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17.01.2008 | EDV-Ausstattung

DMS – Dokumente professionell archivieren und Arbeitsabläufe automatisieren

von Alexandra Buba, Wirtschaftsjournalistin, Nürnberg

Archivierung ist ein notwendiges, aber allein von Gesetzes wegen selbstverständliches Übel in der Steuerberatungskanzlei. Während bis dato die Aktenordnerregale im Keller das Gros der zu verwaltenden Altunterlagen ausmachten, werfen neuerdings die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) die Frage nach einer gesetzeskonformen und gleichzeitig wirtschaftlich sinnvollen Speicherung der digitalen Daten auf.  

1. Funktionsweise: Erst ablegen, dann bearbeiten?

Wann sollte man eine erhaltene E-Mail am besten archivieren? Was banal klingt, ist tatsächlich die Frage, an der sich die Geister scheiden und bei der die unterschiedlichen Philosophien zum Thema „Archivierung“ und „Dokumentenmanagement“ offenkundig werden. Während die einen die Dokumente nach der Bearbeitung ablegen, gehen die Verfechter der frühen Archivierung davon aus, dass es sinnvoll ist, ein Dokument direkt bei Eingang abzulegen, um es dann zum Auslöser eines Vorgangs im Unternehmen zu machen. 

 

In der Praxis sieht das so aus: Eine Rechnung des Kopiergerätewartungsdienstes trifft in der Kanzlei ein. Aus dem Eingangskorb heraus wird die Rechnung sofort eingescannt und mit ersten, einfachen Schlagworten wie „Rechnungssteller“ oder „Datum“ versehen im Archiv abgelegt. Manche Dokumenten-Management-Systeme (DMS) ziehen solche Informationen bereits automatisch aus dem Dokument und bieten sie als Ausfüllvorschlag für das jeweilige Formularfeld an.  

 

Beispiel

Nachdem die Rechnung der Firma „ReparierFix“ im Archiv abgelegt worden ist, taucht in der Bearbeitungsübersicht der für das Büromanagement zuständigen Mitarbeiterin, Frau Gründlich, eine neue Zeile auf „Rechnung von ‚ReparierFix‘ vom 15.1.08“. Die Mitarbeiterin prüft die Rechnung auf sachliche Richtigkeit und stellt fest, dass alles in Ordnung ist. Sie dokumentiert dies mit einem elektronischen Stempel und speichert das Dokument einfach im System ab. 

 

Automatisch erscheint nun bei Ihrem Kollegen in der Fibu, Herrn Schnell, eine neue Zeile in der Bearbeitungsmatrix, die wieder „Rechnung von „ReparierFix“ vom 15.1.08“ lautet. Herr Schnell weiß, dass er die Rechnung nun verbuchen kann. Er tut dies in seiner Fibu-Software und speichert das Dokument mit einem weiteren Stempel versehen erneut ab.  

 

Diese Aktion löst nun bei der Kanzleichefin, Frau Sorglos, eine Veränderung ihrer Arbeitsübersicht aus – die Zeile „Rechnung von „ReparierFix“ vom 15.1.08“ rutscht bei ihr in der „Chefübersicht“ aus der Zuständigkeit vom Mitarbeiter „Fibu“ unter „Freigabe“. Frau Sorglos winkt das Dokument elektronisch einfach durch, weil sie weiß, dass ihr Mitarbeiter in der Fibu bei dieser Standardrechnung keine Fehler macht. Damit verschwindet die „Rechnung von „ReparierFix“ vom 15.1.08“ aus der Sichtweite der Arbeitsoberflächen der an diesem Geschäftsprozess beteiligten Mitarbeiter. 

 

Dafür, dass das Dokument nicht auch in der Versenkung verschwindet, sorgen zum einen die Schlagworte, die alle beteiligten Mitarbeiter sukzessive bei ihren Arbeitsschritten ergänzt haben (z.B. im Formularfeld „verbucht am“), zum anderen in vielen DMS auch eine Volltextsuche, bei der zum Beispiel nach dem Ort des Rechnungsstellers oder einer bestimmten Position wie „Toner prüfen“ gesucht werden kann. Daneben hat der Beleg natürlich auch eine Nummer, über die er einer Buchungszeile in der Fibu zugeordnet werden kann. Manche Systeme haben verlinkte Buchungszeilen, über die per Doppelklick der entsprechende Beleg aus dem Archiv gezogen und angezeigt wird. 

