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25.06.2008 | EDV-Ausstattung

Interdisziplinär beraten – besser mit Anwalt & Co. zusammenarbeiten

von Alexandra Buba, Wirtschaftsjournalistin, Nürnberg

Die Beratung in fachfremden Rechtsgebieten gilt seit langem als erklärtes Ziel bei der Betreuung von mittelständischen Mandanten. Um dem Kunden Steuer-, Rechts- und Wirtschaftsberatung aus einer Hand anbieten zu können, kooperieren viele Steuerberatungskanzleien bereitwillig mit Rechtsanwälten und Unternehmensberatern. Dabei stellen sie oft auch fest, dass die Königsdisziplin der Beratung im Alltag vielfältige organisatorische Herausforderungen bereithält. Die Technik schafft teilweise Abhilfe. 

 

Der gehobene Mittelstand – vielfach als Wunschmandant in Kanzleibroschüren beschrieben – erwartet von seiner Steuerberatungskanzlei nicht nur Kompetenz und Unterstützung in steuerlichen Fragen. Ganz selbstverständlich gehen seine Vertreter, aber gerade auch kleinere Unternehmer davon aus, dass ihr Steuerberater etwa die Satzung einer neu gegründeten GmbH erstellt oder Rat in einer schwierigen Personalfrage weiß. In der Regel ist dies auch so, aber nicht immer erweisen sich die Empfehlungen im Nachhinein als besonders ausgefeilt oder zielführend. 

1. Rechtsberatung ist für den Steuerberater tabu

Steuerberater sind weder Rechtsanwälte noch Wirtschaftsberater – sie haben schlichtweg eine andere Qualifikation erworben. Der moderne Wirtschaftspraktiker differenziert aber nur äußerst unwillig nach akademischen Disziplinen, wenn eine Frage auftaucht. Was bleibt dem Steuerberater also anderes übrig, als mehr schlecht als recht auf fachfremdem Terrain zu beraten? Viele fühlen sich nicht sonderlich wohl dabei, nicht nur, weil sie sich mit ihrer Beratung auf dünnes Eis begeben, sondern auch, weil die Leistung nicht abgerechnet werden kann. Zudem ist keine Deckung durch die Haftpflichtversicherung gegeben. Der einzige Ausweg aus dem Dilemma scheint die Hinzuziehung eines Experten vom Fach. 

2. Integrieren oder kooperieren?

Genau an dieser Stelle beginnen die strategisch schwierigen Fragen. Soll ein Rechtsanwalt in die Kanzlei integriert werden oder ist eine lose Kooperation sinnvoller? Bei Unternehmensberatern stellt sich diese Frage aus berufsrechtlichen Gründen und der Gewerblichkeit ohnehin noch einmal in ganz anderer Weise. Selbstverständlich hängt die Entscheidung, ob ein zusätzlicher Berater in die Kanzlei integriert werden soll, zunächst entscheidend von der Kanzleigröße ab. Kleinere Steuerberatungskanzleien sind selten in der Lage, das Gehalt eines Berufsträgers aufzubringen, zumal dieser zunächst einmal nicht signifikant zum Umsatz beiträgt.  

 

Bringt er Bestandsmandanten mit, so wandern diese in der Regel nicht zum Steuerberater. Experten gehen davon aus, dass sich ein Jurist in der Steuerberatungskanzlei erst nach drei Jahren selbst trägt. 

 

Mittelfristig betrachtet liegt das Potenzial für die Kanzlei, das sich zusätzlich über die Rechtsberatung generieren lässt, zwischen 10 und 15 Prozent des Umsatzvolumens. Dafür müssen erhebliche Investitionen aufgewendet werden – insbesondere für die erforderlichen IT-Anschaffungen und Informationsdienste. Denn Anwälte benötigen nicht nur andere Softwareapplikationen, sondern sie nutzen auch andere Fachliteratur und Datenbanken. Zu den reinen Anschaffungs- und Unterhaltungskosten kommt dann noch einmal der Aufwand für die Integration mit dem bestehenden Kanzleisystem hinzu.  

