge von den Auszubildenden erstellt.Natürlich mit einem Programm. Fragen Sie nach bei IhremSoftwareanbieter, fast immer sind diese Formulare vorhanden. Ansonstenfordern Sie diese einfach an, die Softwareanbieter sind in der Regeldankbar für jede Anregung.

Baulohnabrechnungen auf spezialisierte Rechenzentren delegieren

In manchen Kanzleien werden Baulöhneabgerechnet für zwei oder drei Mandanten. Dabei müssen immerzwei Mitarbeiter in diesem Bereich geschult werden. Es kommt ja vor,dass ein Mitarbeiter wegen Urlaub oder Krankheit ausfällt. Das isteine kostspielige Sache. Falls Sie selbst schon Baulöhneabgerechnet haben, wissen Sie, wie aufwendig das ist. FürBaulöhne müssten Sie dann mindestens 100 DM je Arbeitnehmerabrechnen, ansonsten kommen Sie nicht auf Ihre Kosten. Doch hier gibtes Alternativen:

  • Es gibt verschiedene Baulohnrechenzentren, die spezialisiert sindund Ihnen die Arbeit gerne abnehmen. Sie behalten das Mandat und lassenvon Ihrem Mandanten nur die Löhne von einem anderen Anbietererstellen. Natürlich muss man versuchen, den Mandanten dafürzu gewinnen.
  • Eine zweite Möglichkeit besteht darin, dass Sie sich mitanderen Kollegen in Ihrer Region zusammenschließen. Einer vonIhnen übernimmt dann für alle die Baulohnabrechnungen.Natürlich ist Mandatsschutz zwingende Voraussetzung.

Lohnabrechnungen im Hause oder im Rechenzentrum?

Diese Frage wird sich mancher stellen, der bishermit dem Rechenzentrum gearbeitet hat. Andere Kollegen, die Lohn undGehalt im Hause rechnen, stellen sich diese Frage nicht mehr. Denn wennSie Lohn und Gehalt im Hause abrechnen, haben Sie zum Beispiel dieMöglichkeit, für zurückliegende Monate noch Korrekturenvorzunehmen. Außerdem haben Sie schon bei der Finanzbuchhaltungerlebt: Wenn Sie eine Arbeit beginnen und bis zum Ende durchziehenkönnen, ist das ein großer Vorteil. Sie könnenanschließend die Akte wegstellen und die Angelegenheit vergessen.Wenn jedoch zwei Tage später die Unterlangen aus dem Rechenzentrumkommen, fangen Sie wieder von vorne an, sich einzuarbeiten:Kontrollieren, sortieren, abheften, versenden......

Ein Kostenfaktor ist die Lohnabrechnung im Hauseletztlich auch nicht mehr. Bei kleineren Büros würde oft eineEinplatzversion ausreichen. Nur das Drucken sollten Sie sich auch indiesem Fall abgewöhnen. Drucken Sie nur noch bei Bedarf!

Die nachfolgenden Checklisten werden Ihnen die Arbeit bei der Stammdatenverwaltung bzw. bei der Lohnerfassung erleichtern:

Kanzleiführung

Quelle: Kanzleiführung professionell - Ausgabe 01/2002, Seite 1

Quelle: Ausgabe 01 / 2002 | Seite 1 | ID 104342