2. Speicherung: In der Kanzlei oder im Rechenzentrum?

Für die Mitarbeiter, die einen Vorgang bearbeiten, spielt es keine Rolle, ob die dazu erforderlichen Dokumente auf dem Kanzleiserver liegen oder aber in einem gegebenenfalls Hunderte Kilometer entfernten Rechenzentrum. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Technik stimmt. Denn eingescannte Dokumente haben schnell eine ordentliche Dateigröße von rund einem MB, was dazu führt, dass durch zeitintensive Aufrufe die Bearbeitungseffizienz leidet. 

 

Kanzleien, die ihre Dokumente früh archivieren und gleichzeitig an ein Rechenzentrum auslagern wollen, sollten darauf achten, dass eine entsprechende Technik dafür sorgt, dass die Belege beim Internetaufruf in komprimierter Form übertragen werden. Zudem müssen Steuerberater darauf achten, ihre Mandanten aus berufsrechtlichen Gründen darüber zu informieren, dass ihre Daten extern gespeichert werden.  

 

Auch für mittelständische Steuerberatungsunternehmen stellt sich vermehrt die Frage nach einer Organisation, die nach Großkanzlei klingt. Denn die Kanzleien kämpfen immer stärker damit, den wachsenden E-Mail-Verkehr in den Griff zu bekommen und ihn mit dem Briefposteingang und den Faxen zusammenzubringen. Natürlich funktioniert das grundsätzlich auch, indem man E-Mails ausdruckt und wie Briefe behandelt. In der Breite des Berufsstandes wird dies vielfach auch so praktiziert. „Ich kenne immer noch Steuerberater, die keinen PC auf dem Schreibtisch haben“, sagt etwa WP/StB/RB (RAK) Günter Hässel, Geschäftsführer der Collega GmbH, die auf ihren Servern Daten für Kanzleien archiviert. Viele Berater lassen sich auch heute noch die Summen- und Saldenlisten von ihren Mitarbeitern ausdrucken, vorlegen und korrigierten sie anschließend auf Papier.  

 

Die Folgen sind ein immenser Zeitverlust – der Mandant wartet unverständlich lange auf die Beantwortung seiner E-Mail – und immer neuer Koordinationsaufwand. Außerdem können bei der Bearbeitung auf Papier verschiedene Mitarbeiter nicht zeitgleich auf dieselbe Mandantenakte zugreifen, ein Vorjahresvergleich ist oftmals mit dem Gang in den Archivkeller verbunden. Diese konservative Arbeitsweise ist also alles andere als wirtschaftlich. Die Investition in ein DMS lohnt sich in den meisten Fällen. 

3. Einführung: Klare Strukturen als Voraussetzung

Entscheidend für den Erfolg des DMS ist, dass zu Projektbeginn die Weichen richtig gestellt werden. Das gilt insbesondere für den gedanklich-organisatorischen Part. Soll mit dem neuen System erreicht werden, dass Abläufe automatisiert vonstatten gehen, so muss vorher genau definiert werden, wie diese aussehen sollen. Das erfordert manchmal nur geringe Veränderungen im Bearbeitungsmodus, in anderen Fällen lohnt es sich, die gesamte Organisation zu überdenken und das DMS zum Anlass zu nehmen, hier Verbesserungen durchzuführen. 

 

Dass sich die Mühe auszahlt, zeigt ein Blick auf die Geschichte der DMS. In ihren Grundzügen und der Architektur haben sich Systeme für Steuerberater, die teilweise schon länger als ein Jahrzehnt auf dem Markt sind, kaum geändert. Das wiederum spiegelt wider, dass sich die Arbeitsweisen und Prozesse in den Kanzleien über Jahrzehnte hinweg nur geringfügig verändern. Wer also heute neue Prozesse definiert und durchsetzt, der kann darauf aufbauend viele Jahre effizient seinen Kanzleibetrieb führen. 

 

Eines muss allerdings dem Kanzleiinhaber von Anfang an klar sein: Mit der Einführung eines DMS ändern sich möglicherweise auch seine persönlichen Arbeitsabläufe. Korrekturen auf Papier, die anschließend von den Mitarbeitern eingearbeitet werden, machen keinen Sinn mehr. Es passt zur neuen Organisation wesentlich besser, wenn der „Chef“ seine Änderungen selbst direkt im Dokument vornimmt. Wer bisher nur auf Papier gearbeitet hat, dem steht damit auch eine optische Umgewöhnung bevor. Allerdings dauert es nicht lange, bis das zunächst ungeübte Auge Fehler auch auf dem Bildschirm schnell erkennt.  