3. Integration ist selten wirtschaftlich

Schließlich soll der Anwalt im Idealfall dieselben Stammdaten bedienen und pflegen wie der steuerberatende Teil der Kanzlei, mit derselben Software seine Leistungserfassung durchführen und möglichst kompatibel fakturieren. Die Lösungen, die in der Praxis für diese Fragestellungen gefunden werden, sind oftmals improvisiert und keineswegs automatisiert. Das liegt nicht zuletzt daran, dass das Angebot in diesem Marktsegment äußerst überschaubar ist. Der einzige Anbieter, der Lösungen für beide Berufsgruppen im Angebot hat, ist Marktführer DATEV. 

 

Dort empfiehlt man die feste Integration der Rechtsberatung durchaus – nach einer entsprechenden Kosten-Nutzen-Analyse. „Für die feste Integration sprechen vor allem Marketinggesichtspunkte“, sagt Markus Störmann, Abteilungsleiter Consulting Kanzleimarkt von der DATEV eG. Viele Kanzleien hätten die Potenziale, die in der Rechtsberatung liegen, noch nicht ausreichend beleuchtet. Diese sind aber für die Entscheidung pro oder contra Anwalt in der Kanzlei zentral, bilden sie doch die Basis für alle weiteren wirtschaftlichen Erwägungen. 

 

Denn eine professionelle interdisziplinäre Kanzleiorganisationssoftware hat selbstverständlich ihren Preis. Wirtschaftlich sinnvoll erscheint vielen Kanzleien die Integration eines Anwalts nicht zuletzt deshalb erst für Kanzleien ab mindestens 25 Mitarbeitern und vier bis fünf Berufsträgern. Durchschnittlich entsteht pro Woche in einer Kanzlei dieser Größenordnung etwa ein Fall, der über die übliche hilfsweise Beratung durch den Steuerberater hinausgeht. Idealerweise versteht also auch dann ein integrierter Anwalt noch etwas vom Steuerrecht und ist zusätzlich zur Vertragsgestaltung – umsatzwirksam – auch damit betraut. 

 

Für kleinere Kanzleien empfiehlt sich die Kooperation mit einem oder mehreren Anwälten. Unterschiedliche Anwälte sind deshalb sinnvoll, weil sie verschiedene Rechtsgebiete abdecken und der Mandant, wenn er schon an einen Dritten verwiesen werden muss, wenigstens einen echten Experten vorfindet. Eines der Hauptprobleme bei der Kooperation mit externen Beratern ist erfahrungsgemäß die Terminkoordination. Allein, um zahllose Telefonate und E-Mails zur Absprache zu vermeiden, kann es sinnvoll sein, sich technisch in einer Light-Form zu vernetzen. 

4. Online Termine besser koordinieren

Denn selbstverständlich darf der Kunde erwarten, wenn er schon „weitergereicht“ wird, möglichst keinen Organisationsaufwand mit der neuerlichen Beratungssituation zu haben. Für den servicebewussten Steuerberater bedeutet dies, dass die leidige Pflicht der Terminkoordination bei ihm beziehungsweise seiner Assistentin verbleibt. Abhilfe schafft die Technik. 

 

Natürlich werden Kooperationspartner keine großen Serverlösungen anstrengen, um sich besser abstimmen zu können oder hin und wieder einen gemeinsamen Blick auf ein Dokument zu werfen. Für beide Anforderungen gibt es aber mittlerweile kleine, hilfreiche Softwaretools, die über das Internet zur Verfügung stehen. So gewähren heute schon Kanzleien ihren Geschäftspartnern oder Mandanten online Einblick in die Terminkalender ihrer Berater.  

 

Praktisch funktioniert das über die Kanzleihomepage, von der aus Besucher auf einen Online-Terminkalender gelangen. Dort können sie nach einem freien Termin suchen, diesen auch reservieren. Ein gebuchter Termin wird umgehend per E-Mail oder SMS bestätigt. Damit bleiben Kooperationspartner permanent ohne jeden Personaleinsatz erreichbar und auch wechselseitig für die Mandanten des anderen Partners verfügbar.  

5. Einen gemeinsamen Blick bekommen

Nicht nur bei der Koordination der Termine, sondern auch beim Austausch der Beratungsinhalte geht der Mandant davon aus, dass seine nunmehr zwei Berater sich über sein Problem austauschen. Er sieht sich weder in der Pflicht, noch ist er oftmals in der Lage, den kommunikativen Vermittler zwischen den beiden Experten zu spielen. Insofern entsteht an dieser Stelle erneut Organisationsaufwand, den die Berater zu bewältigen haben. 

