01.12.2006 | Checkliste zum Abruf

Vorbereitung auf die Betriebsprüfung leicht gemacht

von StBin Jutta Liess, Traunreut

In den letzten Ausgaben der Kanzleiführung professionell haben wir Ihnen bereits verschiedene Checklisten für die Jahresabschlussarbeiten vorgestellt (KP 06, 168 und 188, Checklisten unter www.iww.de, Abruf-Nr. 062731 und 062979). Lesen Sie nachfolgend, wie Sie sich mit der nächsten Checkliste – auch bereits im Rahmen Ihrer laufenden Mandatsbetreuung – optimal auf eine Betriebsprüfung vorbereiten können. 

1. Immer mehr Betriebsprüfungen – auch digital

Die Finanzämter bauen ihre Außenprüfungsstellen immer weiter aus. Betriebsprüfungen werden in Ihrem Kanzleialltag bald auf der Tagesordnung stehen. Umso mehr gilt es, die Vorbereitung so rationell und doch so gut wie möglich abzuhandeln. Da die Prüfer verstärkt digital prüfen, müssen Sie auch den digitalen Datenzugriff optimieren. Also sollten Sie nicht nur die Unterlagen in Papierform bereithalten, sondern von Anfang an für eine gute Datenpflege sorgen.  

Das betrifft zum einen die Buchhaltungsdaten in Ihrer Kanzlei. Diese müssen Sie entsprechend den Grundsätzen der Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) ausgestalten. Die Daten müssen 

• gegen Löschen und Veränderung geschützt sein,

• auf Datenträgern bereitgestellt werden können und

• innerhalb der Aufbewahrungsfristen kurzfristig lesbar gemacht werden können.

2. Vorbereitung des Mandanten

Auch Ihr Mandant sollte wissen, was durch die digitale Prüfung auf ihn zukommt. Sonst läuft er Gefahr, durch Unwissenheit dem Prüfer den ungehinderten Zugriff auf sämtliche elektronische Daten zu verschaffen – und zwar nicht nur der steuerrelevanten, sondern auch der privaten. Machen Sie Ihren Mandanten klar, wie wichtig es ist, mit Hilfe einer geeigneten technischen Lösung eine rechtssichere Archivierung zu gewährleisten und dabei insbesondere auf die Abgrenzung zwischen steuerlich relevanten und nicht relevanten Informationen zu achten. 

Praxishinweis