 

Ein anderer Vorbehalt, der den DMS oft – und früher auch zurecht – entgegengebracht wurde, ist inzwischen ein historischer: Falschablagen, von denen man befürchtet, dass sie Dokumente für immer unauffindbar machen, sind in modernen Systemen kein Problem mehr. In den meisten Fällen erlaubt die Suchlogik heute die zentrale Suche nach Sachgebieten oder die Durchforstung des Volltextes. Außerdem gibt es häufig Funktionen, mit denen man sich die gesamte Korrespondenz eines bestimmten Zeitraums anzeigen lassen kann. 

 

Praxishinweis: Enterprise Content Management (ECM) ist so etwas wie der Nachfolger der DMS und gilt als die Universalsoftwarelösung der Zukunft. Dabei stehen alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur internen und externen Nutzung zur Verfügung. ECM schließt alle Programme zum Dokumentenmanagement, zum Web-Content-Management, zur elektronischen Archivierung und zur Kanzleiorganisation ein. 

4. Checkliste: DMS – Welches System ist das richtige für Sie?

DMS gibt es in großer Zahl am Markt, die großen Kanzleisoftwareanbieter halten zudem integrierte Lösungen bereit. Hier stellen wir Ihnen die wesentlichen Unterschiede und strategischen Überlegungen für Ihre Investitionsentscheidung vor: 

 

  • Der Einsatz eines DMS an sich legt noch nicht fest, wo die Daten letztlich gespeichert werden. Möglich ist zum einen eine Lösung, bei der Sie Ihre Dokumente im Rechenzentrum eines Anbieters archivieren und anschließend zur Bearbeitung via Internet wieder darauf zugreifen. Die andere Möglichkeit ist eine Speicherung der Daten lokal in der Kanzlei und ein dazu gehöriges fest auf den Kanzleirechnern installiertes Programm zum Dokumentenmanagement.

 

  • Beim Blick auf die Kosten lohnt es sich zu rechnen: So kann die Inhouse-Datenhaltung wesentlich teurer werden als die Inanspruchnahme eines Rechenzentrums oder Dienstleisters, wenn neben Hardware und Lizenzen auch die internen Kosten für Wartung und Betreuung mit eingerechnet werden. Beispiel:Ein Steuerberater mit zehn Mitarbeitern möchte in seiner Kanzlei ein digitales Archiv aufbauen. Bei der internen Lösung fallen für Hardware und Lizenzen mögliche Kosten von rund 30.000 EUR an, auf 36 Monate gerechnet 833 EUR pro Monat. Je nach Anbieter betragen die Kosten bei einer externen Lösung im Pauschalkomplettpreis rund 500 EUR pro Monat.

 

  • Bei der Integration des DMS in Ihren Kanzleiablauf ist es entscheidend, wann Unterlagen und Daten archiviert werden. Die wirtschaftlich sinnvollste Variante ist die frühe Archivierung, bei der eingehende Unterlagen sofort abgelegt und anschließend in einen technisch gestützten, zuvor definierten Bearbeitungsprozess gelangen.

 

  • Was passiert mit den Altdaten? Meist ist es sinnvoll, diese nicht mehr zu digitalisieren, um sie anschließend ins Archiv einfließen zu lassen, sondern mit der Einführung des DMS einen klaren Schnitt zu machen. Manche Experten empfehlen, zu diesem Zeitpunkt vollständig auf die Papierablage zu verzichten. In der Praxis gestaltet sich das aber schwierig.

 

  • Stichwort GDPdU: Ein „GDPdU-konformes“ digitales Archiv muss revisionssicher archivieren. Das bedeutet, dass die archivierten Dokumente analysierbar sein sollen – entweder innerhalb der Prüfsoftware des Betriebsprüfers oder aber als Daten im kanzlei- bzw. firmeneigenen System. Soll der Betriebsprüfer keinen direkten Zugriff darauf erhalten oder das System gewechselt werden, müssen in externen Datenarchiven prinzipiell dieselben Auswertungen möglich sein wie im Echtbetrieb.
 

Quelle: Ausgabe 02 / 2008 | Seite 25 | ID 117015