 

Oftmals ist es schwierig, sich telefonisch über einen fachlichen Inhalt auszutauschen, wenn die Fakten nicht schriftlich vor allen Gesprächspartnern liegen. Eine Möglichkeit, zumindest einen gemeinsamen Blick auf einen bestimmten Inhalt zu werfen, bietet das sogenannte Desktop Sharing. Dabei können sich zwei Gesprächspartner gegenseitig auf den Bildschirm blicken, sich wechselseitig Fernsteuerungsrechte einräumen und so sogar interaktiv zusammenarbeiten. 

 

Erforderlich dafür sind kleine Programme, die die Verbindung der Gesprächspartner über das Internet ermöglichen. Da es sich in der Steuer- wie in der Rechtsberatung um Dienstleistungen mit erheblichen Anforderungen an die Vertraulichkeit der Information handelt, sollte bei der Auswahl besonders auf die Sicherheitsstandards der Online-Applikation geachtet werden. Allerdings gibt es sehr wohl Programme, die äußerst sicher sind und beispielsweise auch von Banken im großen Stil eingesetzt werden. 

6. Elektronische Übermittlung auf dem Vormarsch

Immer stärker elektronisch gestützt, und damit effizienter, wird glücklicherweise die nicht freiwillig gewählte, sondern automatisch in einer Steuerberatungskanzlei entstehende Zusammenarbeit mit Ämtern, Behörden und Sozialversicherungsträgern. Auch wenn Steuerberater anfangs gegen die verpflichtende Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER geklagt haben, wird doch heute kaum noch jemand bezweifeln, dass die elektronische Übermittlung wesentlich unaufwendiger ist. Ähnliches gilt für die Beitragsnachweise und Meldungen bei den Krankenkassen. 

 

Bedauerlich ist bei dieser im Grunde positiven Entwicklung aus Organisationsgesichtspunkten lediglich, dass die Übertragung nicht nur aus unterschiedlichen Programmen erfolgt, sondern technisch gesehen auch unterschiedliche Übertragungswege genutzt werden müssen. Dies wird sich möglicherweise mittelfristig ändern. Wer sich bis dahin daran stört, der findet auf dem Markt Lösungen, die alle elektronischen Übertragungen übersichtlich unter einer gemeinsamen Oberfläche bündeln. 

 

Solche Tools bieten die Möglichkeit, Übertragungen gleich für mehrere Mandanten in einem Vorgang durchzuführen und lassen zudem auf einen Blick erkennen, für welche Mandanten Datenübermittlungen anstehen und welche Übermittlungen zu welchem Zeitpunkt für einen Mandanten erfolgt sind. 

 

Diese Hilfsmittel erleichtern Ihre Zusammenarbeit

Mandanten erwarten von kooperierenden Partnern nicht nur eine fachliche Zusammenarbeit, sondern auch organisatorische Verständigung bis zu einem gewissen Grad. Um diesen unentgeltlichen Service als Steuerberatungskanzlei mit einem möglichst geringen Aufwand bieten zu können, helfen Ihnen diese beiden Software-Tools. 

 

  • Online-Terminkalender: Über die Kanzleihomepage gelangen Sie oder Ihr Mandant auf den Terminkalender Ihres Kooperationspartners. Sie können dort nach freien Terminen recherchieren, diese buchen und bekommen anschließend eine Bestätigung per E-Mail oder SMS. Online-Terminkalender gibt es bereits als fertige kleine Programme im Internet oder als Individualprogrammierung von vielen Webdienstleistern.

 

  • Desktop-Sharing-Programme: Beim Desktop-Sharing können Sie gemeinsam mit einem kooperierenden Rechtsanwalt oder Unternehmensberater auf den Bildschirm des jeweils anderen Partners schauen. Neben der reinen Ansicht ist es auch möglich, sich gegenseitig Fernsteuerungsrechte einzuräumen. Bei der Auswahl eines solchen Programms, das Gesprächspartner und ihre Bildschirme über das Internet verbindet, sollten Sie auf die Sicherheitsstandards achten. Sind diese eingehalten, kann Desktop-Sharing auch in der sensiblen Steuer- und Rechtsberatung bedenkenlos eingesetzt werden.
 

Quelle: Ausgabe 06 / 2008 | Seite 101 | ID 119890