01.03.2006 | Intranet in der Steuerberaterkanzlei

Das Kanzleiportal zur Unterstützung und Optimierung der Geschäftsprozesse

von Prof. Dr. Dr.h.c. Miklós Géza Zilahi-Szabó, Gießen

Der zunehmende Wettbewerb zwingt alle Kanzleien, effiziente und kosteneffektive Verfahren zur Unterstützung der Arbeitsprozesse einzusetzen. Eines dieser Verfahren ist das Arbeiten mit dem Intranet innerhalb der Kanzlei. Die Technik ist inzwischen in der Wirtschaft weit verbreitet. Sie ist keine Modeerscheinung, sondern hat sich in kurzer Zeit zur Arbeitstechnik der Zukunft entwickelt. Diese Arbeitstechnik wird heute unter dem Schlagwort Portal geprägt. Während in der Wirtschaft eine wachsende Nachfrage nach Portalen registriert wird, verhalten sich Kanzleien noch passiv. Eine erste Bewegung zeichnet sich bei Steuer-beratungsgesellschaften ab. 

1. Was ist ein Intranet?

Ein Intranet ist ein Internet im Kleinen, ein geschlossenes, miteinander kommunizierendes Netzwerk einer Organisation, beispielsweise einer Kanzlei. Über eine Weboberfläche können Informationen von allen Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden. Das Intranet dient als Datenfundgrube und zur Verbesserung der Arbeitsabläufe. Es ist „privat“, weil nur ein interner Benutzerkreis, z.B. die Mitarbeiter der Kanzlei, die Inhalte des Intranets aufrufen kann. Hieraus folgt: Es gibt ein Internet, aber viele Intranets: 

• Ein Intranet funktioniert genauso wie das Internet.

• Ein Intranet ist vom Internet abgekoppelt.

• Aus einem Intranet kann auf das Internet zugegriffen werden, nicht umgekehrt.

• Informationen werden gegen einen Zugriff von Außen geschützt.

• Die Schutzfunktion übernimmt ein Firewall-Rechner

• Benutzer rufen interne Informationen des Intranets in der Form ab, wie sie auch externe Informationen des Internets abrufen.

2. Was ist ein Kanzleiportal?

Was macht ein Intranet zu einem Kanzleiportal? Jede Kanzlei hat unterschiedliche personelle, organisatorische und thematische Strukturen. Wenn sie diese Strukturen im Intranet abbildet, entsteht ein Informationsgerüst, das Kanzleiportal. Auf einer für die Kanzlei entwickelten Web-oberfläche sind alle Informationen und Strukturen der Kanzlei sichtbar. Ein Kanzleiportal bietet u.a. folgende Möglichkeiten:  

• Über ein Kanzleiportal können alle autorisierten Mitarbeiter und Partner auf die gleichen Dokumente, Dateien und andere Informationen zurückgreifen. Ein Dokumentenmanager erstellt, verwaltet, speichert und löscht die Dokumente. Über eine Suchfunktion können gespeicherte Dateien schnell wiedergefunden werden.

• Ein Datenbankmanager verwaltet die Dateien und die Berechtigungen für das Intranet. Mit Hilfe eines zentralen, hierarchischen Katalogs werden Dokumente, Dateien, Berichte, Graphiken, Bilder und Audio- oder auch Videodateien schnell bereitgestellt.